Status for Hjælpemiddelprojekt - herunder IT-projekt

8. Status for Hjælpemiddelprojekt - herunder IT-projekt

SOU 12/2003 J.nr. 57/2002

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at Sundhedsforvaltningen igangsætter processen omkring indkøb af et nyt hjælpemiddelsystem og

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager status for hjælpemiddelprojektet til efterretning.

Sundhedsforvaltningen iværksatte i 2000 en konsulentundersøgelse af hjælpemiddelområdet i Københavns Kommune med henblik på at belyse behovet for strukturelle eller styringsmæssige ændringer i relation til hjælpemiddelområdet.

Sundheds- og Omsorgsudvalget fik den 4. april 2002 (SOU 55/2002) forelagt resultatet af en konsulentundersøgelse på hjælpemiddelområdet. Sundhedsforvaltningen indstillede samtidig, at Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltrådte en organisatorisk udviklingsproces på baggrund af rapportens anbefalinger, og at der udarbejdes særskilt oplæg om indkøb af nyt IT-system til den fremtidige styring af området. Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltrådte indstillingen med tilføjelse af, at Sundhedsforvaltningen skal udarbejde en projektplan for implementering med angivelse af tidsforløb senest juni 2002.

Sundheds- og Omsorgsudvalget godkendte den 20. juni 2002 (SOU 163/2002) projektplan for det samlede hjælpemiddelprojekt.

Status

Sundhedsforvaltningen igangsatte i efteråret 2002 seks delprojekter i forlængelse af hjælpemiddelrapportens anbefalinger.

1. Kvalitetsstandarder og ensartet serviceniveau på hjælpemiddelområdet
2. Det gode sagsforløb
3. Arbejdsredskaber
4. Samspil mellem Pensions- og Omsorgskontorer, plejehjem, træningscentre og Hjælpemiddelcentret
5. Optimering af økonomistyring på hjælpemiddelområdet
6. Hjælpemiddelcentret

De seks delprojekter har på nuværende tidspunkt nået væsentlige resultater. Projekterne forventes færdige sommeren 2003.

Der er på nuværende tidspunkt udarbejdet kvalitetsstandarder inden for 7 hovedområder. Undergrupper er under udarbejdelse. Kvalitetsstandarderne skal medvirke til at sikre et ensartet serviceniveau og synliggøre visitationskriterier og opfølgningsmål.

Eksisterende sagsgange i forbindelse med hjælpemiddelbevilling er gennemgået og problemfelter og kritiske områder identificeret. Standardforløb for arbejdsgange i forbindelse med bevilling af hjælpemidler samt skabeloner til fælles dokumentation er under udarbejdelse og vil herefter blive indarbejdet i Københavns Omsorgssystem (KOS). Formålet er at etablere enkle og gennemskuelige sagsbehandlingsrutiner, for hermed at øge kvaliteten i sagsbehandlingen og nedsætte den gennemsnitlige sagsbehandlingstid.

Det anbefales, at sagsbehandlingstiden for simple sager nedsættes til 4 uger. Sagsbehandlingstiden for komplicerede sager fastholdes på 8 uger. Der arbejdes fortsat på at nedsætte ventetiden, også for komplicerede sager. For en del individuelle hjælpemidler vil afgørelsen om berettigelse kunne træffes umiddelbart.

Pensions- og Omsorgskontorerne vil i fremtiden få bevillingskompetencen til hjælpemidler for alle borgere, uanset boform. Det anbefales, at overflytning af bevillingskompetence sker gradvist i takt med, at bestiller-udfører-modellen indføres på plejehjemmene. I den mellemliggende periode skal plejehjemmene anvende de udarbejdede kvalitetsstandarder og anvende standardskabeloner til dokumentation.

Den fremtidige placering af budgetter og bevillingskompetence er afklaret for tekniske-, individuelle- og udskrivningsbetingede-hjælpemidler samt for basisinventar og arbejdsredskaber. Budgetfordelingsmodel, baseret på demografi, er under udarbejdelse.

