Handleplan for den samlede indsats vedrørende medicinhåndtering

3. Handleplan for den samlede indsats vedrørende medicinhåndtering

SOU 59/2004 J.nr. 14/2004

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager orienteringen om Sundhedsforvaltningens handleplan for den samlede indsats vedrørende medicinhåndtering til efterretning.

Sundhedsforvaltningens samlede indsats vedr. medicinhåndtering indgår som led i det samlede arbejde med kvalitetsudvikling af indsatsen, hvilket fremgår af følgende sagsfremstilling. Der omhandler:

• Organisering af tilsyn og opfølgende tiltag
• Revidering af håndbog og indførelse af nye retningslinjer
• Indsats med henblik på indførelse af dosisdispensering
• IT-understøttelse
• Faglig efteruddannelse

Ved Embedslægeinstitutionens tilsyn i 2003, var medicinhåndtering udtaget som tema på landsplan, da dette område, generelt giver anledning til flest bemærkninger.

Sundhedsforvaltningen gennemfører kommunale tilsyn jævnfør Socialministeriets skrivelse nr. 11941 af 29. maj 2001 og Lov om Social Service § 75h. Her er to typer kommunale tilsyn, hvoraf det uanmeldte tilsyn omhandler medicinhåndteringen.

Både embedslægetilsyn og kommunale tilsyn anvender begreberne anbefalinger og bemærkninger, der har forskellig status, idet anbefalinger kan imødekommes, mens bemærkninger omhandler mangler og fejl, der skal rettes.

Kvalitetsstaben afrapporterer kvartalsvis en samlet fremstilling af tilsynsfund for hele forvaltningen til Borgmester, Direktion og ældrechefer, på baggrund af en procedure.

Sundhedsforvaltningen anvender en nyligt revideret håndbog – Sådan håndterer du medicin (bilag 3), som Sundheds- og Omsorgsudvalget blev orienteret om november 2003.

Håndbogen er et arbejdsredskab, der anviser regler og anbefalinger for medicinhåndtering og fungerer som bedømmelsesgrundlag for tilsyn.

Udfører enhederne har på denne baggrund hhv. udarbejdet nye eller revideret eksisterende instrukser januar 2004.

Formålet med en indførelse af dosisdispensering er at øge kvaliteten af medicinhåndteringen på plejehjem og derved nedbringe rapporterede fejl i fremtidig tilsyn.

Den maskinelle dosering på apoteker betyder, at decentrale fejl minimeres og der kan frigøres tid til andre opgaver.

En tværgående arbejdsgruppe er i gang med at formulere en strategi for udbredelsen af ordningen til plejehjem. Strategien forventes færdig i løbet af maj 2004.

Formålet med indførelse af IT-understøttet dokumentation gennem udbredelse af Københavns Omsorgs System (KOS) er at opnå, at notater om brugernes medicinering foregår et og samme sted, så fejl undgås.

Der er gennemført en ekstern konsulentanalyse for Sundhedsforvaltningen frem til april 2004. Det er forvaltningens vurdering, at arbejdet kan gennemføres fra juni 2004 og vil være gennemført ved udgangen af 2005.

Udvalget vil på et senere møde få forelagt en indstilling vedrørende IT på plejehjem.

Kvalitetsstaben har aktuelt iværksat en uddannelse i ledende auditering/intern evaluering (bilag 4) af 18 udviklingskonsulenter.

Det er formålet, at konsulenterne får kompetence til at vejlede plejehjemmene i samt vurdere hvorvidt de lever op til de politisk vedtagne kvalitetsstandarder, lovgivning og faglige standarder for derved at nedbringe anmærkningerne ved tilsyn

Kvalitetsstaben har rejst en tværgående efteruddannelse i medicinhåndtering af 216 social- og sundhedsassistenter og plejehjemsassistenter, som er igangsat fra årsskiftet 2004 (bilag 5).

Formålet er, at kvalificere målgruppens praksis i medicinhåndtering og bidrage til at reducere forekomsten af fejl og mangler.

