Sundheds- ogOmsorgsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 16. december 2004

Sager til beslutning

3.      Planfor implementering af Madservice a la carte - tillægsbevilling

SOU 186/2004  J.nr.16/2001

INDSTILLING

Sundhedsforvaltningen indstiller tilSundheds- og Omsorgsudvalget:

at tiltræde den hermed fremlagte plan for implementeringen af den nyestruktur for a la carte køkkener i Sundhedsforvaltningen.

at tiltræde den fremlagte økonomiske ramme og finansiering for planen.

Sundhedsforvaltningen indstiller endvidereat Sundheds- og Omsorgsudvalget overfor Økonomiudvalget ogBorgerrepræsentationen med henblik på finansiering af den ny strukturanbefaler,

at godkende en tillægsbevilling til Sundheds- og Omsorgsudvalget på 27,3mill. kr., hvilket finansieres ved en intern låneordning, hvor lånet afdragesover 6 år.

RESUME

Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltrådte den15.april 2004 ( SOU 30/2004 ) principbeslutning om omlægning af produktionen afmadservice a la carte ( mad til hjemmeboende pensionister ). Beslutningenindebærer bl.a. at produktionen af madservice a la carte samles icentralkøkkenet i Bystævneparken, og at denne produktion på øvrige køkkenerophører.

Den anbefalede model er valgt ud fra ensamlet afvejning af hensynet til produktionssikkerhed og driftsøkonomi.

Sundheds- og Omsorgsudvalget pålagde 15.april2004 Sundhedsforvaltningen at fremlægge en fornyet indstilling til udvalget om

·       Den konkreteimplementeringsplan

·       Den endeligefinansieringsansøgning ( låneordning )

·       Forslag tilcertificering af køkkenet i Bystævneparken

Efter vedtagelsen af principbeslutningen ometablering af en ny køkkenstruktur har Sundhedsforvaltningen  indgået kontrakt med det rådgivendeingeniørfirma  Birch og Krogboe om  udarbejdelse af en detaljeret  plan for implementeringen. I det viderearbejde vedrørende ombygningen vil Sundhedsforvaltningen organisere sig med entotalrådgiver.

I principbeslutningen af 15.april 2004 indgiket økonomisk overslag baseret på de på det tidspunkt skønsmæssigt kendteforudsætninger.

Økonomi og finansiering fremgår afbilagsmaterialet.

Gennemførslen af omlægningen vil betyde enbetydelig forbedring af effektiviteten og konkurrenceevnen for kommunens a lacarte produktion både målt på de nuværende priser for producerede ydelser ogset i forhold til 6-byerne.

Denne sag er omfattet af Indenrigs- ogSundhedsministeriets godkendelsesordning grundet regeringens anlægsstop. Dettevil sige, at efter vedtagelse i Borgerrepræsentationen skal der indhentesgodkendelse til byggeriet fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet, før dette kaniværksættes. Hvis ministeriet ikke har svaret på en anmodning om godkendelseindenfor 4 uger, kan byggeriet iværksættes.

Iværksættelsenaf det konkrete arbejde vil kunne iværksættes umiddelbart efter Indenrigs- ogSundhedsministeriets godkendelse, hvilket senest er 4 uger efter Borgerrepræsentationensbehandling i januar 2005. Denne samlede ombygning sættes til 120 dage. Densamlede udførsel med udbudsrunde, kontraktindgåelse, udførelse samt afprøvningog overdragelse skønnes til at vare ca. ½ år. Det forventes således, at den nyekøkkenstruktur kan være klar til brug omkring september 2005.

Medarbejderne i det nye køkken iBystævneparken vil opleve en markant forbedring af det fysiske arbejdsmiljø.

For så vidt angår de medarbejdere, derberøres af reduktionen af det samlede antal medarbejdere, vil der bliveiværksat en række tiltag herunder mulige flytninger, anvendelse afclearingsaftalen samt eventuelle konkrete aftaler. Principperne for personaletilpasningenvil frem til udgangen af februar 2005 blive drøftet med de berørtesamarbejdsudvalg.

Ved koncentrationen af Madservice a la carte produktionener det fortsat muligt at overholde målsætningerne i kostpolitikken og destillede kvalitetskrav til madproduktionen i Sundhedsforvaltningen. Desudenopretholdes mulighederne for at forbedre situationen i forhold tilunderernærede ældre.