Principper for afregningsmodel er udarbejdet. Idet det nuværende hjælpemiddelsystem ikke kan benyttes som IT-redskab til at understøtte en mere kompleks afregningsmodel, vil implementeringen af den ønskede model først ske efter et nyt hjælpemiddelsystem er sat i drift.

Hjælpemiddelcentret har udarbejdet en ny organisationsplan, som er præsenteret i udkast til kontrakt mellem Sundhedsforvaltningen og Hjælpemiddelcentret. Der er endvidere opstillet en lang række handleplaner for udvikling i relation til fire udviklingsområder: Økonomi, intern styring, bruger og borgere samt læring og udvikling. Endelig er det administrativt besluttet, at den ergoterapeutfaglige rådgivning i forhold til Sundhedsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen forbliver på Hjælpemiddelcentret.

De seks delprojekter har tæt sammenhæng til IT-projektet og vil bidrage med input hertil, herunder kravsspecifikationer til nyt hjælpemiddelsystem og revideret sagsgangsbeskrivelse for bevilling og bestilling af hjælpemidler. Arbejdet i de 6 delprojekter er dog nu så langt, at det er muligt at påbegynde processen omkring indkøb og implementering af et nyt IT-system.

Sundhedsforvaltningen finder det hensigtsmæssigt, at opdele IT-projektet i to etaper:

Første fase:

• En grundig undersøgelse af markedsudbudet af hjælpemiddelsystemer
• En ændret registreringspraksis af hjælpemidler og indførelse af stregkoderegistrering
• En påbegyndelse af en proces, hvormed sagsbehandling, bevilling og bestilling af hjælpemidler integreres i Københavns Kommunes Omsorgssystem.

Anden fase:

• Indkøb og implementering af et nyt hjælpemiddelsystem
• Den videre implementering af IT-redskaber i forhold til de øvrige delprojekter i Hjælpemiddelprojektet.

Sundhedsforvaltningen ønsker at iværksætte første fase nu. Resultatet af markedsundersøgelsen vil efterfølgende blive forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget før anden fase iværksætttes.

Omkostningerne til ovenstående aktiviteter i år 2003 skønnes at blive 1,05 mill. kr. Herudover kommer de omkostninger, som indkøb og implementering af IT-systemet vil medføre, og som vil blive forelagt i en senere indstilling til Sundheds- og Omsorgsudvalget.

Udgifterne i 2003 på 1,05 mill. kr. afholdes inden for Sundheds- og Omsorgsudvalgets budge tramme for 2003.

Der blev i efteråret 2002 iværksat seks delprojekter. Hvert projekt er bemandet med en projektleder og en række projektmedarbejdere rekrutteret bredt i Sundhedsforvaltningen. Endvidere er der ansat en koordinator med ansvar for koordination af de seks projekter.

De seks delprojekter har på nuværende tidspunkt nået væsentlige resultater. Projekternes udviklingsfase forventes færdig sommeren 2003 med henblik på implementering fra efteråret. Dog afventer den fulde implementering indkøb og implementering af nyt hjælpemiddelsystem.

Et af hovedformålene med hjælpemiddelprojektet er at sikre et synligt og ensartet service- og kvalitetsniveau for alle borgere uanset boligform, hvorfor kvalitetsstandarder for hjælpemidler er under udarbejdelse.

Der er udarbejdet en skabelon for hjælpemiddel-kvalitetsstandarder, som dels bidrager til den gode sagsgang og dels synliggøre visitationskriterier og opfølgningsmål for hjælpemidler. Kvalitetsstandarderne for hjælpemidler er opbygget efter samme format som hjemmeplejens.

Der er på nuværende tidspunkt udarbejdet kvalitetsområder for følgende 7 hovedgrupper: husholdning; mobilitet; kommunikation, information og varsling; behandling og træning; indretning og tilpasning af boliger; personlig pleje; håndtering af produkter og varer. Undergrupperne er under udarbejdelse.

Kvalitetsstandarderne indledes med nogle generelle retningslinier for området, herunder: visitationskriterier, sagsbehandlingstider og anvendelse af akutbegreb.

