Revisionsprotokollat - årsregnskab 2005

Sundheds- og Omsorgsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 10. august 2006

 

 

Sager til beslutning

 

3.      Revisionsprotokollat - årsregnskab 2005

 

SOU 251/2006  J.nr. 20/2006

 

 

INDSTILLING

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

 

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender nedenstående bemærkninger til revisionsprotokollat nr. 11/2005 vedrørende revision af Sundheds- og Omsorgsforvaltningens regnskab for 2005.

 

RESUME

Revisionen er foretaget i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, jf. Revisionsvedtægten for Københavns Kommune. Dette indebærer, at det ved revisionen er efterprøvet, om forvaltningens regnskabstal er rigtige og om de dispositioner, der er omfattet heraf, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, Borgerrepræsentationens beslutninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis (finansiel revision). Endvidere er det efterprøvet, om udførelsen af Borgerrepræsentationens og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde (forvaltningsrevision).

 

Fra revisionsprotokollatet kan særligt fremhæves følgende fire forhold:

 

·        Revisionsdirektoratets gennemgang og vurdering af forretningsgange og interne kontroller af betydning for regnskabsføringen har ikke givet anledning til bemærkninger.

·        Revisionsdirektoratets stikprøvevise gennemgang af regnskabsbilag og sammenholdelse heraf med registreringen i KØR samt kontrol af at de bogførte udgifter er dokumenterede, at bilagene har været behørigt anvist og attesterede samt korrekt konteret, har med undtagelse af ét tilfælde ikke givet anledning til bemærkninger.

·        Revisionsdirektoratet har konstateret, at forvaltningen på enkelte områder ikke overholder Lov om behandling af personoplysninger samt Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger:

o       Der er ikke foretaget revurdering af brugernes systemadgange mindst én gang hvert halve år.

o       Der er ikke i tilstrækkeligt omfang foretaget gennemgang af logfiler.

·        Revisionsdirektoratet finder det utilfredsstillende, at den foreskrevne kontrol af, at alle anlægsaktiver bliver registreret i anlægskartoteket, ikke er blevet gennemført i fuldt omfang.

 

For en fuldstændig redegørelse for revisionens bemærkninger i protokollatet og forvaltningens kommentarer dertil henvises til sagsbeskrivelsen.

 

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsprotokollatet vedrørende forvaltningens regnskab for 2005 er opdelt i 5 hovedpunkter:

 

1.      Indledning

2.      Den udførte revision og konklusioner heraf

3.      Andre opgaver

4.      Opfølgning på tidligere omtalte forhold

5.      Ledelsens regnskabserklæring

 

 

Ad 1 – Indledning

 

Forvaltningens nettoudgifter er opgjort til 11.267 mio. kr. (udgifter på 12.337 mio. kr. og indtægter på 1.070 mio. kr.).

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har ingen bemærkninger hertil.

 

 

Ad 2 – Den udførte revision og konklusioner heraf

 

1.      Revisionsdirektoratets gennemgang og vurdering af forretningsgange og interne kontroller af betydning for regnskabsføringen har ikke givet anledning til bemærkninger.

 

2.      En stikprøvevis gennemgang af regnskabsbilag og sammenholdelse heraf med registreringen i KØR samt kontrol af at de bogførte udgifter er dokumenterede, at bilagene har været behørigt anvist og attesterede samt korrekt konteret, har med undtagelse af ét tilfælde ikke givet anledning til bemærkninger.

 

3.      Revisionsdirektoratet har efterprøvet forvaltningens rutiner for kontoplansvedligeholdelse. Denne efterprøvning viste en høj grad af sikkerhed for et korrekt grundlag for rapportering indenfor bevillingerne.

 

4.      Revisionsdirektoratet har foretaget en gennemgang af to forretningsgangsbeskrivelser (anlægsregnskaber og tilskudsforvaltning). Direktoratet finder, at forretningsgangsbeskrivelserne udgør et godt grundlag for administrationen af de pågældende områder.