Med hensyn til certificering sker ombygningen således, atcentralkøkkenet i Bystævneparken kan certificeres efter den kommende standardfor fødevaresikkerhed ISO/DIS 22000. I denne standard indgår de hidtidige kravifølge HACCP metoden ( Hazard Analysis and Critical ControlPoints ). Med hensyn til certificering vil køkkenet således leve op tilden ønskede standard.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltrådte den 15.april 2004 (SOU 30/2004 ) principbeslutning om omlægning af produktionen af madservice a lacarte ( mad til hjemmeboende pensionister ). Beslutningen indebærer bl.a. atproduktionen af madservice a la carte samles i centralkøkkenet iBystævneparken, og at denne produktion på øvrige køkkener ophører.

Den anbefalede model er valgt ud fra ensamlet afvejning af hensynet til produktionssikkerhed og driftsøkonomi.

Sundheds- og Omsorgsudvalget pålagde 15.april2004 Sundhedsforvaltningen at fremlægge en fornyet indstilling til udvalget om

·       Den konkreteimplementeringsplan

·       Den endeligefinansieringsansøgning ( låneordning )

·       Forslag tilcertificering af køkkenet i Bystævneparken

Uanset beslutningen omændring af køkkenstruktur ville Sundhedsforvaltningen stå over for et stortinvesteringsbehov på køkkenerne som følge af en generel nedslidning af deetablerede køkkener, der har fungeret som produktionssteder for Madservice a laCarte. Baggrunden for nedslidningen kan henføres til, at der på de senere årsbudgetter har været afsat meget begrænsede midler til investeringer og vedligeholdelse.

Der er desuden genereltsket en forholdsvis stor udvikling af apparatur og produktionsteknologi, somder ikke er fulgt op på i de omtalte køkkener. Der er derfor behov for engenerel revurdering af produktionsforhold og teknologi.

Især i en situation medFrit Valg er det væsentligt at sikre Sundhedsforvaltningen enproduktionskapacitet, der på en rationel måde sikrer madleverancer af denhøjest opnåelige kvalitet, samt fleksibilitet i produktionen i forhold tilbrugernes til- og fravalg. Med implementeringen af løsningen i denneindstilling tages der hånd om disse problemstillinger.

Efter vedtagelsen af principbeslutningen ometablering af en ny køkkenstruktur har Sundhedsforvaltningen  indgået kontrakt med det rådgivendeingeniørfirma  Birch og Krogboe om  udarbejdelse af en detaljeret  plan for implementeringen herunder en præcisgennemgang af investeringsbehovet, udarbejdelse af en tidsplan, samt en konkretplan for tilrettelæggelse af processen.

I det videre arbejde vedrørende ombygningenvil Sundhedsforvaltningen organisere sig med en totalrådgiver. Udgifternehertil og til det hidtidige rådgivningsarbejde er inkluderet i de neden forstående økonomiske oversigter. De konkrete planer fra Birch og Krogboe ervedlagte som bilag.

Plan

Hovedtræk

På køkkenet i Bystævneparken vil ombygningeni hovedtræk omfatte følgende:

·       Ombygning i deteksisterende centralkøkken med en del nyt udstyr i varmt køkken og grovopvask.

·       Etablering afpakkeområde, koldt køkken og kølerum i det område af køkkenbygningen, hvor deri dag er rampe til opkørsel fra tunnellerne (ca. 280 m²).

·       Etablering afca. 250 m²  nybygning tilkontorer og omklædningsrum samt personalekantine. 

·       Etablering afny rampe til opkørsel fra tunnellerne.

På de øvrige køkkener gennemføresinvesteringer i nyt udstyr og renoveringer med henblik på omstilling til denændrede produktion og opretning af det vedligeholdelsesmæssige efterslæb. Foren detaljeret beskrivelse henvises til bilagsmaterialet.

Økonomi og finansiering

Økonomi og finansiering fremgår af bilagsmaterialet. Detindstilles, at Sundhedsforvaltningen overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationenmed henblik på finansiering af den ny struktur anbefaler at tiltræde entillægsbevilling til Sundheds- og Omsorgsudvalget på 27,3 mill.kr., hvilketfinansieres ved en intern låneordning, hvor lånet afdrages over 6 år.

Godkendelse fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet

I forbindelse med indførelse af den såkaldtegodkendelsesordning for iværksættelse af kommunal anlægsvirksomhed (L192,regeringens anlægsstop), skal kommunen ved visse anlægsinvesteringer mv. søgeom godkendelse hos Indenrigs- og Sundhedsministeriet, inden der indgås bindendeaftaler om det konkrete anlægsprojekt mv. og anlægsaktiviteten igangsættes.Dette projekt er omfattet af kravet om godkendelse.

