Mødedato: 15.08.2013, kl. 14:30
Mødested: Rådhuset, 1. sal, værelse 102
Forslag til afskaffelse af krav og regler
Se alle bilag
Til top
Orientering om status og proces for implementering af tillidsdagsordenen, herunder godkendelse af forslag til afskaffelse eller lempelse af politisk vedtagne krav og regler i Københavns Kommune samt forslag til ansøgninger om at lempe statslige regler under udfordringsretten.
Indstilling og beslutning
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,
1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager orienteringen om status og proces for implementering af tillidsdagsordenen i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen til efterretning,
2. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender forslag til Økonomiforvaltningen om at igangsætte en tværgående gennemgang af krav og regler på løn, personale og økonomiområdet i Københavns Kommune for at identificere nye muligheder for sanering efter samlingen af administrative opgaver i Koncernservice, og
3. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender forslag til ansøgninger under udfordringsretten på sundheds- og omsorgsområdet, jf. bilag 1-3.
1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager orienteringen om status og proces for implementering af tillidsdagsordenen i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen til efterretning,
2. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender forslag til Økonomiforvaltningen om at igangsætte en tværgående gennemgang af krav og regler på løn, personale og økonomiområdet i Københavns Kommune for at identificere nye muligheder for sanering efter samlingen af administrative opgaver i Koncernservice, og
3. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender forslag til ansøgninger under udfordringsretten på sundheds- og omsorgsområdet, jf. bilag 1-3.
Problemstilling
Med afsæt i reformprogrammet 'Aktiv og tryg hele livet' arbejder Sundheds- og Omsorgsudvalget med en klar vision om at sikre mere tid til kerneydelsen. På tværs af Københavns Kommune arbejdes der ligeledes på at skabe et større fagligt råderum for medarbejderne gennem implemtering af tillidsdagsordenen. Sundheds- og Omsorgsudvalget har løbende haft drøftet implementering af tillidsdagsordenen, og det nye udvalg vil arbejde videre med sporene i forhold til kodeks, tillidsrum, målsanering, forenkling af planer og strategier mv.
Som led i den tværgående opfølgning har Borgerrepræsentationen den 23. maj 2013 besluttet en ny runde på forslag til udfordringsretten vedrørende statslige regler og forslag til afskaffelse af politisk vedtagne krav og regler i Københavns Kommune. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen skal melde ind til Økonomiforvaltningen om forslag på sundheds- og omsorgsområdet senest den 16. august 2013.
Borgerrepræsentation har samtidig bedt om, at der redegøres for, hvordan udvalgene arbejder med at afskaffe forvaltningsspecifikke krav og regler samt forenklinger og ændringer i forvaltningernes styringsmodeller, som kan frigøre tid til kerneydelsen. Sundheds- og Omsorgsudvalget forelægges derfor også en status over forvaltningens implementering af tillidsdagsordenen.
Som led i den tværgående opfølgning har Borgerrepræsentationen den 23. maj 2013 besluttet en ny runde på forslag til udfordringsretten vedrørende statslige regler og forslag til afskaffelse af politisk vedtagne krav og regler i Københavns Kommune. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen skal melde ind til Økonomiforvaltningen om forslag på sundheds- og omsorgsområdet senest den 16. august 2013.
Borgerrepræsentation har samtidig bedt om, at der redegøres for, hvordan udvalgene arbejder med at afskaffe forvaltningsspecifikke krav og regler samt forenklinger og ændringer i forvaltningernes styringsmodeller, som kan frigøre tid til kerneydelsen. Sundheds- og Omsorgsudvalget forelægges derfor også en status over forvaltningens implementering af tillidsdagsordenen.
