Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 4/1999 om Sundhedsforvaltningens årsregnskab 1999

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 14. august 2000

3. Besvarelse af revisionsprotokollat nr. 4/1999 om Sundhedsforvaltningens årsregnskab 1999

SOU 249/2000 J.nr. 33/2000

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender nedenstående bemærkninger til revisionsprotokollat 4/1999 om revision af Sundhedsforvaltningens regnskab for 1999, som er fremsendt til Revisionsdirektoratet med forbehold for Sundheds- og Omsorgsudvalgets efterfølgende godkendelse

Revisionen har den 6. juli 2000 fremsendt protokollat nr. 4/1999 vedrørende Sundhedsforvaltningens regnskab 1999. Protokollatet er opdelt i 5 hovedpunkter og derunder nogle underpunkter, som omhandler økonomistyringssystemer, løn, status og eventualforpligtigelser m.v., kasse- og beholdningseftersyn, bevillingskontrol og større undersøgelser.

Sundhedsforvaltningen er af den opfattelse, at med de anførte tiltag i protokollatet er revisionen udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og sikrer derved, at væsentlige forhold i regnskabet er belyst.

Dette indebærer, at revisionen har efterprøvet rigtigheden af forvaltningens regnskabstal og om de dispositioner, der er omfattet heraf, er i overenstemmelse med meddelte bevillinger, Borgerrepræsentationens beslutninger, love og andre forskrifter.

Endvidere er efterprøvet om kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde i forvaltningen.

Revisionsprotokollatet er opdelt i 5 hovedpunkter

1) Revision af årsregnskab for 1999

2) Den udførte revision og konklusion heraf

3) Andre opgaver

4) Opfølgning af tidligere omtalte forhold

5) Ledelseserklæring

Sundhedsforvaltningen har bemærkninger til følgende punkter:

Pkt. 2.1 Økonomistyringssystemer.

I protokollatet er gjort opmærksom på, at det findes kritisabelt, at der endnu ikke foreligger forretningsgangsbeskrivelser i henhold til Kasse- og Regnskabsregulativet.

Det er korrekt, at Sundhedsforvaltningen i lighed med en stor del af andre forvaltninger ikke har udarbejdet de omtalte forretningsgangsbeskrivelser. Det skal dog bemærkes, at den af Økonomiforvaltningen udarbejdede forretningsgangsbeskrivelse samt kommunens Kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende rammebilag er fremsendt til institutioner/kontorer i Sundhedsforvaltningens regi.

Endvidere er der på særligt udvalgte områder f.eks. fremsendt nærmere retningslinier til institutioner/kontorer om regnskabsførelsen.

Endelig skal bemærkes, at indholdet i tidligere udarbejdet kasseinstruks for kommunale institutioner samt revisionsinstruks for selvejende institutioner stadig er gældende.

Af Sundhedsforvaltningens instilling om styrkelse af sags- og økonomistyringsfunktionen af 8. juni 2000 og 19. juni 2000 fremgår det, at det er aftalt med Revisionen, at der vil blive ydet bistand i forbindelse med udarbejdelse af de nødvendige forretningsgangsbeskrivelser.

Revisionen har ved stikprøvevis gennemgang og vurdering af posteringer i KØR fundet, at der for en række registreringskonti er sket fejlkonteringer således, at købsmomsen ikke er blevet fratrukket i overensstemmelse med momsudligningsordningen. Fejlen er efterfølgende rettet.

Endelig har revisionen bemærket, at der på driftskonto for beløb som ikke umiddelbart kan placeres henstod en saldo på 3,5 mill. kr., som burde have været udposteret inden regnskabsårets udgang.

Den omtalte konto har indtil første halvdel af 1999 været benyttet som en foreløbig driftskonto fortrinsvis i forbindelse med indkomne beløb på giro.

Proceduren er efterfølgende ændret således, at der fremover anvendes en finansforskydningskonto.

Der har imidlertid henstået en restsaldo vedrørende tidligere år. Saldoen er således et udtryk for en korrektion af tidligere posteringer. Det skal bemærkes, at saldoen er altovervejende udgiftsneutral for driftsresultatet.

Når Sundhedsforvaltningen har tilendebragt en gennemgang af alle statuskonti pr. ultimo 1999, forventes det at denne konto kan lukkes og disse saldi vil ikke længere forekomme.

Sundhedsforvaltningen har ingen bemærkninger til dette punkt.

Pkt. 2.3 Status og eventualforpligtigelse mv.

I protokollatet er anført, at Revisionen ikke har modtaget samtlige afstemninger for 1999- i alt 42 konti.

Sundhedsforvaltningen bestræber sig på, at få afsluttet disse afstemninger snarest.

For så vidt angår den i protokollatet anførte konto, fejl opstået ved overgang fra ØS til KØR, er det Sundhedsforvaltningens intention, at såfremt fejlen ikke findes ved endelig gennemgang af resterende statusafstemninger ultimo 1999, vil saldoen blive indstillet til afskrivning.

I protokollatet anføres endvidere, at der henstår en saldo vedrørende tilgodehavende i Københavns Kommunes Barselsfond på 33,9 mill. kr.

Sundhedsforvaltningen kan oplyse, at der er aftalt en ny forretningsgang med Økonomiforvaltningen omkring afregning fra barselsfonden. Det skal bemærkes, at de 33,9 mill. kr. er en statuspost. Saldoen har således ikke nogen indflydelse på driftsresultatet for 1999.