 

5.      Revisionsdirektoratet har foretaget uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn i forvaltningens hovedkasse den 1. juni 2005. Dette gav ikke anledning til bemærkninger.

 

6.      Revisionsdirektoratet har gennemgået forvaltningens regnskabsmæssige kontrolforanstaltninger i forhold til de selvejende institutioners revisorer og bestyrelser. Denne gennemgang har ikke givet anledning til bemærkninger.

 

7.      Revisionsdirektoratet har foretaget revision af kontrolforanstaltningerne i forbindelse med udbetaling af ydelser til de praktiserende læger vedrørende profylaktiske svangerundersøgelser, lægeundersøgelser af børn samt vaccinationer. Denne revision har ikke givet anledning til bemærkninger.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har ingen bemærkninger til ovenstående punkter (1 – 7) vedrø­rende den udførte revision og konklusionerne derpå.

 

I forbindelse med fem forhold udtaler Revisionsdirektoratet bemærkninger i protokollatet. Disse er anført nedenfor tilligemed forvaltningens kommentarer.

 

Pkt. 2.1.3 Udviklingen af økonomistyringen i Københavns Kommune

Revisionsdirektoratet udbeder sig forvaltningens vurdering af, hvorvidt de gennemførte aktiviteter, som fremgår af skema i protokollatet side 8, har bevirket, at økonomistyringen herefter kan placeres på niveau 3: aktivitetsstyring samt tilskynde til fortsat udvikling af økonomistyringen.

 

Det er Sundheds- og Omsorgsforvaltningens vurdering, at med de iværksatte tiltag fra centralt hold og med den generelt øgede opmærksomhed på kvaliteten af økonomistyringen på institutionerne, kan økonomistyringen i forvaltningen nu placeres på niveau 3: Aktivitetsstyring. Det er i øvrigt Sundheds- og Omsorgsforvaltningens ambition fortsat at øge kvaliteten i økonomistyringen. Af samme grund etableres der pr. 1. august 2006 en ny stab i centralforvaltningen, der blandt andet skal have ansvaret for udvikling og kvalitetssikring af styringsrelevante data og ledelsesinformationssystemer.

 

Pkt. 2.2.1 Told og Skattestyrelsens autorisationss ystem (AU-systemet)

Revisionsdirektoratet henviser til protokollat af 18. februar 2006 der bl.a. omhandlede resultaterne af revisionen af Sundheds- og Omsorgsforvaltningens anvendelse af AU-systemet. Gennemgangen gav bemærkninger til den løbende kontrol af brugernes tildelte rettigheder.

Revisionsdirektoratet beder sig holdt orienteret om forvaltningens ændring af denne kontrolprocedure, der vurderes af betydning for forvaltningens generelle kontrolmiljø for tildelte autorisationer.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan hertil meddele, at Revisionsdirektoratet vil blive holdt orienteret herom. Det kan i øvrigt oplyses, at ændring af kontrolproceduren i nogen udstrækning er iværksat. 

 

Pkt. 2.2.2 Øvrige IT-forhold

Revisionsdirektoratet har konstateret, at forvaltningen på enkelte områder ikke overholder Lov om behandling af personoplysninger samt Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger:

·        Der er ikke foretaget revurdering af brugernes systemadgange mindst én gang hvert halve år.

·        Der er ikke i tilstrækkeligt omfang foretaget gennemgang af logfiler.

 

Revisionsdirektoratet henstiller, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen – eventuelt i samarbejde med Økonomiforvaltningen – snarest finder en løsning på problemet.

