Orientering om administrative besparelser

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

• at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager forvaltningens arbejde med de påtænkte administrative besparelser til efterretning.

Problemstilling

Sundheds- og Omsorgsudvalget (SOU) blev på udvalgsmødet den 18. januar og i forbindelse med førstebehandlingen af budgetbidrag den 29. februar 2024 orienteret om, at Regeringen har tilkendegivet, at udgifterne til administrative opgaver i kommuner og regioner skal nedbringes med 3 mia. kr. frem mod 2030 med henblik på at finansiere en ekstraordinær ramme til løn og arbejdsvilkår i den offentlige velfærd. 2,1 mia. kr. skal hentes i kommunerne svarende til ca. 221 mio. kr. for Københavns Kommune.

Udvalget blev ligeledes orienteret om, at direktionen påtænker at gennemføre besparelserne samlet i 2025 og 2026. Dels for at minimere tiden med usikkerhed for organisationen, dels for i perioden frem til 2030 at kunne frigøre yderligere midler til strategisk vigtige områder.  

Sundheds- og Omsorgsforvaltningens (SUF) andel af de administrative besparelser i Københavns Kommune i perioden 2025–2030 er i alt ca. 25 mio. kr. Hertil kommer, at direktionen ønsker at frigøre yderligere ca. 7 mio. kr. til prioritering af strategisk vigtige dagsordener i SUF. Sidstnævnte skyldes, at sundheds- og ældreområdet generelt står overfor store udfordringer og forandringer. Dels vil en kommende ældrelov ændre rammerne for, hvordan vi som kommune leverer ældrepleje, og dels forventes Sundhedsstrukturkommissionen og den efterfølgende politiske beslutningsproces at betyde en ændring af det samlede sundhedsvæsen, hvor det nære sundhedsvæsen forventes af få en betydeligt mere fremtrædende rolle. Både ny ældrelov og sundhedsstruktur må forventes at medføre et behov for omstilling af SUF som organisationen.

Hertil kommer, at SUF ligesom landets øvrige kommuner og samfundet i øvrigt i de kommende år vil have massive og stadigt voksende udfordringer med at fastholde og rekruttere tilstrækkeligt fagligt kvalificeret personale til at varetage kerneopgaven. På den baggrund er det direktionens vurdering, at der er behov for i tide at omprioritere midler, der kan geare organisationen til en ny virkelighed, frigøre tid til kerneopgaven og til at SOU hurtigt vil kunne træffe beslutning om at foretage nødvendige investeringer og igangsætte initiativer uden at være afhængig af, at der først afsættes midler på næste års budget. Det kunne fx være investeringer i robotteknologi og kunstig intelligens, andre initiativer der udvider arbejdsstyrken eller reducerer behovet for arbejdskraft, nye redskaber til styring mv.

Løsning

Som udvalget tidligere er orienteret om, arbejder forvaltningen med effektiviseringerne ud fra følgende fire pejlemærker:

• Administration skal være enkel og effektiv.
• Administrative opgaver skal understøtte driften.
• Udviklingsarbejdet fokuseres, så der især arbejdes med at løfte kvaliteten, der hvor det er af strategisk betydning, og hvor det er afgørende for, at vi i SUF lykkes med kerneopgaven.
• Fortsat fokus på den attraktive arbejdsplads, så SUF kan lykkes med at fastholde og tiltrække den afgørende arbejdskraft – også administrativt.

Pejlemærkerne skal forstås som en værdimæssig retning, der er gennemgående for arbejdet med de påtænkte besparelser. Der er arbejdet videre med forslag til påtænkte besparelser indenfor fire foreløbige spor, der kort skitseres nedenfor:

Spor 1. Lettere administrative arbejdsgange
Der forventes besparelser for 7 mio. kr. ved at lette administrative arbejdsgange gennem mere præcise bestillinger, mindre papir, bedre processer, færre møder og færre godkendelser. I disse besparelser indgår ligeledes inddragelse af én kutymefridag for medarbejdere i Centralforvaltningen og områdekontorene, svarende til hvad nogle andre forvaltninger har gennemført.

SUF har igennem længere tid arbejdet med at afbureaukratisere arbejdsgange og processer. Sporet ligger i naturlig forlængelse og er en videreudvikling af det arbejde. Der lægges op til, at budgetterne i Centralforvaltningens centre samt områdekontorene reduceres efter en fordelingsnøgle, der tager udgangspunkt i lønforbruget for 2023.

Spor 2. Bydækkende enheder
SUF har gennem de senere år oprettet flere bydækkende sundhedsenheder herunder Center for Diabetes og Hjertesygdomme, Center for Lungesygdomme, Center for Mental Sundhed, Center for Børn og Unges Sundhed og dertil kommer Center for Kræft og Sundhed og Voksentandplejen – ligesom Arbejdsmiljø København og Uddannelse København hører under SUF. Der forventes foreløbigt administrative besparelser for samlet 6,5 mio. kr. ved at effektivisere og samtænke forskellige administrative funktioner og arbejdsgange i de bydækkende enheder.

