Ibrugtagning af Kvantum i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen

Sundheds- og Omsorgsudvalget orienteres om status for forvaltningens ibrugtagning af kommunens nye økonomisystem Kvantum.

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager orientering om ibrugtagning af Kvantum i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen til efterretning.

Problemstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har primo 2018 taget det nye økonomisystem Kvantum i brug i overensstemmelse med den fastlagte tidsplan. Sundheds- og Omsorgsudvalget orienteres om status, idet der er tale om en væsentlig systemudskiftning med konsekvenser for forvaltningens drift.

Løsning

Københavns Kommune har primo 2018 taget det nye økonomisystem Kvantum i brug i alle syv forvaltninger. Implementeringen af Kvantum er forankret i et særligt program, der refererer til en tværgående styregruppe. Kvantum er i 2017 idriftsat fasevist i Teknik- og Miljøforvaltningen, Socialforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen. De resterende forvaltninger, herunder Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, tog det ny økonomisystem Kvantum i brug den 2. januar 2018.

 Økonomisystemet er afgørende for, at en række helt centrale opgaver kan løses, herunder:

• korrekt budgetlægning
• korrekt bogføring
• korrekt og rettidig budgetopfølgning
• bestilling af varer og tjenesteydelser
• rettidig betaling af fakturaer til kommunens leverandører
• udarbejdelse af tidstro og præcis ledelsesinformation

Formålet med udrulningen af Kvantum er en overordnet standardisering, effektivisering og kvalitetsforbedring af kommunens økonomiprocesser. Kvantum er et ERP-system (Enterprise Ressource Planning), som indeholder sammenhængende moduler til indkøb, fakturering, budget- og økonomistyring, ledelsesinformation og projektstyring. Systemet er moderne med tidssvarende teknologi, der integrerer flere systemer i én og samme løsning og erstatter kommunens nuværende økonomi- og regnskabssystem (KØR).

Der er tale om en væsentlig systemudskiftning, hvorfor Sundheds- og Omsorgsudvalget orienteres om status og de væsentligste risici i forbindelse med forvaltningens ibrugtagning af systemet.

Forudsætninger for ibrugtagning
Økonomiudvalget vedtog i december 2015, at alle nye it-systemer skal opfylde en række centrale betingelser inden ibrugtagning. Helt grundlæggende er betingelserne (de tre gates):

1. at arbejdsprocesserne er digitalt understøttet af systemfunktionalitet
2. at der er beskrevet arbejdsprocesser, som er accepteret af brugerne og godkendt af revisionen
3. at medarbejderne er uddannet og certificeret/autoriseret i anvendelsen af det nye system.

Ad 1) Digitalt understøttede arbejdsprocesser
Kvantum erstatter kommunens hidtidige økonomisystem KØR samt en række yderligere it-systemer. Kvantum skal derfor spille sammen med en del af forvaltningens øvrige fagsystemer for at fungere. Dette sikres gennem etablering af de fornødne integrationer mellem it-systemerne.

Overordnet er de nødvendige integrationer på plads. Der er dog fortsat enkelte opmærksomhedspunkter, som vedrører dels tandlægeafregningssystemet Al Dente, dels betalingsopkrævning af hjemmeboende borgere, som modtager madservice, idet der her skal uarbejdes en integration, der kan sikre opkrævning via Kvantum/Opus Debitor.

Ad 2) Accepterede arbejdsprocsser
Kvantum indebærer væsentlige ændringer i forhold til eksisterende processer og arbejdsgange i forbindelse med blandt andet indkøb, budgetlægning og –opfølgning. På indkøbsområdet indebærer ændringerne, at indkøb skal foretages i Kvantums indkøbsmodul. Dette skal sikre, at kommunens indkøbsaftaler og – principper overholdes. Ændringen medfører, at indkøb skal godkendes før indkøbsordren sendes til leverandøren.

Implementeringen af Kvantum indebærer, at en række arbejdsgange og processer fremadrettet standardiseres i forvaltningen, hvorfor tidligere vaner og arbejdsgange ændres for mange medarbejdere.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen foretog derfor i 2017 en forretningsafdækning af de nuværende processer inden for økonomi og indkøb, så forvaltningen i videst mulige omfang er klar til implementeringen, herunder identifikation af forvaltningsspecifikke processer, som ikke umiddelbart forventes at kunne håndteres i Kvantum.

Ad 3) Uddannelse og autorisationer
Medarbejderne skal være uddannede / certificeret i anvendelsen af Kvantum, inden de opnår adgang til systemet. Der er således oprettet uddannelser inden for indkøb, fakturabehandling, udlæg samt budget og regnskab.

I Sundheds- og Omsorgsforvaltningen forventes ca. 850 medarbejdere at skulle anvende Kvantum. Hovedparten af medarbejderne er blevet uddannet i januar og februar måned.

Opmærksomhedspunkter efter ibrugtagning
Generelt er ibrugtagningen af Kvantum i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen forløbet planmæssigt. Indkøbsløsningen i Kvantum blev taget i brug den 2. januar, mens der pga. afslutning af regnskabsår 2017 først den 23. januar blev åbnet for modtagelse af fakturaer i Kvantum.

