Forbedret kvalitet og service på madområdet og etablering af "Madservice København" (Indstilling udsendt med dagsordenen for mødet den 19. februar 2001)

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 12. marts 2001

5. Forbedret kvalitet og service på madområdet og etablering af "Madservice København" (Indstilling udsendt med dagsordenen for mødet den 19. februar 2001)

SOU 67/2001 J.nr. 46/2000

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at det vedlagte notat af 6. februar 2001 "Forslag til forbedret kvalitet og service på madområdet og etablering af "Madservice København" " godkendes som grundlaget for etableringen og driften af " Madservice København ".

Den 18. september 2000 (SOU 306/2000) forelagde Sundhedsforvaltningen en indstilling for Sundheds- og Omsorgsudvalget, hvor forvaltningen indstillede, at der blev oprettet en ny organisatorisk enhed "Madservice København", hvor ansvaret for hele køkkenområdet under Sundhedsforvaltningen skulle koordineres. Sundheds- og Omsorgsudvalget godkendte, at Sundhedsforvaltningen arbejdede videre med etableringen af "Madservice København". Sagen ønskedes forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget på et senere møde.

Udvalget ønskede en uddybning af

1. hvilke tilbud den nye enhed kunne tilbyde de øvrige plejehjemskøkkener og
2. relationerne til køkkenerne og plejehjemmene.

Tilbuddene til plejehjemskøkkenerne er beskrevet i notatets punkt 3, ligesom relationerne til køkkener og plejehjem er uddybet i notatets punkt 6.

Udvalget forudsatte, at der skete en høring af ældrerådene inden endelig forelæggelse for udvalget, hvilket ligeledes har fundet sted. Også organisationen Ældre Sagen er hørt.

Forvaltningen har afholdt møde med de institutioner, der er berørt af første fase, ligesom Lederrådet har været hørt. Forslaget har været drøftet i HSU, og der er efterfølgende aftalt møde med de berørte personaleorganisationer den 15. februar 2001.

Etableringen af Madservice København vil i første fase betyde :

• at "Madservice København" vil få driftsansvaret for de kommunale køkkener i Bystævneparken og De Gamles By, og indgå driftsaftaler med de øvrige kommunale institutioner samt de selvejende Madservice a la Carte-institutioner, for så vidt angår de her integrerede køkkener. Der vil ligeledes blive indgået særskilte aftaler med den del af de selvejende institutioner, der ønsker, at køkkenet skal deltage i ordningen fra begyndelsen.

• at "Madservice København" vil indgå fællesindkøbsordninger, der skal omfatte samtlige køkkener, såvel kommunale som selvejende.

• at "Madservice København" udarbejder kvalitetsstandarder, der skal gælde for samtlige køkkener - såvel kommunale som selvejende - og fører tilsyn hermed.

• at "Madservice København" tilbyder at indgå driftsaftaler med institutioner, der efter etableringen af ordningen ønsker køkkenet tilknyttet "Madservice København".

"Madservice København" skal understøtte og være i overensstemmelse med den ældre- og sundhedspolitik, der i øvrigt føres i Københavns Kommune.

Det vurderes at der indenfor køkkenområdet er et årligt besparelsespotentiale på ca. 20 mio. kr., hvis stordriftsfordelene udnyttes optimalt.

Udgifterne til enhedens drift forudsættes inden for en kort årrække afholdt inden for den effektivisering, som "Madservice København" gennemfører.

I forbindelse med Sundhedsforvaltningens indstilling vedrørende regnskab 1999 påpegedes muligheden for at realisere besparelser på effektiviseringer og driftsmæssige omstillinger, herunder optimering af køkkenfunktionen, indførelse af indkøbsordninger for de hjemmeboende ældre og tvunget brug af fællesindkøbsordning omfattende fødevarer til plejehjemskøkkener. Indstillingen blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 11. maj 2000.

Den 18. september 2000 (SOU 306/2000) forelagde Sundhedsforvaltningen en indstilling for Sundheds- og Omsorgsudvalget, hvor forvaltningen indstillede, at der blev oprettet en ny organisatorisk enhed "Madservice København", hvor ansvaret for hele køkkenområdet under Sundhedsforvaltningen skulle koordineres. Sundheds- og Omsorgsudvalget godkendte, at Sundhedsforvaltningen arbejdede videre med etableringen af "Madservice København". Sagen ønskedes forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget på et senere møde.

Under udvalgsmødet blev der tilkendegivet tilslutning til Madservice a la Carte-delen, til fællesindkøb, interesse for det økologiske element, ligesom der var en positiv holdning til at bidrage til at sætte stærk fokus på kvalitet, ernæring og forebyggelse.

