Høring om fælles Borgerservice i Valby

Sundheds- og Omsorgsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 7. juni 2007

 

 

4.      Høring om fælles Borgerservice i Valby

 

SOU 156/2007  J.nr. 38/2007

 

 

 

Sundheds- og Omsorgsudvalget skal vedtage et høringssvar vedr. Fælles Borgerservice i Valby.

 

INDSTILLING OG Beslutning

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller, 1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender Sundheds- og Omsorgsforvaltningens udkast til høringssvar vedr. Fælles Borgerservice i Valby – lokalisering og økonomi.

 

Problemstilling

I forlængelse af Økonomiudvalgets tidligere principgodkendelse om Fælles Borgerservice i Valby (ØU 23/2007), har ØU sendt et revideret budget for Fælles Borgerservice samt forslag til lokalisering i Valby i høring. Budget- og lokaliseringsforslaget er fremsat på et begrænset analysegrundlag, som i høj grad er baseret på udokumenterede forudsætninger. Dette medfører en væsentlig risiko for uhensigtsmæssige konsekvenser, såfremt forslaget realiseres i sin nuværende form. 

 

Løsning

I forbindelse med budgetforliget 2007 blev det besluttet at samle borgerbetjeningen i lokalområdet på én adresse med den vision at skabe én fælles indgang til kommunen for borgerne i lokalområdet. Efterfølgende er bl.a. følgende generelle principper for de fælles borgerservicecentre blevet udarbejdet:

 

·        Følgende enheder tilstræbes samlet i fælles centre: Københavns borgerservice, Pensions- og Omsorgskontorerne, Socialcentre og biblioteker.

·        Fælles Borgerservice skal fungere som kommunens indgang og løse de ukomplicerede sager.

·        På baggrund af undersøgelse af konkrete gevinster ved samlokaliseringen pålægges enhederne i centret effektiviseringsmål, og ledige midler anvendes til drift af borgerservicecentret.

·        Forvaltninger, som får løst opgaver i borgerservice, overfører midler og årsværk til drift i borgerservice svarende til de overførte opgaver.

 

I forbindelse med etablering af Fælles Borgerservice i Valby har Økonomiforvaltningen fremlagt forslag til lokaliseringsløsning samt til konkret finansieringsmodel af borgerservice. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen vurderer, at der er alvorlige mangler i datagrundlaget, som medfører en reel risiko for, at der træffes beslutninger, der hurtigt kan vise sig at være uhensigtsmæssige.

 

Manglerne i datagrundlaget vedrører:

 

·        Finansieringsmodellen er bl.a. baseret på en antagelse om, at der kan spares 15 pct. på administration på et 3-årigt sigt. Der er ingen dokumentation herfor - herunder er der ikke foretaget konkret undersøgelse af effektiviseringsgevinsterne ved samlokalisering. Samtidig vurderer forvaltningen, at der er indregnet besparelser, der allerede er vedtaget i andet regi, og at den forventede besparelse ikke er realiserbar.

 

·        Det er ikke klart defineret, hvad der forstås ved administration. Dette forøger yderligere usikkerheden omkring grundlaget for finansieringsmodellen samt dennes realiserbarhed. For at fastlægge administrationsbegrebet har Økonomiforvaltningen nu hyret et eksternt revisionsfirma til at definere administrationsbegrebet ift. de enheder, der indgår i Fælles Borgerservice. Resultatet af revisionsfirmaets arbejde foreligger endnu ikke.

 

·        Det langsigtede og overordnede perspektiv indgår ikke i analysen. F.eks. tages ikke tilstrækkeligt højde for kommunens overordnede kanalstrategi, for overordnede ressourcehensyn eller for særlige forhold på det enkelte forvaltningsområde. Som følge heraf vurderer Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, at der er en væsentlig risiko for, at den foreslåede model for Fælles Borgerservice i Valby ikke er fremtidssikret.

 

·        Det fremgår ikke entydigt, hvordan sammenhængen er mellem overførsel af opgaver og midler til borgerservice i forbindelse med finansieringsmodellen.

 

·        Der udestår en evaluering af de nuværende borgerservicecentre, herunder af de aktivitetsmæssige forudsætninger og realismen af disse.

 

Herudover indebærer lokaliseringsforslaget, at kommunen binder sig til en uopsigelig lejekontrakt for en tiårig periode. Denne model kan på sigt blive dyr for kommunen, såfremt lokaliseringsbehovene ændrer sig.

 

Forvaltningen anbefaler, at beslutning om finansiering og lokalisering af Fælles Borgerservice i Valby udskydes til beslutningsgrundlaget er udbygget med en række yderligere analyser, hvoraf flere allerede er planlagt. Det drejer sig om analyser med betydning for kommunens kanalstrategi (f.eks. analyse af digitalisering af borgerbetjeningen) og for ressourceanvendelsen (f.eks. Lean-analyser af de eksisterende borgerservicecentre samt evaluering af de oprindelige forudsætninger). Endvidere anbefaler forvaltningen, at der etableres en tværgående projektgruppe med repræsentanter fra alle forvaltningerne, der udarbejder et implementeringsudspil i forhold til den samlede kanalstrategi, der fremlægges 1/10. I forbindelse hermed anbefaler forvaltningen, at beslutningen vedr. Fælles Borgerservice i Valby kobles sammen med beslutning om implementering af fælles borgerservicecentre i andre bydele. Dermed tilgodeses hensynet til helheden i tilrettelæggelsen af borgerbetjeningen.

 

En evt. udskydelse af beslutningen om Fælles Borgerservice i Valby vurderes ikke at forsinke implementeringen heraf, da der stadig er god tid til implementeringen forventes igangsat. Valby Borgerservicecenter planlægges åbnet 1. april 2008.

 

Endelig skal bemærkes, at forslaget kan have en væsentlig negativ effekt på medarbejdernes fysiske arbejdsmiljø.

 

Der henvises til selve høringssvaret (bilag 1), som indeholder en mere detaljeret vurdering af det fremlagte beslutningsgrundlag samt risikoen for negative konsekvenser.

 

Økonomi

Såfremt forslaget vedtages vil den foreslåede finansieringsmodel påføre Sundheds- og Omsorgsudvalget besparelser på P/O-kontoret i Valby på 2,2 mio. kr. Dette vil have konsekvenser for P/O-kontorets muligheder for at varetage sagsbehandlingen af pensionssager med acceptable sagsbehandlingstider. Anvendes tilsvarende finansieringsmodeller i forbindelse med etablering af Fælles Borgerservice i andre bydele, forventes det, at sagsbehandlingen af pensionskontorer i disse bydele heller ikke vil kunne varetages på tilfredsstillende vis.

 

Videre proces

Der er høringsfrist den 8. juni 2007. Herefter behandles indstilling vedr. høringssvarene af Økonomiudvalget den 19. juni 2007.

 

Bilag

1.      Høringssvar vedr. Fælles Borgerservice i Valby – lokalisering og økonomi.

2.      Indstilling fra Økonomiforvaltningen

 

 

 

 

 

         Hanne Baastrup

                                                                   /Andreas Jegstrup