Høring om revisionsberetning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter

3. Høring om revisionsberetning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter

SOU 88/2003 J.nr. 15/2003

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at indstillingen fremsendes som udvalgets høringssvar på Revisionsdirektoratets beretning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter.

Revisionsdirektoratet afgav den 20. marts 2003 særberetning til Borgerrepræsentationen om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter. Revisionsdirektoratet anmoder om Sundheds- og Omsorgsudvalgets kommentarer til beretningen, herunder særligt udvalgets udgiftsområde, senest den 24. april 2003.

Høringen foregår på samme måde som når der laves regnskabsberetning. Revisionsdirektoratet vil videresende kommentarerne til Revisionsudvalget, der efterfølgende vil fremsende en betænkning til Økonomiudvalget. Revisionsberetningen vil være på dagsordenen til Borgerrepræsentationens møde den 10. april 2003 med en indstilling om, at sagen sendes i høring i Økonomiudvalget.

Revisionsberetningen om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter er udarbejdet af Revisionsdirektoratet på baggrund af en anmodning fra overborgmester Jens Kramer Mikkelsen i august 2002, for at få belyst nogle påstande om overborgmesterens repræsentationsudgifter. Påstandene blev fremført i Ekstra Bladet i august 2002.

Revisionsberetningen indeholder en kortlægning af repræsentationsudgifter for samtlige borgmestre og udvalg i 2000 og 2001, dog med størst fokus på overborgmesterens udgifter. Kortlægningen er bl.a. udarbejdet på baggrund af et spørgeskema, som blev udsendt til samtlige forvaltninger.

Hvad angår overborgmesterens udgifter til repræsentation, konkluderer Revisionsdirektoratet, at udgifterne har været afholdt i kommunens interesse og at der er udvist den sparsommelighed, som forudsættes ved anvendelsen af offentlige midler. Dog anmærker Revisionsdirektoratet, at der er grundlag for nogen kritik af administrationen af udgiftsområdet.

Det fremgår af rapporten, at udgifterne under Økonomiudvalget er markant større end i de andre udvalg, da de bl.a. omfatter vederlag til borgmestre og til medlemmer af Borgerrepræsentationen. Desuden indeholder det udgifter til trykning og udsendelse af fx dagsordener og udgifter vedrørende møder i Borgerrepræsentationen og udgifter til repræsentation og modtagelser på Rådhuset.

I sammenligningen med de øvrige udvalg bemærkes det, at Sundheds- og Omsorgsudvalget har haft betydeligt lavere udgifter til repræsentation end samtlige andre udvalg. Sundhedsforvaltningen har ikke yderligere bemærkninger til udgiftsområdet.

Borgmestrenes udgifter til repræsentation har det været noget vanskeligere at opgøre. Da de er opgjort forskelligt, er tallene ikke direkte sammenlignelige. Af rapporten fremgår det, hvilke udgiftstyper hver af forvaltningerne har medtaget under borgmesterens repræsentation. Opgørelserne viser, at der er en vis variation i udgifternes størrelse mellem borgmestrene.

Revisionsberetningen belyser og sammenligner også forskellige forhold angående styringen af repræsentationsudgifter i forvaltningerne. På den baggrund fremkommer Revisionsdirektoratet med en række anbefalinger til, hvordan styringen kan forbedres i Københavns Kommune.

Revisionsdirektoratet anbefaler, at der udarbejdes en entydig definition af, hvad der i Københavns Kommune skal forstå ved repræsentation. Sundhedsforvaltningen betragter det som hensigtsmæssigt, da det vil lette mulighederne for at sammenligne på tværs af forvaltningerne og derved gøre det mere gennemskueligt for borgmestre og udvalg at skelne mellem repræsentation og andre typer af udgifter.