Køkkenerne under Sundhedsforvaltningen bespiser dagligt mere end 6.000 pensionister m.fl. på institutionerne og ca. 4.000 madmodtagere på hjemadressen. Maden som kerneydelse, og de serviceydelser, der er i forbindelse med selve måltidet, har stor betydning for den enkeltes livskvalitet og velbefindende. Madområdet er sat meget i fokus, både i medierne og i offentligheden, både hvad angår fødevaresikkerhed, fødevarebårne sygdomme og underernæring m.v.

Forvaltningen råder i dag over 4 store udbringningskøkkener (Madservice a la Carte-køkkenerne), 34 større og mindre produktionskøkkener samt 19 modtagekøkkener. De 19 modtagekøkkener får leveret mad fra andre køkkener, enten kommunens egne eller fra private udbydere.

Sundhedsforvaltningen har i dag med Madservice a la Carte et fleksibelt og velfungerende madtilbud til hjemmeboende pensionister, hvor den samlede kvalitet er meget høj. Mange af erfaringerne omkring madkvalitet, service og hygiejne i Madservice a la Carte vil med fordel kunne benyttes af andre køkkener, ligesom der også i de øvrige køkkener findes faglige og menneskelige ressourcer og erfaringer, der med fordel kunne gøres brug af i et tværgående samarbejde.

I dag beskæftiger køkkenerne ca. 370 personer, omregnet til fuldtidsansatte, og området omfatter en samlet økonomi på ca. 250 mio. kr. årligt. Området er stort og indebærer indlysende stordriftsfordele ved etablering af en paraplyenhed for hele området.

For på længere sigt at opnå et ensartet højt kvalitets- og serviceniveau over for de ældre og for at få det fulde økonomiske udbytte af den nuværende drift foreslås etableret en selvstændig enhed "Madservice København", hvor perspektivet er at samordne driften af køkkenerne. "Madservice København" vil således skulle forestå den overordnede styring af driften af køkkenerne på institutionerne og varetage produktudviklingen, hvor der skal fokuseres på det kvalitative og forebyggende. Køkkenerne skal fortsat være placeret på institutionerne og underlagt den almindelige, øvrige drift, men det økonomiske ansvar samles i "Madservice København" og opfølgningen sikres via nøgletal og kvalitetsstandarder gennem indgåelse af specielle aftaler om køkkenernes drift.

Det overordnede sigte er, at der nu kan planlægges med et større volumen i madfremstillingen, hvilket indebærer en større differentiering i tilbuddene fra de køkkener der omfattes af ordningen.

Overordnet set skal målsætningerne for Madservice København understøtte de målsætninger der til enhver tid er gældende for ældre- og sundhedsområdet i København.

Målsætninger for "Madservice København":

1. Et ensartet højt kvalitets- og serviceniveau for de ca. 10.000 personer, der dagligt bespises af Sundhedsforvaltningen
2. Sikre og udvikle smag, næringsindhold og den service der er tilknyttet maden
3. En forebyggende indsats i forhold til de mange problemstillinger der er på madområdet, herunder bl.a. den lovpligtige egenkontrol i køkkenerne
4. Gennemføre nødvendige undersøgelser og vurderinger i forhold til driftsløsninger for at optimere økonomien
5. Sikre rationelle fællesindkøbsaftaler med henblik på at opnå den bedst mulige kvalitet og pris.
6. Sikre en optimal køkkendrift, herunder udnyttelse af stordriftsfordelene.

Driften i "Madservice København" vil grundlæggende være baseret på en indgået virksomhedskontrakt med Sundhedsforvaltningen ved den administrerende direktør. Driften etableres med selvstændig administration.

Blandt den nye enheds relationer og tilbud til køkkenerne og plejehjemmene vil indgå

• løbende kontrol med driftsøkonomi, kvalitet og tilbud samt faktisk produktion og håndtering af såvel fødevarer som det færdige produkt fra køkken til f.eks. den hjemmeboende forbruger,
• kvalitetssikring af det leverede produkt, herunder feedback fra brugerne, systematisk stikprøvekontrol af opvarmning under transport m.v.
• udvikling og styrkelse af fagligt fællesskab,
• faglig referencemulighed for køkkenerne,
• større og mindre projekter, f.eks. tiltag i forbindelse med økologiske fødevarer, småtspisende, brugere med specielle krav til maden,

En ændring af den skitserede art gennemføres ikke på kort tid. Der må påregnes en etableringsfase, hvor det sikres at den nuværende drift af køkkenerne budget- og regnskabsmæssigt adskilles fra institutionernes øvrige drift. Efterfølgende vil der være en fase, hvor den nye organisation finder sine rammer og etablerer sig i forhold til institutionerne.

Disse to faser forventes hver at strække sig over 6 - 8 måneder.

Notatet har i en version af 11. januar 2001 været sendt til høring i ældrerådene samt organisationen Ældre Sagen. Der er modtaget i alt 10 høringssvar fra ældrerådene og Ældre Sagen.