Spor 3. Øvrige administrative besparelser
I sporet forventes besparelser ved reduktion i fx licenser, support, omlægning af opgaver og lukning af IT-systemer, der ikke er forretningskritiske. Hertil arbejdes med at sikre mere retvisende budgetter. Der vurderes foreløbigt at kunne findes besparelser for i alt 8,5 mio. kr. indenfor sporet.

Spor 4. Mere fokuseret udvikling
Sporet har til formål at fokusere og prioritere udviklingsarbejdet i Centralforvaltningen og evt. områdekontorene, så der sættes ind dér, hvor der særlig behov for at fremme en udvikling eller løfte kvaliteten, hvor det er af strategisk betydning og hvor det er afgørende for, at vi lykkes med kerneopgaven. Sporet vil medføre en reduktion i antallet af projekter og udviklingsindsatser. Udvikling skal særligt fokuseres der, hvor det har et potentiale til at frigøre tid for ledere/ frontmedarbejdere og enheder. Det vil fx være omkring understøttelsen af forebyggelsesarbejdet, ældre- og sundhedsfaglige projekter samt en reducering i antallet af udviklingsprojekter m.v. Indenfor dette spor forventes administrative besparelser for i alt 10 mio. kr.

Indenfor ovenstående fire spor påtænkes besparelser for samlet ca. 32 mio. kr., som forventes implementeret med effekt fra budget 2025 og 2026. Forvaltningen vil igennem processen efterhånden få mere viden om, hvordan konkrete besparelser kan foretages bedst muligt – og derfor vil der også kunne forekomme besparelser, som først får gennemslag fra 2027 og frem.

I arbejdet vil der også indgå nedlæggelse af stillinger. Meget vil kunne håndteres med vakancer og naturlig afgang, men egentlige afskedigelser vurderes ikke at kunne undgås. Disse vil dog i videst mulig omgang foregå med effekt for budget 2025 og vil blive effektueret inden udgangen af juni 2024.

Inddragelse af SUF MED

Da besparelserne vil påvirke flere enheder i SUF, er det SUF MED, som har det overordnede MED-ansvar for sagen. SUF MED har drøftet arbejdet med de påtænkte besparelser på møder den 7. februar, den 4. april og senest den 16. april 2024.

SUF MED har på møderne blandt andet givet udtryk for vigtigheden i arbejdet med at fastholde SUF som en attraktiv arbejdsplads. Der vil derfor kontinuerligt være stort fokus på, hvordan SUF fortsat forbliver en attraktiv arbejdsplads i en tid, som er svær – også for de tilbageværende medarbejdere. Derfor er der allerede igangsat og planlagt en række tiltag, herunder: 

• Der er indført et blødt ansættelsesstop fra den 4. april 2024 og frem til udgangen af juni 2024. Det bløde ansættelsesstop indebærer, at forud for opslag af stillinger skal disse godkendes af direktionen, der ud fra en samlet vurdering beslutter, om stillingen kan opslås.
• Der er reserveret timer fra Timebanken hos Arbejdsmiljø København til de centre/enheder, som oplever et behov for en ekstraordinær arbejdsmiljøindsats som følge af de administrative besparelser.
• Der er reserveret midler til at gennemføre ekstraordinære udviklingsindsatser hos de centre/enheder, der måtte opleve et behov det det som følge af de administrative besparelser.
• Der er reserveret midler til ekstraordinær kompetenceudvikling til de varslede medarbejdere, hvor det vurderes, at disse vil kunne kompetenceudvikles relativt hurtigt til at kunne omplaceres for at varetage nye roller/opgaver.

Derudover bestræbes det så vidt muligt at friholde en række af de nuværende medarbejdergoder fra de administrative besparelser, herunder fx midler til faglig kompetenceudvikling, sociale medarbejderaktiviteter, udviklingsseminarer mv.

I naturlig forlængelse af de påtænkte administrative besparelser er der desuden en særlig opmærksomhed på at støtte op om den tilbageværende organisation, når afskedigelsesprocessen er tilendebragt.

SUF MED har ligeledes udtrykt bekymring for de ekstra midler, der ligger udover de 25 mio. kr., som er pålagt fra statsligt hold, som direktionen ønsker at omprioritere til strategisk vigtige områder. Oprindeligt var forslaget, at der skulle findes besparelser for yderligere 10 mio. kr. Direktionen har dog valgt at reducere de ekstra besparelser til 7 mio. kr. med en opmærksomhed på, at der på et senere tidspunkt potentielt skal findes øvrige besparelser, hvis det bliver nødvendigt.

På SUF MED-mødet den 16. april drøftes de overordnede kriterier for udvælgelse af medarbejdere, der varsles opsagt samt principper for proces omkring medarbejdere, der varsles. 

Økonomi

Som beskrevet ovenfor.

Videre proces

Direktionen træffer endelig beslutning om udmøntning af de påtænkte besparelser ultimo april.

Den 28. maj vil der være en udmelding i de berørte centre / enheder, hvor de berørte medarbejdere varsles. Herefter orienteres de øvrige medarbejdere. Den 12. juni er partshøringen afsluttet, og endelig beslutning meldes ud til de berørte medarbejdere.