 

Revisionsdirektoratet bemærker endvidere, at det i Sundheds- og Omsorgsforvaltningens sikkerhedsinstruks er anført, at sikkerhedsloggen opbevares i minimum 6 måneder, hvilket ikke er i overensstemmelse med bekendtgørelsens ordlyd. Direktoratet anbefaler, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningens sikkerhedsinstruks ajourføres så det præciseres, at logfiler højst må opbevares i 6 måneder – alternativt må der ansøges om tilladelse til en længere opbevaringsperiode. Endvidere anbefales, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen overvejer hvorvidt logoplysninger altid bør sendes til forespørgsel hos nærmeste leder med henblik på en vurdering af den tjenstlige relevans, samt at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen overvejer at udbygge kravene til loggennemgang, således at IT-systemer, der indeholder store mængder følsomme personoplysninger, bliver udvalgt med faste terminer.

 

Endelig bemærker Revisionsdirektoratet, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har tilkendegivet, at det er højt prioriteret, at der anskaffes en nødstrømsgenerator til sikring af IT-driften ved strømnedbrud. Direktoratet anbefaler, at denne risikobetragtning inddrages i den samlede IT-risikoanalyse, som er iværksat med ekstern bistand.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan til ovenstående vedrørende IT-forhold oplyse, at der for enkelte medarbejdergrupper er foretaget vurdering af de enkelte medarbejderes systemadgange i forbindelse med rettighedstildeling ved ibrugtagning af nye IT-systemer, samt i forbindelse med omlægning af eksisterende IT-systemer. Denne gennemgang er sket 3-4 gange inden for det sidste 1½ år. Forvaltningen finder det hensigtsmæssigt at finde en løsning på dette problem i samarbejde med Økonomiforvaltningen, især da lignende bemærkninger fra Revisionsdirektoratet også er givet til andre forvaltninger.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen vil korrigere sikkerhedsinstruksens ordlyd inden udgangen af august 2006, ligesom Revisionsdirektoratets øvrige anbefalinger vil blive indarbejdet i Sikkerhedsinstruksen.

 

Revisionsdirektoratets anbefaling vedrørende nødstrømsgenerator tages til efterretning, og vil blive medtaget i den samlede IT-risikovurdering.

 

Pkt. 2.4.1 Revision af balanceposter - a

Revisionsdirektoratet bemærker, at det af Sundheds- og Omsorgsudvalgets besvarelse af årsrevisionsprotokollatet for 2004 fremgår, at forvaltningen forventede afstemningsarbejdet for pensionskonti under funktion 09.56, anden kortfristet gæld med indenlandsk modtager, hvor 6.-8. ciffer er 861, tilendebragt omkring den 1. august 2005. Udvalget oplyste endvidere, at der aktuelt blev arbejdet med tiltag om det fremtidige afstemningsarbejde.

 

Forvaltningen har endvidere oplyst, at den seneste opgørelse for samtlige ­konti er udarbejdet pr. 31. januar 2006 og udviser en difference på -8,4 mio. kr. imellem KØR og PNR-basen for forvaltningens konti.

 

Revisionsdirektoratet finder det stærkt beklageligt, at den bebudede afstemning endnu ikke er udført fuldt ud og anbefaler – da afstemningerne i et vist omfang omfatter både Pensions- & Omsorgskontorerne under Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og kontorerne i det tidligere Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltning – at der indledes et samarbejde med Socialforvaltningen om at få samtlige pensionskonti afstemt og eventuelle differencer på disse udlignet snarest.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tager Revisionsdirektoratets bemærkninger til efterretning, herunder anbefalingen om at indlede et samarbejde med Socialforvaltningen omkring afstemningsopgaven. Forvaltningen har den 6. juli 2006 rettet henvendelse til Socialforvaltningen for at få påbegyndt dette arbejde.

 

Pkt. 2.4.1 Revision af balanceposter - b

Revisionsdirektoratet har ved revisionen af balanceposter gennemgået ca. 100 konti, der bl.a. omfatter de afstemninger og specifikationer, der ikke kunne forelægges afstemt i sidste regnskabsår, herunder kædeposteringer.