Høringssvarene vedlægges som bilag C. Sundhedsforvaltningen har besvaret samtlige høringssvar. Besvarelserne vedlægges som bilag D.

Notatet har endvidere været fremsendt til Lederrådet.

Det har herudover været drøftet i HSU og med de institutioner, der er berørt af første fase.

Generelt fremhæves vigtigheden af, at ældrerådene tages med i udviklingen og flere fremhæver, at madområdet ikke egner sig til udlicitering og derfor bør forblive i kommunalt regi.

Ældreråd fra områder med velfungerende, lokale indkøbsordninger fremhæver, at kommende tiltag på indkøbsområdet ikke må betyde, at de eksisterende ordninger skrottes.

Der er tilbagemeldinger med stor interesse for deltagelse i produktudvikling og i et tværgående smagspanel samt interesse for kvalitetsstandarder på området. Der udtrykkes i den forbindelse ønske om at ældrerådene får udkast til kvalitetsstandarder på madområdet til høring inden politisk vedtagelse.

Der er tilbagemeldinger der går dels på bekymringen for en kvalitetsforringelse for de ældre som følge af de nævnte besparelser, dels på mangler i de nuværende madordninger. Dette er søgt afklaret i høringssvarene til de pågældende ældreråd.

Forvaltningen kan konstatere, at der er behov for en grundig introduktion af de nye ældreråd til Madservice a la Carte-ordningen, herunder produktionsformen "kølemad", samt brugerindflydelsen i plejehjemmenes beboer-/kostudvalg.

I konsekvens af høringssvarene har Forvaltningen efterfølgende justeret i det til ældrerådene udsendte notat således, at ældrerådenes medinddragelse og -flydelse i arbejdet med produktudvikling m.v. står tydeligere (side 4, 2. prik), ligesom det er tydeliggjort, at nærværende notat ikke indebærer madlevering fra et enkelt, stort centralkøkken, men at "Madservice København" skal være en paraplyenhed med henblik på at udnytte eksisterende erfaringer og samtidig opnå stordriftsfordele.

Forvaltningen har afholdt møde med de institutioner, der er berørt af første fase, ligesom Lederrådet har været hørt. Bemærkningerne herfra er der taget hensyn til i vedlagte notat af 6. februar 2001.

Forslaget har været drøftet i HSU, og der er efterfølgende aftalt møde med de berørte personaleorganisationer den 15. februar 2001.

På baggrund af de opgaver, der placeres i "Madservice København", skønnes organisationen at skulle have en normering på 8-10 personer med et driftsbudget på ca. 6 mio. kr., hvilket er ca. 3 mio. kr. mere end det, der i dag bruges på køkkenområdets centraladministrative opgaver. Udgifterne til enhedens drift forudsættes inden for en kort årrække afholdt inden for den effektivisering, som "Madservice København" gennemfører.

"Madservice København" tilføres budgetterne for de tilknyttede køkkener samt de midler, der centralt har været placeret til vedligeholdelse og udskiftning af køkkener og udstyr. Budgetterne for de øvrige køkkener vil blive styret via nøgletal.

Herudover er der behov for at få tilført midler fra den centrale pulje til f.eks. større projekter, større arbejder og stort køkkenudstyr, ligesom "Madservice København" vil kunne have behov for at foretage investeringer, som vil skulle lånefinansieres og afdrages via den løbende drift og de effektiviseringer, som forventes realiseret af "Madservice København".

Det vurderes, at der indenfor køkkenområdet er et årligt besparelsespotentiale på ca. 20 mio. kr., hvis stordriftsfordelene udnyttes optimalt.

En del af besparelsen forventes opnået på fællesindkøbsområdet. Besparelsen forventes opnået med implementeringen af aftalerne i takt med at køkkenerne tilknyttes fællesindkøb og i takt med frigørelsen fra eventuelle nuværende bindinger på indkøbsområdet.

På baggrund af de udarbejdede nøgletal forventes det, at institutionerne tilpasser deres køkkendrift hertil, således at nøgletallene og produktionsomkostningerne er på niveau med de køkkener, der er tilsluttet "Madservice København".

Ældrerådene og Ældre Sagen er hørt.

Lederrådet er hørt.

HSU har drøftet forslaget.

Forslaget er drøftet med de berørte institutioner.

Der vil være behov for en målrettet information af de nye ældreråd om Madservice a la Carte-ordningen og om brugerindflydelsen i plejehjemmenes beboer-/kostudvalg samt inddragelse af ældrerådene i produktudvikling og smagspanel.

Bilag B: SOU 306/2000

Bilag C: Høringssvar fra ældrerådene og Ældre Sagen

Bilag D: Sundhedsforvaltningens besvarelse af de indkomne høringssvar

Bilag E: Skitse til virksomhedskontrakt

Bo Andersen

/ Jesper Maarbjerg