Bedre kommunikation af udvalgsbeslutninger
Indstilling
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget,
-
at godkende forvaltningens forslag til en styrket kommunikation af udvalgsarbejdet.
Problemstilling
Sundheds- og Omsorgsudvalget vedtog på møde den 19. januar 2017 et medlemsforslag fra Socialdemokratiet om en styrket indsats omkring kommunikation af udvalgets arbejde og beslutninger.
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen fremlægger her forslag til kommunikation af beslutninger til særligt medarbejdere i SUF fra udvalgsmøderne til udvalgets godkendelse.
Løsning
Motivationen bag medlemsforslaget er at forbedre den information, der tilgår borgere og medarbejderne i SUF om, hvilke politiske beslutninger, der træffes i Sundheds- og Omsorgsudvalget. Det kan være vanskeligt at overskue og forstå de dagsordner og referater fra udvalgsmøderne, der i dag publiceres på kk.dk eller kommunens intranet før og efter hvert udvalgsmøde.
Forvaltningens mange frontmedarbejdere arbejder kun sjældent foran en computer eller læser mails og intranet. Til den målgruppe har forvaltningen gennem en årrække udgivet personalebladet Indblik med artikler og nyheder tæt på medarbejdernes hverdag. Det sidste nummer kom på gaden i januar.
Forvaltningen indstiller, at kommunikationen fra udvalget styrkes gennem en målrettet kommunikationsindsats med følgende tiltag:
I forbindelse med hvert udvalgsmøde udvælges relevante sager, som bearbejdes journalistisk og kommunikeres ud på flere kanaler.
De oplagte sager vil typisk være sager, som har direkte betydning for medarbejderne eller borgerne i Københavns Kommune (se bilag 1). Sager, som er vanskelige at kommunikere ud til målgruppen er eksempelvis regnskabssager, processager og statusorienteringer, som ikke har konkret eller lokal betydning endnu. Eller sager, hvor udfaldet stadig er meget uklart.
De sager, som udvælges ved hvert møde, vil blive formidlet via følgende kanaler:
-
Nyhedsapp (fra ultimo april) til frontmedarbejdere
-
Artikler på intranettet til alle medarbejdere i forvaltningen, der arbejder foran en pc
-
Nyhedsmail til ledere og administrative medarbejdere
-
Nyheder på kk.dk til borgere. Herfra kan historierne nemt deles på de sociale medier.
Når det er muligt og meningsfuldt formidles sagerne også via
-
Twitter til pressen, organisationer og andre aktører
-
Facebook (69.000 følgere) til borgerne. Dette vil typisk være historier fra SOU, der er så langt i processen, at det er blevet konkretiseret. Det kunne eksempelvis være åbning af nyt tilbud til borgerne.
Nyhedsapp målrettet kommunikation til medarbejdere
Forvaltningen i gang med at udvikle en ny nyhedsapplikation, som kan sende informationer ud ca. en gang ugentligt på de arbejdstelefoner og -tablets, som frontmedarbejderne bruger i hverdagen.
Med den nye applikation får forvaltningen en mere dynamisk og hurtig kommunikationskanal, hvor det er muligt at måle på, hvor ofte, hvornår og hvilke nyheder, medarbejderne læser. Og dermed også bedre mulighed for at kommunikere beslutninger fra SOU på en lettilgængelig måde. Det kan sikre større åbenhed og gennemsigtighed om særligt de konkrete beslutninger, der træffes i Sundheds- og Omsorgsudvalget, og som har direkte indflydelse på medarbejdernes eller borgernes hverdag.
Desuden får medarbejderne mulighed for at ’rate’ eller ’like’ nyhederne på samme måde, man kender det fra Facebook. På længere sigt vil det også være muligt at bruge applikationen som en lokal nyhedskanal, eksempelvis for en hjemmeplejegruppe.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser, idet opgaven kan varetages inden for den eksisterende ramme afsat til kommunikation.
Videre proces
Såfremt udvalget godkender forvaltningens indstilling, kan indsatsen sættes i gang fra førstkommende udvalgsmøde i marts 2017. Forvaltningen forventer, at nyhedsapplikationen er klar til brug i april 2017.
Katja Kayser
/Rikke Blom