 

Direktoratet bemærker hertil, at forvaltningen ikke har udarbejdet afstemning og specifikation af konto 3607701503 "Kortfristet gæld til fremmede i øvrigt" på funktion 085651 "Socialfaglig afdeling Mellemreg-Finansindtægter", der udviser en saldo på 39,2 mio. kr. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har til Revisionsdirektoratet oplyst, at kontoen indgår i en analyse af pensionskonti, der forventes afsluttet i maj/juni 2006. Endvidere bemærker Revisionsdirektoratet, at forvaltningen – i forbindelse med afgivelse af ledelseserklæringen – har oplyst, at der for regnskabsåret 2005 mangler ca. 100 afstemninger af statuskonti. Det er oplyst, at disse afstemninger hovedsagligt vedrører pensionskonti og for tiden er under udarbejdelse, jf. tidligere omtale. Revisionsdirektoratet beder oplyst, når analysen og de manglende afstemninger foreligger.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan hertil oplyse, at den nævnte analyse endnu ikke er afsluttet, men dog gennemført for ca. 80 %´s vedkommende. Analysen af de resterende 20 % vil blive gennemført snarest. I forbindelse med afstemning af nogle af de øvrige konti er der udviklet et IT-program, der i betydelig grad letter afstemningen. Det påtænkes derfor at tilrette systemet således, at programmet ligeledes kan anvendes til denne konto.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er i øvrigt blevet anmodet om at udarbejde afstemning for ca. 100 konti inden 1. april 2006 som en stikprøvekontrol. Denne afstemning er blevet afleveret inden 1. april 2006. Konti for folkepension vil blive afleveret inden udgangen af juli 2006. De resterende pensionskonti bliver løbende afleveret.

 

Endelig omtaler Revisionsdirektoratet Sundheds- og Omsorgsforvaltningens oplysning om, at KMD arbejder på at løse en systemfejl, der bevirker, at enkelte af de kædeposteringer, der har relation til pensionskonti, fejlagtig krediteres de konti i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, hvor 5.-8. ciffer er 7305 og 7311. Beløbene er modposteret på konti i den tidligere Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltning.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan meddele, at arbejdet med at løse den pågældende systemfejl er afsluttet, og fejlen er ifølge KMD rettet.

 

Pkt. 2.4.2. Det omkostningsbaserede regnskab

Revisionsdirektoratet finder det utilfredsstillende, at den foreskrevne kontrol af, at alle anlægsaktiver bliver registreret i anlægskartoteket, ikke er blevet gennemført i fuldt omfang.

 

Revisionen af anlægskartoteket for 2005 har givet anledning til følgende konstateringer:

·        To af kommunen ejede ejerlejlighedspartier, som anvendes som servicearealer i forbindelse med ældreboligerne Absalonhus og Kærbo, er ikke registreret i anlægskartoteket.

·        Der er ikke foretaget reguleringer af salg af og ny leasing af hjemmeplejens biler.

·        Der er ikke registreret immaterielle aktiver i anlægskartoteket. Således er IT-licenser for egne systemer, fx KOS, ikke medtaget som aktiv.

 

Direktoratet henstiller, at forvaltningen foretager de fornødne berigtigelser.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tager direktoratets henstilling til efterretning. Med den for nylig udarbejdede instruks "Regnskabspraksis i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen for Omkostningsbaserede Budgetter og Regnskaber (OBR)", som er fremsendt til Revisionsdirektoratet den 11. maj 2006, suppleres og uddybes forvaltningens forretningsgang for omkostningsbaserede regnskaber. Således er der ved indkaldelsen af statusafstemninger pr. 30. juni 2006 fra forvaltningens institutioner samtidig anmodet om oplysninger vedrørende til- og afgange af anlægsaktiver i 1. halvår 2006.

 

 

Ad 3 – Andre opgaver

 

Revisionsdirektoratet oplister 8 projekter hvortil der i 2005 er afgivet revisorerklæringer.

