Styrkelse af sags- og økonomistyringsfunktionen - status (Indstillingen er udsendt med dagsordenen for mødet den 23. april 2001)

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 7. maj 2001

13. Styrkelse af sags- og økonomistyringsfunktionen - status (Indstillingen er udsendt med dagsordenen for mødet den 23. april 2001)

SOU 155/2001 J.nr. 24/2000

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager orienteringen om implementeringen af en forbedret sags- og økonomistyring til efterretning

På baggrund af beslutninger i Sundheds- og Omsorgsudvalget og Borgerrepræsentationen har Sundhedsforvaltningen med bistand fra Deloitte Consulting gennemført et projekt, som har etableret grundlaget for en forbedret sags- og økonomistyring i Sundhedsforvaltningen.

Der er foretaget en reorganisering af den centrale forvaltning med udgangspunkt i principperne i BUM-modellen (Bestiller-Udfører-Modtager modellen), således at der er etableret et kontor med ansvar for de samlede udførerfunktioner, Udførerkontoret. Der er desuden etableret et kontor med ansvar for de samlede bestillerfunktioner, Bestillerkontoret. For at styrke Sundhedsforvaltningens kapacitet til at varetage den strategiske planlægning og udvikling på personale- og kompetenceområdet er der etableret et Organisations- og Personaleudviklingskontor.

Der er udviklet et grundlag for den samlede økonomistyring i Sundhedsforvaltningen, som er ved at blive implementeret. Økonomistyringsmodellen vil først blive taget i brug i hjemmeplejen og senere på alle Sundhedsforvaltningens områder. Der er opstillet en model for, hvordan økonomistyringen kan tilrettelægges på sigt, dvs. i løbet af 2002/03 afhængig af den endelige implementering af fælles sprog, kvalitetsstandarder, omsorgssystem mv., samt mål for hvad der er væsentligt og realistisk at implementere i 2001 for at sikre økonomistyringen i indeværende år.

Økonomistyringen vil som hovedprincip blive aktivitetsbaseret ved etablering af en intern takstfinansieringsmodel, som indebærer, at udførerne (hjemmeplejeenhederne) tildeles en given mængde ressourcer pr. visiteret ydelse.

Rammerne for en langsigtet planlægning af driften og personalebehovet i hjemmeplejeenhederne etableres ved at bestillingerne tilrettelægges som en kombination af længerevarende garantibestillinger og løbende bestilling af enkeltydelser.

Der er udarbejdet en forretningsgang, som skal sikre, at Udførerkontoret månedlig kan følge op på det økonomiske forbrug og de gennemførte aktiviteter.

Der er opstillet en ramme for, hvordan kontraktstyringen af de decentrale enheder kan udvikles med udgangspunkt i Balanced Scorecard tankegangen, og opstillet målepunkter, som allerede i 2001 kan danne grundlag for en rapportering af væsentlige styringsdata fra de decentrale enheder.

Sundheds- og Omsorgsudvalget besluttede på mødet den 19. juni 2000 at anbefale, at der inddrages eksterne konsulenter i forbindelse med den videre implementering af sags- og økonomistyringen, og at konsulenterne forventes at bidrage med forslag til den organisatoriske sammenhæng, hvori sags- og økonomistyringen indgår.

Borgerrepræsentationen godkendte på sit møde den 24. august 2000 Sundheds- og Omsorgsudvalgets anbefaling.

Sundhedsforvaltningen har i den forbindelse udarbejdet et kommissorium for inddragelse af eksterne konsulenter i implementeringen af sags- og økonomistyringen, jf. bilag 1.

Kommissoriet blev taget til efterretning af Sundheds- og Omsorgsudvalget på mødet den 14. august 2000.

Sundheds- og Omsorgsudvalget godkendte på mødet d. 23. oktober 2000, at Deloitte Consulting blev valgt som eksterne konsulenter til opgaven.

Sundhedsforvaltningen har nedsat en styregruppe, som overordnet har fulgt opgaven.

Styregruppen har godkendt et oplæg til ny organisering af den centrale Sundhedsforvaltning, som i januar og februar har været igennem en proces i forhold til den centrale forvaltnings afdelingssamarbejdsudvalg, hvorefter der er fastlagt en struktur, som fremgår af notat af 12. februar 2001, som vedlægges. Den nye organisering trådte i kraft d. 1. marts 2001.

Styregruppen har på et afsluttende møde d. 23.marts 2001 endelig godkendt oplæg fra Deloitte Consulting om økonomistyringsmodel, rapportering, forretningsgange, samt leveranceaftaler og anvendelsen heraf. De 5 notater vedlægges.