48 medarbejdere er uddannet ultimo maj 2004, der gennemføres 4 hold med i alt 96 kursister i efteråret 2004, og de sidste 3 hold gennemføres i tiden frem til medio 2005, herunder overførsel af data vedrørende medicinhåndteringen.

I efteråret 2003 er der nedsat et tværgående udvalg i samarbejde med H:S med det formål at fremme samarbejdet mellem sektorerne.

Det er hensigten at identificere væsentlige forbedringsmuligheder, herunder overførsel af data fx vedr. medicin. Første fase afsluttes ultimo 2004 med afrapportering til de to direktioner.

Ældrekontorerne er ansvarlige for opgørelser over lokale tilsyn og handlingsplaner og gennemfører tæt ledelsesopfølgning. Alle Ældrekontorer bistår de enkelte institutioner med vejledning i udarbejdelse af lokale medicininstrukser og med supervision i opfølgning på tilsyn.

Det er et gennemgående træk, at plejehjemmene arbejder med at få den praktiserende læge til at dokumentere og signere ordineret medicin, men det er en fortsat udfordring at forbedre samarbejdet med almen lægepraksis.

Der arbejdes med at ændre medicindokumentationen så medicinoptegnelser kun noteres et sted og dokumentationen udbygges på nogle plejehjem således, at det med signatur er dokumenteret, både hvem der har doseret medicinen, og hvem der har udleveret den. Desuden arbejdes der med at sikre indholdsoplysninger og brugeridentitet på al medicin.

Pr. maj 2004 har ca. 66 % af alle plejehjem udpeget en ansvarlig/nøgleperson for håndtering af medicin og plejehjemmene udarbejder individuelle kompetenceskemaer med angivelse af ansvar i forhold til konkrete brugere. De resterende nøglepersoner udpeges inden 1. oktober 2004.

Ved tilsynsbemærkninger rettes op på hændelser selv samme dag, som tilsynet har fundet sted, og det er gennemgående, at der handles umiddelbart på identificerede problemer med den bedst mulige løsning for at afhjælpe problemet på kort sigt. Nogle institutioner er langt fremme med indførelse af kvalitetskontroller og der samarbejdes om formidling af gode eksempler på tværs af Sundhedsforvaltningen.

Sundheds- og omsorgsudvalgets behandling af Samlet redegørelse for tilsyn på plejehjem i 2003 (SOU 417/2003 J.nr. 45/1999), afstedkom et ønske om en orientering om Sundhedsforvaltningens samlede indsats i relation til medicinhåndtering, herunder foranstaltninger mod misbrug af medicin (bilag 6).

Sundhedsforvaltningens opfølgning på medicinhåndtering indgår som led i det samlede arbejde med kvalitetsudvikling af indsatsen, hvilket fremgår af følgende sagsfremstilling.

Indledning

I det følgende beskrives forvaltningens aktuelle tværgående indsatsområder. De gennemføres såvel centralt som lokalt og vedrører:

• Organisering af tilsyn og opfølgende tiltag
• Revidering af håndbog og indførelse af nye retningslinjer
• Indsats med henblik på indførelse af dosisdispensering
• IT-understøttelse
• Faglig efteruddannelse

I sagsfremstillingen præsenteres de centrale tværgående tiltag først. Derefter følger en redegørelse for den lokale opfølgning med eksempler på konkrete tiltag.

Sundhedsforvaltningen gennemfører kommunale tilsyn jævnfør Socialministeriets skrivelse nr. 11941 af 29. maj 2001 og Lov om Social Service § 75h. Der er to typer kommunale tilsyn: et anmeldt tilsyn og et uanmeldt.

Formålet med det uanmeldte tilsyn er:

• at kontrollere kvaliteten i tilrettelæggelse og udførelse af pleje og omsorg på udvalgte områder, og kontrollere om der er overensstemmelse med lovgivning, kvalitetstandarder og Sundhedsforvaltningens retningslinjer,
• at belyse den faktisk oplevede kvalitet af pleje og omsorg,
• at belyse beboernes oplevelse af medinddragelse og fleksibilitet

Formålet med det anmeldte tilsyn er:

• at institutionens organisatoriske styrker og svagheder afdækkes i et udviklingsperspektiv.

