Styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse - høring

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 8. august 2002

9. Styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse - høring

SOU 168/2002 J.nr. 28/2002

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget fremsender nærværende indstilling som høringssvar til Kultur- og Fritidsudvalget.

På baggrund af, at Københavns Kommunes ejendomme har et betydeligt vedligeholdelsesefterslæb, har Borgerrepræsentationen i nogle år bevilget fagforvaltningerne puljemidler til ekstraordinær bygningsvedligeholdelse. I budgettet for 2000 blev der således afsat en pulje på 53 mill.kr.

I udmøntningen af denne pulje blev der bl.a. bevilget 3 mill. kr. til udarbejdelse af et styringsredskab til vedligeholdelsesopgaven med henblik på udvikling af en metode, så man kan sammenligne vedligeholdelsesstandarder og på sigt vil kunne styrke indsatsen for vedligeholdelsen af kommunens bygninger. Beløbet på 3 mill. kr. blev tildelt Kultur- og Fritidsforvaltningen, Ejendomsdrift, som har haft formandsskabet i en arbejdsgruppe med deltagelse fra samtlige forvaltninger og med ekstern konsulentbistand.

Med den som bilag vedlagte rapport fremlægges forslag til opbygning, implementering og drift af et styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse, som vil kunne anvendes af alle kommunens fagforvaltninger.

Sundhedsforvaltningen kan anbefale styringsredskabets etablering. Styringsredskabet sigter først og fremmest på kommunens ejendomme og disses vedligeholdelse, men det er Sundhedsforvaltningens opfattelse, at systemet med fordel også vil kunne anvendes i relation til de mange selvejende plejeinstitutioner, hvor kommunen har den reelle vedligeholdelsesforpligtelse.

Det er målet, at styringsredskab og metoder er afprøvet og fungerer 1. januar 2003, men det må antages, at der p.g.a. forvaltningernes nuværende meget uensartede stade på dette område først kan ventes fuldt udbytte omkring årsskiftet 2003/2004.

På baggrund af, at Københavns Kommunes ejendomme har et betydeligt vedligeholdelsesefterslæb, har Borgerrepræsentationen i nogle år bevilget fagforvaltningerne puljemidler til ekstraordinær bygningsvedligeholdelse. I budgettet for 2000 blev der således afsat en pulje på 53 mill. kr. I udmøntningen af denne pulje blev der bl.a. bevilget 3 mill.kr. til udarbejdelse af et styringsredskab til vedligholdelsesopgaven med henblik på udvikling af en metode, så man kan sammenligne vedligeholdelsesstandarder og på sigt vil kunne styrke indsatsen for vedligeholdelsen af kommunens bygninger.

Beløbet på 3 mill. kr. blev tildelt Kultur- og Fritidsforvaltningen, Ejendomsdrift, som har haft formandsskabet i en arbejdsgruppe med deltagelse fra samtlige forvaltninger og med ekstern konsulentbistand.

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede på sit møde den 23. maj 2002, at den som bilag vedlagte rapport om beskrivelse af et styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse skal sendes til høring i de øvrige stående udvalg og Økonomiudvalget.

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede endvidere, at det - med forbehold for, at de stående udvalgs og Økonomiudvalgets høringssvar ikke giver anledning til bemærkninger - anbefales Økonomiudvalget, at Borgerrepræsentationen godkender, at Kultur- og Fritidsforvaltningen bemyndiges til på de implicerede forvaltningers vegne at indgå en aftale med virksomheden COWI Rådgivende Ingeniører om en serviceaftale for styringsredskabet Caretaker, og at der til brug for centrale edb programmer installeres en fælles IT server i Kultur- og Fritidsforvaltningen, som sørger for administration og vedligehold af serveren.

Som grundlag for sin opgaveudførelse har arbejdsgruppen lagt megen vægt på, at det fremtidige styringsredskab skal kunne give et langt bedre overblik over såvel den enkelte forvaltnings som kommunens bygningers samlede vedligeholdelsestilstand, end tilfældet er i dag, og at redskabets data skal kunne anvendes til effektiv planlægning, styring og prioritering af den fremtidige vedligeholdelsesindsats.

Endvidere har arbejdsgruppen været enig om, at den daglige anvendelse af styringsredskabet skal foregå i den enkelte forvaltning, men at redskabet skal være så fleksibelt, at det også skal kunne videreføres og anvendes af en evt. fremtidig fælles ejendomsenhed.

Selvom det daglige arbejde med ejendomsvedligholdelse således fortsat skal forestås af og udføres i den enkelte forvaltning, er det er arbejdsgruppens opfattelse, at af hensyn til kommunens samlede overblik bør redskaber og metoder være helt ensartede. Det er derfor nødvendigt med et stadigt tæt samarbejde mellem forvaltningerne og dette lader sig bedst gøre ved en vis grad af organisatorisk koncentrering i den enkelte forvaltning.

Endelig har arbejdsgruppen fundet det hensigtsmæssigt, at Økonomiforvaltningen ved hjælp af en fælles IT server kan trække på de øvrige forvaltningers data, men uden at kunne ændre i dem, med henblik på f.eks. én gang årligt eller efter behov for Økonomiudvalg eller Borgerrepræsentationen, at forelægge en samlet status for vedligeholdelsesindsatsen og evt. deraf afledte ændringer i værdien af kommunens ejendomme. I dag ville en sådan rapportering bero på forvaltningernes givetvis meget forskelligartede og ressourcekrævende indberetninger.