Løsning
Status på og proces for implementering af tillidsdagsordenen
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er i gang med at implementere egne initiativer under tillidsdagsordenen, hvor der er fokus på 4 hovedspor:
1. Tillidsbaserede styringsrelationer
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har fokus på at ændre styringsrelationerne mellem det centrale niveau og institutionerne, herunder en forenkling af styringsmodeller, målstyring og dokumentation, så der skabes rammer for en mere fagligt styret og effektiv service. Hjemmeplejens styringsmodel er således blevet ændret fra tildeling af enkeltydelse til besøgsblokke i 2012. Forvaltningen er i gang med at forberede implementeringen af afskaffelse af BUM-modellen på plejehjemsområdet pr 1. januar 2014, som blev vedtaget i Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetbidrag for 2014. Træningsområdet er det næste område, som forvaltningen vil se på. På baggrund af en række workshops i maj og september 2013 vil Sundheds- og Omsorgsudvalget i september/oktober få forelagt et forslag til en forenklet styringsmodel på træningsområdet.
I forhold til målstyring og dokumentation drøftede Sundheds- og Omsorgsudvalget på mødet den 30. maj 2013 sanering af mål og målstyring, hvor forvaltningen vender tilbage med et konkret beslutningsoplæg primo 2014 til det nye Sundheds- og Omsorgsudvalg. Udviklingen af hverdagsindikatorer, der kan måle borgernes trivsel og livskvalitet, indgår i dette arbejde og bidrager til at måle på effekten af forvaltningens indsatser.
Forvaltningen har ligeledes implementeret en række forslag fra 2012 om afskaffelse af indberetninger for institutionerne fra den første runde på afskaffelse af unødvendige krav og indberetninger for kommunens ansatte. Fremadrettet foreslår forvaltningen, at der i den nye runde på afskaffelse af krav og regler igangsættes en tværgående gennemgang af krav og regler på personale, løn og økonomiområdet i kommunen, jf. afsnit herom længere nede.
2. Bedre arbejdstilrettelæggelse
Andet hovedspor har fokus på bedre arbejdstilrettelæggelse og rammevilkår for driften, som muliggør øget udfoldelse af faglighed og bedre resultater. Sundheds- og Omsorgsudvalget har godkendt forslag til bedre arbejdstilrettelæggelse i hjemmeplejen i udvalgets budgetbidrag for 2014. Forvaltningen arbejder med forslag til bedre arbejdstilrettelæggelse på plejehjemsområdet, som kan præsenteres på udvalgets budgetseminar i marts 2014. Forslag til bedre arbejdstilrettelæggelse på træningsområdet indgår i arbejdet med udviklingen af en forenklet styringsmodel på området.
3. Tillidsbaseret inddragelse af omverdenen
I tredje hovedspor er der fokus på at inddrage omverdenen og indgå i dialog og partnerskaber for at skabe mere innovative løsninger, som kan bidrage til bedre resultater. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har afholdt camps med både interne og eksterne deltagere på hjemmepleje- og plejehjemsområdet i december 2012 og januar 2013. Output herfra er efterfølgende behandlet i SUF MED, og udvalgte initiativer videreføres i forskellige spor i forvaltningen. Endvidere har ledelses- og medarbejderrepræsentanter fra plejecentre og lokalområder samt repræsentanter fra Ældreråd og ældreorganisationer været inddraget tidligt i processen for formulering af nye principper for fremtidens plejeboliger, der også drøftes på Sundheds- og Omsorgsudvalgsmødet den 15. august 2013.
4. Forudsætning for tillidsdagsordenen: faglig ledelse og fagligt dygtige medarbejdere
Sidste hovedspor har fokus på forudsætningerne for tillidsdagsordenen, faglig ledelse og fagligt dygtige medarbejdere.
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har integreret tillidsdagsordenen i forvaltningens egen akademiuddannelse i ledelse, som er målrettet mellemledere i driften. Deltagerne på det kommende hold vil således blive introduceret til en række dilemmaer og udfordringer i forbindelse med implementeringen af tillidsdagsordenen. Det kan blandt andet være, hvordan man sikrer den faglige kvalitet i mødet med borger og håndterer manglende faglighed, lederens nye rolle samt fokus på arbejdstilrettelæggelse, så der frigøres mere tid til kerneydelsen. Forvaltningen har samtidig udviklet et modul i forandringsledelse, som frit kan vælges, hvis man allerede har gennemført akademiuddannelsen i ledelse.
