Opfølgning på bemærkninger fra Revisionsdirektoratet vedr. regnskab 2001

4. Opfølgning på bemærkninger fra Revisionsdirektoratet vedr. regnskab 2001

SOU 118/2003 J.nr. 16/2003

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager orienteringen til efterretning.

Denne indstilling er en opfølgning på de tiltag inden for økonomistyring, som fremgår af Revisionsprotokollat 18/2001 om Sundhedsforvaltningens årsregnskab 2001 (SOU 178/2002) og Revisionsprotokollat 19/2001 om revision af Københavns Kommunes regnskab 2001 på visse dele af det sociale område (folkepension) (SOU 180/2002).

Sundheds- og Omsorgsudvalget behandlede begge Revisionsprotokollater på mødet den 8. august 2002.

I Revisionsprotokollat 18/2001 udtrykte Revisionsdirektoratet deres vurdering af Sundhedsforvaltningens tiltag. Revisionsdirektoratet vurderede, at tiltagene vil medføre en moderne og kvalificeret økonomistyring. Revisionsdirektoratet konstaterede i den sammenhæng også, at implementeringen af de varslede tiltag vil være ganske ressourcekrævende. Derfor anser Revisionsdirektoratet det for vigtigt, at der udarbejdes en overordnet beskrivelse af opgave- og ansvarsfordelingen samt en tidsplan for implementeringen.

I Revisionsprotokollat 19/2001 er nævnt, at Rigsrevisionen i 2001 har foretaget en gennemgang af de administrative procedurer og kontrolforanstaltninger vedrørende folkepension. Revisionsdirektoratet havde ikke bemærkninger til sagsbehandlingen, men havde bemærkninger til, at pensionssystemet ikke var afstemt i forhold til økonomisystemet, og at der ikke var udarbejdet redegørelser til skattevæsenet.

Indstillingen indeholder en redegørelse for fremdriften i de tiltag, som Revisionsdirektoratet har kommenteret i Revisionsprotokollaterne. Desuden redegøres for de nye tiltag, der er planlagt og/eller iværksat. I de tilfælde hvor der ligger en plan for den videre implementering, redegøres der også for denne.

Der er herved taget hensyn til Revisionsudvalgets henstilling i brev af 5. februar 2003 om at sørge for en fyldestgørende og forståelig opfølgning på revisionssagerne.

Herunder opridses kortfattet de elementer i økonomistyringen, som Sundhedsforvaltningen arbejder med. Det skal præciseres, at økonomistyringen anskues bredt, således at der også er tale om de forudsætninger, der rent organisatorisk er, og således at der også lægges vægt på forskellige styringsværktøjer.

1. Organisering

• Ny struktur sat i værk. Strukturen understøtter BUM-modellen.

2. Budgetter

• Økonomistaben har udarbejdet og indført en ny budgetmodel på plejehjemsområdet.
• Hjemmeplejens budget udregnes efter visiterede timer og korrigeres efter de udførte timer.
• Som følge af frit valg skal der i fremtiden også afregnes til private leverandører af personlig og praktisk hjælp til hjemmeboende borgere over 67 år på baggrund af timeprisen.
• Centrale driftsmidler.

3. Budgetopfølgning

• Controlling skal i fremtiden gennemføres på flere ledelsesniveauer. De nye Ældrekontorer får en væsentlig opgave med den finansielle controlling.

4. Aktivitetsstyring

• Der arbejdes med betinget ressourcetildeling på hjemmeplejeområdet, således at budgettet korrigeres efter de præsterede timer.
• Anvendes ikke på plejehjemsområdet.

5. Fleksibel styring af plejeboligkapaciteten

• Ventetidsgarantien på fire uger forventes at kunne opfyldes med udgangen af 2003.
• Første skridt til at arbejde med fleksibel styring er taget, idet Sundhedsforvaltningen har indgået en aftale med plejehjemmet Degnemosegård om at Sundhedsforvaltningen løbende kan ophøre med at anvende plejeboligpladser på plejehjemmet.

6. Ensartet serviceniveau

• Der er kvalitetsstandarder på hjemmeplejeområdet, som anvendes i visiteringen til ydelser.
• Der arbejdes i øjeblikket med at færdiggøre kvalitetsstander på plejehjemsområdet og på træningsområdet med henblik på politisk godkendelse.

7. Ledelsesinformation/Datawarehouse

• Der er nedsat en projektgruppe, der skal arbejde med at afgrænse og klarlægge behovet for ledelsesinformation. Dette projekt forventes afsluttet i november 2003.

