Status på projekt om fri-institutioner i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager status på fri-institutionsforsøget i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen til efterretning.

Projektet fri-institutioner er et tværforvaltningsprojekt vedtaget i Borgerrepræsentationen den 23. maj 2013. Projektet er en del af tillidsdagsordenen i Københavns Kommune. Udover Sundheds- og Omsorgsforvaltningen deltager Socialforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen i projektet med hver tre enheder. Projektet løber over to år i 2014 – 2015, hvor enhederne får mulighed for at udfordre interne regler i kommunen.

Formålet med projekt fri-institutioner er at arbejde med at udvikle alternative styrings-, rapporterings- og dokumentationsmetoder, som kan give enhederne større fagligt råderum til at løse kerneopgaverne med fokus på effekt og kvalitet samt erstatte unødig kontrol og dokumentation.

Projektet skal bidrage til at imødegå de udfordringer, som Københavns Kommune står overfor i fremtiden i forhold til at nytænke måden, hvorpå kommunen styrer, leder og organiserer.

I Sundheds- og Omsorgsforvaltningen deltager tre plejecentre fra lokalområde Vanløse/Brønshøj/Husum: Egebo, Bonderupgård og Damsøgård.  

Der tilstræbes ikke en ensartet proces i de fire forvaltninger. Til gengæld forventes det, at projektet tilrettelægges, så der gives optimale vilkår for, at man på enhederne kan eksperimentere med alternative løsninger. Det forventes, at de ledere og medarbejdere, der er tættest på dagligdagen, deltager aktivt i processen.

Enhederne er i projektperioden underlagt gældende lovgivning og økonomiske rammer.

I Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er projektperioden i udgangspunktet planlagt i fire faser af hver et halvt år, hvor hver fri-institution i de enkelte faser udpeger et område, som de ønsker at udfordre, og hvor de eksperimenterer med alternative løsninger.

For at tilgodese involvering og deltagelse af ledere og medarbejdere er der i projektet valgt en metodisk bottom-up-tilgang. Der tages afsæt i de oplevelser, som borgere, medarbejdere og ledere på plejecentrene har om forstyrrende rammer, regler og retningslinjer, som i hverdagen opleves at hæmme det faglige råderum.

I første projektfase har fri-institutionerne valgt at fokusere på daglige praksisnære arbejdsredskaber, som umiddelbart opleves at forstyrre i hverdagen. Der er tale om udfordring af arbejdsredskaber udviklet på forvaltningsniveau og ikke overordnede mål eller aktiviteter.

De generelle erfaringer fra projektet efter fase 1 er:

• Medarbejderne er i høj grad motiveret for at gøre en forskel for borgerne. Når medarbejderne har været involveret og kan se meningen med dokumentationen i forhold til borgeren, oplever de ikke dokumentationen som forstyrrende, men derimod som meningsfuld og nødvendig.  
• Lederne oplever, at man i tillidsdagsordenens lederrolle skal skifte mellem forskellige ledelsesdiscipliner og være meget tilstede i processerne. Dét at udfordre den traditionelle måde at arbejde på øger fokus på opgaveløsningen positivt.

Derudover har projektet indtil nu også vist, at ”frisættelse” er tidskrævende og udfordrende for både medarbejdere, ledere og forvaltning. Det har vist sig, at det er vanskeligt at bryde vante arbejdsgange og rutiner samt udfordre herskende kulturer. På trods af oplevelsen af, at der er rammer, som strammer i hverdagen, har det været en omfattende og vanskelig proces at konkretisere præcis, hvilke rammer og regler der strammer, og hvordan de kan udfordres.

 Dette kan formentlig forklares med flere forhold:

• Det er ikke nødvendigvis den enkelte regel eller ramme, som er afgørende for oplevelsen af, at noget strammer, men et kompleks af mange regler/ rammer, som opleves at ”stramme”
• Der eksisterer forskellige opfattelser og forståelser af, hvad der er kerneopgaven, hvad der påvirker mulighederne for at arbejde med kerneopgaven og dermed hvad, der kan udfordres indenfor rammerne af projektet  
• Det har vist sig, at det i praksis kan være vanskeligt at skelne mellem krav og regler som i udgangspunktet skal følges og vejledning, som kan understøtte daglig praksis
• Projektet er afgrænset i forhold til at udfordre lovgivningsmæssige forhold

Der er også et stort organisatorisk og politisk læringspotentiale i projektet i forhold til tillidsdagsordnen. Når medarbejdere ”slippes løs” udfordres også den forvaltningsmæssige og politiske forståelse af virkeligheden i praksis og hvad, der opleves betydningsfuldt og relevant at udfordre.      

Beskrivelse af eksperimenterne på fri-institutionerne  
Bonderupgård og Egebo har udfordret udformningen af døgn- og ugeplanen. Døgn- og ugeplanen opleves som ulogisk, uoverskuelig og tidskrævende. Døgn- og ugeplanen skal give overblik over indsatsen i boligen, og om hvilke særlige aftaler/ behov borgeren har. Døgn- og ugeplanen er indeholdt i Københavns Kommunes vejledning om sundhedsfaglig dokumentation.

Formålet med udfordringen er at udvikle en ny form for døgn- og ugeplan, som i højere grad vil blive oplevet som et brugbart arbejdsredskab i hverdagen og øge både effektiviteten og kvaliteten i plejen og omsorgen for borgerne.  

Begge plejecentre har udviklet en ny døgn- og ugeplan, som indfrier de principper og mål, som var sat ved projektstart. De erfarer, at den nye plan er blevet mere borgercentreret og giver et bedre overblik for personalet i forhold til at yde pleje og omsorg.

Damsøgård har udfordret model og arbejdsgang for ernæringsvurdering, herunder brug af skema til vurdering af ernæringstilstanden.

Formålet med udfordringen er at udvikle en egen/ ny metode til vurdering af borgerens ernæringstilstand, som forventes at øge både effektiviteten og borgernes oplevelse af kvalitet i hverdagen. Damsøgård udvikler fortsat på metoden og afprøver forskellige muligheder for at afdække potentialer ved diverse løsninger.

For en uddybning af de enkelte eksperimenter se bilag 1. 

På baggrund af de nuværende erfaringer med fase 1 har forvaltningen valgt, at der i fase 2. arbejdes videre med udfordringer fra fase 1. frem for at igangsætte nye indsatser. Det giver mulighed for yderligere kvalificering af udviklingsarbejdet og muligheder for at vurdere spredningspotentialet i forhold til de nye arbejdsredskaber. Samtidig arbejdes der med at afdække nye indsatsområder for udfordringer til det kommende år.

Forvaltningen vil fortsætte med halvårlige statusbeskrivelser på projektet og i efteråret udvikle et egentligt evalueringsdesign af det samlede projekt. Evalueringsdesignet skal sikre, at der drages læring af projektet, både i forhold til medarbejdere, ledere og forvaltning. Samtidig skal evalueringen understøtte, at spredningspotentialet i løsninger indenfor de udfordrede områder vurderes.  

Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen orienteres om status på projektet på tværs af forvaltningerne i efteråret 2014.

Sundheds- og Omsorgsudvalget orienteres igen primo 2015 om status på projektet.



Lars Gregersen 

                                                                    / Nanna Skriver