Sundhedsforvaltningen har rettet øget fokus på tilsynsområdet og udviklet nyt koncept for de kommunale tilsyn i 2004. Tilsynsenheden gennemfører nu i samarbejde med medarbejdere fra de lokale Pensions- og Omsorgskontorer tilsyn med såvel plejehjem, leverandører i frit valgs ordningen på hjemmeplejeområdet, dagtilbud og træningstilbud. Dvs., at der nu er etableret en tilsynsfunktion, der fører tilsyn med kvaliteten i tilbudene på hele ældreområdet i henhold til indstillingen herom, der blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 11. marts 2004 .

I afrapporteringen af de kommunale tilsyn anvendes også begreberne anbefalinger og bemærkninger i konklusionerne. De anmeldte tilsyn tager udgangspunkt i et omfattende spørgeskema, hvis besvarelser indgår i tilsynets anbefalinger. Det uanmeldte tilsyn anvender tre bedømmelseskategorier – ingen bemærkninger, mindre mangler og større fejl og mangler. Mangler afstedkommer bemærkninger.

Både ved embedslægetilsyn og kommunale tilsyn har anbefalinger og bemærkninger forskellig status, idet anbefalinger kan imødekommes, mens bemærkninger omhandler mangler og fejl, der skal rettes.

Til eksempel kan nævnes, at embedslægetilsynet påviste alvorlige fejl og mangler ved et tilsyn. Tilsynet fandt massiv fejlmedicinering på et plejehjem, idet der hos tre beboere var doseret forkert i samtlige doseringsæsker for den kommende uge. En beboer fik desuden et andet præparat end det ordinerede.

Tilsynet er blevet fulgt op med systematisk indsats, hvor der er rettet op på fejl og mangler således, at det opfølgende tilsyn kunne konkludere 'ingen bemærkninger'.

Helt overordnet retter indsatsen sig mod, at der ikke begås fejl i medicinhåndtering i forvaltningen. Imidlertid er der mange fejlkilder, fx at der ikke er anført det rigtige navn på doseringsæskerne. Kvalitetsstaben har derfor udviklet en procedure for afrapportering af tilsyns anbefalinger og anmærkninger samt for plejehjemmenes handlingsplaner. På baggrund af tilsynsfund udarbejder udførerenheden i samråd med ældrechefen en handlingsplan, der anskueliggør indsatser og tidsrammer for indsatser.

Målet er, at forvaltningen i 2004 nedbringer tilsynsregistreringer af fejl og anmærkninger i forbindelse af medarbejdernes håndtering af medicin med 50 %.

Kvalitetsstaben afrapporterer kvartalsvis en samlet fremstilling af tilsynsfund, anbefalinger og handlingsplaner for hele forvaltningen til Borgmester, Direktion og ældrechefer.

Sundhedsforvaltningen anvender en nyligt revideret håndbog – Sådan håndterer du medicin (bilag 3), som Sundheds- og Omsorgsudvalget blev orienteret om november 2003. Håndbogen fungerer som bedømmelsesgrundlag for den kontrol af medicinhåndteringen, som gennemføres ved kommunale tilsyn og embedslægetilsyn.

Formålet er, at opnå en korrekt medicinering. Det vil sige, at den rigtige borger får den rigtige medicin, på det rigtige tidspunkt, på den rigtige måde og i den rigtige dosis.

Håndbogen er et arbejdsredskab, der anviser regler og anbefalinger for medicinhåndtering og peger på områder, hvor der skal iværksættes lokale instrukser.

