Status på hjælpemiddelsystemet
Status på hjælpemiddelsystemet
Sundheds- og Omsorgsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde torsdag den 15. september 2005
Sager til efterretning
9. Status på hjælpemiddelsystemet
SOU 281/2005 J.nr. 14/2002
INDSTILLING
Sundhedsforvaltningen indstiller overfor Sundheds- og
Omsorgsudvalget,
at status vedrørende indkøb af nyt hjælpemiddelsystem
tages til efterretning.
RESUME
Hjælpemiddelprojektet blev iværksat med det formål at
sikre et synligt og ensartet service- og kvalitetsniveau på området. Projektet
er nået til den afsluttende del, nemlig den IT relaterede.
Sundhedsforvaltningen har i den forbindelse gennemført et udbud hos de tre
leverandører, som vi har rammeaftaler med. De tre firmaer er CSC, CapGemini og
Accenture.
Med indførelse af det nye system skal sikres en bedre
ressourcestyring, hurtig og effektiv bestilling, håndtering af hjælpemidler
samt understøtte en ny afregningsmodel. Endvidere skal sikres større økonomisk
gennemsigtighed, samt mulighed for budgetopfølgning hos Hjælpemiddelcentret og
bestillerne.
Da ingen af de indkomne
tilbud i forbindelse med udbuddet var tilfredsstillende, har forvaltningen
valgt at annullere det igangsatte udbud, og i stedet fortsætte det nuværende
samarbejde med KMD og sammen udvikle en ny version af hjælpemiddelsystemet. KMD
er fast besluttet på, at kunne leverer det nye hjælpemiddelsystem senest ultimo
2006.
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
Hjælpemiddelprojektet
blev sat i værk på baggrund af de store administrative ændringer, der var sket
i Sundhedsforvaltningen gennem de foregående år. I den forbindelse blev der
udarbejdet en konsulentundersøgelse for at belyse behovet for strukturelle
eller styringsmæssige ændringer i relation til kommunens hjælpemiddelcenter.Sundhedsforvaltningen igangsatte på baggrund af
konsulentrapporten 6 delprojekter. De 6 delprojekter havde alle tæt sammenhæng
til IT-projektet og skulle bidrage med input hertil. Projekterne var derfor en
nødvendighed for indførelsen af det nye IT system.
Status for de IT relaterede projekter
Manglende
IT værktøjer har været medvirkende årsag til mangelfuld styring og overblik
over sager på hjælpemiddelområdet. Endvidere har der været en række uhensigtsmæssigheder
i forbindelse med arbejdsgangene bl.a. vedrørende koordinering og informationsudveksling
mellem de mange parter, som samarbejder om bevilling og bestilling af hjælpemidler.
Det
blev konkluderet i den føromtalte konsulentrapport, at den nuværende IT støtte
på Hjælpemiddelcentret er mangelfuld og uhensigtsmæssig, både hvad angår
lagerstyring, indkøb, afregning samt sagsbehandling og bestilling. Konsulentrapporten
konkluderede, at det eksisterende hjælpemiddelsystem indeholder en række
uhensigtsmæssigheder og fejl, som det ikke vurderes muligt og økonomisk
rentabelt at rette op på. Rapporten anbefaler derfor, at det eksisterende
system udskiftes.
I
forbindelse med hjælpemiddelprojektet er ændring af registreringspraksis og
indførelse af stregkoderegistrering gennemført, dermed er HMC rede til at
indføre et hjælpemiddelsystem, der kan håndtere stregkoder elektronisk.
Arbejdsgange
vedrørende bevilling og bestilling af hjælpemidler i KOS er afklaret og
beskrevet gennem projekt det gode sagsforløb, og disse skal nu implementeres i
KOS, herunder skal snitfladen til hjælpemiddelsystemet afklares.
Funktionaliteten i det nye system
Det
nye hjælpemiddelsystem vil bl.a. indeholde funktionaliteter som indkøb, bestilling,
lagerstyring, kørselsplanlægning og afregning. Derved vil systemet afhjælpe de
problemområder som konsulentrapporten beskrev.
Systemet
kan endvidere håndtere budgetopfølgning hos Hjælpemiddelcentret og bestillere
af hjælpemidler samt afregning med kunderne, herunder P&O-kontorerne og Familie-
og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Afregningsproceduren understøtter hjælpemiddelprojektets
generelle mål om øget genbrug, økonomisk hensigtsmæssig adfærd og
gennemskuelighed inden for hjælpemiddelsystemet.