8. Styringsværktøjer- målstyring

• Der er gennemført pilotprojekter med at indgå kontrakter og Balanced Scorecard med i alt 16 decentrale institutioner.
• Der er udarbejdet vejledninger til at opbygge og strukturere kontrakter og Balanced Scorecard.
• Der arbejdes på en plan for den videre proces med at udbrede kontraktledelse til hele Sundhedsforvaltningen.

9. Andre opgaver

• Sundhedsforvaltningen har udarbejdet et udkast til ny kasseinstruks, som i øjeblikket drøftes med Revisionsdirektoratet.
• De resterende forretningsgange forventes færdige ved udgangen af maj måned 2003.

• Der er udarbejdet et udkast vedrørende anlægsregnskaber for ældreboliger.
• Der er nedsat en taskforce, som har til opgave at udarbejde de resterende anlægsregnskaber. De forventes færdige ultimo september 2003.

• Sundhedsforvaltningen har arbejdet med at få afstemt diverse konti i forvaltningens regi, således at der nu primo maj 2003 mangler at blive afstemt syv ud af 925 konti i forbindelse med afslutningen på årsregnskab 2002.

10. Pensionssystemet

• Sundhedsforvaltningen har fået løst samspilsproblemerne mellem pensionssystemet og KØR, således at pensionsforholdene fremover kan afstemmes løbende. Det bagudrettede arbejde med at få afstemt pensionskontiene fra årene før 2002 er igangsat.

Denne indstilling indeholder en opfølgning på de tiltag inden for økonomistyring, som danner baggrund for Revisionsprotokollaterne 18/2001 og 19/2001.

I Revisionsprotokollat 18/2001 udtrykte Revisionsdirektoratet, at deres vurdering af Sundhedsforvaltningens tiltag vil indebære en moderne og kvalificeret økonomistyring. Revisionsdirektoratet konstaterede i den sammenhæng også, at implementeringen af de varslede tiltag vil være ganske ressourcekrævende.

I Revisionsprotokollat 19/2001 er nævnt, at Rigsrevisionen i 2001 har foretaget en gennemgang af de administrative procedurer og kontrolforanstaltninger vedrørende folkepension. Revisionsdirektoratet havde ikke bemærkninger til sagsbehandlingen, men havde bemærkninger til, at pensionssystemet ikke var afstemt i forhold til økonomisystemet, og at der ikke var udarbejdet redegørelser til skattevæsenet.

Revisionsudvalget har også i brev af 5. februar 2003 givet anvisning på udvalgenes behandling af revisionssager. Brevet er udsendt til Sundheds- og Omsorgsudvalget den 10. marts 2003 og vedlægges som bilag.

I brevet fra Revisionsudvalget henstilles det, at forvaltningernes besvarelse af et revisionsprotokollat bliver affattet fyldestgørende og forståeligt, og at der sker en umiddelbar opfølgning af revisionssagerne.

Dette notat indeholder en redegørelse for:

• Status for de anførte tiltag
• Nye tiltag
• Plan for den videre implementering

Borgerrepræsentationen har i mødet den 6. februar 2003 (BR 56/2003) godkendt, at Sundhedsforvaltningen indfører en ny struktur. Implementeringen er startet og forventes at være afsluttet den 1. januar 2004. Den nye struktur understøtter bl.a. forvaltningens arbejde med at indføre BUM-strukturen i forvaltningen.

Organisationsændringen betyder, at de nuværende 13 Pensions- og Omsorgskontorere sammenlægges organisatorisk til syv nye Pensions- og Omsorgskontorer. Samtidig etableres syv nye Ældrekontorer, der har ansvar for en række af forvaltningens udførende enheder såsom plejehjem, hjemmeplejeenheder m.fl. i de syv lokalområder.

De syv Pensions- og Omsorgskontorer og de syv Ældrekontorer etableres i syv selvbærende lokalområder, der har en sådan størrelse, at de geografisk, opgavemæssigt, økonomisk og kompetencemæssigt kan realisere de politiske, organisatoriske og kvalitetsmæssige målsætninger samt matche udfordringerne i forbindelse med frit valg.

2.1 Plejehjemsområdet

For budgetåret 2003 er der indført en ny budgetfordelingsmodel på plejehjemsområdet. Hensigten med den nye model er at gøre plejehjemmenes budgetter gennemskuelige, at give plejehjemmene et ensartet økonomisk grundlag, der afspejler opgavefordelingen og at tilpasse budgettet til BUM-strukturen.