Af håndbogen i medicinhåndtering fremgår:

• at det anbefales, at der ved hjælp af embedslægens skema hertil udføres stikprøvekontrol af medicinhåndteringen
• at medicin kun må ordineres og seponeres (afsluttes) af en læge
• at dokumentation af borgerens medicin skal indeholde såvel den tidligere som den aktuelle lægeordinerede medicin
• at det skal fremgå, hvilke medarbejdere der har kompetence til at håndtere medicin og hvilke beføjelser de har
• at det er et ledelsesansvar at delegere medicinkompetencer til personalet
• at det skal tilrettelægges betryggende for borgere, der selv administrerer deres medicin
• at det fremgår, hvordan det kan identificeres hvem der har doseret medicinen

Håndbogen angiver desuden retningslinjer for fremgangsmåder, når der anvendes dosisdispenseret medicin fra apoteker og for opbevaring og bortskaffelse af medicin.

Desuden henviser håndbogen til relevante love, bekendtgørelser og vejledninger.

Formålet med en indførelse af dosisdispensering er at øge kvaliteten af medicinhåndteringen på plejehjem og derved nedbringe rapporterede fejl i fremtidig tilsyn.

Den maskinelle dosering på apoteker betyder, at der ikke i samme udstrækning skal hældes medicin op til den ældre på plejehjemmet. Herved kan decentrale fejl minimeres. Medicindoseringen foretages centralt af farmaceuter, der ved doseringen samtidig kan kvalitetssikre borgerens medicin hvad angår uhensigtsmæssig sammensætning. Det betyder også, at der på plejehjemmene kan frigøres tid som tidligere er blevet anvendt på ophældning af medicin. Denne tid vil kunne anvendes på andre opgaver.

Erfaringer fra projekter i Vejle i 1999 viser, at der endvidere kan opnås en besparelse på sygesikringsudgifterne ved en indførelse af dosisdispensering. Den årlig besparelse er i denne sammenhæng opgjort til ca. 3000 kr. om året, når udgifter til selve dosisdispenseringen er fratrukket.

En arbejdsgruppe med repræsentanter fra Bestillerstaben, Kvalitetsstaben og Sundhedsstaben er i gang med at formulere en strategi for udbredelsen af ordningen til plejehjem. Strategien forventes færdig i løbet af maj 2004.

Strategien peger på, hvorledes man kan understøtte og fremme interessen på de enkelte plejehjem for en indførelse af dosisdispensering. I den sammenhæng skal det enkelte plejehjem spørges, hvorvidt der er tiltag i gang for en indførelse. Endvidere skal evt. barrierer for indførelse identificeres med henblik på at kunne støtte det enkelte plejehjem i en indførelse af ordningen.

Arbejdet forventes endvidere at involvere apotekerne således, at de er varslet om en stigning i omfanget af medicin, der skal dosisdispenseres. Målet på sigt er, at samtlige plejehjem har indført ordningen.

Formålet med indførelse af IT-understøttet dokumentation gennem udbredelse af Københavns Omsorgs System (KOS) er at opnå, at notater om brugernes medicinering foregår et og samme sted, så fejl på grund af flere forskellige optegnelser undgås.

Der er gennemført en ekstern konsulentanalyse for Sundhedsforvaltningen i perioden 1. marts – 5. april 2004 til, at se på en elektronisk løsning til plejehjemmene med henblik på at opnå en bæredygtig IT-understøttelse af den sundhedsfaglige dokumentation og herunder medicinadministrationen.

Resultaterne af analysen blev forelagt Koncernledergruppen 15. april 2004. Beslutningen blev, at alle plejehjem skal indføre Københavns Omsorgs System (KOS) og ikke indføre individuelle IT-løsninger.

Såfremt processen startes i juni 2004 er det forvaltningens vurdering, at implementeringen parallelt på alle plejehjem, kan være gennemført ved udgangen af 2005.

1. trin i processen er en standardisering af plejehjemmenes dokumentation. 2. trin er en planlægning og gennemførelse af udrulningen af KOS på samtlige plejehjem.

