Bemærkninger til Revisionsrapport vedrørende regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2020

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at indholdet i denne indstilling fremsendes til Økonomifor­valtningen, som udtryk for Sundheds- og Omsorgsudvalgets opfølgning på Revisionsrapport vedrørende Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2020, jævnfør bilag 1.

Problemstilling

Københavns Kommunes revisionsselskab Deloitte har i samarbejde med Intern Revision udarbejdet Revisionsrapport vedrørende regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2020. Rapporten indeholder en bemærkning, der retter sig mod ’forvaltningerne’ indenfor kreditorområdet. Denne bemærkning er ’rød’ hvilket betyder, at revisor anser forholdet for at være kritisk. Røde revisionsbemærkninger skal forelægges de relevante politiske udvalg med henblik på godkendelse af de udarbejdede handleplaner.

Løsning

Revisor anfører følgende bemærkning:

Det henstilles i lighed med 2019, at forvaltningerne sikrer, at håndteringen af fakturaer i Kvantum sker løbende, og at der sker rettidig betaling til kommunens leverandører. Revisionen har vist, at der er sket en forbedring i forhold til den løbende fakturahåndtering i forvaltningerne i forhold til vores gennemgang i 2019. For at sikre kommunens leverandører likviditet under COVID-19, har Økonomiudvalget besluttet at fremrykke betaling til leverandører for leverede varer og tjenesteydelser frem til 31. december 2020. Det betyder, at betalingsprincippet er ændret, således at fakturaer betales, så snart de er godkendt jævnfør kommunens regler for fakturagodkendelse. For at sikre, at den fremrykkede betalingsfrist får så stor effekt som muligt, er målet at forfaldne fakturaer elimineres, og antallet af fakturaer i intervallet fra 13 til 30 dage bringes ned til et minimum. Målsætningen er ikke nået og effekten af den fremrykkede betaling til private leverandører kunne være øget med ca. 186 mio. kr. Det er væsentligst ØKF, der ikke har levet op til målsætningen, og det henstilles, at forvaltningen skærper ledelsestilsynet, således at effekten af Økonomiudvalgets beslutning øges. Det skal bemærkes, at der er fakturaer for 50 mio. kr., der er forfaldne, dvs. mere end 30 dage gamle. Økonomi- og Indenrigsministeren har i brev af den 4. februar 2019, til alle landets kommuner, understreget vigtigheden af, at det offentlige etablerer en god forretningsgang for betaling af regninger – "Kommuner og regioner bør derfor have stor fokus på at sikre en effektiv håndtering af regninger og løbende holde øje med, at regninger faktisk betales rettidigt”. Der henvises til forvaltningsspecifik information i bilaget.

Kommentar

På tidspunktet for revisors opgørelse havde Københavns Kommune i alt 6.693 fakturaer, som havde ligget ubehandlet i mere end 12 dage. Disse fakturaer udgjorde tilsammen et skyldige beløb på 234,7 mio. kr. Af disse fakturaer havde Sundheds- og Omsorgsforvaltningen ansvar for 797 til en samlet værdi på 16,4 mio. kr. I forhold til kommunens samlede fakturapulje udgjorde Sundheds- og Omsorgsforvaltningens andel 11,9% af fakturaerne og 7,0% af det skyldige beløb.

Handleplan

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen deler revisors opfattelse af vigtigheden af, at fakturaer bliver betalt og at der er udarbejdet forretningsgange som sikrer en omhyggelig kreditoradministration.

Forvaltningens Regnskabsafdeling udsender derfor hver onsdag:

• Rapport over de fakturaer, som er kommet ind i Kvantum.
• Rapport over manglende varemodtagelse
• Rapport over fakturaer i workflow over forfald

Ligeledes udsendes rapporterne ved månedslukning, dvs.5.og sidste bogføringsdag. Ved udsendelsen er de gældende regler præciseret, det vil sige.

• Fakturaer under 10.000 kr. skal være godkendt senest syv hverdage efter modtagelse

• Faktura over 10.000 kr. skal være 2. godkendt senest 12 hverdage efter modtagelse
• Faktura med indkøbsordre skal være varemodtaget senest fem hverdage efter modtagelse af vare
• Fratrådte medarbejdere skal være slettet i Kvantum senest 30 dage efter fratrædelse
• Ved ændrede fakturamodtager, skal leverandør have besked senest samtidig med, at medarbejder ikke skal være fakturamodtager

Rapporterne bliver udsendt til alle 80 budgetansvarlige ledere i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen samt afdelingsledere, økonomikonsulenter, regnskabsmedarbejdere med videre. Ved møder med økonomikonsulenter og regnskabsmedarbejdere bliver ovenstående regler indskærpet ligesom vigtigheden af at fastholde en omhyggelig kreditoradministration bliver kommunikeret.

Ved årsregnskabsafslutning bliver rapporterne udsendt daglig, og Regnskabsafdelinger ringer til enheder der mangler at få håndteret deres faktura. Det betyder, at alle fakturaer er med i regnskabet, når årets bogføring lukker.

Regnskabsafdelingen har netop udsendt ledelsestilsynsmateriale til Sundheds- og Omsorgsforvaltningens 80 budgetansvarlige ledere. De skal her følge op på og tilkendegive, at de får håndteret alle fakturaer som fremgår af de rapporter, de modtager ugentligt.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Efter Sundheds- og Omsorgsudvalgets stillingtagen forelægges sagen for Økonomiudvalget.