2. Det gode sagsforløb

Et af de centrale formål med hjælpemiddelprojektet er at etablere enkle og gennemskuelige sagsbehandlingsrutiner, for hermed at øge kvaliteten i sagsbehandlingen og nedsætte den gennemsnitlige sagsbehandlingstid.

Manglende IT-værktøjer er medvirkende årsag til mangelfuld sagsstyring og overblik over sager på hjælpemiddelområdet. Endvidere er der en række uhensigtsmæssigheder i forbindelse med arbejdsgangene, bl.a. vedrørende koordinering og informationsudveksling mellem de mange parter, som samarbejder om bevilling og bestilling af hjælpemidler.

Projektet har gennemgået de eksisterende sagsgange og identificeret problemfelter og kritiske områder. Standardforløb for arbejdsgange i forbindelse med bevilling af hjælpemidler og boligændringer samt skabeloner til fælles dokumentation er under udarbejdelse og vil herefter blive indarbejdet i Københavns omsorgssystem (KOS).

Sagsbehandling i forbindelse med hjælpemidler og boligændringer vil således i fremtiden blive udført i KOS for at effektivisere arbejdsgangen og understøtte princippet om helhed i betjening af borgeren.

Med henblik på at øge det tværfaglige samarbejde og nedbringe ventetiden anbefales det, at visitatorer, forebyggere og hjemmesygeplejersker gives indstillingsret til hjælpemidler i mindre komplicerede sager. Konkret betyder det, at disse grupper kan indstille et antal på forhånd definerede hjælpemidler til administrativ bevilling hos hjælpemiddelgrupperne i Pensions- og Omsorgskontorerne. Desuden effektiviseres den opfølgende indsats i forhold til borgernes brug af bevilgede hjælpemidler, ved en skærpelse af tilbagemeldingspligt fra bl.a. visitatorer. Man kan ved disse tiltag spare et antal hjemmebesøg fra terapeuter.

Sagsbehandlingstiden for tekniske hjælpemidler er i København 8 uger. Sammenlignes med andre kommuner kan det konstateres, at København ligger i gruppen af kommuner med længst sagsbehandlingstid sammen med bl.a. Ålborg. Andre kommuner, heriblandt Roskilde og Odense, har sagsbehandlingstider på 4 uger.

Det anbefales, at man i København arbejder mod at nedbringe sagsbehandlingstiderne:

• Simple sager: Sagsbehandlingstid nedsættes til 4 uger. Dette gælder sager, hvor der ikke kræves hjemmebesøg af terapeuter og hjælpemidlet kan bevilges udfra eksisterende oplysninger fx. indstilling fra visitator mv.

• Komplicerede sager: Sagsbehandlingstid fastholdes umiddelbart på 8 uger. Komplicerede sager dækker over sager, hvor der er behov for at indhente ekstern information og/eller tilladelser, herunder lægeerklæringer og tilladelser til boligændringer, eller hvor der er behov for omfattende afprøvning og tilpasning af hjælpemidlet.

• Individuelle hjælpemidler: Sagsbehandlingstiden nedsættes til 3 uger.

Den anbefalede fremtidige placering af budget og bevillingskompetence fremgår af tabel 1.

Tabel 1 Den fremtidige placering af budgetter og bevillingskompetence

Med hensyn til fordelingen af budgetterne til Pensions- og Omsorgskontorerne, er en budgetfordelingsmodel, baseret på demografi, under udarbejdelse.

Afregningsmodellen skal ligesom budgetfordelingsmodellen skabe gennemskuelighed og tilskynde til en økonomisk adfærd. Modellen er ikke færdig, men modellen bygger på nedenstående principper og overvejelser.

• Gennemskueligheden og den økonomiske adfærd sikres, ved at der afregnes til priser som i videst mulig omfang afspejle de faktiske omkostninger.

• I prissætningen skelnes mellem nye og brugte hjælpemidler, for at tilskynde øget genbrug.

For at sikre økonomisk adfærd i forhold til distribution afregnes der for hver transport.

