Sundheds- ogOmsorgsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 16. december 2004

Sager til beslutning

4.      IT-understøttelsepå plejehjem - tillægsbevilling

SOU  68/2004  J.nr. 18/2004

INDSTILLING

Sundhedsforvaltningenindstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget overfor Økonomiudvalget ogBorgerrepræsentationen anbefaler

at der implementeres en IT-løsning påplejehjemmene, der understøtter medicinhåndtering og plejeplaner, samt en rækkeforbedringsløsninger til hjemmeplejen

at Sundhedsforvaltningen med henblik på finansieringenaf IT-løsningen overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler, atgodkende en tillægsbevilling til Sundheds- og Omsorgsudvalget svarende til 25,2mill. kr., hvilket finansieres ved en intern låneordning, hvor lånet afdragesover 3 år.

RESUME

Sundhedsforvaltningen blev ifm. budget 2005 opfordrettil at arbejde videre med forskellige problemområder vedr.Sundhedsforvaltningens IT-behov. Det er med denne indstillingSundhedsforvaltningens ønske, at sikre IT-understøttelse af en rækkekerneopgaver på plejehjemmene, i visitationen og i hjemmeplejen.

Sundhedsforvaltningen ønsker på sigt at implementerekommunens omsorgssystem (KOS) på alle plejehjem. I erkendelse af, at det ikkep.t. er muligt at skabe finansiering til dette, ønsker Sundhedsforvaltningen atgennemføre en midlertidig løsning. Denne løsning giver plejehjemmene adgang tiludvalgte funktioner i KOS og dækker de mest akutte behov for IT-investeringerpå plejehjemmene og i hjemmeplejen.

I forhold til plejehjemmenesikres IT-understøttelse af medicinhåndtering samt plejeplaner påplejehjemmene. Samtidig foretages nødvendig udskiftning af pc'ere påplejehjemmene for at kunne få tilgang til løsningen. I forhold til hjemmeplejenindebærer indstillingen en udskiftning af håndholdte enheder,nødplans-funktionalitet, IT-løsning til kommunikation med private leverandørersamt en mobil løsning til visitatorerne.

Sundhedsforvaltningen indstillerderfor, at den midlertidige IT-løsning godkendes, og at finansieringen sker vedet internt lån, der afdrages over 3 år.

Sideløbende medde i indstillingen beskrevne aktiviteter vil forvaltningen udarbejde enIT-strategi, som baner vejen for den fulde implementering af KOS på plejehjemmene.IT-strategien forventes forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget i 2005.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

I forbindelse medforhandlingerne om budget 2005, havde Sundhedsforvaltningen fremlagt en planfor, hvordan forvaltningens IT-behov kunne afhjælpes. Den fremlagte plan blevikke tiltrådt, men forvaltningen blev opfordret til at arbejde videre med deproblemområder, som er fremlagt i denne indstilling. Derved opfordrerSundhedsforvaltningen til, at Økonomiforvaltningen igangsætterudviklingsarbejdet vedr. en samlet investeringsanalyse, som det blev beskreveti budgetaftalen. Herved får kommunen udarbejdet en IT-investeringspolitik, somkan sikre, at plejehjemmene får en samlet IT-understøttelse, der modsvarerhjemmeplejens.

Indstillingen løser kun demest kritiske problemstillinger, og der vil fortsat være en række uafklaredeproblemstillinger, som forvaltningen vil håndtere i forbindelse med forslag tilden kommende IT-strategi. Samtidig udestår fortsat en afklaring affinansieringen.

Den fremlagte indstillingstøtter op om den tidligere beslutning fra Borgerrepræsentationen (BR 94/01) omførst at indføre KOS i hjemmeplejen og derefter på plejehjemmene. Indstillingenunderstøtter således tankerne om, at Sundhedsforvaltningen skal have étomsorgssystem der understøtter aktiviteterne på ældreområdet. Herved opnår man– når systemet er implementeret fuldt ud – et samlet overblik over den enkelteborgers forløb og et fælles arbejdsredskab på tværs af hjemmepleje og plejehjem,der kan lette kommunikationen i forbindelse med visitation/revisitation, aflastningog lign.

Målsætningen medimplementeringen af KOS i hjemmeplejen og efterfølgende på plejehjemmene er, atetablere et ensartet serviceniveau via bedre dokumentation, bedre serviceringaf borgerne, mulighed for langsigtet styring af kapacitet og behov,effektivisere centrale arbejdsfunktioner og processer samt lette medarbejdernesdaglige arbejde gennem indførelsen af de nye værktøjer.

