Status for situationen for hjemmeplejen i lokalområde Christianshavn/Amager

11. Status for situationen for hjemmeplejen i lokalområde Christianshavn/Amager

SOU 87/2004 J.nr. 12/2004

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager redegørelsen om den økonomiske situation for hjemmeplejen i lokalområdet Christianshavn/Amager til efterretning.

Som der er redegjort for i indstilling til Sundheds- og Omsorgsudvalget 1. april 2004 (SOU 31/2004) viste regnskabsresultatet for 2003 for hjemmeplejen i lokalområde Christianshavn / Amager et merforbrug på 16,3 mill.kr.

Der er derfor iværksat tiltag til genopretning af den økonomiske situation. Der blev gjort rede for disse tiltag i indstillingen af 1. april 2004. Der er et samlet budgettilpasningsbehov i hjemmeplejen på 18,3 mill. kr. i 2004, hvis budgettet skal bringes i balance. Forventningen primo april var, at budgettilpasninger i 2004 kunne finde sted i en sådan takt, at merforbruget for 2004 ville blive på ca. 8,7 mill. kr.

Sundhedsforvaltningen ønsker med foreliggende indstilling at give Sundheds- og Omsorgsudvalget en orientering om status p.t. for hjemmeplejen på Christianshavn / Amager.

Overordnet set kan det konkluderes, at om end der er iværksat tiltag til nedbringelse af merforbruget, har det ikke været muligt at sætte alt i værk som ønsket. Årsagen hertil er, at der er sket en svækkelse ledelsesmæssigt, som følge af lederskift i to hjemmeplejeenheder.

Det har været afgørende, at gennemførelsen af handleplanen fik så få konsekvenser for borgerne som overhovedet muligt. Status her er, at tiltagene tilsyneladende kun har haft en mindre effekt for borgerne i kraft af en marginal forøgelse af antallet af aflysninger. I tilfælde af aflysninger vil der blive givet et erstatningsbesøg. Det har også været et mål at øge informationsniveauet, og her er der som planlagt iværksat flere tiltag, bl.a. overfor medarbejder- og brugerorganisationer.

Det kan blive vanskeligt at holde handleplanens niveau for vikarforbrug, idet yderligere vikartimer forventes anvendt til opretholdelsen af serviceniveauet for hjemmeplejen, den i august forventede start på implementeringen af KOS, samt den nært forestående sommersæson.

Alene det taler for, at den oprindelige handleplans økonomiske målsætning ikke nås. Hertil kommer de manglende effekter af de elementer af handleplanen, der ikke er blevet igangsat, samt det forhold at det p.t. registrerede antal visiterede timer i Pensions- og Omsorgskontoret alt andet lige også vil indebære et budgetmæssigt merforbrug på Pensions- og Omsorgskontoret. Gennemgang af data og benchmarking af visitationsniveauet på Amager i forhold til resten af byen tilsiger dog, at der er behov for at kvalitetssikre den visiterede tid, før end der konkluderes endeligt på det realistiske budgetforbrug fra bestillersiden.

Det er således Direktionens vurdering, at der skal sættes yderligere ressourcer ind på at få skabt gennemsigtighed i styringsgrundlaget og balance i økonomien på Amager. Konkret er forvaltningen i gang med at beskrive et kommissorium som grundlag for inddragelse af et eksternt konsulentfirma. Konsulenterne skal sammen med nøglemedarbejdere fra lokalområdet og centralforvaltningen vurdere situationen og den nuværende handleplan, og komme med forslag til, samt bistå i gennemførelsen af nye initiativer til at sikre balance i budgetterne på Amager.

Som der er redegjort for i indstilling til Sundheds- og Omsorgsudvalget 1.april 2004 (SOU 31/2004) viste regnskabsresultatet for 2003 for hjemmeplejen i lokalområde Christianshavn / Amager et merforbrug på 16,3 mill. kr.

Der er derfor iværksat tiltag til genopretning af den økonomiske situation. Der blev gjort rede for disse tiltag i indstillingen af 1.april 2004. Der er et samlet budgettilpasningsbehov i hjemmeplejen på 18,3 mill. kr. i 2004, hvis budgettet skal bringes i balance. Forventningen primo april var, at budgettilpasninger i 2004 kunne finde sted i en sådan takt, at merforbruget for 2004 ville blive på ca. 8,7 mill. kr.

