Revisionsprotokollat - årsregnskab folkepension og boligydelse 2005

Sundheds- og Omsorgsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 10. august 2006

 

 

Sager til beslutning

 

4.      Revisionsprotokollat - årsregnskab folkepension og boligydelse 2005

 

SOU 260/2006  J.nr. 44/2006

 

 

INDSTILLING

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

 

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender nedenstående bemærkninger til revisionsprotokollat nr. 8/2005 vedrørende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2005 på visse dele af det sociale område (folkepension og boligydelse).

 

RESUME

Revisionen af folkepension m.v. er sket i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 119 af 24. februar 2005 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision indenfor en række ministeriers ressortområder (regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen). Indenfor Sundheds- og Omsorgsforvaltningens område har Revisionsdirektoratets revision omfattet en gennemgang af følgende områder:

 

·        Folkepension

·        Personlige tillæg og helbredstillæg

·        Supplerende engangsydelse

·        Boligydelse som tilskud og lån til folkepensionister

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningens nettoudgifter på områderne udgør tilsammen 5.682,4 mio. kr.

 

Fra revisionsprotokollatet kan i øvrigt særligt fremhæves følgende forhold:

 

Revisionsdirektoratet påpeger, at revisionen af de interne kontroller har givet anledning til bemærkninger om mangler ved udførelsen af førkontrollen. Direktoratet påpeger endvidere, at revisionen af personsagerne viste en generelt øget fejlandel i forhold til revisionen i 2004. I en af Revisionsdirektoratet udtaget stikprøve på 99 tilfældige sager, viste der sig at være 63 sager uden fejl, 29 sager med fejl af formel karakter og 7 sagen med eventuel udbetalings og/eller refusionsmæssig betydning.

 

For en fuldstændig redegørelse for revisionens bemærkninger i protokollatet og forvaltningens kommentarer dertil henvises til sagsbeskrivelsen.

 

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsprotokollatet vedrørende kommunens regnskab på visse dele af det sociale område for 2005 er opdelt i 4 hovedpunkter:

 

        I.      Indledning

     II.      Konklusion og anbefalinger

   III.      Den udførte revision

  IV.      Særlige kontrolarbejder

 

I det følgende er anført Revisionsdirektoratets bemærkninger som følge af den gennemførte revision samt Sundheds- og Omsorgsforvaltningens bemærkninger hertil.

 

 

Ad I – Indledning

 

Revisionsdirektoratet redegør for det formelle grundlag for den gennemførte revision samt for indholdet i de forskellige afsnit i protokollatet.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har ingen bemærkninger hertil.

 

Ad II – Konklusion og anbefalinger

 

Revisionsdirektoratet påpeger, at revisionen af de interne kontroller har givet anledning til bemærkninger om mangler ved udførelsen af førkontrollen. Direktoratet påpeger endvidere, at revisionen af personsagerne viste en generelt øget fejlandel i forhold til revisionen i 2004.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tilslutter sig Revisionsdirektoratets understregning af betydningen af et godt internt kontrolmiljø. Derfor vil ledelsestilsynet – ikke alene for de enkelte Pensions- og Omsorgskontorer – men generelt i forvaltningen, fortsat være et centralt element i sikringen af, at forretningsgangenes bestemmelser bliver overholdt og antallet af fejl minimeres.

 

De fremsatte bemærkninger og anbefalinger er overvejende knyttet til pkt. 11 og pkt. 21 i protokollatet, og kommenteres derfor mere udførligt under disse punkter. Alligevel må det indledningsvis beklages, at mængden af personsager uden fejl har vist sig markant lavere i forhold til 2004.

 

Ad III – Den udførte revision

 

Pkt. 5 Afstemning af pensionssystemet

Revisionsdirektoratet påpeger, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har oplyst, at være i stand til at afstemme pensionssystemet med KØR for årene 2002, 2003 og 2004 med henblik på endeligt at kunne opgøre og beregne statsrefusionen for disse år samt regulere statsrefusionen for årene 1998 – 2001. Afstemningsmaterialet ville successivt blive tilstillet den stedlige revision. Fremadrettet skulle afstemningen foretages månedligt, ligesom der skulle udarbejdes forretningsgangsbeskrivelse herfor til ibrugtagen den 1. januar 2006. Revisionsdirektoratet gør opmærksom på, at de bebudede afstemninger og forretningsgangsbeskrivelser endnu ikke er modtaget. Direktoratet beder samtidig oplyst status for dette arbejde.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan hertil oplyse, at afstemning for årene 2002, 2003 og 2004 tilnærmelsesvis er afsluttet med hensyn til folkepensionen. Med hensyn til konti for førtidspension er konti for 50 & 100 % statsrefusion for 2004 afsluttet, og Revisionsdirektoratet vil modtage oplysning om dette med udgangen af juli 2006. For årene 2002 og 2003 er disse under ekspedition.