Den eksterne konsulentrapport fastslår, at det er en meget stor opgave, at implementere Københavns Omsorgs System (KOS) på 65 plejehjem inden for 20 måneder. Det gælder uanset, hvilket IT-system der vælges. Forudsætningen for en implementeringsperiode på 20 måneder er, at der etableres en meget stram proces og organisatorisk styring af projektet. En anden væsentlig forudsætning er at den sundhedsfaglige dokumentation, herunder medicindokumentationen standardiseres. Gennemføres denne standardisering ikke, er det ikke realistisk at gennemføre implementeringen på 20 måneder.

Udvalget vil på et senere møde få forelagt en indstilling vedrørende IT på plejehjem.

Sundhedsforvaltningen har på den baggrund netop afholdt en workshop, der skal danne udgangspunkt for bl.a. den fremtidige dokumentation af medicinadministration i KOS. Der er endvidere nedsat en arbejdsgruppe, der skal udarbejde en fælles registreringsvejledning til dokumentation af medicinadministration i KOS på hjemmeplejens område. Dette arbejde forventes færdigt medio 2004. Vejledningen danner grundlag for plejehjemmenes kommende dokumentation af medicin i KOS

5.1 Uddannelse i ledende auditering/intern evaluering

Kvalitetsstaben har aktuelt iværksat en uddannelse i ledende auditering/intern evaluering (bilag 4) af 18 udviklingskonsulenter, deriblandt Ældrekontorernes fagkonsulenter, der følger op på tilsyn.

Formålet med uddannelsen er at konsulenterne får kompetence til at vejlede plejehjemmene i hvordan, samt vurdere hvorvidt de lever op til de politisk vedtagne kvalitetsstandarder, lovgivning og faglige standarder. Med andre ord øger uddannelsen forvaltningens muligheder for at implementere ensartet bedste praksis på tværs af udførerenhederne, og nedbringe anmærkningerne ved tilsyn

Håndbog i medicinhåndteringen stiller krav om, at der foreligger veldefinerede, procedurer og instruktioner, så det er klart, hvilke krav, der skal være opfyldt for at en ydelse er udført korrekt.

Procedurer og instruktioner skal være kendte og være anvendt af udførerne. Desuden skal der foreligge dokumentation for deres anvendelse.

Det er desuden et krav, at ledelsen har mulighed for at foretage en systematisk og målrettet opfølgning på disse forhold. Dette medvirker samtidig til at optimere implementeringen af de indsatser, der vurderes som nødvendige for at sikre en god kvalitet af ydelserne.

Audituddannelsen giver forudsætninger for at bedømme og vejlede i implementering standarder og lovgivning, herunder bl.a. de reviderede instrukser for medicinhåndtering. De "bløde" metoder inddrages i kvalitetsarbejdet med henblik på at tilgodese, at læringsperspektivet får den nødvendige plads i auditeringen.

Ved audit fokuseres således på om de foretagne ydelser udføres som beskrevet eller med andre ord opfylder kravene. Procedurer og instrukser samt dokumentation udgør et væsentligt element. Audit fokuserer derfor også på i hvilken udstrækning ledelses- og styringssystemerne er klart definerede og bliver fulgt.

Der er netop uddannet 18 medarbejdere til at foretage audit. Dette er sket i form af uddannelsen: "5-dages Ledende auditoruddannelse" gennemført den 19 - 23 april 2004. Uddannelsen gentages i efteråret 2003 og foråret 2004

5.2 Tværgående efteruddannelse i medicinhåndtering

En tværgående efteruddannelse af social- og sundhedsassistenter og plejehjemsassistenter i medicinhåndtering er igangsat fra årsskiftet 2004 (bilag 5).

Formålet er at kvalificere målgruppens praksis i medicinhåndtering og bidrage til at reducere forekomsten af fejl og mangler i medicinhåndtering på Københavns Kommunes plejehjem.

Det efteruddannes 9 hold med i alt 216 social- og sundhedsassistenter og plejehjemsassistenter ansat på de 36 plejehjem, der fik påvist fejl og mangler i medicinhåndteringen ved embedslægetilsyn i 2003 – i tiden frem til medio 2005.

