Status for implementering af nyt omsorgssystem – Cura

Udvalget gives en status for implementering af ny omsorgsjournal – Cura – i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager orientering om implementering af omsorgssystemet CURA til efterretning

Problemstilling

Sundheds- og Omsorgsudvalget besluttede i efteråret 2014 at gå i udbud med et nyt omsorgssystem. I foråret 2016 blev Systematic valgt til ny leverandør af det kommende omsorgssystem.

Formålet med det nye omsorgssystem er, at det skal være lettere for medarbejderne at udføre dokumentationsopgaven via Fælles Sprog III (FSIII) og ved at skabe et bedre overblik og arbejdsgange, tilpasset den enkelte medarbejder og den enkelte borger. Det nye system giver for første gang et overblik på tværs af faggrupper og som det eneste system i Danmark, kan dokumentationen ske på mobile enheder tæt på opgaven – sammen med borgeren.

Projektet nærmer sig sin afsluttende udviklingsfase og skal om få måneder sættes i drift i hele organisationen. Udvalget gives en status for arbejdet og den væsentlige forandring, der forventes at påvirke organisationen i store dele af 2017.

Løsning

Implementeringen af Cura programmet kører efter tidsplanen frem mod, at systemet skal tages i brug i uge 19, 2017. Der er et tæt og konstruktivt samarbejde med leverandøren Systematic og Aarhus Kommune om projektet.

Aarhus Kommune implementerer, som den første kommune i landet, Cura i uge 13, 2017 - altså seks uger før København. Aarhus og København er samtidig de to første kommuner i landet, der tager standarden Fælles Sprog III i brug. 

Nuværende risikovurdering 
Den største risiko for programmet på nuværende tidspunkt ligger i, at to så store organisationer skal i luften inden for seks uger, hvilket betyder stort ressourcetræk hos leverandøren.

Det er vigtigt for Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF), at det lykkes at fastholde ”go live”- dato af to årsager. For det første kan det nuværende system KOS2 ikke tilgå Det Fælles Medicinkort efter 1. juli 2017. For det andet er det forvaltningens vurdering, at systemet minimum skal køre i otte uger for bedst muligt at håndtere fejlrettelser, uforudsete udfordringer eller uhensigtsmæssigheder inden ferieperioden sætter ind.

En anden risiko er, at Cura på mange områder er innovativ i det tekniske set up. Det er først og fremmest udviklet til mobile enheder (tablets og smartphones) hvilket forventes at give langt bedre brugeroplevelser og bedre understøttelse af forvaltningens arbejdsgange med og omkring borgeren. Det stiller imidlertid store og nye krav til netværk, infrastruktur og support. 

Status for de fire spor
Cura programmet er bygget op i 4 spor, som skal sikre dels at systemet fungerer rent teknisk og dels at medarbejderne bliver fortrolige med den nye teknologi og oplever den som et værdifuldt værktøj, som kan lette dokumentationsopgaven:

1. Det faglige spor og Fælles Sprog III
Som en del af økonomiaftalen er det besluttet, at alle kommuner inden udgangen af 2017 skal implementere de fælleskommunale dokumentationsstandarder,Fælles Sprog III (FSIII), i deres omsorgssystem.

Formålet med FSIII er at bidrage til bedre sammenhæng, kvalitet og effektivitet i den kommunale social- og sundhedsfaglige indsats for den enkelte borger. FSIII har fokus på at forenkle arbejdsgange og gøre det nemmere at opdatere og genbruge oplysninger på tværs af forvaltningens fagområder i borgerens omsorgsjournal. Omsorgssystemet Cura er bygget op efter FSIII-logikken, så systemet er forberedt til at benytte FSIII efterhånden som KL udvikler konceptet for flere ydelser. Vigtigst med FSIII er, at der kommer en fælles standard for en borgers tilstand eller den kommunale indsats. Det betyder, at medarbejderne ikke længere har den samme registreringsbyrde, men kan klikke hurtigt af i et skema. Standarderne gælder på tværs af faggrupper og data, der allerede er tastet af kollegaerne. FSIII er del af den Nationale Strategi for Digitalisering af Sundhedsvæsenet 2013-2017 ’Digitalisering med effekt’

2. Teknisk løsning og leverandørstyring 
Cura leveres på mobile enheder. Den tekniske infrastruktur til at understøtte dette leveres af Koncern IT (KIT). Overgangen til mobile enheder har været og er fortsat et stort indsatsområde for programmet. Der er igangsat konvertering af data fra det nuværende system. Mængden og kvaliteten af data har stor betydning for brugeroplevelsen for den enkelte medarbejder.

3. Implementering
For at sikre en god forankring af systemet blandt medarbejderne, er der etableret læringsteams på alle arbejdspladser. Et læringsteam består af tre kompetencer - ledelse, faglighed og it. Det er læringsteamets opgave at sikre, at alle, der skal bruge Cura, i en ti-måneders periode op mod "go live" bliver gjort klogere på systemet og de nye arbejdsgange.

Indstillingen blev taget til efterretning