Formålet med at ændre organiseringen af den centrale forvaltning er at skabe større klarhed og entydighed i referencelinjer og i ansvars- og rollefordelingen, særligt i forhold til de løbende driftsmæssige opgaver.

Deloitte Consulting har gennemført en række interview med personer fra den centrale og decentrale forvaltning og på dette grundlag opstillet følgende overordnede krav til en ny organisering:

• Entydighed i referencelinjer og ansvarsplacering
• Sammenhæng mellem fagligt og økonomisk ansvar
• Mere gennemskuelighed hvad angår budgetter og krav til indberetninger
• En generelt bedre dialog i den samlede forvaltning
• Øget fokus på medarbejderressourcen

Det er vurderet, at den klarhed, der her efterlyses, vil kunne tilvejebringes ved at lade BUM-modellen være den grundlæggende organisationsmodel også for den centrale forvaltning. Der er derfor etableret et kontor til varetagelse af det overordnede udføreransvar med ansvar for udførerenhederne, Udførerkontoret. Tilsvarende er der etableret et kontor til varetagelse af det overordnede bestilleransvar og med ansvar for Pensions- og Omsorgskontorerne, Bestillerkontoret.

Endelig er der etableret et kontor til varetagelse af den overordnede og strategiske planlægning og udvikling på personaleområdet samt varetagelse af rekrutterings- og kompetenceudviklingsopgaver, Organisations- og Personaleudviklingskontoret.

Ældrefagligt kontor, Konsulent- og Servicekontoret og Organisationsgruppen nedlægges. De øvrige kontorer fortsætter stort set med deres hidtidige opgaver.

Der er desuden foretaget en ændret fordeling af ansvaret for de enkelte kontorer mellem Direktionens medlemmer:

Bo Andersen:

Sekretariat og Kommunikation

Ib Haurum

Planlægnings- og Folkesundhedskontoret, Organisations- og Personaleudviklingskontoret, Personalekontoret

Jesper Maarbjerg

Udførerkontoret, Praksiskontoret

Lau Svendsen-Tune

Økonomikontoret, Bestillerkontoret, IT-kontoret

Det samlede økonomistyringskoncept tager sit udgangspunkt i at implementere økonomistyringen i BUM-modellen i første fase i hjemmeplejen. I en senere fase vil de samme principper blive overført til en økonomistyring efter BUM-modellen for plejehjemmene mv.

Økonomistyringen vil som hovedprincip blive aktivitetsbaseret ved etablering af en intern takstfinansieringsmodel.

Anvendelse af en takstfinansieringsmodel på hjemmeplejeområdet indebærer, at der tildeles en given mængde ressourcer pr. ydelse beregnet ud fra den tidsmæssige ramme, der er visiteret.

Udvalgte udgiftsområder, som ikke er direkte relateret til mængden af ydelser, kan holdes uden for de ydelsesrelaterede takster og dækkes af en eller flere grundtakster.

Der vil blive arbejdet med en så enkel takststruktur som muligt med følgende opdeling:

Af hensyn til at skabe de nødvendige rammer for langsigtet planlægning af personalebehovet i udførerenhederne vil bestilling skulle ske som en kombination af længerevarende garantibestillinger og bestilling af enkeltydelser.

Det forudsættes, at der forud for budgetåret indgås en budgetaftale mellem Pensions- og Omsorgskontoret og hjemmeplejeenheden, som angiver det forventede gennemsnitlige aktivitetsomfang for hele året.

Pensions- og Omsorgskontoret afgiver herefter en garantibestilling for de kommende 12 måneder baseret på det forventede gennemsnitlige aktivitetsniveau. Størrelsen af garantibestillingen gradueres procentuelt over perioden, så der for de nærmestliggende måneder afgives en garantibestilling, som udgør en relativt større andel af det forventede årsgennemsnit. Garantibestillingen opdateres månedligt, således at der vedvarende er afgivet en rammebestilling for de kommende 12 måneder.

Garantibestillingen udgør udførerenhedens basisbudget. Dette vil som udgangspunkt ikke kunne reduceres indenfor en 3 måneders horisont.

Den resterende del af den enkelte måneds ressourcer udløses gennem enkeltbestillinger.

En budgettildelingsmodel vil herefter kunne se sådan ud:

En økonomistyringsmodel, der realiserer de fulde intentioner i en sådan aktivitetsbaseret finansiering på hjemmeplejeområdet, vurderes tidligst at kunne implementeres i 2002/2003 afhængigt af tidspunktet for den endelige implementering af fælles sprog, kvalitetsstandarder, omsorgssystem m.v.