På uddannelsen undervises bl.a. i forebyggelse af medicineringsfejl. Herved understøttes et holdningsskifte i retning af, at anskue fejl som utilsigtede hændelser ved at fokusere på læring frem for sanktionering, og orientere sig mod systemer frem for personer. Dette er i overensstemmelse med den udvikling, der foregår i sygehusvæsenet vedrørende arbejdet med patientsikkerhed.

Efteruddannelsen kvalificerer medarbejderne til at forebygge fejl her og nu (f.eks. ved korrekt dokumentation) og mere langsigtet i, at arbejde med indbyggede sikkerhedssystemer i medicinhåndteringen.

Der er aktuelt uddannet to hold

1. hold på 24 afslutter uddannelsen den 19 maj 2004

2. hold på 24 afslutter uddannelsen den 24 maj 2004

Yderligere uddannes:

4 hold i efteråret 2004 og 3 hold i foråret 2005

Embedslægeinstitutionen anbefaler en kortlægning af de problemer, der fremstår i samarbejdet med de praktiserende læger og sygehusvæsenet.

Sundhedsforvaltningen følger denne anbefaling. Således er der i efteråret 2003, i samarbejde med H:S, nedsat et tværgående udvalg med det formål at fremme samarbejdet mellem sektorerne. Udvalget har igangsat en analyse med henblik på at afdække mulige løsninger på problemer med kommunikation og overførsel af data sektorerne imellem, herunder medicin. Det er hensigten at identificere væsentlige forbedringsmuligheder og første fase af arbejdet afsluttes ultimo 2004 med afrapportering til de to direktioner.

Problemer med tilgængelighed og kommunikation i samarbejdet med almen lægepraksis i øvrigt behandles løbende i de samarbejdsfora, hvor Sundhedsforvaltningen er repræsenteret i forhold til de praktiserende læger. Desuden vil Sundhedsforvaltningen mere systematisk afdække hvilke samarbejdsrelationer med de praktiserende læger, der skal forbedres.

Tilsynenes bemærkninger, Kvalitetsstabens kvartalsvise opgørelser over tilsyn af medicinhåndteringen samt plejehjemmenes handlingsplaner – er udgangspun kt for iværksættelse af ledelsesmæssige beslutninger hvad angår både central og lokal opfølgning. Det følgende angiver en række eksempler på hvordan ældrekontorer og lokale udførerenheder har fulgt op på problemer i forbindelse med medicinhåndtering med konkrete udviklingstiltag

Ældrekontorerne er ansvarlige for opgørelser over tilsyn og handlingsplaner samt den lokale opfølgning på institutionerne. I dette arbejde indgår iværksættelse af et nyt koncept for handlingsplaner for opfølgning på tilsyn med detaljerede og tidsfastsatte mål. I handlingsplanerne angives såvel kortsigtede som langsigtede tiltag. Handlingsplanerne anvendes aktivt til at sikre kontinuiteten på tværs af tilsyn over tid, hvilket er positivt bemærket i Embedslægeinstitutionens årsrapport.

Ældrekontorerne gennemfører tæt ledelsesopfølgning på medicinhåndteringen. På de lokale områdeledermøder er opfølgning på tilsyn et centralt tema. Afrapportering af tilsynsfund på baggrund af aktuelt gennemførte tilsyn i områderne drøftes. Der følges op med status på udviklingstiltag. Selvevaluering på institutionerne ved forstanderne er indskærpet.

Kvalitetsudvikling af medicinhåndteringen drøftes med forstanderne i deres medarbejderudviklingsamtale med ældrechefen.

Plejehjemmene indskærper desuden vigtigheden af god medicinhåndtering overfor personalet. Det foregår både i konkrete arbejdssammenhænge og generelt på personalemøder, hvor der løbende gennemføres evalueringer af de nye procedurer.

På flere plejehjem forestår afdelingsledere kvartalsrapporteringer over medicinhåndteringen til forstanderne.