Det nuværende hjælpemiddelsystem kan ikke benyttes som IT-redskab til at understøtte en mere kompleks afregningsmodel. Implementeringen af den ønskede afregningsmodel kan derfor først ske efter et nyt hjælpemiddelsystem er sat i drift.

2. Hjælpemiddelcentret

Hjælpemiddelcentret har udarbejdet en ny organisationsplan, som er præsenteret i udkast til kontrakt mellem Sundhedsforvaltningen og Hjælpemiddelcentret. Den nye organisation skal understøtte Hjælpemiddelcentrets visioner om at være en moderne logistikvirksomhed, der er konkurrencedygtig på service, kvalitet og pris.

Det er administrativt besluttet, at den ergoterapeutfaglige rådgivning i forhold til Sundhedsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen forbliver på Hjælpemiddelcentret. Rådgivningsfunktionen bliver styret via kontrakt mellem Bestillerkontoret og Hjælpemiddelcentret. Hjælpemiddelcentret vil derfor fortsat tilbyde viden og rådgivning på et højt kvalificeret fagligt niveau.

Der er opstillet en lang række handleplaner for udvikling i relation til fire udviklingsområder: Økonomi, intern styring, bruger og borgere samt læring og udvikling.

Der vil blive etableret en referencegruppe for Hjælpemiddelcentret med deltagelse fra Sundhedsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, med henblik på samarbejde og koordination på hjælpemiddelområdet.

Det eksisterende hjælpemiddelsystem er et standardsystem fra Kommunedata. Hjælpemiddelsystemet er et IT system, der anvendes både af Pensions- og Omsorgskontorerne og på Hjælpemiddelcentret. Pensions- og Omsorgskontorerne bruger systemet til at bestille hjælpemidler, medens Hjælpemiddelcentret anvender systemet til indkøb, lagerstyring, distribution og registrering af hjælpemidler.

Kommunen anvender i dag Nordisk klassifikation, hvorimod landets øvrige kommuner efterhånden er gået over til at anvende International Organisation for Standardisation (ISO) og Hjælpemiddelinstituttets numre (HMI).

Hjælpemiddelsystemet er integreret med andre IT-systemer, herunder Københavns Kommunens folkeregister (P-data) og Sags- og Advissystemet.

Der er i størrelsesorden 1.000 registrerede brugere i Hjælpemiddelsystemet, herunder personale fra Hjælpemiddelcentret, Pensions- og Omsorgskontorer, hjemmeplejen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Tendensen er, at der efter etablering af Bestiller-Udfører-Modtager strukturen er kommet betydeligt flere brugere på systemet. Der udskrives 600 - 700 køresedler pr. dag i gennemsnit, maksimalt 1.000 pr. dag.

Hjælpemiddelrapporten konkluderer, at den nuværende IT-støtte på hjælpemiddelområdet er mangelfuld og uhensigtsmæssig, både hvad angår lagerstyring/indkøb/afregning samt sagsbehandling og bestilling. Rapporten anbefaler derfor, at hjælpemiddelsystemet udskiftes, samt at sagsbehandling, bevilling og bestilling af Hjælpemidler i fremtiden udføres i KOS.

Hjælpemiddelsystemet anvendes både i Sundhedsforvaltningen og i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Da Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og store dele af Sundhedsforvaltningen endnu ikke anvender KOS, skal der sikres en overgangsordning i relation til brugen af det nye hjælpemiddelsystem.

Hjælpemiddelrapporten konkluderer, at det eksisterende hjælpemiddelsystem indeholder en række uhensigtsmæssigheder og fejl, som det ikke vurderes muligt og økonomisk rentabelt at rette op på. Hjælpemiddelrapporten anbefaler derfor, at det eksisterende hjælpemiddelsystem udskiftes.

Som minimum skal et nyt hjælpemiddelsystem have en ny funktionalitet vedrørende nedskrivning af lager, og det skal være muligt løbende at følge bestillingssituationen og den faktiske lagerstørrelse. Systemet skal desuden give mulighed for registrering af produkter og lokationer ved hjælp af stregkoder.

