Orientering vedr. iværksættelse af et EU udbud med henblik på anskaffelse, implementering og drift af et ESDH-system (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem).

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde mandag den 18. marts 2002

5. Orientering vedr. iværksættelse af et EU udbud med henblik på anskaffelse, implementering og drift af et ESDH-system (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem).

SOU 96/2002 J.nr. 39/2000

Sundhedsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget

at orienteringen vedr. fællesprojektet tages til efterretning.

Punkterne 5 og 6 blev behandlet under et. Orienteringen vedr. fællesprojektet blev taget til efterretning.

Sundheds- og Omsorgsudvalget behandler på denne dagsorden spørgsmålet om et fællesprojekt om anskaffelse, implementering og drift af et ESDH-system (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem). Til yderligere belysning af sagen indeholder dette punkt mere specifikke oplysninger fra Sundhedsforvaltningen, mens fællesindstillingen redegør for de mere generelle forhold.

Baggrunden for Sundhedsforvaltningens deltagelse i det fælles ESDH-projekt er at forvaltningen er i gang med en proces hvor organisatoriske ændringer, flytning af opgaver og indarbejdelse af værdibaseret ledelse stiller store krav til, at alle interne styringssystemer tilpasses til den nye situation.

Indførelsen af BUM og øget brug af projektorganisering medfører, at styringssystemerne skal kunne håndtere sags- og økonomistyring på helt nye betingelser. I Sundhedsforvaltningen fokuseres der på IT-området på tre store systemkomplekser. Omsorgssystemet (KOS) skal sikre en optimal styring og dokumentation af omsorgsområdet, ESDH-systemet skal styrke sagsbehandlingen samt projektorganiseringen og KØR skal optimere økonomistyringen. Indenfor de næste 2-3 år forventes disse systemer at være udbredt i Sundhedsforvaltningen og dermed give forvaltningen en IT-platform, der understøtter vores nuværende og evt. kommende organisering.

ESDH-systemet skal i første omgang tages i drift i centralforvaltningen. Dette sker for at styrke sagsstyringen og den øgede brug af projektorganisering. At alle sager er tilgængelig elektronisk for alle relevante medarbejdere uafhængig af tid og sted sikrer, at tværgående projekter kan styres optimalt uden at der skal bruges unødig meget tid på administration af dokumenter og opgaver. Styringsmekanismerne i ESDH-systemet vil sikre, at alle sager vil være synlige og at ejerskabet altid er entydigt. Advisfunktionerne vil sikre, at der følges op på sagerne i tide og giver medarbejderne mulighed for at planlægge sagsbehandlingen bedre. Den elektroniske tilgængelighed sikrer at alle har adgang, og at der altid arbejdes med samme version af et dokument. Der opnås således en stor gennemsigtighed, hvilket er et væsentligt formål for Sundhedsforvaltningen.

Samtidig med indførelsen af systemet i centralforvaltningen startes et pilotforsøg på pensions- og omsorgskontoret på Ydre Nørrebro. Pilotforsøget skal afdække hvilken effekt, der er ved at bruge systemet i den borgerrettede sagsbehandling og hvorledes samspillet med Omsorgssystemet kan optimeres.

De endelige udgifter til projektet kendes endnu ikke. Sundhedsforvaltningen vil skulle betale henhold til vores relative antal brugere. Når den endelige udgift kendes vil der blive anvist kassemæssige dækning på Sundheds- og Omsorgsudvalgets Administrationsbevilling.