Efter indstillingens endeligegodkendelse i Borgerrepræsentationen udarbejder og fremsenderSundhedsforvaltningen ansøgning om godkendelse til Indenrigs- ogSundhedsministeriet. Såfremt Indenrigsministeriet ikke reagerer på kommunenshenvendelse inden for 4 uger, kan projektet betragtes som godkendt og projektetkan iværksættes.

Sundhedsforvaltningen vil således umiddelbart efterbehandlingen i Borgerrepræsentationen fremsende en ansøgning om godkendelse tilIndenrigs- og Sundhedsministeriet.

Tidsplan

Iværksættelsen af det konkrete arbejde vilkunne iværksættes umiddelbart efter Indenrigs- og Sundhedsministerietsgodkendelse, hvilket senest er 4 uger efter Borgerrepræsentationens behandlingi januar 2005.

Denne samlede ombygning sættes til 120 dage.Den samlede udførsel med udbudsrunde, kontraktindgåelse, udførelse samt afprøvningog overdragelse skønnes til at vare ca. ½ år. Det forventes således, at den nyekøkkenstruktur fysisk kan være klar til brug omkring september 2005.

Overgangsperiode

I en periode vil centralkøkkenet iBystævneparken være lukket grundet ombygningen. I denne periode vilproduktionen blive udført på andre køkkener. I overgangsperioden fortsættermedarbejderne fra Bystævneparken i deres nuværende arbejde. De skal dog iovergangsperioden udføre deres arbejde på de køkkener, hvor produktionenforegår.

Borgerne vil ikke blive negativt påvirket af hverken denmidlertidige eller senere permanente flytning af produktionen. For en god ordens skyld vil der dog blive udsendt et orienterende brev til modtagerne afmadservice a la carte.

Øvrigt

Effektivitet

Det forventes at centraliseringen af Madservice a la Cartevil øge effektiviteten og dermed konkurrenceevnen. Der produceres i dag ca. 50madudbringningsportioner per medarbejderdag. Efter ombygningen forventes det,at der produceres 75 madud-bringningsportioner per medarbejderdag. Samtidigarbejdes der på, at skabe gennemsigtighed i omkostningsstrukturen således, atkonkurrenceevnen i forhold til private leverandører bevares.

Centraliseringenaf madudbringningen "Madservice a la Carte" er ikke afhængig af defremtidige beslutninger om produktion af mad til plejehjemmene i forbindelsemed modernisering af plejehjemmene.

Skulle detske at Bystævneparkens centralkøkken får en overkapacitet pga. lov om fritleverandørvalg, er der nu jf. en afgørelse fra statsamtet i Århus 18/6 2004åbnet op for, at kunne udnytte overkapacitet til at byde på leverancer tilandre kommuner.

Sundhedsforvaltningen har søgt at afdække den produktionsmæssigeeffektivitet i det nye køkken sammenlignet med lignende køkkener i andre kommuner.Det har imidlertid vist sig at være svært at finde skriftligt materiale omrelevante priser i andre kommuner.

Som en indikator for, hvilken effektombygningen får på effektiviteten, har Sundhedsforvaltningen foretaget enberegning af, hvilken effekt ombygningen får på prisen for "madservice udenudbringning". Beregning er foretaget udfra en justeret udgave af denberegningsmodel, der oprindeligt blev anvendt i 2003. Prisen i 2005 angiverprisen efter gennemførslen af ombygningen eksklusive omkostningerne til renterog afdrag. Tal for 2003 og 2004 er medtaget som sammenligning.

Tabel 1: Pris madservice uden udbringning (kr. P/L reguleret i forhold til 2003 i hht. Økonomiforvaltningens P/L tal for2004 og 2005 )

Det ses således, at der må forventes en reelreduktion af prisen ( rationalisering ) grundet ombygningen.

Med henblik på sammenligning med andrekommuner er der foretaget en sammenligning med så vidt mulige tilsvarendeydelser blandt 6-byerne  udfra deoplysninger, der fremgår af fritvalgsdatabasen ( www.fritvalgsdatabasen.dk ). Somdet fremgår af neden for stående Tabel 9 vil Københavns Kommune få den lavestepris blandt 6-byerne, hvilket ikke er tilfældet nu.