Det har måttet konstateres, at ejendomsenhederne i de projektdeltagende forvaltninger har meget forskellige vilkår og struktur, og at deres hidtidige metoder og graden af anvendelse af IT værktøjer til styring af vedligeholdelsesopgaven ligeledes er forskellig. Imidlertid har Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, Bygge- og Teknikforvaltningen – RIA (Rådgivende Ingeniører og Arkitekter), Miljø- og Forsyningsforvaltningen – Københavns Energi og i mindre omfang Kultur- og Fritidsforvaltningen allerede i nogen tid anvendt edb-styringsredskabet Caretaker med gode resultater.

Arbejdsgruppen har konstateret, at edb-styringsredskabet til vedligeholdelsesopgaven, som COWI Rådgivende Ingeniører supporterer, har stor udbredelse i Danmark, og at der tilsyneladende er tilfredshed med både produktet og med COWI's support og stadige udvikling og tilpasning af systemet i tæt samarbejde med kunderne.

På baggrund af disse overvejelser og undersøgelser peger arbejdsgruppen på det hensigtsmæssige i, at alle forvaltningerne i fremtiden anvender Caretaker, og at de sammen indgår et samarbejde med COWI om supportering og stadig udvikling og tilpasning efter kundernes behov for systemet. Den fælles IT server foreslås fysisk placeret hos Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Implementeringen af styringsredskabet omfatter installation af hardware og software, oprettelse og justering af databaser, uddannelse af medarbejdere i anvendelse af Caretaker og i etablering af fælles og ensartede metoder til vurdering og rubricering af ejendommenes tilstand.

Det forventes, at de forvaltninger der allerede har godt kendskab til Caretaker, skal anvende væsentlig færre ressourcer end dem, der ikke har samme erfaringer. Arbejdsgruppen er enig om, at en del af det endnu resterende bevilgede beløb, 1,2 mill. kr. efter omstændighederne kan anvendes til f.eks. frikøb af medarbejdere og/eller ekstern bistand til udførelse af dele af det praktiske arbejde.

Arbejdsgruppen foreslår, at der i implementeringsfasen nedsættes en styregruppe, evt. den nuværende arbejdsgruppe, og en ny praktisk arbejdsgruppe med repræsentanter for de implicerede forvaltninger.

Det er målet, at styringsredskab og metoder er afprøvet og fungerer 1. januar 2003, men det må antages, at der p.g.a. forvaltningernes nuværende meget uensartede stade på dette område først kan ventes fuldt udbytte omkring årsskiftet 2003/2004.

Endvidere foreslår arbejdsgruppen, at der, når styringsredskabet er sat i drift, etableres en permanent gruppe, ligeledes med repræsentanter fra de implicerede forvaltninger, til erfaringsudveksling og løbende planlægning og udvikling af redskaber og metoder i samarbejde med COWI, således at ensartetheden bibeholdes.

Sundhedsforvaltningen finder, at rapportens forslag til opbygning, implementering og drift af et styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse kan anbefales etableret.

Det foreslåede styringsredskab vil kunne give et langt bedre overblik over såvel den enkelte forvaltnings som kommunens bygningers samlede vedligeholdelsestilstand og vil kunne medvirke til at bringe større synlighed om ejendomsvedligeholdelses- efterslæbet. Også i Sundhedsforvaltningen har knaphed på ressourcer i de senere år haft negative konsekvenser for vedligeholdelsesindsatsen.

Men indførelsen af styringsredskabet vurderes også i sig selv at kunne bidrage til en bedre vedligeholdelsesstandard for de samme økonomiske midler.

Styringsredskabet sigter først og fremmest på kommunens ejendomme og disses vedligeholdelse. Men det er Sundhedsforvaltningens opfattelse, at systemet med fordel også vil kunne anvendes i relation til de mange selvejende plejeinstitutioner, hvor kommunen har den reelle vedligeholdelsesforpligtelse.

Sundhedsforvaltningen har noteret sig, at der i projektarbejdet - bl.a. i lyset af forvaltningernes meget forskellige udgangspunkt - har været enighed om, at der over bevillingens restbeløb på 1,28 mill.kr. kan anvendes ressourcer til at bistå den enkelte fagforvaltning med implementering af styringsredskabet, f.eks. ved frikøb af medarbejdere og/eller ekstern bistand. Sundhedsforvaltningen forventer i den forbindelse, at registrering og indtastning af forvaltningens data i Caretaker sker ved ekstern teknisk bistand fra RIA, der har deltaget i projektarbejdet.

Implementering af styringsredskabet vil med en forbedret vedligeholdelsesindsats til følge forbedre kommunens ejendommes miljøtilstand i form af f.eks. mindre varmeforbrug og bevaring af værdifulde bygninger og bygningsdele.

Etablering af styringssystemet forudsættes afholdt over Kultur- og Fritidsforvaltningens bevilling. Forvaltningernes fremtidige samlede årlige omkostninger vedr. drift og vedligeholdelse af styringssystemet består i serviceaftaler, som beløber sig til i alt 73.900 kr. årligt, forudsat at der indgås en fællesaftale, som indebærer ca. 30% rabat i forhold til de nuværende omkostninger. De fremtidige omkostninger deles mellem forvaltningerne i forhold til antal brugere.

Der er ikke beregnet omkostninger for evt. outsourcing af administration og vedligeholdelse af fælles IT-server.

Specifikation af økonomien i projektet fremgår af rapportens afsnit 6, siderne 29 og 30.

Ingen

Rapport: Beskrivelse af et styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse.

Kultur- og Fritidsforvaltningen, marts 2002.

Lau Svendsen-Tune