Tillidsdagsordenen har ligeledes været et tema på lederkonferencen i maj for de tre øverste lederniveauer og vil være et tema på lederkonferencen i november 2013, hvor alle ledere i forvaltningen deltager. Frem mod lederkonferencen er der igangsat en lokalt forankret proces, som har til formål at få skabt et fælles sprog om ledelse i forvaltningen. I forhold til medarbejderne arbejder forvaltningen med udviklingen af et kompetenceafdækningsværktøj, som er et it-værktøj til afdækning af kompetencer til at løse specifikke service- og sundhedslovsydelser hos medarbejderne. Værktøjet skal muliggøre oversigt over organisatoriske enheders samlede kompetencestyrke til brug for kvalitetssikring og identificering af hvilke indsatser, der er brug for at igangsætte.
Tværgående initiativer
Udover Sundheds- og Omsorgsforvaltningens egne initiativer, omfatter tillidsdagsordenen en række fælles initiativer for alle forvaltningerne. Borgerrepræsentationen har i sin drøftelse den 23. maj 2013 skitseret en række processer for nogen af disse initiativer. Med denne indstilling følger Sundheds- og Omsorgsforvaltningen op på den aftalte proces om afskaffelse af krav og regler. Forvaltningen samarbejder også med de øvrige forvaltninger om implementeringen af forslag om fri-institutioner, hvor der skal udvælges tre institutioner i forvaltningen, som fritages for en række regler og krav, og som skal fungere som velfærdslaboratorier for udviklingen af nye måder at løse kerneopgaverne på samt nye måder at dokumentere og arbejde med mål på.
Der udestår i det nye Sundheds- og Omsorgsudvalg en drøftelse af det udarbejdede kodeks for tillidsbaseret ledelse, herunder oversættelsen til egen forvaltning, fastlæggelse af tillidsrummet, faglige pejlemærker og effektmål samt muligheder for forenkling af planer, strategier og politikker på sundheds- og ældreområdet.
Forslag til afskaffelse af politisk vedtagne krav og regler i Københavns Kommune
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen foreslår, at Økonomiforvaltningen sammen med Intern revision igangsætter en tværgående gennemgang af krav og regler, herunder krav til ledelsestilsyn, på personale, løn og økonomiområdet i Københavns Kommune for at identificere nye muligheder for sanering efter samlingen af administrative opgaver i Koncernservice og i lyset af tillidsdagsordenen. Socialforvaltningen har blandt andet været i gang med at se på, om der er steder, hvor det nuværende ledelsestilsyn kan undværes i forhold til tillidsdagsordenen.
En fælles gennemgang med fokus på det samlede personale, løn og økonomiområde kan med fordel løftes med Økonomiforvaltningen som tovholder for at sikre den nødvendige ekspertise og det tværgående perspektiv.
Forslag til ansøgninger under udfordringsretten
Økonomiudvalget har besluttet at fremsende en ny fælles ansøgning med nye forslag til udfordringsretten, som er blevet forlænget til 2015. Udfordringsretten retter sig mod forsøg med arbejdsgange og processer og giver mulighed for på forsøgsbasis at blive fritaget for nogle af de gældende statslige regler for at afprøve nye måder at gøre tingene på. Initiativet indgår i den fælles målsætning om at fremme afbureaukratisering, der skal sikre mere tid til kerneydelsen.
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har identificeret tre forslag til regler, der ønskes udfordret i Københavns Kommunes fælles ansøgning under udfordringsretten, som er uddybende beskrevet i de udfyldte ansøgninger i bilag 1-3. Det drejer sig om følgende forslag:
1) Færre krav til rapportering af utilsigtede hændelser (UTH), jf. bilag 1
Sundheds- og Omsorgsudvalget fik forelagt status på utilsigtede hændelser i 2012 på mødet den 20. juni 2013. Der er rapporteret 17.054 utilsigtede hændelser i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen i 2012. Rapporteringen sikrer en vigtig indsigt i patientsikkerhedsniveauet og risikoområder i forvaltningen, men er også en betydelig administrativ opgave for de sundheds- og omsorgsfaglige medarbejdere. Forvaltningen ønsker at udfordre omfanget af indrapporteringer af fejl og utilsigtede hændelser på sundhedsområdet, herunder rapportering af gentagne fald. Forvaltningen foreslår, at medarbejderne fritages for rapporteringer på "fald" og "borgere der ikke får den ordinerede medicin" for hændelsestyperne "ingen skade" eller " mild".
