Strategisk ramme for digitalisering i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen 2015-2017

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender forslag til Sundheds- og Omsorgsforvaltningens Digitaliseringsstrategi 2015-2017 (jf. bilag 1)
2. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager kravspecifikationen for udbuddet af nyt omsorgssystem til efterretning (jf. bilag 2).

Hvordan skal Sundheds- og Omsorgsforvaltningens digitaliseringsstrategi sikre en bedre digital platform i fremtiden?
Digitaliseringsstrategien er baseret på en analyse af de mange politikker og strategier i og omkring Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, der stiller krav til digitaliseringsgraden og systemerne. Det har mundet ud i syv spor med hver deres vinkel på digitalisering, som illustreret i figur 1. Hvert spor har en række fokuspunkter og målsætninger, der kan føres tilbage til eksempelvis økonomiaftalerne eller den nye Sundhedspolitik i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen: ”Det skal være nemmere at være (digital) borger og medarbejderen skal enklere kunne løse de digitale elementer i pleje- og omsorgsopgaven.”

Figur 1


Det er afgørende for ambitionerne på digitaliseringsområdet, at der skal skaffes råderum og forenkles for, at der kan effektiviseres og fremtidssikres. Sagt på en anden måde skal Sundheds- og Omsorgsforvaltningens samlede it-portefølje gøres både væsentlig mindre og mere håndterbar. Derfor følger digitaliseringsstrategien to spor:

1)      Sundheds- og Omsorgsforvaltningen skal have en målrettet og strategisk prioritering på det digitale område. Dette skal ske igennem konsolidering og strammere styring af forvaltningens samlede it-portefølje.

2)      It-landskabet skal fremtidssikres. Sundheds- og Omsorgsforvaltningens digitale indsatser og forestående udbud på et nyt omsorgssystem skal basere sig på og håndhæve principper om åbenhed, standardisering og mulighed for at udnytte tredjepartsleverandører, så man fastholder den nye gunstigere situation på leverandørmarkedet.
 

Situationen i dag
Forvaltningen har i dag mange forskellige infrastrukturer, herunder mange forskellige platforme med forskellige systemer, der tillige har en lav grad af integration. Det betyder, at der er ringe muligheder for genbrug. Brugerne oplever fx at må genindtaste informationer og logge ind og ud af systemer mange gange på en arbejdsdag. Konsolideringen og den mere fokuserede prioritering skal frisætte ressourcer og kræfter til at tage de første store skridt i retning af en samlet og fremtidssikret digital infrastruktur. Fokuseret og klog brug af digitalisering har i andre sektorer og brancher resulteret i reelle effektiviseringer og kvalitetsforbedringer. Det arbejde skal nu overføres til sundheds- og ældreområdets kerneforretning.

Hvad er vores krav til et fremtidigt udbud?
Bilag 2 er vedlagt med seneste version af kravspecifikation og usecases til det kommende udbud. Opsummeret betyder kravspecifikationen, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er i en situation, hvor man skal orientere sig mod og navigere blandt en række nationale, regionale og fælleskommunale rammer og it-løsninger for eksempelvis det Fælles Medicinkort, NemID, Vagtplansystem og nye mobile devices. Det er de kendte løsninger, men der er også behov for at forholde sig til teknologier, som man kun har set omridset af. Fremtidens muligheder og udfordringer kendes ikke, men kravene til det kommende udbud forsøger at forberede forvaltningen bedst muligt på et foranderligt it-landskab ved at opstille nogle principper. It-arkitekturprincipper, der skal sikre, at der fastholdes en klar kurs, også når vi senere er i et videreudviklingsspor. It-arkitekturprincipperne er en del af Digitaliseringsstrategien og er indarbejdet i udbudsmaterialet. De fremgår af nedenstående tabel.

Prioritering og afgrænsning
Den strategiske ramme der er tegnet op i den nye digitaliseringsstrategi og kravene til et nyt omsorgssystem er en både ambitiøs og innovativ digital vej inden for kommunal sundhedsforvaltning – og den kommer hele vejen rundt om de aftaler og politikker, vi bygger på i dag både i og uden for forvaltningen. Det gælder både det nationale arbejde, det tværsektorielle og ikke mindst det store samarbejde, der er på tværs af forvaltningerne i Københavns Kommune på digitaliseringsområdet. Med det kommende udbud ligger Sundheds- og Omsorgsforvaltningen sig i front inden for digitalisering af det kommunale sundhedsområde. I modsætning til tidligere it-udvikling er der ikke tale om nyudvikling af systemer, men i stedet om tilpasning af eksisterende løsninger, der har vist deres værd i stor drift – blot inden for andre områder. Der er tale om en indsats med en relativ høj risikoprofil, med mange afhængigheder og med store krav til organisatorisk forandring, hvis de ønskede effekter og forbedringer skal indfris. Det er væsentligt at understrege, at det er nødvendigt med et stringent fokus og en klar prioritering i implementeringsperioden. Det betyder også, at større yderligere initiativer uden for de allerede vedtagne strategier fra eksempelvis Københavns Kommune eller Kommunernes Landsforening må prioriteres ned eller gennemføres senere. Førend der er etableret en robust platform på moderne teknologi, vil de fleste nye initiativer eller tilføjelser forårsage manglende fremdrift og færre gevinster.

Den økonomiske ramme for udbuddet blev behandlet på forrige udvalgsmøde og der forventes ikke yderligere finansieringsbehov i 2016.

Indstillingen blev godkendt med bemærkning om, at det gode og nærværende møde med borgeren altid bør være en forudsætning for brug af teknologi. Udvalget forventer, at forvaltningen  indarbejder dette i implementeringen af digitale løsninger.

Protokolbemærkning fra Socialdemokratiet, A:

"Socialdemokraterne er enige i principperne for Sundheds- og Omsorgsforvaltningens Digitaliseringsstrategi 2015-2017. Vi må dog tage forbehold for de kravsspecifikationer, der er præsenteret i indstillingens bilag 2 vedr. udbuddet af nyt omsorgssystem. Vi er enige i, at forvaltningen skal prioritere at anskaffe og implementere et fremtidssikret elektronisk omsorgs- og journalsystem, der bl.a. kan forhindre dobbelte arbejdsgange samt sikre større dialog med borgerne via digitale platforme. Men selve udformningen af et sådant system er en opgave for it-eksperter, som i samarbejde med forvaltningen må sikre, at et fremtidigt system bibringer de løsninger, der er nødvendige for at løfte de fremtidige udfordringer på området."