Bemærkninger til Revisionsrapport vedrørende regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2020

Sundheds- og Omsorgsudvalget skal godkende Sundheds- og Omsorgsforvaltningens handleplaner i forhold til Revisionsrapport vedrørende regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2020.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller:

1. At Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at indholdet i denne indstilling fremsendes til Øko­nomifor­valtningen, som udtryk for udvalgets opfølgning på Revisionsrapport vedrørende regn­skabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2020.

Kommunens revisionsselskab Deloitte har i samarbejde med Intern Revision udarbejdet Revisionsrapport vedrørende regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2020. Rapporten indeholder en be­mærkning, der retter sig mod ’forvaltningerne’ vedrørende bilagskontrol. Denne bemærkning er ’rød’ hvil­ket betyder, at revisor anser forholdet for at være kritisk. Røde revisionsbemærkninger skal forelægges de relevante politiske udvalg med henblik på godkendelse af de udarbejdede handleplaner. Rapporten inde­holder også en bemærkning rettet mod SUF og ØKF i fællesskab. Denne bemærkning er ’gul’, hvilket bety­der, at revisor anser forholdet for at være væsentligt. I lighed med røde bemærkninger skal gule bemærk­ninger og de tilhørende handleplaner forelægges de relevante politiske udvalg med henblik på godkendelse af de udarbejdede handleplaner.

Revisor anfører følgende bemærkning til forvaltningerne (Rød):

I lighed med tidligere år skal henstilles, at forvaltningerne skærper tilsynet med, at:

• der i forbindelse med registreringen i økonomisystemet vedlægges tilstrækkelig dokumen­tation, der sikrer, at det i forbindelse med 2.-godkendelsen kan påses, at betalin­gen/ompos­teringen er foretaget på et validt grundlag.

• Indenrigs- og Boligministeriet autoriserede konteringsregler efterleves. 

Handleplan:

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen deler revisionens opfattelse af, at opretholdelse af et effektivt internt kontrolmiljø er vigtigt for god og sikker regnskabsføring og økonomistyring.

Forvaltningens regnskabsafdeling modtager løbende resultatet af KS stikprøvekontrol af bi­lag. Stikprøvekontrollen bliver videresendt til de relevante enheder, som besvarer de spørgs­mål, som KS måtte have til de enkelte bilag. Ved samme lejlighed vurderer ledelsesrepræsen­tanter fra den centrale regnskabsafdeling stikprøvens indhold med henblik på en vurdering af, hvorvidt der er tegn på systematiske fejl og unøjagtigheder, som vil fordre en særlig ind­sats i forhold til en eller flere enheder. Resultatet af denne vurdering arkiveres.

For at sikre så korrekt regnskabsføring som muligt, har forvaltningen udarbejdet en konteringsvejledning med udgangspunkt i Indenrigs- og Boligministeriet autoriserede konteringsregler samt Sundheds- og Omsorgsforvaltningens kontoplan i Kvantum.

Konteringsvejledningen er udsendt til alle relevante medarbejdere, dvs. økonomikonsulen­ter, økonomimedarbejdere, fakturabehandlere mv. Konteringspraksis bliver løbende drøftet på erfamøder med økonomikonsulenter, økonomimedarbejdere, fakturabehandlere mv.

I den løbende dialog mellem Centralforvaltningen og enhederne i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen vil der i 2021 være særligt fokus på, at den fornødne dokumentation er til stede og at alle konteringstekster er sigende i forhold til det pågældende bilag.

Revisor anfører følgende bemærkning til Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Økonomiforvaltningen (Gul):

Det henstilles, at de forvaltninger, som bogfører på konti omfattet af momspositivlisten, sik­rer, at der sker en korrekt momsrefusionshjemtagelse.

I den forbindelse kan det anbefales, at der udarbejdes områdespecifikke konteringsinstrukser suppleret med oversigter over leverandører omfattet af den særlige ejerforholdskode 4.

Handleplan:

Regnskabsafdelingen har gennemgået områderne 4.62.82 Kommunal genoptræning og vedligeholdelsestræning samt 5.30.27 Pleje og omsorg mv. med henblik på at berigtige de konsta­terede momsfejl.

For årene 2015-2017(KØR) er der berigtiget 94.792 kr., årerne 2018-2019 (Kvantum) 4.013.648 kr. For 2020 er der foretaget ompostering, så momsen bliver korrigeret med 617.113 kr.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har startet arbejdet med at udarbejde områdespecifikke konteringsvejledninger.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Handleplanerne er sendt til Økonomiforvaltningen den 1. februar 2021 med forbehold for Sundheds- og Omsorgsudvalgets godkendelse. Den samlede godkendelse af alle udvalgs handleplaner vil ske på møde i Økonomiudvalget den 23. februar 2021.

Katja Kayser

/Lars Matthiesen