2) Kommunens særlige opfølgning på socialområdet, jf. bilag 2
Med aftalen om kommunernes økonomi 2010 mellem KL og regeringen blev det besluttet, at kommunalbestyrelsen kvartalsvist skal modtage oversigter over den den økonomiske udvikling på socialområdet mhp. budgetoverholdelse. Næsten de samme oplysninger er tilgængelige via via kvartals- og halvårsregnskaber samt årsregnskaber og rapporteringen ønskes derfor afskaffet. Formålet er at frigøre tid fra administrativt arbejde med udfyldning af skabeloner.
3) Afskaffe omkonteringen af administrativt overhead fra hovedkonto 6 til hovedkonto 5 på det omkostningsbaserede takstområde, jf. bilag 3
Forvaltningen foreslår at afskaffe omkonteringen af administrativt overhead fra hovedkonto 6 til hovedkonto 5 på det omkostningsbaserede takstområde (det specialiserede børneområde samt voksen-, ældre- og handicapområdet). Den forudsatte praksis er fastlagt i Budget- og regnskabssystem for kommuner, som er bindende for kommunerne. Det er en styringsmæssig tung praksis, hvor det bagvedliggende hensyn kan løftes på en nemmere måde.
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er i gang med at implementere egne initiativer under tillidsdagsordenen, hvor der er fokus på 4 hovedspor:
1. Tillidsbaserede styringsrelationer
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har fokus på at ændre styringsrelationerne mellem det centrale niveau og institutionerne, herunder en forenkling af styringsmodeller, målstyring og dokumentation, så der skabes rammer for en mere fagligt styret og effektiv service. Hjemmeplejens styringsmodel er således blevet ændret fra tildeling af enkeltydelse til besøgsblokke i 2012. Forvaltningen er i gang med at forberede implementeringen af afskaffelse af BUM-modellen på plejehjemsområdet pr 1. januar 2014, som blev vedtaget i Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetbidrag for 2014. Træningsområdet er det næste område, som forvaltningen vil se på. På baggrund af en række workshops i maj og september 2013 vil Sundheds- og Omsorgsudvalget i september/oktober få forelagt et forslag til en forenklet styringsmodel på træningsområdet.
I forhold til målstyring og dokumentation drøftede Sundheds- og Omsorgsudvalget på mødet den 30. maj 2013 sanering af mål og målstyring, hvor forvaltningen vender tilbage med et konkret beslutningsoplæg primo 2014 til det nye Sundheds- og Omsorgsudvalg. Udviklingen af hverdagsindikatorer, der kan måle borgernes trivsel og livskvalitet, indgår i dette arbejde og bidrager til at måle på effekten af forvaltningens indsatser.
Forvaltningen har ligeledes implementeret en række forslag fra 2012 om afskaffelse af indberetninger for institutionerne fra den første runde på afskaffelse af unødvendige krav og indberetninger for kommunens ansatte. Fremadrettet foreslår forvaltningen, at der i den nye runde på afskaffelse af krav og regler igangsættes en tværgående gennemgang af krav og regler på personale, løn og økonomiområdet i kommunen, jf. afsnit herom længere nede.
2. Bedre arbejdstilrettelæggelse
Andet hovedspor har fokus på bedre arbejdstilrettelæggelse og rammevilkår for driften, som muliggør øget udfoldelse af faglighed og bedre resultater. Sundheds- og Omsorgsudvalget har godkendt forslag til bedre arbejdstilrettelæggelse i hjemmeplejen i udvalgets budgetbidrag for 2014. Forvaltningen arbejder med forslag til bedre arbejdstilrettelæggelse på plejehjemsområdet, som kan præsenteres på udvalgets budgetseminar i marts 2014. Forslag til bedre arbejdstilrettelæggelse på træningsområdet indgår i arbejdet med udviklingen af en forenklet styringsmodel på området.