Sundhedsforvaltningen ønsker med foreliggende indstilling at give Sundheds- og Omsorgsudvalget en orientering om status p.t. for hjemmeplejen på Christianshavn / Amager.

Der vil i denne indstilling blive gjort rede for

• Status for handleplan for genopretning af økonomien
• Konklusion med angivelse af nye tiltag

Den nye organisering af Sundhedsforvaltningen har bl.a. til hensigt at sikre, at der ved etableringen af ældrekontorer tilvejebringes en lokal ledelse, der er i stand til at følge tæt op på den konkrete økonomitilpasning i hjemmeplejens enheder.

På denne baggrund har Ældrekontor Christianshavn / Amager udarbejdet handleplan for budgettilpasning 2004 i hjemmeplejen.

Status for handleplanen vil her blive gennemgået ud fra dimensionerne:

• Økonomi
• Effektiviseringstiltag
• Personale
• Visitation

Generelt kan det siges, at arbejdet med implementering af handleplanen er iværksat, men ikke fuldendt, og den seneste udvikling, hvor hjemmeplejelederne i Sundby Nord og Amagerbro har opsagt deres stillinger pr. 01.06.04 og 01.07.04 betyder, at Ældrekontoret må foretage en række justeringer i det aftalte udviklingsforløb både i forhold til budgettilpasningen og implementering af den nye struktur. Sådanne organisatoriske problemer vil naturligvis spille ind i forhold til effektueringen af genopretningen. Ældrekontoret har iværksat en genbesættelse af stillingerne.

Ældrekontoret og Pensions- og Omsorgskontoret udarbejder bidrag til Sundhedsforvaltningens månedlige regnskabsprognoser. På baggrund af disse prognoser og andre forudsætninger vurderer Sundhedsforvaltningen, hvad regnskabsresultatet kan forventes at ville blive.

Udover de månedlige prognoser fra Ældre- og Pensions- og Omsorgskontorerne modtager Sundhedsforvaltningens direktion hver måned en status for udviklingen specifikt for hjemmeplejen i lokalområde Christianshavn / Amager.

Sundhedsforvaltningen har tidligere vurderet et årsresultat svarende til et budgetunderskud på 8,7 mill. kr. und er forudsætning af at handleplanerne gennemføres fuldt ud. På nuværende tidspunkt er der en vis usikkerhed om, hvorvidt dette er tilfældet, hvilket også kan aflæses i det nuværende regnskabsmæssige grundlag, jf. nedenfor vedr. personalemæssige tilpasninger og vikarudgifter.

Det kan blive vanskeligt at holde handleplanens niveau for vikarforbrug, idet yderligere vikartimer forventes anvendt til opretholdelsen af serviceniveauet for hjemmeplejen, den i august forventede start på implementeringen af KOS, samt den nært forestående sommersæson

Herudover skal indregnes de forventede effekter af, at ikke alle elementer af handleplanen er gennemført som forudsat, og derfor ikke kan forventes at give de ønskede effekter, samt det forhold at det p.t. registrerede antal visiterede timer i Pensions- og Omsorgskontoret alt andet lige også vil indebære et budgetmæssigt merforbrug på Pensions- og Omsorgskontoret. Gennemgang af data og benchmarking af visitationsniveauet på Amager i forhold til resten af byen tilsiger dog, at der er behov for at kvalitetssikre den visiterede tid, før end der konkluderes endeligt på det realistiske budgetforbrug fra bestillersiden. ( Se efterfølgende afsnit vedrørende visitation ).

Budgettilpasningsplanerne er blevet udarbejdet udfra, at de ikke skulle få konsekvenser for borgerne. Således er der i de enkelte hjemmeplejeenheder blevet arbejdet med at effektivisere arbejdsgange og arbejdstilrettelæggelser.