I forlængelse af afklaring af indholdet i begrebet repræsentation foreslår Revisionsdirektoratet endvidere, at selve opgørelsen af repræsentationsudgifterne fastlægges, således at det fx er muligt at udarbejde en årlig oversigt over kommunens samlede udgifter. Det kan bl.a. opnås ved at lave en standardkontoplan for kommunens udgifter til repræsentation. På Sundheds- og Omsorgsudvalgets område er der taget tiltag til at forbedre konteringen. Borgmesterens og udvalgets repræsentationsudgifter konteres nu på særskilte konti. Der er i den sammenhæng foretaget en samordning med Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Sundhedsforvaltningen anser det for hensigtsmæssigt at standardisere konteringen mellem forvaltningerne, da det også vil være med til at skabe gennemskuelighed og muligheder for sammenligninger.

Et skridt mod at definere, hvad der er repræsentation, er at klarlægge, hvem repræsentationen hører under. Der kan fx være tale om at sondre mellem borgmesteren, udvalget eller administrationen. Revisionsdirektoratet anbefaler, at registreringen af udgifter sker hos den part, der har taget initiativ ydelsen. Revisionsdirektoratet anbefaler desuden en kontering under det politiske niveau, når der både deltager repræsentanter fra det politiske og det administrative niveau. Sundhedsforvaltningen er af den opfattelse, at snitfladen mellem det politiske og det administrative område bør drøftes indgående, før der træffes en beslutning om specifikke bestemmelser om, hvor skillelinien går.

Revisionsdirektoratet anbefaler desuden, at der opereres med at opstille budget for alle konti, der vedrører repræsentation. Sundhedsforvaltningen er af den opfattelse, at det vil medvirke til en bedre styring af udgifterne, så det betragtes som en fornuftig anbefaling at opstille et budget for repræsentationen. Det fremgår dog ikke klart af Revisionsdirektoratets anbefalinger, hvilken detaljeringsgrad af budgetlægningen de anbefaler. Sundhedsforvaltningen mener, at det er væsentligt, at det drøftes mere indgående, om det skal være budgettering i form af en samlet ramme for repræsentation for henholdsvis udvalg og borgmester, eller om der skal være et budget på hver eneste specifikke konto under repræsentation.

Sundhedsforvaltningen indstiller, at denne indstilling fremsendes som udvalgets høringssvar på Revisionsdirektoratets beretning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter.

Revisionsberetningen er udarbejdet af Revisionsdirektoratet på baggrund af en anmodning fra overborgmester Jens Kramer Mikkelsen i august 2002. Hensigten var at få belyst nogle påstande, som blev fremført i Ekstra Bladet i august 2002.

Revisionsdirektoratet afgav den 20. marts 2003 særberetningen til Borgerrepræsentationen om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter. Revisionsdirektoratet anmoder om Sundheds- og Omsorgsudvalgets kommentarer til beretningen, herunder særligt udvalgets udgiftsområde, senest den 24. april 2003.

Høringen foregår på samme måde som når der laves regnskabsberetning. Revisionsdirektoratet vil videresende kommentarerne til Revisionsudvalget, der efterfølgende vil fremsende en betænkning til Økonomiudvalget. Revisionsberetningen vil være på dagsordenen til mødet i Borgerrepræsentationen den 10. april 2003 med indstilling om, at sagen sendes i høring i Økonomiudvalget.

Rapporten indeholder en kortlægning af repræsentationsudgifter for samtlige borgmestre og stående udvalg i 2000 og 2001. Kortlægningen er udarbejdet på baggrund af et spørgeskema, som blev udsendt til samtlige forvaltninger. Desuden indeholder rapporten Revisionsdirektoratets anbefalinger til nye retningslinier bl.a. for, hvordan repræsentationsudgifter defineres, opgøres og konteres.

Hvad angår overborgmesterens udgifter til repræsentation, konkluderer Revisionsdirektoratet, at udgifterne har været afholdt i kommunens interesse og at der er udvist den sparsommelighed, som forudsættes for anvendelsen af offentlige midler. Dog anmærker Revisionsdirektoratet, at der er grundlag for nogen kritik af administrationen af udgiftsområdet.