Tabel 2: Sammenligning priser 6-byerne

Alt i alt betyder ombygningen således enbetydelig styrkelse af Københavns Kommunes konkurrencedygtighed på områdetmadservice  a la carte.

Arbejdsmiljø

Medarbejderne i det nye køkken iBystævneparken vil opleve en markant forbedring af det fysiske arbejdsmiljø.

Således vil det fysiske arbejdsmiljø igennem ombygninger og nytmaskineri herunder automatisering af fysisk belastende opgaver blive detentydigt bedste blandt alle køkkener i Sundhedsforvaltningen. Det kansupplerende nævnes, at medarbejderne indgår i brugergrupper, der er med til atudforme indretningen af køkkenet i Bystævneparken.

I en periode, mens Bystævneparken ombygges,vil produktionen blive udført i andre køkkener i Sundhedsforvaltningen.Medarbejderne fra Bystævneparken forsætter i deres nuværende arbejde. De skal dog udføre arbejdet der, hvorproduktionen foregår. Dette vil med hensyn til transport etc. blive søgt gjortså praktisk og nemt som muligt for medarbejderne.

Personaleforhold

For så vidt angår de medarbejdere, der berøres afden samlede nedbringelse af personaletallet i køkkenerne, iværksætterSundhedsforvaltningen en række tiltag.

Frem til udgangen februar 2005 drøftes de overordnede princippermm. for personaletilpasningen i de respektive samarbejdsudvalg, ligesom derafholdes individuelle samtaler med de medarbejdere, der bliver overtallige iforhold til deres nuværende arbejdsplads.     

På baggrund heraf afklares det, hvilke medarbejdere fra de 3institutioner, der kan flyttes med produktionen til Bystævneparken, og depågældende vil da blive overflyttet efter bestemmelserne ivirksomhedsoverdragelsesloven dvs. med bevarelse af bl.a. hidtidige løn- ogansættelsesvilkår.

De øvrige medarbejdere, der vil blive overtallige som følge af denrationaliseringsgevinst, som  køkkenomlægningen medfører, vil blive tilbudt at blive omfattet afSundhedsforvaltningens clearingsaftale.

Via clearingsaftalen vil de pågældende blive søgt genplaceret ipassende ledige stillinger i hele Sundhedsforvaltningens regi med henblik på atimødegå, at de vil stå uden ansættelse, når køkkenomlægningen er tilendebragt.      

Iøvrigt vil der ud fra samtalerne med de berørte medarbejdere konkretkunne overvejes individuelle aftaler fx efter rammeaftalen om seniorpolitik.

Kvalitet

Ved koncentrationen af Madservice a la carte produktionener det fortsat muligt at overholde målsætningerne i kostpolitikken og destillede kvalitetskrav til madproduktionen i Sundhedsforvaltningen. Desudenopretholdes mulighederne for at forbedre situationen i forhold tilunderernærede ældre.

Generelt har størrelsen af et køkken ingen selvstændig effekt påkvaliteten af maden. Uanset organiseringen vil centralkøkkenet i Bystævneparkenskulle leve op til kostpolitikken og de eksisterende kvalitetskrav. Det er delaf Sundhedsforvaltningens forpligtelser at følge med i, at dette sker.Bystævneparken vil skulle leve op til kravene vedrørende såvel kvaliteten af debenyttede råvarer som madens gastronomiske og ernæringsmæssige kvalitet.

Det nævnte gælder også i forhold til underernærede. Bystævneparken hari øvrigt allerede i dag erfaringer med dette område i kraft af bl.a. produktionaf mad til småtspisende.

Sundhedsforvaltningen vil indgå en resultatkontraktmed det ombyggede køkken, hvori specificeres krav herunder krav til udmøntningaf kostpolitikken. Som en del af dette vil der bl.a. blive stillet krav omoprettelse og inddragelse af brugerpaneler.

