Udbud af kørsel ifm. madudbringning

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender rammerne for genudbud af madudbringning som beskrevet i det følgende.
2. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at det i udbudsmaterialet beskrives, at der i løbet af kontraktperioden kan ske en overgang til ren kølelevering.

Problemstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har været i fornyet markedsdialog med henblik på yderligere afklaring af, om udbringning af mad med cykler er en mulighed.

30 – 40 % af de ca. 1000 daglige madleveringer, er leveringer af kold mad. Det er vurderingen, at de kolde leveringer godt vil kunne leveres med cykel, men at det vil kræve betydelige ændringer i arbejdsgange og fysiske rammer hos Københavns Madservice. Hvilke konkrete ændringer der skal til, kræver yderligere undersøgelse at fastlægge.  

Hertil kommer, at det ikke vil være muligt at tilgodese ønsket om, at det i videst muligt omfang, er samme person der leverer hos den enkelte borger alle dage. Cykellevering varetages typisk af studerende på særdeles fleksible ansættelsesvilkår således, at det enkelte bud ofte kun arbejder enkelte dage og i kortere tidsrum i løbet af ugen. For de borgere, der nogle dage vælger kold mad og andre dage varm mad, vil dette indebære yderligere skift i leverandør og leveringspersoner.

Et stort antal fleksible ansættelser af studerende kan desuden udgøre en administrativ udfordring i forhold til kravene om billedlegitimationskort, ren straffe- og børneattest samt danske sprogkundskaber (i det omfang, der ansættes internationale studerende).

Løsning

Ændringer af udbudsmaterialet

For at imødekomme ønsket om bedre muligheder for, at virksomheder der kan levere maden på cykel kan byde på opgaven, anbefales det at der foretages følgende ændringer af udbudsmaterialet:

• Der opfordres til at der kan afgives tilbud baseret på delvis levering med cykler. Det er en forudsætning, at der bydes på den samlede opgave med levering af både kold og varm mad, og at tilbuddet indeholder en løsningsbeskrivelse for ruteplanlægningen ud fra den skiftende dagsaktuelle fordeling mellem varme og kolde leveringer.

   

• Tilbud skal indeholde beskrivelser af samarbejdet med køkkenet, tiltag for at minimere antallet af personer hos den enkelte borger, samt beskrivelse af hvordan leveringssikkerheden og fødevaresikkerheden på ethvert tidspunkt overholdes

Udvælgelseskriterier og kontraktlængde

I sagsfremstillingen til Sundheds- og Omsorgsudvalgets møde 20. maj 2021 blev der peget på, at tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet skulle anvendes med følgende underkriterier og vægtninger:

• Pris 50%
• Miljø: 25%
• Implementering: 15%
• Erfaring: 10%

Vægtning af miljø på 25% ligger i den høje ende for udbud i Københavns Kommune, og indebærer at implementering og erfaring tilsammen kun vægtes med 25%, hvilket fagligt vurderet, må anses for et absolut minimum fordi leveringssikkerhed, fødevaresikkerhed og tryghed for borgerne er meget væsentlig i forbindelse med opgaver med direkte borgerkontakt til borgere med fysiske og/eller kognitive funktionsnedsættelser. Derudover får nogle borgere hjælp omkring måltidet, hvilket betyder at maden alle dage skal kunne leveres på samme tidspunkt, for ikke at forsinke hjemmeplejens opgaveløsning. Hvis fx vægtningen af pris reduceres, så er der markant risiko for at stå med et udbud som er meget omkostningstungt, og som derfor vil forudsætte nedprioritering af andre indsatser i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Der anbefales en kontraktlængde på 4 år med mulighed for forlængelse i yderligere 2 år. Dette gøres for at sikre tilbudsgiverne rimelige betingelser for at kunne afskrive materiel og implementeringsindsats i kontraktperioden. En kortere kontraktperiode vil give en højere pris, fordi udgifter til materiel og systemudvikling skal indtjenes over en kortere periode.

Tidsplan for udbud og kontraktindgåelse

Orientering om overgang til fuld kølelevering

På mødet i Sundheds- og Omsorgsudvalgte 20. maj 2021 blev der stillet spørgsmål til om hele leveringen af mad til hjemmeboende, kunne ændres til kun at foregå som kølelevering og dermed begrænse udbringningens klimabelastning som følge af kørsel uden for myldretid.

En beslutning om at overgå til ren kølelevering, er en justering af serviceniveauet som vil kræve politisk beslutning.

Det foreslås derfor indskrevet i udbuddet, at der i løbet at kontraktperioden kan forekomme ændringer i Københavns Kommunes serviceniveau, der kan betyde at maden skal leveres kølet til samtlige borgere.

I 2019 blev det beregnet at overgang til kølelevering ville koste omkring 12 mio. kr. årligt, fordi flere borgere har behov for hjælp til opvarmning af maden fra hjemmeplejen.

Der bør dog ske en genberegning af udgiftsniveauet, som tager højde for den mellemliggende og fortsatte demografiudvikling, såfremt det besluttes at gå videre med ren kølelevering.

Økonomi

Indstillingen har ingen selvstændige økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Sundheds- og Omsorgsudvalget orienteres, når der er indgået en kontrakt med ny leverandør af madudbringning.