Den nye budgetmodel er baseret på en overordnet fordeling på de fire funktionsområder inden for hele plejehjemsområdet: plejehjemsbudget, dagcenterbudget, daghjemsbudget og køkkenproduktionsbudget.

Fordelingen af midler mellem de plejehjem, som har enten daghjem eller dagcenter, foregår efter de gældende basisenheder.

Fordelingen af budgetmidler til produktionskøkkener tager hensyn til og udgangspunkt i det enkelte køkkens effektivitet. For køkkenet gælder desuden, at der til samtlige plejehjem lægges budget til køb og salg af fødevarer.

Budgettet for et givent plejehjem bygges op omkring seks aktivitetsområder:

- administration

- ejendomsdrift

- rengøring/vask

- fortæring

- pleje/omsorg

- indtægter

Indenfor hvert aktivitetsområde fordeles den sum, som er til rådighed, til de enkelte institutioner efter takster, faktiske udgifter eller en kombination heraf. Taksterne som bruges, er enten et beløb pr. beboer eller et beløb pr. kvadratmeter eller en fast takst. For at sikre at den samlede budgetramme overholdes, vil taksterne blive beregnet på ny til hvert budgetår, og vil således evt. variere fra år til år. Taksterne pr. beboer eller kvadratmeter vil være den samme for alle plejehjem.

2.2 Hjemmeplejeområdet

Sundhedsforvaltningen har tilpasset budgetfordelingen på hjemmeplejeomr& aring;det til de nye vilkår, der er opstået gennem kravene om at leve op til lovgivningen om frit valg af personlig og praktisk hjælp. Det betyder, at der er udregnet en timepris for praktisk og personlig hjælp, som hver enhed får budget ud fra. De visiterede timer danner grundlag for budgettet, som derefter korrigeres efter de udførte timer. Det vil sige, at hver hjemmeplejeenheds budget i princippet kan variere fra måned til måned.

Som følge af at frit valg er indført har hjemmeboende borgere over 67 år mulighed for at vælge en privat leverandør af personlig og praktisk hjælp i stedet for det offentlige tilbud. De private leverandører skal afregnes efter den samme timepris som de offentlige hjemmeplejeenheder. I Sundhedsforvaltningen vil dette i fremtiden ske i hver af lokalområderne, således at Pension- og Omsorgskontorerne varetager denne afregning med de private udbydere, der tilvælges af borgere, der er visiteret i lokalområdet.

2.3 Centrale driftsmidler

Hidtil har der været centrale driftsmidler for henholdsvis plejehjem og hjemmepleje.

På plejehjemsområdet har Sundhedsforvaltningen valgt at reducere størrelsen af de centrale midler kraftigt i forbindelse med organisationsændringen, således at en stor del af midlerne fordeles direkte til ældrekontorerne.

På hjemmeplejeområdet dækker de eksisterende centrale driftsmidler fx vedligeholdelse og husleje. Det er ikke bestemt, om disse centrale midler skal reduceres eller helt fjernes.

3. Budgetopfølgning

I forbindelse med Sundhedsforvaltningens nye struktur er Ældrekontorerne, som beskrevet, indført som et nyt led i organisationen. En af de væsentlige opgaver disse kontorer får, er at sikre kvalitet i ydelserne og en effektiv drift på de decentrale institutioner. På økonomistyringsområdet er det således Ældrekontorerne, der skal følge op på udvalgte nøgletal vedrørende budgettet og aktiviteterne ved månedlige kalkuler. Desuden skal de udarbejde kvartalsregnskaber for lokalområdet, således at der hurtigst muligt kan gribes ind, hvis der opstår problemer med at overholde budgetterne på en konkret enhed.

Mere specifikt arbejder Sundhedsforvaltningen med at udbrede begrebet controlling i forvaltningen. Kort fortalt arbejdes der med at udbrede controlling som et samspil mellem det at identificere problemer før de udvikler sig, indgå i dialog om problemets karakter og finde en god og hurtig løsning på problemet. Formålet er at opnå en mere proaktiv budgetopfølgning, som blandt andet fås ved den tættere ledelse af de decentrale institutioner, som Ældrekontorerne skal varetage.

På hjemmeplejeområdet opererer Sundhedsforvaltningen med aktivitetsstyring, således at der er en sammenkædning mellem budget og aktiviteter. Som beskrevet ovenfor er tildelingen af ressourcer betinget af, at den enkelte hjemmeplejeenhed leverer det, som de er bestilt til at levere.

Aktivitetsstyring anvendes ikke på plejehjemsområdet.

