Indkøb af e-Tavler til rehabiliteringscentre

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender en bevilling på 3,37 mio. kr. til indkøb af e-Tavler. 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

2. at der overføres 3,37 mio. kr. i 2014 fra service til anlæg inden for Sundheds- og Omsorgsudvalgets budget, og

3. at der gives en anlægsbevilling på 3,37 mio. kr. til Sundheds- og Omsorgsudvalget til e-Tavler. 

For de bevillingsmæssige konsekvenser se tabel 1 og 2 i økonomiafsnittet.

Københavns Kommunes rehabiliteringscentre benytter i dag whiteboards, hvor der påføres og rettes oplysninger skrevet i hånden, til at skabe overblik over borgere og boliger. Samtidig fører personalet manuelle lister for at skabe overblik over egne opgaver. Denne løsning er forbundet med en del usikkerhedsmomenter, risici og besværlige arbejdsgange. Der er en løbende risiko for, at personale, både fysioterapeuter, sygeplejersker, SOSU-medarbejdere og andre ved en fejl kommer til at slette informationer på tavlerne. Informationer, der dermed går tabt i håndteringen af borgerne.

Derfor blev der i 2012 iværksat et pilotprojekt med indførelse af elektroniske tavler (e-Tavler) for at vurdere, om der kunne ske en forbedring i opgaveløsningen overfor borgerne.

Forvaltningen har tidligere gennem en længere periode undersøgt mulighederne for at skabe bedre overblik over de borgere, der behandles på Rehabiliteringscentrene. Dette arbejde resulterede i anskaffelse, videreudvikling og implementering af e-Tavler på Vigerslevhus som et pilotprojekt.
De eksisterende whiteboard tavler blev erstattet med elektroniske storskærme, hvilket bl.a. skulle styrke koordinering og kommunikation mellem de ansatte på institutionen.

Tavlerne giver et overblik over samtlige boliger og borgere. Personalet kan blandt andet se borgerens navn, hvilke medarbejdere, der er borgerens faste kontaktperson, årsag til og plan for borgerens ophold. Dertil kommer en række ikoner og farver, som giver endnu større overblik. Tavlen har mange påmindelsesfunktioner, der hjælper personalet med overblik og daglig styring af arbejdsopgaverne.

I forlængelse af implementeringen på Vigerslevhus blev pilotprojektet udvidet til også at omfatte rehabiliteringscenteret Indre By / Østerbro. De to rehabiliteringscentre har tavler i administrationskontorer på hver etage, en tavle hos fysioterapeuterne samt en tavle i receptionen.

Efter iværksættelse af pilotprojektet var der en række effekter, som blev identificeret ved evalueringen.

Bedre overblik
Medarbejderne har et bedre overblik over borgerne på tværs af tre etager og administration og et bedre overblik i akut opståede situationer. Herunder mulighed for at faggrupper på tværs af fag har et bedre overblik over borgerens behov, aktiviteter og aftaler. Det bedre overblik har betydet en tidsbesparelse. 

Let tilgængelige data
De let tilgængelige data sparer tid, eksempelvis ved overlevering. Endvidere er der et sikkerhedsmæssigt aspekt ved de lettilgængelige data, da man samtidig sikrer, at vigtig information ikke forsvinder i form af forsvundne post-its eller udviskede noter på et white-board.

Service
Der ydes en langt bedre service til pårørende til borgere. Når administrationen har lukket, kan de pårørende selv se, hvor borgerne er på informationstavlen i receptionen.

Tilpasning og tværfagligt overblik
Ved udvidelsen til yderligere et center blev det afprøvet om systemet nemt kan tilpasses øvrige centre. Det blev bekræftet, at tilpasningen fra center til center kan foregå relativt ukompliceret, da behovene centrene imellem er stort set de samme.

Det tværfaglige overblik er til glæde for alle faggrupper. Det gælder både plejepersonale, fysioterapeuter, rengøringspersonale osv.

I forbindelse med sidste regnskabsprognose pr. 30. juni blev der afsat midler til udskiftning af kommunens forældede boligsystem, idet der ville blive søgt anlægsbevilling i en særskilt sag, jf. nærværende indstilling. Det bemærkes samtidig, at Sundheds- og Omsorgsudvalget i forbindelse med halvårsregnskabet afleverede 45 mio. kr. vedr. forventet mindreforbrug i 2014 på Moderniseringsplanen. Midlerne indgik i budgetforhandlingerne, og Sundheds- og Omsorgsudvalget gjorde således ikke brug af muligheden for at anvende op til halvdelen af midlerne til interne omprioriteringer.

Udgifterne til indkøb af e-Tavler forventes at udgøre 3,37 mio. kr. Midlerne er blevet indregnet i forvaltningens udgifter på plejehjemsområdet i forbindelse med 3. kvartalsprognose og søges overført til anlæg.

Tabel 1. Bevillingsmæssige konsekvenser

At-punkt	Udvalg	Bevilling (nr. og navn)	Funktion	Indtægt (I) / Udgift (U)	Beløb i 1.000 kr. (2014 p/l)				Varig? ja/nej
					2014	2015	2016	2017
1	SOU	1204 – Pleje, service og boliger for ældre, Demografireguleret	5.32.32.1	U	-3.370	0	0	0	Nej
1	SOU	3230 – Pleje, service og boliger for ældre, Anlæg	5.32.32.3	U	3.370	0	0	0	Nej
I alt					0	0	0	0

Af den samlede anlægsbevilling på 3,370 mio. kr. forventes 3,345 at blive anvendt i 2015 og 0,025 mio. kr. i 2014, jf. tabel 2.

Tabel 2. Anlægsbevillinger – frigivelse af anlægsmidler

Udvalg	Aktivitet/projekt	Bevilling (nr. og navn)	Funktion	Beløb i 1.000 kr. (2014 p/l)
				2014	2015	2016	2017
SOU	E-tavler	3230 – Pleje, service og boliger for ældre, Anlæg	5.32.32.3	25	3.345	0	0
I alt	-	-	-	0	0	0	0

Anlægsbevillingen anvendes til afholdelse af interne omkostninger til eksempelvis projektledelse og undervisning og udgifter til Koncernservice i form af eksempelvis juridisk assistance jf. tabel 3.
Systemet har et sådan omfang at det skal i EU-udbud.

Tabel 3. Kategorisering af anlægsmidler til e-tavler. 

1.000 kr. (2014 p/l)	2014	2015	2016	2017	I alt
Ekstern rådgivning	0	0
Interne udgifter	25	580			605
Anlæg af projektet	0	2.765			2.765
I alt	25	3.345			3.370

Indstillingen blev godkendt.