 

 

Ad 4 – Opfølgning af tidligere omtalte forhold

 

Revisionsdirektoratet kommenterer følgende tidligere omtalte forhold:

 

4.1. Tjenestebiler i hjemmeplejen

Revisionsdirektoratet redegør for forvaltningens arbejde i 2005 og 2006 med fastlæggelse af regelsæt for anskaffelse og anvendelse af tjenestebiler i hjemmeplejen. Revisionsdirektoratet finder de besluttede tiltag tilfredsstillende.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har ingen bemærkninger hertil.

 

4.2. Barselsfonden

Revisionsdirektoratet redegjorde i årsrevisionsprotokollatet for 2004 for manglende udligning af tilgodehavende vedrørende Barslesfonden for årene 2001 til 2003. Direktoratet har konstateret, at dette mellemværende er blevet udlignet i 2005, men at der ultimo 2005 dog fortsat henstår en saldo på 54 mio. kr. vedrørende 2004 og 2005. Revisionsdirektoratet henstiller, at mellemværendet snarest udlignes, og noterer sig i den forbindelse, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen i løbet af foråret 2006 har udarbejdet en afstemning/opgørelse, som er fremsendt til Økonomiforvaltningen ultimo maj 2006. Økonomiforvaltningens endelige godkendelse heraf afventes.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er enig i direktoratets synspunkt om, at der ultimo regnskabsåret ikke bør forekomme uafregnede interne kommunale mellemværender. Forvaltningen har i øvrigt ikke yderligere bemærkninger.

 

4.3. Berigtigelse i forbindelse med tidligere fejlkontering

I årsrevisionsprotokollatet for 2004 redegjorde Revisionsdirektoratet for en fejlpostering af udgifter til etablering af ældreboliger, som muligvis ikke var blevet berigtiget i relation til momsudlignings­ordningen. Direktoratet henviser til, at det trods forvaltningens store analysearbejde i 2005 og 2006 i denne sag ikke er lykkedes at tilvejebringe materiale, som dokumenterer, at momskorrektion har fundet sted. Revis ionsdirektoratet finder det beklageligt, at materialets beskaffenhed – grundet en ufuldstændig forretningsgang for arkivering af anlægsbilag – ikke har gjort det muligt for Sund­heds- og Omsorgsforvaltningen at dokumentere, hvorvidt der faktisk er blevet korrigeret for den fejlagtigt afløftede moms.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tager Revisionsdirektoratets redegørelse og synspunkter til efterretning. Forvaltningen har de senere år udarbejdet en række forretningsgange og forskrifter på området, og anser herefter arkiveringen af anlægsbilag som værende hensigtsmæssigt tilrettelagt.

 

 

Ad 5 – Ledelsens regnskabserklæring

 

Revisionsdirektoratet meddeler, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har oplyst, at der ledelsen bekendt ikke påhviler forvaltningen andre forpligtelser end de i regnskabet anførte, og at der – med undtagelse af et antal pensionskonti er udarbejdet afstemninger af alle statuskonti pr. 31. december 2005. Sundheds- og Omsorgsforvaltningens ledelse oplyser, at den er bekendt med et enkelt forhold af regnskabsmæssig betydning, hvortil der ikke er taget hensyn i forvaltningens årsregnskab. Det vedrører overgangen til et nyt lønsystem, hvor det ikke kan udelukkes, at overgangen har medført fejlkonteringer vedrørende løn, hvorfor der må tages forbehold for det samlede regnskabsresultat.

 

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Sundheds- og Omsorgsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

 

ØKONOMI

Ingen.

 

 

HØRING

Ingen.

 

 

BILAG

Revisionsprotokollat nr. 11/2005 af 14. juni 2006 vedrørende revision af Sundhedsforvaltningens regnskab for 2005.

 

 

 

Hanne Baastrup

/Lars Matthiesen