Det indskærpes til de medicinansvarlige om at udvise større omhyggelighed i medicindoseringssituationer. Gruppeledere har fået indskærpet ansvaret for faglig ledelse, og medarbejdere kontrolleres i forbindelse med medicinophældning.

Institutionernes arbejde med at udarbejde og revidere lokale instrukser og programmer på baggrund af den reviderede håndbog i medicinhåndtering er færdiggjort januar 2004, og er ved at blive indarbejdet i de daglige rutiner. Dette medfører et stort informations- og opfølgningsarbejde blandt fastansat medicinkompetent sundhedspersonale, faste vagter, vagtbærende afløsere, weekendafløsere, ferieafløsere m.fl. Nogle institutioner har undervejs måtte justere sit vejledningsmateriale ydeligere.

Medicin kun må ordineres og seponeres (afsluttes) af en læge.

Det er et gennemgående træk, at plejehjemmene arbejder med at få den praktiserende læge til at dokumentere og signere ordineret medicin. Ligesom man forsøger at få gennemført en status på den enkelte beboers forbrug af lægemidler og naturpræparater en gang om året. Mange steder er udarbejdet planer for gennemførelse af medicinstatus m.v., og der er indført skemaer for dokumentation af dette. Det er en fortsat udfordring at forbedre samarbejdet med almen lægepraksis.

Sundhedsforvaltningens reviderede håndbog for medicinhåndtering anviser bl.a., i overensstemmelse med Sundhedsstyrelsens retningslinjer, en ændret dokumentationspraksis med "indførelse af et enstrenget dokumentationssystem". Det vil sige, at medicinoptegnelser kun føres et sted for at undgå, at uoverensstemmelser opstår. Plejehjemmene følger op med dokumentationsudvikling i retning af en enstrenget model, gennem anvendelse af forskellige metoder.

Institutionerne har indført nye retningslinjer for at identificere hvem der har doseret medicin for den enkelte borger. Dette indebærer, at der signeres løbende med initialer efter hver dosering til den enkelte beboer. Dokumentationen udbygges på nogle plejehjem således, at det med signatur er dokumenteret, både hvem der har doseret medicinen, og hvem der har udleveret den.

Der udarbejdes desuden retningslinier for, hvilke signaturer der anvendes, hvorledes den enkeltes signatur kan identificeres, og ikke mindst hvor – og hvordan oplysningerne opbevares.

Ifølge den redigerede håndbog skal al medicin skal være identificerbar både hvad angår indholdsdata og brugerdata. Der arbejdes lokalt f.eks. med at sikre, at alle medicinbægre med ophældt medicin lever op til dette krav, med henblik på at reducere risikoen for forbytning af medicin i fælles spisearealer.

Uhensigtsmæssig opbevaring af medicin har været et problem på nogle plejehjem, og her har man etableret interne instrukser med anvisning på korrekt opbevaring af aktuel anvendt medicin adskilt fra ikke længere anvendt medicin. Som en mere langsigtet strategi ville dosisdispensering også være en mulig løsning.

Der er stor årvågenhed for at undgå fejldoseret medicin. På nogle plejehjem har man indført ændrede regler, således at al medicin doseres af gruppeleder (i fravær af afdelingsleder), og der gennemførers kontrol af anden person med kompetence til medicinophældning. Det vil sige, at sikkerhedssystemet er udbygget således, at doseringsæskerne gennemgås af to personer uafhængigt af hinanden. Der arbejdes med at skabe ro til medicinhåndteringen. Eksempelvis ved at dosere medicin på bestemte ugedage og i faste tidsrum.

Hjemmeplejen har udarbejdet retningslinier for omhældning af medicin for social- og sundhedshjælpere m.fl., der bistår borgerne i den daglige medicinindtagelse i forbindelse med måltidet. Initiativet skal sikre en personalemæssig opfølgning for disse faggrupper.