Implementeringen af KOS ihjemmeplejen forløber planmæssigt og fire af syv lokalområder er nu på KOS. Derforestår implementering i tre bydele hvorefter implementeringen af KOS ihjemmeplejen forventes færdig ultimo 2005.

Indførelsen af KOS påplejehjemmene er således en forlængelse af de tanker, der i sin tid lå bagbeslutningen om implementeringen af KOS i hjemmeplejen. Implementeringenunderstøtter strategien om, at have ét fælles system til håndtering afdokumentation og kommunikation omkring borgerens forhold. Ved at få sam let aldokumentation i et system får Sundhedsforvaltningen mulighed for i langt højeregrad at trække statistikker over de forskellige data, der ligger i systemet.Ved en fuld implementering af KOS får Sundhedsforvaltningen langt bedremuligheder for ledelsesinformation og løbende opfølgning på behov, indsats ogeffekt indenfor ældreområdet.

Problemstillingen

Kommunens plejehjem mangleri dag fælles værktøjer og IT-understøttelse. Sundhedsforvaltningen arbejder meden række initiativer, som skal styrke styringen og kvaliteten på plejehjemmene,herunder udarbejdelse af fælles standarder for dokumentation samtimplementering af BUM på plejehjemsområdet. For at sikre en ensartet brug afstandarderne samt skabe fælles grundlag for opfølgning og kvalitetssikring, erder behov for, at en række processer på plejehjemmene understøttes af IT. Sundhedsforvaltningenhar vurderet, at funktionerne stamdata om beboerne, medicinoplysninger ogplejeplaner er kritiske og derfor skal prioriteres og løses gennem denneindstilling.

Sundhedsforvaltningen vilmed denne indstilling sørge for, at plejehjemmene får en elektronisk løsningtil dokumentation af medicin samt plejeplaner. Hertil kommer mulighed forløbende sundhedsfaglige notater samt kommunikation internt og til visitationsmyndigheden.

På hjemmeplejeområdet er deret akut behov for at udskifte en række af de håndholdte enheder, som bruges afdet udkørende personale. Disse enheder fungerer dårligt og skaber på mangeområder mere besvær, end den fordel man kan have ved at bruge udstyret.

I forhold til visitationener der behov for en løsning som betyder, at visitatorerne kan tage pc'en med udi borgerens hjem. Ved at indtaste data i systemet, mens man er hos borgeren,slipper man for efterfølgende at skulle bruge tid på at registrere oplysningernei computeren på kontoret.

Sundhedsforvaltningen vilmed implementeringen af denne løsning, forbedre arbejdsvilkårene formedarbejdere på plejehjemmene og i hjemmeplejen samt sikre, at kvaliteten afdokumentationen øges.

IT-løsningen indeholder defunktionaliteter og understøtter de områder der er beskrevet nærmere nedenfor.

Det er vigtigt at præcisere,at det kun er de beskrevne problemstillinger, der løses, og at løsningen ikkegiver de effektiviseringsgevinster som en fuld implementering af KOS vil give.De funktionaliteter, som Sundhedsforvaltningen ikke får med løsningen erIT-understøttelse af en række af de andre blanketter, der er udviklet i forbindelsemed den faglige standardisering, såsom aftale- og administrationsark, vaner ogønsker til hverdagen, livshistorie samt de mange specialark, som plejehjemmenehar. Herudover er der heller ikke midler til sikring af en effektiv supportsamt midler til den ønskede uddannelse af personalet.

IT-løsningen:

IT-løsningen vedr. medicinog plejeplaner bygger videre på den eksisterende KOS platform. Den løsning derudarbejdes betyder, at de data plejehjemmene indtaster i borgerens journallægger sig i den allerede eksisterende KOS database. Derved kan dataumiddelbart genanvendes, når den fulde version af KOS skal implementeres.Samtidig skabes mulighed for kommunikation mellem plejehjem og visitationsmyndighed.

Teknisk vil dette væremuligt via en webløsning, dvs. man tilgår data via en webgrænseflade.

Ved at opbygge systemet påden beskrevne måde, vil løsningen være fremtidssikret i forhold til en fuldimplementering af KOS på plejehjemmene på et senere tidspunkt. Data vil "følgemed" og samtidig vil eventuelle videreudbygninger på den eksisterende KOSplatform, fx omkring medicin, kunne anvendes af såvel hjemmepleje somplejehjem.