Der har været en række forventelige udfordringer ved ibrugtagningen af Kvantum ift. opsætning af autorisationer og stamdata, herunder leveringsadresser, tilpasning af kontoplan mv. Disse er i vid udstrækning blevet løst i samarbejde med Kvantum-programmet, Koncernservice og Center for Indkøb. Der har i denne periode med "hybercare" været etableret en særlig support i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen til at håndtere brugernes spørgsmål. Supporten er bemandet med medarbejdere fra forvaltningen og har siden ibrugtagningen haft åbent alle hverdage ml. kl. 9-15. Supporten planlægges udfaset i begyndelsen af marts måned.

Derudover var der i januar nogle udfordringer i forhold til opkrævning af borgers betalinger gennem servicekontrakter, typisk via betalingsservice. Konkret modtog 379 borgere, der er tilmeldt en abonnementordning, så de kan få sig et måltid, når de benytter kommunens aktivitetscentre, en for stor opkrævning. Fejlen blev dog håndteret hurtigt og professionelt af Koncernservice.

Fakturaer til borgerne opleves dog fortsat som mangelfulde, og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er i dialog med Koncernservice om at få dette bragt i orden, så borgerne, og deres pårørende, kan se hvad der præcist betales for.

Selvom ibrugtagningen af Kvantum de første måneder overordnet er forløbet planmæssigt, er der fortsat en række udeståender, som kan have betydning for forvaltningens økonomistyring i 2018:

• Forvaltningens budgetter er først indlæst i Kvantum primo marts, og der er væsentlige udeståender ift. håndteringen af selve budgetopfølgningsprocessen. Disse søges afklaret i samarbejde med Økonomiforvaltningen.
• Der skal udarbejdes løbende og standardiseret ledelsesinformation i Kvantum med udgangspunkt i de tilgængelige rapporter. I den forbindelse skal behovet for forvaltningsspecifikke rapporter afklares ift. specifikke styringsbehov.
  
  
• Indkøb og fakturabehandling i Kvantum følger en ændret arbejdsproces, som i nogle tilfælde forudsætter organisatoriske tilpasninger for fungere effektivt. Der er behov for at følge erfaringerne med de nye arbejdsprocesser tæt med henblik at sikre optimering af disse.
  
  
• Opkrævning for madudbringning til hjemmeboende borgere foregår pt. i det eksisterende it-system og overføres herefter som et samlet beløb til Kvantum, idet der endnu ikke er udviklet integration til Kvantum. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen forventer integrationen udarbejdet i løbet af 2018. Ligeledes arbejdes der fortsat med integrationen mellem tandlægeafregningssystemet Al Dente og Kvantum.
  
  
•  Anlægs- og projektstyringsmodulet i Kvantum er pt. kun ibrugtaget i meget begrænset omfang, da driftskonsolidering af Kvantums øvrige moduler er prioriteret.

Sundheds-og Omsorgsforvaltningen indgår sammen med de øvrige forvaltninger i det tværgående arbejde med etablering af en fælles governancestruktur for Kvantum, og arbejder således fortsat med udvikling af en dækkende governancemodel for Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Der blev i sommeren 2016 gennemført et genbesøg af den oprindelige businesscase i alle forvaltninger. Det blev på den baggrund besluttet at fastholde de forudsatte effektiviseringer vedr. arbejdsprocesser fra den oprindelige business case. Når Kvantum er fuldt implementeret, er det forudsat, at den årlige effektiviseringsgevinst for hele kommunen vil være 139 mio. kr., hvoraf 78 mio. kr. vil vedrøre en effektivisering af arbejdsprocesser.

Der er på grundlag af den oprindelige business case derfor indarbejdet en årlig effektivisering af arbejdsprocesser i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen på samlet 11,2 mio. kr. Dertil kommer en forventet årlig effektivisering på systembesparelser på 4,2 mio. kr.

Det er imidlertid forvaltningens vurdering, at de i business casen forudsatte effektiviseringsgevinster ved implementering af Kvantum i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen ikke kan forventes realiseret fuldt ud.

Der er således i forvaltningens udmøntning af Budget 2018 5,7 mio. kr. vedr. effektivisering af arbejdsprocesser, som ikke er realiserbare. Denne effektivisering er i stedet dækket af andre mindreudgifter inden for den samlede budgetramme.

Videre proces

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen fortsætter arbejdet med den videre implementering af Kvantum, og vil orientere Sundheds- og Omsorgsudvalget i relevant omfang i forbindese med de løbende regnskabsprognoser.

Katja Kayser

                                      /Søren Winther Rasmussen

Indstillingen blev taget til efterretning.

Radikale Venstre afgav følgende protokolbemærkning:

”RV er bekymrede over konsekvenserne for økonomistyringen i forvaltningen ved implementeringen af det nye økonomisystem Kvantum, der gav store vanskeligheder, i forvaltninger, som allerede har indført Kvantum, med budgetoverholdelse og med dertil knyttet øget administration for at håndtere problemerne. Derfor vil vi følge området tæt”.