I forvaltningen har flere plejehjem indført dosisdispensering på alle eller udvalgte afdelinger. Et plejehjem har igangsat en tidsregistrering, der skal afklare tidsforbruget ved henholdsvis maskinel dosisdispensering og ved manuel dosering foretaget af plejepersonalet. Der er iværksat en nærmere vurdering af muligheden for en øget anvendelse af dosisdispensering med henblik på at forbedre håndteringen af medicin på plejehjem.

Ældrecheferne og forstanderne inddrager de ansvarlige medarbejdere i alle dele af det lokale udviklingsarbejde. Ved tilsynsbemærkninger rettes op på hændelser selv samme dag, som tilsynet har fundet sted, hvis der har været bemærkninger klassificeret som større eller alvorlige fejl og mangler. Det er gennemgående, at der handles umiddelbart på identificerede problemer med den bedst mulige løsning for at afhjælpe problemet på kort sigt.

Der er eksempler på, at der er etableret samarbejde mellem det lokale ældrekontor og centralforvaltningens stabe med henblik på, at støtte op om den lokale indsats i en udførerenhed. Således blev f.eks. i et tilfælde etableret en ad Hoc task-force med medarbejdere fra såvel HR-staben som Kvalitetsstaben til, i samarbejde med den berørte institution, at løse et akut problem med opfølgning på tilsyn.

For at kunne efterleve anbefalingerne om det enstrengede system, så al dokumentation vedrørende medicinering foretages det samme sted deltager repræsentanter fra en del lokale udførerenheder i en arbejdsgruppe med henblik på at en fælles registreringsvejledning til dokumentation af medicinadministration i KOS. En sådan fælles registreringsvejledning skal understøtte en ensartet udmøntning af den reviderede interne instruks for medicinhåndtering. Vejledningen forventes færdig medio 2004. Registreringsvejledning danner grundlag for plejehjemmenes kommende dokumentation af medicin i KOS.

På flere institutioner gennemføres systematisk undervisning af alle faggrupper i korrekt dokumentation. Men der iværksættes også undervisning og instruktion ved mange af Ældrekontorerne i tilfælde af gennemgående problemstillinger på plejehjemmene. Dokumentationspraksis, ansvar som medicinalperson, kompetencefordeling faggrupper imellem, farmakologisk viden og informationssøgning er blandt de emner der er gennemført undervisning i.

Udover kollektiv instruktion gennemfører institutionerne individuel træning og sidemandslæring. Proceduren i medicinhåndtering indgår endvidere fremover som en del af introduktionen for nyansat sundhedsfagligt personale.

Det overvejes at lade medicinhåndtering indgå som et fast udviklingstema i medarbejderudviklingssamtalerne for medicinkompetent personale.

Den reviderede håndbog anbefaler, at der gennemføres stikprøvekontrol ved hjælp af embedslægens skema, hvilket nu gennemføres på flere institutioner. Det forventes, at denne praksis vil blive styrket ved udgangen af 2004 gennem etablering af løbende interne kontrolprocedurer på et større antal institutioner samt brug af de nyligt uddannede auditorer til intern evaluering og vejledning.

Nogle institutioner er langt fremme med indførelse af kvalitetskontroller og arbejder med at øge antallet af egenkontroller, og udarbejde sagsbeskrivelser af hændelsesforløb, når der konstateres fejl, med henblik på en kvalificeret og nuanceret opfølgning.

Et plejehjem har indført struktureret dokumentation af afvigelser i forhold til vedtagne standarder.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

HØRING

Indstillingen er ikke udsendt til høring.

Bilag 1: Kvalitetsudvikling i Sundhedsforvaltningen

Bilag 2: Sundhedsforvaltningens kvalitetsorganisation

Bilag 3: Sådan håndterer du medicin – en håndbog for plejepersonale

Bilag 4: Program for auditoruddannelse

Bilag 5: Uddannelsesplan i Projekt Kvalitet i medicinhåndtering

Bilag 6: Indsats over for misbrugsproblemer blandt personale

Susanne Boch Waldorff

/ Birgit Gundorph-Malling