 

Forretningsgangsbeskrivelse af afstemningsopgaven er udarbejdet og vil blive fremsendt til Revisionsdirektoratet snarest.

 

Pkt. 7 Opfølgning af temakontrol for 2003 på boligstøtteområdet

Revisionsdirektoratet henstiller, at en bebudet detaljeret rapportering af temakontrollen, hvor kommunens Bygge- og Boligregister (BBR) blev sammenholdt med de indrapporterede oplysninger i de enkelte sager, der danner grundlag for udbetaling af boligstøtte, snarest fremsendes. Direktoratet finder det under hensyn til det interne kontrolmiljø vigtigt, at foretagne temakontroller afrapporteres i rimelig tid, efter at de er afsluttet, så konklusionerne kan bruges fremadrettet til forbedring af sagsbehandlingen.

 

Hertil kan Sundheds- og Omsorgsforvaltningen oplyse, at den ved brev af 16. januar 2006 har afrapporteret og afsluttet temakontrollens fase 1, hvorefter ca. 2.540 boligydelsessager er korrigeret med fremadrettet kraft pr. 1. januar 2004. Der er herudover foretaget opfølgning i et mindre antal sager pr. 1. januar 2006.

 

Der udestår herefter en ressourcekrævende og kompleks opgave med hensyn til efterregulering og efterbetaling af boligydelse med tilbagevirkende kraft. Efterregulering af sagerne forventes at ske i 2. halvår 2006 i samarbejde mellem centralforvaltningen (en central task-force) og Pensions- og Omsorgskontorerne. Afrapportering af temakontrollens fase 2 forventes således at kunne ske omkring årsskiftet.

 

Forvaltningen tager Revisionsdirektoratets bemærkninger, om at det af hensyn til det interne kontrolmiljø er vigtigt, at foretagne temakontroller afrapporteres i rimelig tid, til efterretning.

 

Pkt. 11 Førkontrollen

Revisionen af de interne kontroller har givet Revisionsdirektoratet anledning til bemærkninger om mangler ved udførelse af førkontrollen. Revisionsdirektoratet finder det således – på baggrund af flere års bemærkninger om førkontrollens udførelse – stærkt beklageligt, at førkontrollerne for såvel udbetalinger til borgere som til alternative modtagere fortsat ikke udføres som foreskrevet. Direktoratet henstiller, at ledelsestilsynet på Pensions- og Omsorgskontorerne sætter fokus på kontrollernes udførelse.

 

Endvidere finder Revisionsdirektoratet det beklageligt, at en ny fremgangsmåde, indført primo 2005, som skulle have sikret kontrol af sagerne i Pensions- og Omsorgskontorerne, ikke har fungeret og henstiller, at forvaltningen undersøger årsagen hertil og foretager det fornødne for at sikre kontrollens udførelse.

 

Endelig nævner Revisionsdirektoratet indførelse af NEM-konto ultimo 2005, som medfører, at der bør ske ændringer af forretningsgangen for førkontrol.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan meddele, at den i maj 2006 har udsendt retningslinier, som præciserer anvendelsen af de gældende forretningsgange i forvaltningen. Som led i en opstramning af kontorernes overholdelse af retningslinierne for førkontrol er der samtidig indført et formaliseret (decentraliseret) ledelsestilsyn på området. Pensionskontorerne er i den forbindelse anmodet om at gennemføre et første tilsyn vedrørende januar kvartal 2006.