I rapporten er der opgjort budget- og regnskabstal for repræsentationsudgifterne i 2000 og 2001 for kommunens udvalg. Herunder gengives tallene for 2001. Tendensen var den samme i 2000.

Udgifter til repræsentation, 2001, hele t.kr

Kilde: Funktion 6.41.

Det fremgår i revisionsberetningen, at udgifterne under Økonomiudvalget bl.a. omfatter vederlag til borgmestre og til medlemmer af Borgerrepræsentationen. Desuden indeholder det udgifter til trykning og udsendelse af f.eks. dagsordener og udgifter vedrørende møder i Borgerrepræsentationen og udgifter til repræsentation og modtagelser på Rådhuset.

I sammenligningen af de øvrige udvalg ses det, at Sundheds- og Omsorgsudvalget har haft betydeligt lavere udgifter i forbindelse med repræsentation end samtlige andre udvalg. Det gælder både i 2001, som anført ovenfor og i 2000 som er opregnet i rapporten. Sundhedsforvaltningen har ikke uddybninger eller bemærkninger til udvalgets udgiftsområde.

Borgmestrenes udgifter til repræsentation har været noget vanskeligere at opgøre. Revisionsdirektoratet har derfor anvendt et spørgeskema til forvaltningerne for at få oplysninger bl.a. om udgifterne til repræsentation. Tallene er ikke direkte sammenlignelige, da de er opgjort forskelligt. I rapporten fremgår det, hvilke udgiftstyper hver af forvaltningerne har oplyst. Herunder vises en tabel, der giver et umiddelbart billede af borgmestrenes repræsentationsudgifter for 2001, der er baseret på en direkte sammenlægning af det, som hver forvaltning har oplyst.

Borgmestrenes udgifter til repræsentation, 2001, t.kr.

Kilde: Spørgeskema

* Desuden er der opgjort udgifter på 57.746 kr. til valg på lokal folkeskole, som var pålagt af udvalget.

** Miljø og Forsyningsforvaltningen har ikke kunne opdele på borgmester og udvalg.

Opgørelsen viser, at der er en vis variation i udgifternes størrelse mellem borgmestrene. Sundhedsforvaltningen har opdelt udgifterne til repræsentation på henholdsvis fortæring og gaver/blomster. Fortæring består primært af middage i forbindelse med møder afholdt på Rådhuset. Her skelnes ikke mellem interne møder og møder med eksterne deltagere, der kan have karakter af repræsentation. Desuden består fortæring af restaurantsbesøg. I 2001 blev der desuden afholdt afskedsreception for den daværende Sundhedsborgmester, som også er opgjort under fortæring.

Ved møder på Rådhuset indkøbes ofte mad fra Rådhusets kantine. Denne fortæring konteres på Sundhedsborgmesterens budget. Her skelnes ikke mellem interne møder og møder med eksterne deltagere, der kan have karakter af repræsentation.

Det er opgjort, at der er brugt kr. 76.282 på fortæring og kr. 18.732 på gaver/blomster (herunder til 100 års fødselarer) i 2001.

Rapporten belyser og sammenligner også forskellige forhold angående styringen af repræsentationsudgifter i forvaltningerne. Rapporten viser, at der er stor forskel på, hvordan forvaltningerne opgør repræsentationsudgifter og hvordan forvaltningerne styrer udgifterne til repræsentation. Revisionsdirektoratet anbefaler, at der vedtages retningslinier, som er gældende for samtlige forvaltninger. Formålet er, at det så vil være mere gennemskueligt og nemmere at sammenligne udgifterne.