Endvidere er det væsentligt, at systemets brugervenlighed øges, således at man letter arbejdsgangen for alle brugergrupper og opnår en reduktion i antallet af fejlbestillinger.

Der er desuden behov for, at systemet kan håndtere afregning med bestillerne, herunder Pensions- og Omsorgskontorerne og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Det er væsentligt, at afregningsproceduren underst&os lash;tter hjælpemiddelprojektets generelle mål om øget genbrug, økonomisk hensigtsmæssig adfærd og gennemskuelighed inden for hjælpemiddelsystemet.

Endeligt skal systemet tage højde for og bidrage til at tilvejebringe de nødvendige informationer i relation til udfordringsretten.

Sundhedsforvaltningen anbefaler, at processen omkring indkøb af et nyt hjælpemiddelsystem igangsættes.

Som udgangspunkt iværksættes en markedsundersøgelse, der skal afdække mulighederne for anskaffelse af et eksisterende standardsystem samt hvilken samlet økonomi og ressourceindsats, der vil være forbundet med projektet. Desuden udarbejdes en kravspecifikation til et nyt hjælpemiddelsystem.

Der udarbejdes senere en særskilt indstilling til Sundheds- og Omsorgsudvalget, indeholdende en mere præcis estimation af udgifter forbundet med indkøb af et nyt hjælpemiddelsystem, før udbudsforretning iværksættes.

Kommunen anvender som nævnt i dag et særligt klassifikationsystem (Nordisk), hvilket betyder, at Hjælpemiddelcenteret selv skal vedligeholde klassifikationen - dvs. oprette nye hjælpemiddelnumre og udarbejde beskrivelser.

Det anbefales, at Københavns Kommune overgår til en registreringspraksis, der bygger på såvel ISO som Hjælpemiddelinstituttets (HMI) numre.

Ved konvertering til ISO-klassifikation og HMI-numre vil kommunen kunne undgå selv at skulle vedligeholde oplysninger vedr. hjælpemidler. ISO-klassifikations-systemet er det mest udbredte i landet og giver gode muligheder for samarbejde om hjælpemidler med andre kommuner.

HMI-systemet gør det muligt at anvende HMI-databasen systematisk. Databasen indeholder omfattende tekst- og billedbeskrivelse af hjælpemidlerne. Denne facilitet er meget efterspurgt blandt Sundhedsforvaltningens ergoterapeuter og vil forenkle bevilling af hjælpemidler.

Kommunen betaler i dag 1,3 mio. årligt til Hjælpemiddelinstituttets drift som led i en generel aftale mellem Kommunernes Landsforening og Hjælpemiddelinstituttet.

Konvertering til ISO/HMI-klassifikation kræver, at der gennemføres en omfattende manuel konvertering af lagerkort, ligesom man fysisk skal have fat på hjælpemidlerne. Det vil derfor være hensigtsmæssigt, hvis man i forbindelse med konvertering af numre indfører stregkoderegistrering, som kan effektivisere den fremtidige lagerstyring af hjælpemidlerne.

Et nyt hjælpemiddelsystem vil kunne tilgodese et øget genbrug af hjælpemidler, bl.a. ved indbygning af en ny afregningsmodel.

Udgifterne i 2003 finansieres inden for Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetramme, bevillingen Administration.

Indstilling vedrørende indkøb og konkret implementering vil blive forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget på et senere tidspunkt. I denne indstilling vil der blive redegjort nærmere for den samlede finansiering. De samlede udgifter vil på sigt skulle dækkes dels ved rationalisering af arbejdsgange i forlængelse af indførelsen af IT-systemet, dels ved træk på Sundhedsforvaltningens generelle IT-udviklingspulje. Der vil således blive tale om en investering, der skal finansieres via kommunens interne låneregler.

Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen vil blive hørt i forbindelse med afregningsmodel for hjælpemidler og nyt IT-hjælpemiddelsystem.

Ingen.

Lau Svendsen-Tune

/Lars Bo Bülow