3. Tillidsbaseret inddragelse af omverdenen
I tredje hovedspor er der fokus på at inddrage omverdenen og indgå i dialog og partnerskaber for at skabe mere innovative løsninger, som kan bidrage til bedre resultater. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har afholdt camps med både interne og eksterne deltagere på hjemmepleje- og plejehjemsområdet i december 2012 og januar 2013. Output herfra er efterfølgende behandlet i SUF MED, og udvalgte initiativer videreføres i forskellige spor i forvaltningen. Endvidere har ledelses- og medarbejderrepræsentanter fra plejecentre og lokalområder samt repræsentanter fra Ældreråd og ældreorganisationer været inddraget tidligt i processen for formulering af nye principper for fremtidens plejeboliger, der også drøftes på Sundheds- og Omsorgsudvalgsmødet den 15. august 2013.
4. Forudsætning for tillidsdagsordenen: faglig ledelse og fagligt dygtige medarbejdere
Sidste hovedspor har fokus på forudsætningerne for tillidsdagsordenen, faglig ledelse og fagligt dygtige medarbejdere.
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har integreret tillidsdagsordenen i forvaltningens egen akademiuddannelse i ledelse, som er målrettet mellemledere i driften. Deltagerne på det kommende hold vil således blive introduceret til en række dilemmaer og udfordringer i forbindelse med implementeringen af tillidsdagsordenen. Det kan blandt andet være, hvordan man sikrer den faglige kvalitet i mødet med borger og håndterer manglende faglighed, lederens nye rolle samt fokus på arbejdstilrettelæggelse, så der frigøres mere tid til kerneydelsen. Forvaltningen har samtidig udviklet et modul i forandringsledelse, som frit kan vælges, hvis man allerede har gennemført akademiuddannelsen i ledelse.
Tillidsdagsordenen har ligeledes været et tema på lederkonferencen i maj for de tre øverste lederniveauer og vil være et tema på lederkonferencen i november 2013, hvor alle ledere i forvaltningen deltager. Frem mod lederkonferencen er der igangsat en lokalt forankret proces, som har til formål at få skabt et fælles sprog om ledelse i forvaltningen. I forhold til medarbejderne arbejder forvaltningen med udviklingen af et kompetenceafdækningsværktøj, som er et it-værktøj til afdækning af kompetencer til at løse specifikke service- og sundhedslovsydelser hos medarbejderne. Værktøjet skal muliggøre oversigt over organisatoriske enheders samlede kompetencestyrke til brug for kvalitetssikring og identificering af hvilke indsatser, der er brug for at igangsætte.
Tværgående initiativer
Udover Sundheds- og Omsorgsforvaltningens egne initiativer, omfatter tillidsdagsordenen en række fælles initiativer for alle forvaltningerne. Borgerrepræsentationen har i sin drøftelse den 23. maj 2013 skitseret en række processer for nogen af disse initiativer. Med denne indstilling følger Sundheds- og Omsorgsforvaltningen op på den aftalte proces om afskaffelse af krav og regler. Forvaltningen samarbejder også med de øvrige forvaltninger om implementeringen af forslag om fri-institutioner, hvor der skal udvælges tre institutioner i forvaltningen, som fritages for en række regler og krav, og som skal fungere som velfærdslaboratorier for udviklingen af nye måder at løse kerneopgaverne på samt nye måder at dokumentere og arbejde med mål på.
Der udestår i det nye Sundheds- og Omsorgsudvalg en drøftelse af det udarbejdede kodeks for tillidsbaseret ledelse, herunder oversættelsen til egen forvaltning, fastlæggelse af tillidsrummet, faglige pejlemærker og effektmål samt muligheder for forenkling af planer, strategier og politikker på sundheds- og ældreområdet.