 

Med hensyn til Revisionsdirektoratets henstilling vedrørende kontrolgrundlaget (uddata) fra BIS-systemet har Sundheds- og Omsorgsforvaltningen valgt – efter overgang til KMD Aktiv & Udbetaling – i samarbejde med Socialforvaltningen og Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (som er systemansvarlig) at søge at kvalitetssikre uddatamaterialet (kontrollister mv.) fra disse systemer.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tager endelig Revisionsdirektoratets bemærkninger til efterretning, hvor betydningen af et godt internt kontrolmiljø understreges samt anbefalingen om, at forvaltningen har fokus på tilstedeværelsen af et godt internt kontrolmiljø i forvaltningen.

 

Pkt. 13 og 14 Temakontrol på folkepensionsområdet og på boligstøtteområdet

Revisionsdirektoratet redegør for de gennemførte temakontroller, og anbefaler, at forvaltningen overvejer, om de mange fejl der blev konstateret i temakontrollerne, giver an ledning til ændringer i de eksisterende forretningsgange eller til ændringer i ledelsestilsynet.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen skal supplerende oplyse, at begge temakontroller er gennemført som oprydningskontroller (dvs. omfattende 100 % af sagerne inden for de valgte sagstyper), samt at fejlene i overvejende grad må rubriceres som formelle fejl. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tager i øvrigt Revisionsdirektoratets anbefaling til efterretning.

 

Pkt. 18 Folkepension

Under revisionen af personsager kunne Revisionsdirektoratet i en sag, hvor pensionisten var tilflyttet fra Helsingør Kommune i 2005, ikke på grundlag af det foreliggende sagsmateriale bedømme, om beregning af brøkpension var korrekt, idet fraflytningskommunen alene havde fremsendt en flyttemeddelelse. Direktoratet henstiller, at sagsbehandlingspraksis bringes i overensstemmelse med lovgivningen, og at sagen rekvireres fra Helsingør Kommune. 

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan meddele, at det relevante Pensions- og Omsorgskontor forgæves har anmodet Helsingør Kommune om dokumentation for bopælsberegning, og nu vil indhente den fornødne dokumentation via Folkeregistreringskontorer rundt i landet. Revisionsdirektoratet vil efterfølgende blive orienteret om udfaldet.

 

Spørgsmålet om pligt til at medsende fx dokumentation for brøkpensionsberegning mellem fraflytnings- og tilflytningskommuner er i øvrigt nu taget op i Pensionsarbejdsgruppen under Kommunernes Landsforening. Nærmere udmelding om eventuel ændring af sagsbehandlingspraksis afventer en tilbagemelding fra Socialministeriet, idet en smidig løsning kommunerne imellem forudsætter en afklaring på landsbasis samt evt. ajourføring af flytteblanketter mv. Revisionsdirektoratet vil efterfølgende blive underrettet.

 

Pkt. 21 Boligydelse

Revisionsdirektoratet konstaterede ved sin gennemgang af sager om boligydelse, at der i seks af sagerne var sket en fejlregistrering i systemet af ansøgers pligt til indvendig eller udvendig vedligeholdelse af boligen – med udbetalingsmæssige konsekvenser. Direktoratet oplyser således, at der i fem sager var udbetalt kr. 43.613 for meget og i én sag kr. 3.420 for lidt. Endvidere konstateredes 3 tilfælde, hvor der manglede ansøgningsskema. I den ene sag har pensionskontoret efterfølgende modtaget ansøgningsskemaet fra Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. I den anden sag havde det trods gentagne rykkere fra pensionskontoret ikke været muligt at fremskaffe ansøgningsskema fra FAF. Ansøgningsskemaet anses for at være bortkommet. I den tredje sag, hvor lejemålet i 2003 var overgået fra lejebolig til andelsbolig, forelå der ikke et ansøgningsskema om boligydelse til andelsbolig. Pensionskontoret har efterfølgende indhentet ansøgningsskemaet.

 

Direktoratet henstiller, at det ved behandling af ansøgningsskemaet kontrolleres, at samtlige felter er besvaret korrekt samt at ansøgningsskema altid forefindes i den aktuelle sagsmappe.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan oplyse, at Pensions- og Omsorgskontoret har efterbetalt i alt kr. 43.613 i 5 sager og afholdt for meget udbetalt i en sag, i alt kr. 3.420, uden for statsrefusionsordningen. I revisionsprotokollatets pkt. 21 er således sket en forveksling mellem de 2 beløb.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tager revisionens henstillinger til efterretning. Samtidig bekræftes, at anbefalingen i pkt. 2 i protokollatet om, at forvaltningen gennemfører en temarevision på boligydelsesområdet i 2006, så der for de konstaterede fejltyper kan iværksættes de nødvendige kontrolforanstaltninger, vil blive fulgt. Temarevisionen vil finde sted i anden halvdel af 2006.