Med henblik på at afklare konsekvenserne for borgerne af de iværksatte tiltag er aflysningsprocenterne for hjemmeplejen blevet undersøgt. Opgørelsen tyder på, at der blot er en mindre marginal ændring for borgerne i form af et øget antal aflysninger i 2004 i forhold til tidligere. I tilfælde af aflysninger vil der blive givet et erstatningsbesøg

I den enkelte enhed fokuseres der med udgangspunkt i handleplanen til stadighed på enhedens arbejdsgange og arbejdstilrettelæggelse med henblik på at foretage de nødvendige effektiviseringer. Der er særligt fokus på:

• Mere hensigtsmæssig distriktsopdeling
• Ledig tid og reduktion i planlagt arbejdstid
• Reduktion af tid til møder og kurser
• Bedre planlægning af ferieafvikling og afspadsering så vikarbehovet minimeres
• Mere hensigtsmæssig planlægning af frokost/middagssamling
• Bedre ruteplanlægning – blandt andet ved evt. at oprette satellitter

På områdeniveau tager tilpasningsplanen udgangspunkt i, at den nye teamledelse skal iværksætte et arbejde med at implementere fraværspolitik, vikarordning og normeringsprincipper for hele Hjemmeplejen Christianshavn/Amager.

Imidlertid betyder de aktuelle ændringer i hjemmeplejeledelsen, at Ældrekontoret overtager ansvaret for at udarbejde fælles politikker og retningslinier for hele området. Endvidere varetager Ældrekontoret opgaven med at tilrettelægge et ledelsesudviklingsforløb for hjemmepleje- og gruppeledere samt Ældrechef.

Desuden er der blevet arbejdet med at mindske sygefraværet og minimere vikarforbruget. Endvidere er der blevet etableret en fælles administrativ stab for hjemmeplejen. En af de oprindeligt 5 hjemmeplejeenheder (Peder Lykkes Vej) er blevet nedlagt, og hjemmeplejens ledelse er blevet samlet i en fælles administrativ enhed med henblik på opnåelse af rationaliserede sagsgange.

Ældrekontoret planlægger i samarbejde med to af de andre Ældrekontorer videndeling omkring aktivitetsbaseret styring i hjemmeplejen, benchmarking på nøgletal og organisering af bæredygtige enheder.

Budgettilpasningen afhænger af, at der gennemføres tilpasninger af antallet fast ansatte og at vikarforbruget i hjemmeplejen nedbringes.

Det forudsættes, at som minimum 35 stillinger bortfalder i løbet af 1. halvår 2004 med økonomisk effekt fra senest 30. juni. Angående vikarforbruget forudsættes en reduktion af vikarforbruget til et fremtidigt årligt forbrug på maksimalt 5 mill. kr. svarende til 3% af budgettet. Det samlede vikarforbrug i 2003 var på 12,6 mill. kr.

Ældrekontoret har i handleplaner for de enkelte hjemmeplejeenheder nærmere udpeget, hvorledes personaletilpasningen skal foregå med hensyn til, hvornår tilpasningen vil finde sted, og hvilke personalegrupper, der er berørte.

I den enkelte enhed fokuseres der til stadighed på enhedens arbejdsgange og arbejdstilrettelæggelse.

Den planlagte personaletilpasning vedrørende stillingerne er i praksis implementeret således:

Det kan således konstateres, at tilpasningen af antal stillinger ikke gennemføres fuldt ud inden den 30. juni 2004. Baggrunden herfor er ønsket om at undgå tvungne omflytninger. 4 vakante stillinger nedlægges således først i 3.kvartal 2004.

Udviklingen i vikarforbruget kan illustreres ved nedenfor stående tabel 2:

Der er således tegn på, at sygefraværet er faldende.

Arbejdsnedlæggelsen den 18. marts 2004 og tre hjemmeplejegruppers åbne breve til politikerne afslørede en mangelfuld dialog med og information til medarbejderne. Det er der fokus på at forbedre i de enkelte enheder. Blandt andet ved en tæt kontakt mellem de lokale tillidsrepræsentanter og ledelsen. Herunder sikre Ældrekontoret, at FOA's tillidsrepræsentant har mulighed for at deltage i de månedlige teamledermøder mellem hjemmeplejelederne og Ældrekontoret. Endvidere har Ældrekontoret genoptaget udsendelsen af nyhedsbreve til samtlige medarbejdere efter behov. Der er nedsat en redaktionsgruppe, hvor medarbejderne er repræsenteret ved FOA's fælles-tillids repræsentant.

