Orientering om status vedrørende nyt digitalt omsorgssystem

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager orienteringen om status på udbudsprocessen i forbindelse med et nyt digitalt omsorgssystem til efterretning.

Sundheds- og Omsorgsudvalget godkendte den 23. oktober 2014, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen opsiger samarbejdet med KMD med henblik på at anskaffe et mere tidssvarende omsorgssystem. Udvalget orienteres nu om status på udbuddet omkring at indkøbe et nyt system. Herunder udviklingen på leverandørmarkedet, som betyder en ændret tidsplan og udgiftsprofil for projektet.

Da Sundheds- og Omsorgsudvalget i oktober 2014 tiltrådte indstilling om at gennemføre et udbud af et nyt omsorgssystem, var der 3 leverandører i markedet. Kun CSC er i dag tilbage i markedet med et system i drift. KMD har stoppet videreudviklingen af det system, der i dag kører i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen - kendt som KOS2 og den sidste leverandør, Avaleo, er opkøbt. Konsekvenserne af denne udvikling står nu klart.

Med den nyligt vedtagne ældrepolitik og sundhedspolitik er der samtidig sat nye ambitiøse mål for Sundheds- og Omsorgsforvaltningens arbejdsgange og for borgerne, der stiller nye krav til digitale løsninger. Det gælder bl.a. borgerens adgang til egne data, øget fleksibilitet i borgerens valgmuligheder til at benytte forvaltningens mange tilbud, kalenderfunktion samt høje mål for bedre tværfagligt samarbejde.

Flere kommuner er ligesom København på vej i udbud med det kommunale omsorgssystem og ser efter alternative muligheder. Aarhus kommune har som den første kommune netop gennemført et udbud og valgt en leverandør, der hidtil kun har opereret på sygehussiden. Aarhus kommune har stillet store krav til brugervenlighed, helhedsorienteret indsatser samt høj leverandørmodenhed. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har i de forgangne måneder haft en tæt dialog med Aarhus Kommune, og dermed fået et langt bedre indblik i tidsplaner samt omkostninger til anskaffelse og implementering i forhold til de kvalitetskrav, forvaltningen stiller.

Leverandørsituationen er markant ændret. På den ene side er der kun én leverandør tilbage af de tre oprindelige kendte leverandører af omsorgssystemer, og på den anden side har bl.a. Aarhus kommunes udbudsproces og efterfølgende valg af leverandør tydeligt vist, at der nu er åbnet op for andre leverandører.

Udviklingen siden oktober er positiv, da det giver betydeligt bedre valgmuligheder for også at indkøbe et nyt system i Københavns Kommune, som kan levere på et højt kvalitetsniveau og bedst muligt understøtte det sundhedsfaglige arbejde.

På baggrund af forvaltningens opsamlede erfaringer er rammerne for udbudsprojektet:

• Der udarbejdes et udbudsmateriale, som muliggør at både leverandører med udviklingsprojekter og leverandører med standardsystem kan byde
• Udbudsmaterialet baseres på Aarhus' materiale samt på Københavns udbudsmateriale fra det kommende økonomisystem i KK
• Der gennemføres en procesfokuseret involvering af brugere i denne fase af projektet.

Udviklingen betyder dog også:

• at det er nødvendigt at regulere den oprindelige tidsplan forelagt udvalget den 23. oktober 2014. Dels for at tilpasse sig den nye leverandørsituation og dels på baggrund af erfaringerne fra Aarhus kommune omkring implementeringen af systemer, som ikke er et af de tre oprindelige standardsystemer på det danske marked.
• at ønsket om at følge Aarhus' linje om krav til kvalitet og sammenhæng må forventes at medføre forskydning af budgettet til indkøb og drift af omsorgssystemet, således at der forventes anvendt flere midler til selve indkøbet, mens etablering og drift af systemet forventes at være uændret (se afsnit om økonomi).

 Ny tidsplan:

• Udsendelse af udbudsbekendtgørelse august 2015
• Valg af prækvalificerede leverandører september 2015
• Udsendelse af udbudsmateriale oktober 2015
• Valg af leverandør januar 2016
• Idriftsættelse af nyt system medio 2017.

Indstillingen har ingen direkte økonomiske konsekvenser. Den samlede økonomiske ramme fremgår af bilag 1 (fortroligt bilag).

Sundheds- og Omsorgsudvalget orienteres om anskaffelselsen af nyt digitalt omsorgssystem, når leverandøren er valgt.

                                Lars Gregersen
                                                                                                  
                                                                                          /Mette Grønholt Harbo