 

Pkt. 22 Redegørelse for antallet af stikprøver og fejlrubricering

I henhold til revisionsbekendtgørelsens § 83, stk. 4, redegør Revisionsdirektoratet for væsentlige fejl og mangler i de udtagne sager. Sammenlignet med 2004 konstaterer direktoratet, at antallet af såvel formelle fejl som fejl med refusionsmæssig betydning er forøget væsentligt i 2005. Resultatet af stikprøven fremgår af nedenstående skema.

 

Kategorier	Sager udvalgt ved stikprøve	Sager uden fejl	Sager med fejl af formel karakter	Sager med fejl med eventuel udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning
	Antal	Antal	Antal	Antal	Kr.
Folkepension	26	21	4	1	9.103
Personlige tillæg og helbredstillæg	24	11	13	-	-
Supplerende pensionsydelse	5	5	0	-	-
Boligydelse	44	26	12	6	40.193
I alt	99	63	29	7	49.296

 

 

Til de enkelte fejl indenfor sagstyperne kan Sundheds- og Omsorgsforvaltningen i øvrigt oplyse følgende:

 

Vedrørende folkepension er der konstateret fejl i 5 sager ud af 26 (4 formelle og 1 med udbetalingsmæssig/refusionsmæssig betydning). Formelle fejl skyldes i 3 sager manglende dokumentation. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har iværksat en temakontrol på folkepension netop på dette område i 2006. Afrapportering forventes i efteråret 2006. Opfølgning på de øvrige 2 sager har fundet sted.     

 

Vedrørende personlige tillæg og helbredstillæg er der konstateret fejl i 13 sager ud af 24 (udelukkende formelle fejl), hvoraf 11 skyldes manglende dokumentation for bankkonto. Med indførelsen af NEM-konto er dokumentationen ikke længere aktuel. De 2 øvrige fejl skyldtes dokumentationsmæssige forhold, hvor indskærpelse har fundet sted.

 

Vedrørende boligydelse (12 formelle fejl og 6 fejl med udbetalingsmæssig/refusionsmæssig betyd­ning ud af i alt 44 sager). De formelle fejl vedrørte 10 sager med manglende/fejlagtig dokumentation. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen vil indskærpe overfor Pensions- og Omsorgskontorerne, at det ved behandling af ansøgningsskemaer om boligydelse skal kontrolleres, at samtlige felter er besvaret korrekt, samt at ansøgningsskema altid skal forefindes i den aktuelle sagsmappe. I 2 sager var sket fejlregi­strering. Med hensyn til sagerne med udbetalingsmæssige konsekvenser henvises til redegørelse for pkt. 21 jf. ovenfor.

 

Uanset det er antallet af sager med fejl af formel karakter, der ved et nogenlunde ensartet antal stikprøver i 2004 og 2005 tegner sig for den væsentligste stigning (fra 9 til 29) og at de 7 sager med fejl af eventuel udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning tilsammen udgør et forholdsvis mindre beløb, finder Sundheds- og Omsorgsforvaltningen fejlprocenten utilfredsstillende. Sammen med de allerede iværksatte tiltag vil forvaltningen sætte fokus på styrkelse af de interne kontroller samt fastholde det stærke ledelsestilsyn på området.

 

 

Ad IV – Særlige kontrolarbejder

 

Revisionsdirektoratet anfører, at det har afgivet revisorerklæring på ét regnskab vedrørende et projekt, hvor Københavns Kommune har modtaget tilskud fra Socialministeriet.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har ingen kommentarer hertil.

 

 

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Sundheds- og Omsorgsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

 

ØKONOMI

Ingen.

 

 

HØRING

Ingen.

 

 

BILAG

·        Revisionsprotokollat nr. 8/2005 af 1. juni 2006 vedrørende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2005 på visse dele af det sociale område (folkepension og boligydelse).

 

 

 

Hanne Baastrup

/Lars Matthiesen