Der er derfor også opstillet mål for, hvad der er væsentligt og realistisk at implementere i 2001 for at sikre økonomistyringen i indeværende år:

• Præcisering af aktivitetsforudsætninger som grundlag for de økonomiske rammer for såvel bestillere som udførere.
• Fordeling af den økonomiske ramme på Pensions- og Omsorgskontorerne, som får ansvaret for:
• at "ubalance" mellem udmålte timer og økonomisk ramme på kort sigt ikke udvides
• at afviklingen af denne påbegyndes når kvalitetsstandard mv. er på plads.
• Præcisering af udføreransvaret på hjemmeplejeenhederne.
• Etablering af budgettilpasningsmekanisme ved ændret aktivitet indenfor rammerne af det samlede budget.
• Styrke hjemmeplejeenhedernes evne til økonomisk og aktivitetsmæssig styring i en fremtidig aktivitetsafhængig finansieringsmodel gennem tildeling af ansvar for budget.
• Sikre en valid og ensartet dataregistrering på samtlige hjemmeplejeenheder med henblik på at kunne opgøre de præsterede antal timer fordelt på enheder.

Det er Sundhedsforvaltningens vurdering, at disse mål vil kunne nås i indeværende år.

Der er udarbejdet en forretningsgang, som skal sikre, at Udførerkontoret månedlig kan følge op på den seneste måneds økonomiske forbrug og gennemførte aktiviteter, herunder den opnåede realiseringsgrad. Ud over opfølgningen for måneden følges der op på de tilsvarende tal for året til dato. Det er derfor Sundhedsforvaltningens forventning, at der nu etableres et retvisende grundlag for en præcis opfølgning af hjemmeplejens løbende forbrug.

Det er Sundhedsforvaltningens hensigt, at styringen af de decentrale enheder fremover skal ske inden for rammerne af kontraktstyring. Der er som et første skridt til at etablere et grundlag for denne kontraktstyring opstillet en ramme for den fremtidige opstilling af mål for de enkelte enheder, som også skal danne basis for rapporteringen. Der er tillige opstillet en række målepunkter, hvor der allerede i år kan iværksættes en rapportering af væsentlige styringsdata fra de decentrale enheder.

Den samlede mål- og rapporteringsramme tager udgangspunkt i Balanced Scorecard tankegangen med en gensidig balancering mellem følgende perspektiver:

• Det økonomiske perspektiv
• Det interne perspektiv
• Brugerperspektivet
• Lærings- og udviklingsperspektivet

Det er forventningen, at der i 2001 vil kunne udvikles kontrakter for et antal af Sundhedsforvaltningens tværgående enheder, som kan træde i kraft fra 2002. Der vil herefter i 2002 kunne iværksættes en større udbredning af kontaktstyringen til hele det decentrale niveau.

Der er derudover behov for at regulere forholdet mellem bestillere og udførere på det decentrale niveau. Der er til brug herfor udarbejdet et forslag til en leveranceaftale med tilhørende anvendelsesvejledning, som skal være den ramme som i fremtiden skal regulere relationerne mellem Pensions- og Omsorgskontorerne og hjemmeplejeenhederne (udførerne).

Sundhedsforvaltningen er nu i gang med at implementere forretningsgangen for den månedlige rapportering knyttet op til de budgetforudsætninger, der er udmeldt til hjemmeplejeenheder og Pensions- og Omsorgskontorer, ligesom rapportering af andre styringsdata er under iværksættelse. Der skal desuden gennemføres et arbejde med at lave leveranceaftaler mellem Pensions- og Omsorgskontorerne og hjemmeplejeenhederne.

Målet er, at det vil være muligt at udarbejde aktivitetsbaserede budgetter for hjemmeplejen i 2002.

Desuden arbejdes der videre med at udvikle kontrakter for en række tværgående institutioner i løbet af 2001.

Ingen

Bilag 1: Kommissorium for inddragelse af eksterne konsulenter i implementeringen af sags- og økonomistyringen

Bilag 2: Københavns Kommune Sundhedsforvaltningen, Ny organisering af centralforvaltningen, 12.februar 2001.

Bilag 3: Organisationsdiagram

Bilag 4: Københavns Kommune Sundhedsforvaltningen, Økonomistyringsmodel 1. udgave, 29.marts 2001.

Bilag 5: Københavns Kommune Sundhedsforvaltningen, Rapportering, 30.marts 2001.

Bilag 6: Københavns Kommune Sundhedsforvaltningen, Forretningsgang for opfølgning på hjemmeplejeenhedernes drift, 29.marts 2001.

Bilag 7: Københavns Kommune Sundhedsforvaltningen, Leveranceaftale, 30.marts 2001.

Bilag 8: Københavns Kommune Sundhedsforvaltningen, Anvendelse af leveranceaftaler, 20.marts 2001.

Bo Andersen