Handleplaner i forhold til Revisionsberetning vedrørende årsregnskabet for 2021

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender de anførte handleplaner og at disse frem­sendes til Øko­nomifor­valtningen.

Problemstilling

Kommunens revisionsselskab, Deloitte, har i samarbejde med Intern Revision udar­bejdet Revisi­onsberetning vedrørende årsregnskabet for 2021. Beretningen inde­holder enkelte be­mærkninger, der retter sig mod ’forvaltningerne’ og som Økonomi­forvaltningen derfor har anmodet alle for­valtninger om at udarbejde handleplaner i forhold til. Derudover er der i beretningen en enkelt bemærkning, som specifikt ret­ter sig mod Sundheds- og Omsorgsforvaltningen samt en bemærkning, som er ret­tet mod Teknik- og Miljøforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen, Sund­heds- og Omsorgsforvaltningen samt Socialforvaltningen.  

Løsning

Revisor anfører følgende bemærkninger i beretningen vedrørende årsregnskab 2021.

1. Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller - Forvaltningerne
2. Generelle IT-kontroller - Økonomiforvaltningen
3. Revision af balancen - Forvaltningerne
4. Debitorområdet - Økonomiforvaltningen
5. Aftalecompliance Indkøb - Forvaltningerne
6. Tilskudsadministration – Kultur- og Fritidsforvaltningen
7. Indtægter – Kultur- og Fritidsforvaltningen
8. Igangværende anlægsprojekter – TMF, BUF, SUF og SOF
9. Erhvervslejemål - Økonomiforvaltningen
10. Arbejdsskadeerstatninger - Økonomiforvaltningen
11. Borgerrettede takster – Sundheds- og Omsorgsforvaltningen
12. Borgerrettede takster - Socialforvaltningen

Sundheds. Og Omsorgsforvaltningen er anmodet om at udarbejde handleplaner i forhold til be­mærkningerne 3, 5, 8 og 11 samt opdatere status i forhold til bemærk­ning 1.

Bemærkning nr. 1 Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller - Forvalt­ningerne

Revisors bemærkning:

Vi henstiller i lighed med tidligere år, at de forvaltninger, som ikke efterlever reglerne vedrørende de enkelte bilagstyper, skærper ledelsestilsynet og sikrer, at der fremover er fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer.

Det anbefales, at Økonomiforvaltningen vurderer, hvorvidt der er behov for at præcisere, hvad der er fyl­destgørende og tilstrækkelig dokumentation i forhold til de enkelte bilagstyper. Særligt vedrørende finansbilag bør dette præciseres.

Forslag til handleplan/opdateret status:

Ledelsestilsyn og udsendelse af konteringsvejledning er implementeret i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Økonomiforvaltningen har færdiggjort vejledningen om bilagsdokumentation.

Vejledningen vil i august 2022 blive udsendt til budgetansvarlige ledere, økonomikonsu­lenter, økonomimedarbejdere, fakturabehandlere mv. i Sundheds- og Omsorgsforvalt­ningen.

Bemærkning nr. 3 Revision af balancen - Forvaltningerne

Revisors bemærkning:

Selvom der stadig er en del konti, der ”ikke er afstemt” eller har ”beløb til opfølgning”, er det vores opfattelse, at der er sket en positiv udvikling. Der er relativt få afgrænsede pro­blemområder, og dette er i årsrapporteringen beskrevet og rapporteret til forvaltningerne.

Det henstilles, at de respektive forvaltninger udarbejder specifikke handleplaner, som sikrer berigtigelse af de konstaterede fejl og mangler samt får etableret processer, der frem­adrettet sikrer, at områderne administreres betryggende.

Samlet medfører de væsentligste forhold en potentiel driftsmæssig påvirkning på i alt netto 2,1 mio.kr.

Forhold, der ikke korrigeres i regnskabet, er også anført i afsnit 7.2 som ”Ikke-korrigerede fejl i regnskabet”.

Det er vurderet, at forholdene ikke er væsentlige i forhold til den samlede vurdering af kommunens årsregnskab.

Forslag til handleplan

For Sundheds- og Omsorgsforvaltningens vedkommende vedrører bemærkningen kun en enkelt konto. Kontoen er en mellemregningskonto vedrørende begravelseshjælp med en saldo på kr. 16.581.