IT-støtte til plejeplanerog medicindokumentation på plejehjem

IT-løsningen indeholderstamark, plejeplaner, diverse ark til medicinhåndtering, notat-funktionalitetsamt advis-funktionalitet (intern mail funktion i KOS). Med implementeringen afløsningen vil Sundhedsforvaltningen afhjælpe dele af den efterspørgsel, der harværet fra plejehjemmene om at kunne dokumentere og arbejde elektronisk medderes sundhedsfaglige dokumentation.

Plejehjemmene har længeefterspurgt denne mulighed for dokumentation. En række plejehjem henvendte sigi foråret til Sundhedsforvaltningen om muligheden for at indkøbe egneelektroniske løsninger. Man besluttede på dette tidspunkt at arbejde videremed, at plejehjemmene hurtigst muligt kunne få KOS implementeret. Implementeringenaf de elektroniske plejeplaner vil derfor være et skridt på vejen til, atplejehjemmene får deres fulde dokumentation elektronisk. Løsningen indeholderimidlertid kun den mest nødvendige funktionalitet for at afhjælpeplejehjemmenes behov.

Implementeringen af enelektronisk løsning til medicinhåndtering vil medføre, at plejehjemmene somanbefalet af Embedslægeinstitutionen får et én-strenget medicindokumentationssystem.Tilsyn og audit har afdækket, at der sker fejl omkring dokumentation afmedicin. Fejlene opstår bl.a. ved overførsel af data fra et ark til et andet.Ved indførsel af et én-strenget elektronisk medicinhåndteringssystem minimeresrisikoen for dokumentationsfejl. Løsningen indeholder bl.a. direkte opslag iLægemiddelfortegnelsen, hvilket også er med til at nedbringe risikoen for fejl.

Den løsning, der udviklestil medicinhåndtering, tager højde for, at der efterfølgende kan etableressammenhæng til den elektroniske medicinprofil (PEM) samt dosisdispensering.

Udskiftning af hardware

Da der ikke eksisterertilstrækkeligt med IT udstyr på plejehjemmene til at dække behovet for adgangtil data, er det Sundhedsforvaltningens vurdering, at der skal anskaffes 320nye IT-arbejdspladser.

Udskiftning af håndholdteenheder i hjemmeplejen

Løsningen indeholder, athjemmeplejen udskifter alle ældre modeller af de håndholdte enheder til en nymodel, der anvendes over hele byen. Den nye model der anvendes, har vist siglangt mere driftsikker.

Der har været tekniskeproblemer med den gamle model, ligesom driften og supporten har været megetressourcekrævende. Dette har været kilde til frustration hos brugerne, somellers har været meget glade for funktionaliteten i de håndholdte. Konkreteeksempler på tekniske problemer er for lange svartider, batterier løber for hurtigttør for strøm og taber programmet, som skal genindlæses. Den tekniske løsninger klar, og de nye modeller har løst alle de eksisterende problemstillinger.

Problemerne i dag er, at dentidsbesparelse, der oprindeligt var en del af begrundelsen for indførelsen afden håndholdte løsning med besøgsregistrering og adgang til borgerensoplysninger direkte i borgerens hjem, bliver opvejet af den tid, der går til athåndtere de tekniske problemer. Disse problemer betyder, at medarbejderne ikkealtid kan få kørelisterne på deres håndholdte enheder og derved skal haveprintet disse ud på papir. Besøgsregistreringen foretages derefter påkørelisten og skal efterfølgende indtastes i systemet, når medarbejderen venderhjem til kontoret. Herved forøges risikoen for en forringet datakvalitet afoplysningerne vedrørende leveret tid, som udgør en basal del af hjemmeplejensstyringsgrundlag.

Ved at udskifte dehåndholdte enheder undgår man den administrative byrde samtidig med, atmedarbejderen undgår frustrationer over udstyr, der ikke virker. Samlet setbetyder løsningen en forbedret hverdag og stor tidsbesparelse for de knap 3500medarbejdere der, når KOS er færdigimplementeret i hjemmeplejen, i dereshverdag anvender håndholdt udstyr.