Den anførte saldo vil blive afregnet, når opgørelse for regnskab 2000 foreligger.

2.4 Kasse- og beholdningseftersyn.

Revisionen har konstateret, at en saldo på 1,1 mill. kr. vedr. konto for ventende betalinger ikke er korrigeret.

Saldoen skyldes en automatisk genereret fejlpostering i KØR og fejlen er meldt til KØR-projektet. Sundhedsforvaltningen har p.t. endnu ikke fået en tilbagemelding herfra.

Endvidere er bemærket i protokollatet, at Sundhedsforvaltningen kun i meget begrænset omfang har foretaget kasseeftersyn i 1998 og 1999.

Sundhedsforvaltningen er opmærksom på problemstillingen med de manglende eftersyn. Årsagen hertil er den meget turbulente periode med implementeringen af KØR, samt den ændrede ressortfordeling i kommunen primo 1998. Der er i perioden derfor prioriteret personaleressourcer til implementeringen og udviklingen af KØR fremfor til kasseeftersynene.

Sundhedsforvaltningen vil i forlængelse af ønsket om en styrkelse af sags- og økonomistyringen intensivere denne opgave i efteråret 2000, men kan på nuværende tidspunkt konstatere, at alle eftersyn først er gennemført i 2001.

Revisionen anmoder i protokollatet om en kortfattet redegørelse for de forhold som har medført en betydelig merudgift for 1999.

Endvidere anmoder revisionen om en redegørelse for de foranstaltninger, der vil blive iværksat for at forhindre lignende afvigelser fremover.

En væsentlig årsag til merforbruget skyldes merudgifter til nettokøb af boliger og pleje i andre kommuner og manglende lukninger af indenbys plejeboliger, samt manglende realisering af samdriftsbesparelser i det decentrale niveau. Endvidere skyldes merudgiften tilbagebetaling af husleje til beboere på plejehjem.

Sundhedsforvaltningen har redegjort nærmere for sagen i redegørelse af 3. marts 2000 og 17. marts 2000 til Sundheds- og Omsorgsudvalget samt indstilling til Sundheds- og Omsorgsudvalgets møde den 25. april 2000.

For at forhindre lignende afvigelser fremover er det bl.a. besluttet at forbedre sags- og økonomistyringen i Sundhedsforvaltningen. Der henvises til indstilling til Sundheds- Omsorgsudvalget for møde den 8. og 19. juni 2000.

Heri indgår, at det tidligere økonomikontor er opdelt i 2 nye kontorer samt at direktionen ønskes udvidet med en ny vicedirektør, som får økonomiområdet som ansvarsområde.

Det ene kontor vil være et nyt konsulent- og servicekontor, som skal have til opgave, at følge den daglige drift i den decentrale forvaltning.

Det andet kontor bliver et nyt økonomi- og ressourcestyringskontor, som får det entydige ansvar for budgetlægning, overordnet budgetopfølgning og regnskab, samt opgaver med at udvikle og understøtte en overordnet og helhedsorienteret styringsmodel i forvaltningen.

Den nærmere organisering fremgår ligeledes af indstilling til Sundheds- og Omsorgsudvalget for møde den 8. juni 2000 og 19. juni 2000.

Sundhedsforvaltningen har ingen bemærkninger til dette punkt.

I protokollatet fremføres 2 forhold som ønskes yderligere belyst.

Det ene omhandler bidragsfordelingsopgørelse til H:S som skal gennemgås nøjere. Der er i denne forbindelse nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra Københavns Kommune, Frederiksberg Kommune og H:S, der skal udarbejde en rapport om bidragsfordeling og takster i H:S.

Arbejdsgruppen har afsluttet sit arbejde i juni 2000, og bestyrelsen i H:S har på mødet den 28. juni behandlet arbejdsgruppens rapport. Der er ikke fundet anledning til at gennemføre større ændringer i bidragsfordelingsmodellen.

Det er Sundhedsforvaltningens vurdering, at der på grundlag af det gennemførte arbejde ikke er behov for yderligere analyser i relation til bidragsfordelingsmodellen.

Den anden sag vedrører beboerbetaling på plejehjem. Der er sket en gennemgang og kontrol af hver enkelt beboers forhold på alle plejehjem. På den baggrund er der foretaget en regulering og afregning af huslejebetalingen for flere tusinde beboere. Der mangler imidlertid en endelig afslutning vedr. huslejebetalingen på 8 plejehjem. En endelig afslutning af huslejebetalingen på disse institutioner er afhængig af fastsættelse af en fordeling imellem servicearealer og arealer til boligdelen.

Med baggrund i det materiale som nu er modtaget fra Rådgivende Ingeniørkontor, pågår der p.t. en drøftelse med Rådgivende Ingeniørkontor om hvad der kan henføres til servicearealer og hvad der kan henføres til boligdelen i de pågældende plejehjem. Drøftelserne forventes afsluttet snarest, således at eventuel beregning af endelig afregning kan foretages.

Ingen

ØRING

Ingen

Revisionsprotokollat nr. 4/1999 af 6. juni 2000 vedrørende revision af årsregnskabet for 1999.

Ib Haurum /Lau Svendsen-Tune