Da Sundhedsforvaltningen fortsat ikke overholder målsætningen om fire ugers ventetidsgaranti, har forvaltningen ikke anvendt den fleksible styring af plejeboligkapaciteten endnu. Det er målsætningen, at borgere, der er godkendt til plejebolig i Københavns Kommune, maksimalt skal vente fire uger fra de bliver visiteret til en bolig, til de får et tilbud om en bolig. Borgere der venter til specielle tilbud, fx skærmede botilbud til demente kan komme til at vente længere. Ventende til udenbys tilbud er ikke omfattet af garantien ligesom ventende fra andre kommuner til tilbud i København heller ikke er omfattet.

I budget 2003 er afsat 25,3 mill. kr. til køb eller etablering af yderligere 60 plejeboliger. Sammenholdt med et fortsat fald i antallet af ældre er det beregnet, at garantien vil kunne opfyldes inden udgangen af 2003.

Sundhedsforvaltningen har forberedt vilkårene for at iværksætte fleksibel styring af plejeboligerne. Første skridt er taget, idet Sundhedsforvaltningen har indgået en aftale med plejehjemmet Degnemosegård om at Sundhedsforvaltningen løbende kan ophøre med at anvende plejeboligpladser på plejehjemmet, som så til gengæld må hente sine kunder i andre byer. Det næste skridt vil være at indgå tilsvarende aftaler med andre plejehjem.

Som beskrevet i sidste års notat om økonomistyring, er der udarbejdet kvalitetsstander for hjemmeplejen, som borgerne visiteres efter.

I det forgangne år er der blevet arbejdet på at udvikle kvalitetsstandarder for plejehjemmene i Københavns Kommune. Der arbejdes fortsat på projektet, som forventes forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget inden udgangen af 2003.

Der er endnu ikke udarbejdet færdige kvalitetsstandarder på træningsområdet, men der er nedsat en projektgruppe bestående af medarbejdere fra forvaltningens Bestillerstab, Kvalitetsstab og fra de decentrale institutioner, der arbejder med træning. Projektgruppen forventes at være færdige inden udgangen af 2003.

Der er iværksat et projekt, der skal arbejde med at opbygge et ledelsesinformationssystem / Datawarehouse i Sundhedsforvaltningen. Herunder beskrives formålet med at anskaffe et Datawarehouse og det planlagte tidsforløb.

Hensigten med et ledelsesinformationssystem er at sørge for, at lederne og medarbejderne i Sundhedsforvaltningen via et fælles medie hurtigt kan få de relevante informationer om ressourceforbrug, resultater, aktiviteter, demografi og andre statistiske grunddata mv., som er nødvendige for at kunne varetage ledelsesopgaver, herunder prioriteringer mv. Desuden er det også et vigtigt formål at skabe klarhed og ensartethed i de data, som udmeldes.

Projektet består af 3 hovedområder:

A: Identifikation af data med ledelses- og styringsrelevans

B: Valg af software

C: Opbygning og ibrugtagning af IT-system

I dette notat er der udelukkende fokus på opgaven med at identificere data med ledelses- og styringsrelevans. De to andre hovedopgaver er afhængige af, at opgaverne under område A er gennemført, hvilket de vil være primo november 2003. Tidshorisonten for disse opgaver beskrives herunder.

Milepæle vedrørende at identificere data med ledelses- og styringsrelevans (A):

• Rapport om brug af IT til at understøtte Balanced Scorecard var færdig medio april 2003.
• Liste over data til brug for budgetopfølgning/økonomistyring for nye ældrechefer og P&O-chefer er klar 1. juni 2003
• Første udkast til katalog over data i ledelsesinformationssystem udarbejdet af projektgruppe er færdig 1. september 2003.
• Høringssvar modtaget og beskrevet 1. oktober 2003
• Endeligt udkast til katalog over data i ledelsesinformationssystem udarbejdet af projektgruppe og godkendt af projektejer 1. november 2003.

Efter 1. november 2003 kan Informatikstaben begynde det videre arbejde med at anskaffe software til et Datawarehouse og et ledelsesi nformationssystem.

9.1 Forretningsgange

I Sundhedsforvaltningen arbejdes der fortsat på at beskrive forretningsgange for en række områder. Sundhedsforvaltningen har udarbejdet en ny kasseinstruks, som i øjeblikket drøftes med REvisionsdirektoratet. De øvrige forretningsgange forventes færdige ved udgangen af maj 2003.

9.2 Anlægsregnskaber

Der er udarbejdet et udkast vedrørende anlægsregnskaber for ældreboliger.

Desuden er der nedsat en taskforce, som har til opgave at udarbejde de resterende anlægsregnskaber. De forventes færdige ultimo september 2003.