Forslag til afskaffelse af politisk vedtagne krav og regler i Københavns Kommune
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen foreslår, at Økonomiforvaltningen sammen med Intern revision igangsætter en tværgående gennemgang af krav og regler, herunder krav til ledelsestilsyn, på personale, løn og økonomiområdet i Københavns Kommune for at identificere nye muligheder for sanering efter samlingen af administrative opgaver i Koncernservice og i lyset af tillidsdagsordenen. Socialforvaltningen har blandt andet været i gang med at se på, om der er steder, hvor det nuværende ledelsestilsyn kan undværes i forhold til tillidsdagsordenen.
En fælles gennemgang med fokus på det samlede personale, løn og økonomiområde kan med fordel løftes med Økonomiforvaltningen som tovholder for at sikre den nødvendige ekspertise og det tværgående perspektiv.
Forslag til ansøgninger under udfordringsretten
Økonomiudvalget har besluttet at fremsende en ny fælles ansøgning med nye forslag til udfordringsretten, som er blevet forlænget til 2015. Udfordringsretten retter sig mod forsøg med arbejdsgange og processer og giver mulighed for på forsøgsbasis at blive fritaget for nogle af de gældende statslige regler for at afprøve nye måder at gøre tingene på. Initiativet indgår i den fælles målsætning om at fremme afbureaukratisering, der skal sikre mere tid til kerneydelsen.
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har identificeret tre forslag til regler, der ønskes udfordret i Københavns Kommunes fælles ansøgning under udfordringsretten, som er uddybende beskrevet i de udfyldte ansøgninger i bilag 1-3. Det drejer sig om følgende forslag:
1) Færre krav til rapportering af utilsigtede hændelser (UTH), jf. bilag 1
Sundheds- og Omsorgsudvalget fik forelagt status på utilsigtede hændelser i 2012 på mødet den 20. juni 2013. Der er rapporteret 17.054 utilsigtede hændelser i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen i 2012. Rapporteringen sikrer en vigtig indsigt i patientsikkerhedsniveauet og risikoområder i forvaltningen, men er også en betydelig administrativ opgave for de sundheds- og omsorgsfaglige medarbejdere. Forvaltningen ønsker at udfordre omfanget af indrapporteringer af fejl og utilsigtede hændelser på sundhedsområdet, herunder rapportering af gentagne fald. Forvaltningen foreslår, at medarbejderne fritages for rapporteringer på "fald" og "borgere der ikke får den ordinerede medicin" for hændelsestyperne "ingen skade" eller " mild".
2) Kommunens særlige opfølgning på socialområdet, jf. bilag 2
Med aftalen om kommunernes økonomi 2010 mellem KL og regeringen blev det besluttet, at kommunalbestyrelsen kvartalsvist skal modtage oversigter over den den økonomiske udvikling på socialområdet mhp. budgetoverholdelse. Næsten de samme oplysninger er tilgængelige via via kvartals- og halvårsregnskaber samt årsregnskaber og rapporteringen ønskes derfor afskaffet. Formålet er at frigøre tid fra administrativt arbejde med udfyldning af skabeloner.
3) Afskaffe omkonteringen af administrativt overhead fra hovedkonto 6 til hovedkonto 5 på det omkostningsbaserede takstområde, jf. bilag 3
Forvaltningen foreslår at afskaffe omkonteringen af administrativt overhead fra hovedkonto 6 til hovedkonto 5 på det omkostningsbaserede takstområde (det specialiserede børneområde samt voksen-, ældre- og handicapområdet). Den forudsatte praksis er fastlagt i Budget- og regnskabssystem for kommuner, som er bindende for kommunerne. Det er en styringsmæssig tung praksis, hvor det bagvedliggende hensyn kan løftes på en nemmere måde.
Økonomi
Der er ingen økonomiske konsekvenser ved indstillingen.
Videre proces
Forslag til ansøgninger under udfordringsretten og forslag til afskaffelse af politisk vedtagne krav og regler i Københavns Kommune behandles i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen i efteråret 2013.
Hanne Baastrup
/Kristian Fred Jensen
Hanne Baastrup
/Kristian Fred Jensen
Beslutning
Indstillingen blev godkendt.