Løsning til privateleverandører

Der udarbejdes enelektronisk løsning til de private leverandører, der betyder, at der kan sendesog modtages data mellem disse og den kommunale visitationsmyndighed.Kommunikationen med de private leverandører er, som det ser ud i dag, megetbesværlig. Det gælder både, når visitationen skal sende "bestillingen" til denprivate leverandør og når den private leverandør skal informere tilbage tilvisitationen. Den nuværende kommunikation håndteres primært pr. telefax og brevog håndteringen af papirsagerne tager meget tid i visitationen. Med denneløsning vil kommunikationen foregå elektronisk, og den private leverandør kantilgå data via en sikret WEB-side.

Nødplans-fuktionalitettil hjemmeplejen

Der etableres ennødplans-løsning til hjemmeplejen, der sikrer tilgængeligheden af data.Løsningen sikrer læseadgang til journaler og mulighed for at udskrive kørelisterved længerevarende systemnedbrud. Løsningen betyder, at der altid vil væremulighed for at tilgå data, og derved være mulighed for adgang til kritiskeoplysninger, selvom det centrale system, eller netværket, skulle være ude afdrift.

Løsning til visitatorerne

Der anskaffes enoff-line-løsning til visitationens bærbare enheder. Løsningen er baseret på, atvisitatorerne har en bærbar pc med ud til borgeren, indeholdende en lokalversion af KOS med de nødvendige oplysninger om borgeren. Fordelen er at visitatorhar adgang til alle relevante oplysninger og kan skrive dokumentation ind meddet samme. Med løsningen optimeres de administrative rutiner påbestillerkontoret, idet visitatorerne ikke i samme omfang skal bruge tid påefterregistrering.

Tidsplan

Sundhedsforvaltningensindstilling er, at man umiddelbart igangsætter arbejdet omkring IT-løsningen,da den kan gennemføres indenfor en kort tidsperiode samt tilfører området etvæsentligt kvalitetsløft.

Løsningen i forhold tilproblemerne med de håndholdte enheder vil have en tidshorisont på et parmåneder. Det må såle des forventes, at enhederne kan være implementeret primo2005.

Løsningen i forhold tilvisitatorerne vil ligeledes have en kort tidshorisont, svarende til dehåndholdte.

Løsningen i forhold tilplejehjemmene forventes implementeret efter sommerferien og forventes afsluttetinden udgangen af 2005. Perioden frem til sommerferien bruges til at udvikleløsningen samt forberede faglig dokumentation og etablere den tekniskeplatform.

Sundhedsforvaltningen gøropmærksom på, at der hermed ikke er

·       afsatmidler til generel IT-kompetenceudvikling.

·       afsatmidler til frikøb af ressourcer på plejehjemmene i forbindelse med undervisningog implementering.

·       tagethøjde for øgede udgifter til Sundhedsforvaltningens IT-drift og support efterendt implementering af løsningen.

·       afsatmidler til ændrings- og videreudviklingsønsker i KOS for 2006 og frem.

ØKONOMI

Økonomi for anskaffelsen afIT-løsningen i mill. kr.

Plejehjemsløsning                                  16,8

Løsning til privateleverandører            0,7

Visitationen                                             2,9

Hjemmeplejen                                        4,8

Finansiering

Sundhedsforvaltningen ønskerat finansiere anskaffelsen ved at optage et lån på 25,2 mill. kr. i 2005, somfra 2006 tilbagebetales ved at anvende de midler, der er afsat iSundhedsforvaltningens budget til den forventede implementering af KOS.

KOS hjemmepleje erfærdigimplementeret i 2005 hvorfor midlerne for 2006 og frem kan anvendes tiltilbagebetaling. Udgifterne skal afholdes i 2005 og forudsættes lånefinansieretog afdraget med 10 mill. kr. i 2006 og 2007, samt resten i 2008.

Der vil i forbindelse medimplementeringen af systemet være forbundet årlige udgifter til drift ogvedligehold på 2,9 mill. kr. pr. år. Disse driftsudgifter afholdes indenforegne rammer.

Implementeringen af systemetomfatter udgifter til udvikling (engangsudgifter) og drift (permanenteudgifter). Udgifterne er fordelt således (mill. kr.):

Implementeringen vil ikkekunne finde sted, uden at de enkelte plejehjem frigiver ressourcer tildeltagelse i undervisning og systemimplementering.

MILJØVURDERING

Ingenmiljømæssige konsekvenser.

HØRING

Ingen.

BILAG

Ingen.

Lau Svendsen-Tune 

                                                                 /Flemmi ngEngstrøm