9.3 Afstemninger

Sundhedsforvaltningen har arbejdet med at få afstemt diverse konti i forvaltningens regi. Primo maj 2003 mangler der at blive afstemt syv konti ud af i alt ca. 925 konti i forbindelse med afslutning af årsregnskabet for 2002.

10. Pensionssystemet

Sundheds- og Omsorgsudvalget behandlede på møde den 8. august 2002 (SOU 180/2002) revisionsprotokollat vedrørende Københavns Kommunes regnskab 2001 på visse dele af det sociale område (folkepension).

I revisionsprotokollatet er nævnt, at Rigsrevisionen i 2001 har foretaget en gennemgang af de administrative procedurer og kontrolforanstaltninger vedrørende folkepension.

Revisionsdirektoratet havde ikke bemærkninger til sagsbehandlingen, men havde bemærkninger til, at pensionssystemet ikke var afstemt i forhold til økonomisystemet, og at der ikke var udarbejdet redegørelser til skattevæsenet.

Sundhedsforvaltningen har over for Rigsrevisionen redegjort for problemer med pensionssystemets samspil med økonomisystemet KØR.

Pensionssystemet er et IT-system, der anvendes til beregning og udbetaling af folkepension, personlige tillæg og skat. Pensionssystemet anvendes også i forbindelse med pensionisternes egenbetaling af eksempelvis omsorgstandpleje og madudbringning.

Ved ressortomlægningen i 1998 i Københavns Kommune blev ansvaret for driften af pensionssystemet overdraget fra Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen til Sundhedsforvaltningen. Pensionssystemet blev overdraget samtidig med, at Københavns Kommune tog et nyt økonomisystem (KØR) i brug.

I forbindelse med overgangen til KØR opstod en række problemer i samspillet mellem pensionssystemet og KØR, der medførte, at det ikke er muligt at foretage korrekte afstemninger. Revisionen har i revisionsprotokollater vedrørende årsregnskabet gjort opmærksom på de manglende afstemninger.

Samspilsproblemerne mellem systemerne har ingen betydning for den enkelte pensionist, men er alene et spørgsmål om et retvisende regnskab og korrekt beregning af statsrefusion.

Sundhedsforvaltningen har på grund af samspilsproblemerne hentet ekstern konsulentbistand, ligesom pensionsafsnittet i Bestillerkontoret har fået tilført ekstra ressourcer for at løse problemerne.

Sundhedsforvaltningen har i første fase prioriteret at få samspilsproblemerne løst, således at systemerne fremadrettet kører, som de skal.

I 2002 er samspilsproblemerne blevet løst, således at systemerne, herunder også overgang til KØR 2, fungerer som de skal. Det er derfor også muligt at afstemme kontiene i 2002.

Der udestår dog fortsat de afstemningsopgaver, der vedrører tidligere år, og som er igangsat som anden fase i projektet. På grund af særlige forhold i KØR må det imidlertid anses for teknisk uhyre vanskeligt at afstemme længere ti lbage end 1999.

Som afslutning på sagsbeskrivelsen samles der herunder op på, hvad der er gennemført og implementeret og hvad der mangler, og hvornår det forventes afklaret og udført.

Følgende forhold er gennemført og implementeret:

• En gennemskuelig og ensartet budgetmodel på plejehjemsområdet.
• Aktivitetsstyring af hjemmeplejeenhedernes budgetter
• Timepriser til afregning af både offentlige og private udbydere af personlig og praktisk hjælp.
• Indført controlling på flere organisatoriske niveauer.
• Forberedt forvaltningen på at anvende fleksibel styring af plejeboligkapaciteten.
• Udarbejdet ny kasseinstruks.
• Over 95 procent af samtlige konti er afstemt i forbindelse med årsregnskab 2002.
• Løst tidligere samspilsproblemer mellem systemer på pensionsområdet.

Herunder samles der i kronologisk form op på, hvornår forskellige projekter og tiltag vedrørende økonomistyringen forventes færdige.

Maj 2003: Forretningsgange er udarbejdede.

Juni 2003: Foreligger plan for at udbrede kontrakter og Balanced Scorecard.

September 2003: Anlægsregnskaber er færdiggjort.

November 2003: Databehovet i forhold til et ledelsesinformationssystem er afdækket.

Kvalitetsstandarderne for plejehjem forventes færdige og godkendt inden udgangen af 2003.

Ingen miljømæssige konsekvenser.

-

Ingen.

Brev af 5. februar 2003 fra Revisionsudvalget.

Lau Svendsen-Tune

/Hanne Baastrup