Varetagelse af befordringsaftale og fastsættelse af serviceniveau for kørsel

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender,

1. at Movia varetager befordringsopgaven med dertilhørende serviceniveauer for variabel kørsel til og fra trænings- og forebyggelsesenheder i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen

2. at rutekørsel til aktivitetscentre i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen ikke indgår i befordringsaftalen med Movia  

3. at rutekørsel til aktivitetscentre i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen sendes i selvstændigt udbud for 1-2 årig periode med mulighed for kontraktopsigelse i perioden.

Problemstilling

Kommunen er forpligtet til at sørge for befordring af borgere, som er visiteret til en række kommunale ydelser. Den nuværende befordringsaftale udløber i februar 2017. Derfor skal der i løbet af 2016 indgås en ny aftale om befordring. Aftalen skal omfatte kørsel til og fra trænings- og forebyggelsesenheder i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF).

Rutekørsel til aktivitetscentre indgår ikke i befordringsaftalen med Movia, idet en analyse af befordringsområdet har vist en fordyrelse i forhold til den nuværende kontrakt. Den nuværende kontrakt udløber ligeledes i februar 2017, så der skal også findes en løsning for denne opgave. 

Løsning

Økonomiforvaltningen har gennemført en afdækning af kørslen på tværs af forvaltningerne, herunder hvilke udbudsformer, der medfører den mest effektive afvikling af kørslen. Afdækningen viser, at det mest effektive alternativ er at lade Trafikselskabet Movia varetage befordringsopgaven vedrørende kørsel til og fra trænings- og forebyggelsescentre i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. 

Movia er ejet af de 45 kommuner - blandt andet Københavns kommune - og to regioner i Østdanmark, og giver derfor mulighed for koordineret planlægning på tværs af kommunale og regionale skel. Movia udfører ikke selve kørslen, men varetager opgaverne med udbudsrunder og forhandling af kontrakter med leverandørerne. Derudover varetager Movia opgaverne med kørselsplanlægning, afregning med vognmændene samt administration.

Der er to hovedformer for Flextrafik: Flextrafik Rute og Flextrafik variabel. Sidstnævnte vil blive benyttet af Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Movia anbefaler, at kommunen anvender Flextrafiks standardserviceniveauer, som er refereret nedenfor. Movia gør opmærksom på, at Flextrafiks serviceniveau er vejledende, men at der samtidigt er parametre, som ikke kan ændres, fordi de er faste standarder i Movias IT-system.

Flextrafik variabel

Et væsentligt krav til den variable kørsel er, at afhentning af borgeren på bopælen sker rettidigt, så borgeren kan nå frem til den planlagte behandlingstid. Efter behandling skal borgeren køres hjem, enten ved solotransport eller ved samkørsel med andre borgere. 

Det anbefalede serviceniveau for Flextrafik variabel indebærer, at

• Bestillingsfristen er 1 time med mulighed for nu-bestilling, gælder også for afbestilling af tur

• Afhentningstidspunktet er + 15 min. i forhold til lovet afhentningstid [kan ikke ændres]

• Afleveringstidspunkt på stedet  tidligst 30 min. før planlagt tid

• Borger vil blive kørt sammen med andre borgere, medmindre solokørsel vælges [kan ikke ændres]   

• Der er mulighed for at medbringe hjælpemidler og/eller ledsager, hvis det vælges ved bestilling

• Der er mulighed for, at chaufføren afhenter/afleverer borger ved døren, hvis det vælges ved bestilling

• Der er mulighed for solokørsel, hvis det vælges ved bestilling

• Der er ikke mulighed for fast chaufførgruppe [kan ikke ændres]

• Der er mulighed for trafikinformation, hvis borger giver samtykke.

I forhold til den nuværende kontrakt vil der ske en serviceforbedring i form af større fleksibilitet i bestilling og afbestilling af kørsel. Alt vil foregå elektronisk, og Movia følger alle vogne, så der er mulighed for at omdirigere vogne og for kommunikation med borger ved forsinkelser. Dog kan trænings- og forebyggelsesenhederne opleve en øget administrativ byrde, idet Movias bestillingssystem ikke kan integreres med kommunens omsorgssystem, og derfor skal de taste borgerens oplysninger om kørsel i to systemer.

Der vil blive afregnet pr. tur, og turene afregnes med den enkelte vognmand. Det betyder, at der ikke er en fast pris pr. borger, men i stedet at jo flere borgere, der kan samkøres, jo bedre pris for turen. Prisen styres i forhold til det tilbud, vognmanden har vundet udbuddet med.

Rutekørsel

Den rutebaserede kørsel foregår dagligt til og fra aktivitetscentrene. Forvaltningen har 15 centre, der bruger aftalen om planlagt befordring med mere eller mindre fast rutekørsel.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er i gang med at undersøge muligheden for insourcing af den rutebaserede kørsel. Ved at lave et pilotprojekt i et af lokalområderne bliver det afdækket, om kørslen kan udføres mere effektivt og billigere i forhold til at købe/lease egne køretøjer samt ansætte og uddanne medarbejdere.

Forvaltningen foreslår derfor, at den rutebaserede kørsel sendes i udbud for 1-2 årig periode med mulighed for kontaktopsigelse i perioden. Dette gøres for at få mulighed for at afdække og afprøve insourcing som pilotprojekt, før der træffes endelig beslutning om placering af opgaven. Forvaltningen vil i august/september 2016 fremlægge business case samt design af pilotprojektet til politisk beslutning.

Sociale klausuler                                                                                                                        

Movias CSR politik (virksomhedens sociale ansvar) svarer til de krav, Københavns Kommune stiller til samtlige udbud og kontraktindgåelser. Movia stiller ikke eksplicit krav til, at ansatte hos tilbudsgiver skal aflønnes efter de for området gældende overenskomster. Men da det er et lovkrav for at få de nødvendige tilladelser fra myndighederne til at drive erhvervsmæssig personbefordring, vurderer Københavns Kommune, at kravet implicit er opfyldt.

Herudover følger det af Movias CSR politik, at Movia både lægger vægt på at kunne tilbyde praktikpladser og på at kunne tilbyde job på særlige vilkår som et naturligt led i at være en rummelig arbejdsplads.  Det er ligeledes i overensstemmelse med Københavns Kommunes indsatser for at skabe en rummelig arbejdsplads. 

Økonomi

Forvaltningen forventer en effektivisering på området. Potentialet vil blive afklaret i forbindelse med udbuddet.  

Videre proces

Hvis udvalget godkender indstillingens 1. at-punkt, afsluttes udbudsprocessen oktober 2016, og driftsstart er 1. marts 2017. Kontrakten indgås for et år med mulighed for at forlænge kontrakten eller eventuelt udvide opgaven, såfremt forsøgsperioden evalueres positivt.

             Hanne Baastrup

                                                           /Lars Matthiesen