I forhold til ældrerådene på Christianshavn/Amager forsøger Ældrekontoret og Hjemmeplejen i fællesskab at sikre et højt informationsniveau. Der har således været afholdt særskilt møde med forretningsudvalget, hvor Ældrekontoret orienterede om handleplanen og en hjemmeplejeleder orienterede om den daglige arbejdstilrettelæggelse. Det er aftalt, at Ældrekontoret giver forretningsudvalget en orientering om status for implementeringen af handleplanen den 24. august 2004. Endvidere er det aftalt, at den enkelte hjemmeplejeleder – efter behov- deltager i møder med de lokale ældreråd. Form og indhold aftales direkte mellem formanden og hjemmeplejelederen.

I en BUM-struktur er det hjemmeplejens opgave er at levere de ydelser, Pensions- og Omsorgskontoret bestiller til den fastsatte timepris. For hjemmeplejen på Christianshavn/Amagers vedkommende er det således deres opgave at tilpasse omkostningerne ved levering af ydelserne til den udmeldte timepris.

I budget 2004 er budgettet til de direkte borgerydelser udmeldt til pensions- og omsorgskontorerne, således at disse har budget til køb af hjemmeplejeydelser fra såvel private som kommunale leverandører.

Ifølge BUM- proceduren er det Pensions- og Omsorgskontoret opgave gennem månedlige bestillinger at tilvejebringe grundlaget for hjemmeplejens dimensionering af aktivitetsniveauet. Det har imidlertid til dato ikke været fuldt ud muligt på Christianshavn/Amager at sætte denne del af BUM-proceduren i gang. Det skyldes, at der knytter sig en usikkerhed til registreringen vedr. visitationen. Dels relateret til de faktiske data, der forud for konverteringen til KOS er registreret i flere IT-systemer.

Dels relateret til, at den visiterede tid på Amager i en benchmark-sammenligning ligger over resten af kommunen. Der er således behov for at kvalitetssikre visitationen på Amager.

De registrerede visiterede timer er p.t. højere end det budgetterede, og vil alt andet lige også udløse et merforbrug. Der er således behov for at skabe sikkerhed for, at data omkring de visiterede timer er i orden, således at bestillingen til udførerorganisationen er retvisende i forhold til forvaltningens kvalitetsstandarder og fastsatte serviceniveau.

I forhold hertil har Pension- og Omsorgskontoret iværksat en handleplan indeholdende følgende elementer:

1. Videreførelse af bestræbelserne på at kvalitetssikre datagrundlaget og på at skabe klarhed over årsager og faktorer, der bidrager til visiteringen.
2. Fortsættelse af den hidtidige indsats for at ajourføre og opdatere registreringerne i NOTES.
3. Iværksættelse af en stærkere økonomistyring i forhold til visiteringen af timer gennem anvendelse af vejledende budgetter for visitationsteams og intensiv opfølgning herpå.
4. Gennemførelse af en faglig og ledelsesmæssig styrkelse af visitationen med henblik på at sikre at visitationspraksis på Amager er i overensstemmelse med resten af bydelene.

På grundlag af ovenstående redegørelse er det Direktionens konklusion, at arbejdet med at sikre budgetoverholdelse på Christianshavn / Amager er godt i gang. Det er omvendt også klart, at der er behov for yderligere tiltag, såfremt de oprindelige mål skal opfyldes i indeværende år. Det er vurderingen, at der er behov for at fokusere yderligere på at skabe gennemsigtighed i det styringsgrundlag, der er mellem visitation og hjemmepleje og internt i hjemmeplejen. Det er endvidere vurderingen, at der er behov for at sætte yderligere ressourcer ind på hurtigt at få afdækket handlemulighederne og indhøstet de ønskede og forventede effekter.

Konkret er forvaltningen derfor i gang med at beskrive et kommissorium som grundlag for inddragelse af et eksternt konsulentfirma. Konsulenterne skal sammen med nøglemedarbejdere fra lokalområdet og centralforvaltningen vurdere situationen og den nuværende handleplan, og komme med forslag til, samt bistå i gennemførelsen af nye initiativer til at sikre balance i budgetterne på Amager.

Fremgår af sagsbeskrivelsen.

Ingen.

-

Jesper Fisker

/ Susanne Boch Waldorff