Certificering

Sundheds- og Omsorgsudvalgettraf 2. april 2001 ( SOU 101 / 2001 ) beslutning om, at køkkenområdet kanoptimeres ved indførsel af kvalitetssikringssystemer (certificering) efterHAACP-metoden. I indstillingen af 15.april 2004 indgik, at det erSundhedsforvaltningens holdning, at det nye a la carte køkken i Bystævneparkensom led i kvalitetssikringen også skal være certificeret, men at forvaltningenønsker at foretage en fornyet vurdering vedrørende mulige alternativecertificeringsmodeller før det træffes endelig beslutning herom. Endeligtfremgik, at forvaltningens forslag til kvalitetssikring forelægges Sundheds- ogOmsorgsudvalget sammen med implementeringsplanen. Dette sker hermed:

Med hensyn til certificering sker ombygningen således, atcentralkøkkenet i Bystævneparken kan certificeres efter den kommende standardfor fødevaresikkerhed ISO/DIS 22000. I denne standard indgår de hidtidige HACCPkrav. Med hensyn til certificering vil køkkenet således leve op til den ønskedestandard.

Der er endvidere fra Levnedsmiddelkontrollen tilgået et stærkt ønskeom, at køkkenet i Bystævneparken opnår autorisation som madproducent i henholdtil samme regler som private detailvirksomheder ( f.eks. virksomhederne iKødbyen ). Dette vurderes med den nye indretning af køkkenet som uproblematisk.Det må dog nævnes, at ønsket fra Levnedsmiddelkontrollen kun er fremsatmundtligt, og at der således ikke foreligger noget formelt myndighedskrav.

Køkkenet vil således blive såvel certificereti hht. ISO/DIS 22000 krav ( heri indgår HACCP certificering ) som autoriseretsom madproducent. Udgifterne til de bygningsmæssige krav indgår i de nævnte talfor ombygningsudgifterne. Udgifterne til betaling af de honorarer, der ernødvendige for certificering og autorisation indgår i beregningsgrundlaget for prisen.

ØKONOMI

De økonomiske forhold er beskrevet ibilagsmaterialet.

HØRING

Høringssvar blev inddraget i den helhedsvurdering, der låtil grund for den indstilling af 15.april 2004 indstillingen.

Sagen er sendt til fornyet høring i Ældrerådene den 24.november 2004 Ældrerådenes Fællesudvalg har meddelt, at et evt. høringssvar vilblive fremsendt efter Ældrerådenes Fællesudvalgsmøde den 14.december 2004. Igivet fald vil det blive forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget.

MILJØVURDERING

De miljømæssige forhold vil blive påvirket i negativretning grundet en øget kørsel fra Bystævneparken til udbringningsstederne meni positiv retning, da der skal gennemføres færre kørsler af råvarer grundetkoncentrationen af produktionen.

Københavns Kommune har besluttet, at der skal tænkes"miljørigtigt" i forbindelse med byfornyelse og nybyggeri.Retningslinierne i pjecen "Miljøorienteret byfornyelse og nybyggeri"anvendes ved ombygningen. Til ombygningen skal der anvendes konstruktioner,materialer og installationer med mindst mulig miljøbelastning ved fremstilling,indbygning og drift, - herunder demontering og bortskaffelse. Projektet skaludformes under hensyn til miljørigtig projektering, hvor hensyn til ressourcer,sundhed og miljø indgår i de enkelte vurderinger og afvejninger underprojekteringens beslut­ningsprocesser, på lige fod med andre væsentlige krav,ønsker og hensyn.

Birch & Krogboe har gennemført en analyse af demiljømæssige konsekvenser af den omlægning af transporten, som koncentrationenaf produktionen i Bystævneparken vil medføre. Notatet indgår i bilagsmaterialetsom bilag nr. 6. Ifølge analysen vil den ekstra kørsel fra Bystævneparken tiludbringningsstederne være ca. 580 km. pr. dag svarende til maksimalt 0,13promille af den samlede trafik på kommunens overordnede vejnet. Heroverfor vilantallet af kørsler med råvarer grundet koncentrationen på ét køkken blivereduceret med ca. 15 lastbiler pr. dag.

BILAG

1.     Økonomi ogfinansiering vedrørende ny struktur for madservice a la carte – fortroligt

2.     Skrivelse fraPeder Lykke Centeret vedrørende indstillingen

3.     Forslag tilbyggeprogram herunder tidsplan – fortroligt

4.     Notatvedrørende ventilationsforholdene i centralkøkkenet i Bystævneparken – fortroligt

5.     Notatvedrørende nødvendige tiltag på køkkenerne i Peder Lykke Centeret, Hørgården ogFælledgården – fortroligt

6.     Notatvedrørende de miljømæssige konsekvenser af koncentrationen af produktionen iBystævneparken

7.     Notat af 31.august 2004 vedrørende "IT-støtte til Madservice a la carte".

Lau Svendsen-Tune

                                                                                                                                                                                                                          /HanneBaastrup