Revisionsdirektoratets væsentligste anbefalinger til København Kommunes fremtidige styring af repræsentationsudgifterne anføres kortfattet herunder:

• Det skal være muligt, at der hurtigt kan udarbejdes en oversigt over kommunens samlede udgifter til repræsentation, både på det politiske og det administrative område.
• Der skal udarbejdes en entydig definition af, hvad der i Københavns Kommune skal forstås ved repræsentation.
• Det skal vurderes, om der er behov for at udarbejde overordnede rammer for, hvordan der afholdes udgifter til repræsentation på det politiske niveau, og om der på visse punkter er grundlag for at fastsætte mere specifikke bestemmelser end i dag.
• Den fremtidige styring bør hvile på en standardkontoplan for kommunens udgifter til repræsentation og andre udgifter. Der skal være en klar vejledning til konteringen og alt bilagsmateriale bør indeholde oplysninger om f.eks. formål, anledning, deltagerkreds og modtager.
• Registreringen af udgifterne bør ske i forhold til, hvem der har rekvireret / taget initiativ til ydelsen. Hvis der både deltager politikere og ansatte bør udgifterne konteres som repræsentation for det politiske niveau.
• Der bør fastsættes et budgetbeløb på hver af de relevante konti for repræsentation.
• Der bør udarbejdes en årlig oversigt over omfang og indhold af kommunens udgifter til repræsentation til Økonomiudvalget.

Sundhedsforvaltningen er enig i, at det er hensigtsmæssigt, at der udarbejdes en entydig definition af, hvad der i Københavns Kommune skal forstå ved repræsentation.

Sundhedsforvaltningen er også enig i, at det vil være hensigtsmæssigt med en mere gennemskuelig opgørelse af repræsentationsudgifterne, således at det fx er muligt at udarbejde en årlig oversigt over kommunens samlede udgifter. Det kan bl.a. opnås ved at lave en standardkontoplan for kommunens udgifter til repræsentation.

På Sundheds- og Omsorgsudvalgets område er der taget tiltag til at forbedre konteringen. Der er udarbejdet en ny kontoplan, der er mere detaljeret. Borgmesterens og udvalgets repræsentationsudgifter konteres på særskilte konti. I forbindelse med udarbejdelse af kontoplanen er der foretaget en koordinering med Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Der er dog ikke opbygget fuldstændig ens kontoplaner, men indholdsmæssigt er de koordinerede mellem de to forvaltninger. Sundhedsforvaltningen anser det for hensigtsmæssigt at standardisere konteringen mellem forvaltningerne, da det også vil være med til at skabe gennemskuelighed og muligheder for sammenligninger. Det vil være teknisk krævende at udarbejde en fuldstændig standardisering, så det kan som udgangspunkt anbefales, at der indholdsmæssigt sker en ensretning.

Sundhedsforvaltningen vurderer, at det er hensigtsmæssigt, at registreringen af udgiften sker hos den part, der har taget initiativ ydelsen. Snitfladen mellem det politiske og det administrative område bør drøftes indgående, før der træffes en beslutning om specifikke bestemmelser for, hvor skillelinien går.

Sundhedsforvaltningen mener også, at det vil medvirke til en bedre styring af udgifterne, såfremt der altid er knyttet et budgetbeløb på alle konti, der vedrører repræsentation. Det fremgår dog ikke klart af Revisionsdirektoratets anbefalinger, hvilken detaljeringsgrad af budgetlægningen de anbefaler.

Sundhedsforvaltningen mener, at det er væsentligt, at det drøftes mere indgående, om det skal være budgettering i form af en samlet ramme for repræsentation for henholdsvis udvalg og borgmester, eller om der skal være et budget på hver eneste specifikke konto under repræsentation.

Sundhedsforvaltningen anbefaler, at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at indstillingen fremsendes som udvalgets høringssvar på Revisionsdirektoratets beretning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter.

Ingen

Ingen

Ingen

- Revisionsberetning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter udleveres af BR-sekretariatet.

- Følgebrev til Revisionsberetning.

Lau Svendsen-Tune

/ Hanne Baastrup