Informationspraksis i Sundheds- og Omsorgsudvalget

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller til sundheds- og Omsorgsudvalget;

1. at drøfte rammerne for information fra sundheds- og Omsorgsforvaltningen

Problemstilling

Forvaltningens informationspraksis til udvalget tilrettelægges sammen med udvalgsmedlemmerne på baggrund af erfaringer og forventninger. På møde i Sundheds- og Omsorgsudvalget den 24. januar 2019 bad udvalget forvaltningen om at forelægge en sag, som kan danne baggrund for en drøftelse af, hvordan forskellige typer information bedst, mest overskueligt og effektivt kan overleveres fra forvaltningen til udvalget.

Derfor forelægger forvaltningen denne sag med henblik på en drøftelse af, hvordan forskellige typer information bedst, mest overskueligt og effektivt kan overleveres fra forvaltningen til udvalget.

Løsning

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har ofte behov for viderebringe information til udvalget foruden de sager, der forelægges til udvalgets orientering på udvalget mødedagsorden.

Det kan dreje sig om fx:

• Notater bestilt på SOU-møder

• Svar på politikerspørgsmål

• Invitationer til diverse konferencer og sundhedspolitiske møder

• Mødemateriale og protokoller

• Kommende kampagner i bybilledet

• Evalueringer af indsatser

• Status på eller mindre tilpasninger af indsatser

• Særligt kritiske sager eller pressesager.

Forvaltningens informationspraksis er baseret på ønsker og erfaringer fra tidligere valgperioder.

Forvaltningen benytter som udgangspunkt den ugentlige informationsmail Nyt fra SUF. Formålet er, at information løbende samles sammen, så udvalget modtager én ugentlig mail frem for løbende at modtage mails fra forvaltningen. Undtagelsen er fx orientering om særligt kritiske sager eller pressesager.

Alternativ til mail fra forvaltningen er ”aflæggerbordet”, hvor notater elektronisk forelægges under dagsordenspunktet ”Orientering” på udvalgets mødedagsorden. Aflæggerbordet frigives kort inden mødestart og er egnet til sager, som ikke har en deadline eller aktualitet, der betyder, at de ikke kan vente, til der er udvalgsmøde.

Endelige er der mulighed for at orientere via punkter på dagsordenen, hvormed udvalget tilkendegiver, at informationer er taget til efterretning, og hvor der er mulighed for at stille spørgsmål og evt. hæve sagen til en beslutningssag. 

Medlemsforslag
For så vidt angår medlemsforslag gælder det, at forvaltningen har mulighed for at vedlægge et notat som bilag til medlemsforslaget, såfremt forvaltningen vurderer, at det vil bidrage til sagens oplysning og dermed til udvalget beslutningsgrundlag.
I de tilfælde, hvor medlemsforslaget vedrører en konkret beslutning, vil forvaltningen ofte benytte denne mulighed, mens det i mindre grad sker ved medlemsforslag, som vedrører igangsættelse af undersøgelser, bestilling af budgetnotater mv.

Evaluering og drøftelse af forventninger til information og forelæggelse i SOU
For at imødekomme de nuværende udvalgs ønsker og behov for information indstiller forvaltningen, at udvalget drøfter rammerne for information og forelæggelse af sager i Sundheds- og Omsorgsudvalget.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningens informationspraksis tilrettelægges på baggrund af udvalgets ønsker.