Med
anskaffelsen af det nye system integreres bestillingen af hjælpemidler med KOS
samt andre systemer, der udveksler data med hjælpemiddelsystemet.
Det
nye system øger brugervenligheden væsentligt, således at arbejdsgangen for alle
brugergrupper lettes, og der opnås, alt andet lige, en reduktion i antallet af
fejlbestillinger.
Det igangsatte udbud
For
at indkøbe det omtalte IT-system, havde forvaltningen tre muligheder for at få
udviklet dette. Mulighederne var, et EU udbud, at anvende vores rammekontrakter
eller videreudvikle på det eksisterende system. Forvaltningen valgte at anvende
rammekontrakterne, og har modtaget løsningsbeskrivelser fra de tre
leverandører.
Den
overordnede konklusion af de indkomne besvarelser var, at kvaliteten af disse
ikke opfyldte vores krav, desuden lå de angivne økonomiske estimater uden for
de rammer, der var afsat i projektet. Derfor blev udbudet aflyst.
Forvaltningen
kunne nu vælge at gå i EU-udbud, hvilket dog vil forsinke projektet mere end ½
år og sandsynligheden for, at der indkommer bedre tilbud vurderes som meget
lav.
Forvaltningen
har derfor valgt at fortsætte den nuværende aftale med KMD, og indgå en aftale
med dem om udarbejdelse af en løsningsbeskrivelse for en ny version af hjælpemiddelsystemet.
Et
generelt ønske til det nye hjælpemiddelsystem, har været, at det er baseret på
et standard lagerstyringssystem. KMD's hjælpemiddelsystem er et standardsystem,
der er b
ygget på SAP, hvilket alle nye system fra KMD vil være.
Udover
at løsningen baserer sig på et standard lagerstyringssystem, er det tillige
KMD's nye standardløsning til håndtering af hjælpemidler, Københavns Kommune
vil komme til at deltager i udviklingen af. Dette er en fordel både funktionalitetsmæssigt
og økonomisk. Funktionalitetsmæssigt da både Københavns Kommune og andre
kommuner kan komme med ønsker og krav til fremtidige versioner, økonomisk da
det ikke kun er Københavns Kommune, der skal bære udgifterne til udviklingen
heraf.
Med
valget af KMD løsningen ender Københavns Kommune ikke op med en egenudviklet
løsning, hvor det kun er kommunen, der driver processen med henblik på fremtidig
udvikling og vedligeholdelse.
Tidsplan
Med
den valgte løsning er den videre tidsplan, at der er udarbejdet en færdig
løsningsbeskrivelse ved udgangen dette år, nærmere dato afventer endelig
tidsplan fra KMD. Når denne løsningsbeskrivelse foreligger, kan vi vælge at
afslutte samarbejdet, hvis løsningen ikke vurderes som tilfredsstillende. KMD
er dog fast besluttet på at levere et nyt hjælpemiddelsystem senest ultimo
2006.
September
05 Samarbejdsaftale
med KMD foreligger
August
05 Projektforberedelse afsluttet
December
05 Fremlæggelse for SOU - Stop/go
vurdering
August
06 Udvikling/implementering afsluttet
Oktober
06 Udannelse afsluttes
Januar
07 Pilotdrift afsluttes
Februar
07 Projektet afsluttes
MILJØVURDERING
Sagstypen
er ikke omfattet af Sundhedsforvaltningens positivliste over sager, der skal
miljøvurderes.
ØKONOMI
Den
økonomiske ramme for IT projektet blev oprindeligt fastsat til 8 mio. kr.
Ved
at vælge KMD som leverandør af hjælpemiddelsystem, kører systemet videre på en
eksisterende platform, hvilket giver forvaltningen en hvis besparelse i forhold
til at skifte til en anden leverandør.
Den endelige økonomi kendes
først ved afslutningen af den analyse, der pågår i indeværende efterår. Det
skal dog bemærkes, at som økonomien er skitseret fra KMD på nuværende
tidspunkt, vil denne sandsynligvis ligge under den ramme, der er afsat til
projektet.
BILAG
-
Lau Svendsen-Tune
/Flemming Engstrøm