Opfølgningsbeløbet vedrører poster ældre end 3 måneder. Kommunale begravelser skal ikke påvirke driften og der vil, som en del af den normale proces, ligge åbne sager på ba­lancen, indtil boet er afklaret med Skifteretten og sagerne afsluttes. Der er fremsendt op­gørelse over åbne og lukkede sager pr. 31.12.2021, som stemmer til Kvantum.

Sundheds – og Omsorgsforvaltningen har aftalt med Koncernservice, at de fremadrettet skal kategorisere kontoen anderledes, dvs. i kategorien ”Afstemt uden bemærkninger”.

Bemærkning nr. 5 Aftalecompliance Indkøb - Forvaltningerne

Revisors bemærkning:

Vi henstiller, at forvaltningerne fortsat sikrer et ledelsesmæssigt fokus på, at kommunens indkøbspolitik efterleves, således at der bl.a. købes hos den rigtige leverandør, og der kan frigøres midler, som kan anvendes til bedre service til borgerne.

Dette bør bl.a. ske gennem bedre aftaledækning og fokus på højere aftalecompliance.

Det skal i forlængelse heraf bemærkes, at Intern Revision i 1. halvår 2022 foretager en un­dersøgelse, som skal afdække eventuelle udfordringer, barrierer og muligheder for at øge hver enkelt forvaltnings aftalecompliance.

Forslag til handleplan

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tager udgangspunkt i Intern Revisions analysear­bejde fra maj 2022 og arbejder videre med følgende indsatser:

• Opfølgning på at sikre, at eksisterende aftaler ikke ”falder ud af Kvantum” i forbin­delse med tidspunkterne for aftaleforlængelse.
• Fortsat fokus på at understøtte brug af Kvantum i organisationen. Herunder under­visning af medarbejdere i brug af Kvantum og oprettelse af rammeindkøbsordrer.
• Øget aftaledækning af spend, som pt. ikke er aftaledækket. Både i form af nye afta­leområder, f.eks. kliniske ernæringsprodukter, som udbydes i efteråret, og i form af suppleringsaftaler til f.eks. aftalerne om dentale forbrugsartikler og sygeplejepro­dukter.

Bemærkning nr. 8 Igangværende anlægsprojekter – TMF, BUF, SUF og SOF

Revisors bemærkning:

Det henstilles, at lovgivning og kommunens regler vedrørende aflæggelse af anlægs­regnskaber efterleves.

Forslag til handleplan

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan op­lyse, at der aflægges anlægsregnskaber på disse projekter, som vil blive præsenteret for Borgerrepræsentationen den 3. november 2022. I alt er der tale om syv anlægsregnskaber som udestår.

Fremadrettet vil udarbejdelsen og aflæggelsen af anlægsregnskaber indgå som en fast proces, hvilket vil sikre at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen også fremadrettet følger lovgivningen og kommunens reg­ler.

Bemærkning nr. 11 Borgerrettede takster – Sundheds- og Omsorgsforvaltningen

Revisors bemærkning:

Det henstilles, at ledelsen sikrer, at der foreligger et dokumenteret grundlag for beregnin­gerne, som sikrer, at kommunen lever op til lovgivningen, egne regler og retningslinjer.

Forslag til handleplan

Vedr. takstvejledninger:

• Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har gennemarbejdet den foreliggende vej­led­ning vedr. takster yderligere, således at vejledningen i højere grad medvirker til at forebygge utilsigtede fejl i de enkelte takstberegninger. Herunder har forvaltnin­gen tilpasset vejledningen, så den i højere grad sikrer, at der kan foretages et skær­pet ledelsestilsyn af de beregnede takster.

Vedr. dokumentation af skøn:

• Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan oplyse, at de anvendte fordelingsnøgler er fastsat ved seneste revision af takstområdet i 2019 – i et samarbejde mellem for­valtningen og revisionsfirmaet BDO. Forvaltningen kan samtidig oplyse, at der uomgæn­ge­ligt vil være et vist skøn forbundet med at opgøre, hvor stor en del af forskellige vare­artikler, der kan henregnes som en del af den takst borgeren opkræ­ves – og hvor stor en del der vedrører den generelle kommunale drift.
• I de tilfælde, hvor det er nødvendigt at foretage skønsmæssige fordelinger, vil for­valtningen dokumentere på hvilket grundlag, de anvendte skøn er foretaget.

 Vedr. efterkalkulation og fejlagtig indregning af over-/underskud:

• Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har til takstbilaget for 2023 foretaget de nødvendige tilpasninger, hvormed tidligere års under-/overskud indregnes i over­ens­stemmelse med retningslinjerne.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces