Redegørelse om medicinhåndtering

6. Redegørelse om medicinhåndtering

SOU 95/2004 J.nr. 14/2004

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager orienteringen om Sundhedsforvaltningens aktuelle opfølgning vedrørende medicinhåndtering til efterretning.

Sundhedsforvaltningens Tilsynsenhed anvender vejledningen "Sådan håndterer du medicin" som checkliste. Vejledningen indeholder en skærpelse af de krav, der stilles til medicinhåndtering jævnfør SOU 59/2004 (SOU den 13. maj 2004).

Tilsynsenheden undersøger plejehjemmenes medicindokumentation og medicinadministration, og har frem til nu, tilset 38 plejehjem svarende til 60% af kommunens plejehjem.

Af mediedækningen i sommer er det fremgået, at Tilsynet i 2004 har givet anmærkninger vedr. medicindokumentationen til 44 pct. af de besøgte plejehjem, hvor det tilsvarende var 55 pct. af plejehjemmene i 2003. Tilsvarende har tilsynet givet anmærkninger til 44 pct. af plejehjemmene vedr. medicinadministrationen i 2004, hvor det tilsvarende tal for 2003 var 25 pct. Opgjort på denne måde er der ikke sket en forbedring –tværtimod.

Men 48% af de samlede anmærkninger vedr. medicindokumentationen er direkte afledt af det reviderede grundlag for medicinhåndtering. En sammenligning mellem 2003 og 2004 korrigeret for denne forskel, viser en udvikling fra 2003 til 2004 hvor mindre fejl i dokumentationen falder fra 24,3 pct. til 15,4 pct. og større fejl i dokumentationen falder fra 2,4 til 1,7 pct.

Vedr. medicinadministrationen er 25% af de samlede bemærkninger direkte afledt af det reviderede grundlag for medicinhåndtering. Korrigeret for forskelle pga. de opstrammede krav er der sket en markant vækst. Efter korrektion er mindre fejl i administrationen steget fra 3,6 pct. i 2003 til 7,1 pct. i 2004, og vedr. større fejl er der en marginal ændring fra 4,1 pct. i 2003 til 4,6 pct. i 2004. På området medicinadministration, hvor større fejl ofte vil være lig med en reel medicineringsfejl af en borger (dækkende alt fra jerntilskud til hjertemedicin), er der således tale om en nærmest uændret situation fra 2003 til 2004 og dette er ikke tilfredsstillende. På mindre fejl og mangler er der en reel vækst.

De tal der præsenteres i denne indstilling er væsentligt anderledes end de tal, der er blevet behandlet i pressen, hvilket skyldes at der nu er gået et spadestik dybere.

Uanset opgørelsesmetode er der dog stadig fejl på området. Ved midtvejsstatus, må vi konstatere, at til trods for den betydelige indsats, der er iværksat, er de nødvendige forandringer ikke faldet på plads endnu.

Sundhedsforvaltningen har iværksat en række tværgående tiltag jævnf. Handleplan for den samlede indsats vedrørende medicinhåndtering (SOU 59/2004).

Det drejer sig om:

• Efteruddannelsen i medicinhåndtering
• Arbejdet med indførelse af dosisdispensering
• Udvalgsarbejdet om samarbejde med andre sektorer

En status viser, at arbejdet forløber tilfredsstillende efter planen.

Kvalitetsstaben, anvender resultaterne til et videre arbejde med at analysere hvilke forhold, der gennemgående skaber vanskeligheder.

Arbejdet gennemføres fra midten af august til udgangen af november 2004.

Der har i løbet af sommeren været stor mediebevågenhed vedrørende problemer i medicinhåndteringen på Københavns Kommunes plejehjem påvist ved de kommunale tilsyn.

I det følgende redegøres for problemernes omfang og karakter på baggrund af de faktiske resultater fra Tilsynsenhedens aktuelle opgørelse, sammenlignet med år 2003. Mulige årsagssammenhænge belyses i relation til udviklingen, og herefter følger en status på aktuelle tiltag med en kort redegørelse for den styrkede indsats, Sundhedsforvaltningen iværksætter på området i dette efterår.

Hvordan ser det ud?

I Københavns kommunes plejehjemstilsyn kontrolleres medicinhåndteringen på de uanmeldte tilsyn. Embedslægeinstitutionen fører også tilsyn med medicinhåndteringen, og har et øget fokus på dette område, da det generelt giver anledning til problemer over hele landet. Men det skal pointeres, at denne indstilling udelukkende omhandler Københavns Kommunes egne tilsyn.

København Kommunes Tilsynsenhed anvender Sundhedsforvaltningens vejledning "Sådan håndterer du medicin" som checkliste. Vejledningen blev revideret sidste år, som Sundheds- og omsorgsudvalget blev orienteret om november 2003. Vejledningen indeholder en række krav. Det drejer sig om nye krav, såvel som en skærpelse af eksisterende krav, der f.eks. nu har skiftet status fra "kan" til "skal".

Udfra den nye vejledning gældende fra medio januar 2004 (SOU 59/2004), har alle udførerenhederne udarbejdet nye instrukser eller revideret deres eksisterende instrukser, eller de har været i gang med arbejdet.

Tilsynsenheden har i første halvdel af 2004 gennemført tilsyn på 38 plejehjem eller 60% af kommunens plejehjem. På de uanmeldte tilsyn vurderes medicinen hos 8-10 % af beboerne, som er udvalgt via folkeregisteret.

Med baggrund i den reviderede medicinvejledning undersøger Tilsynsenheden en række forhold. Disse vedrører plejehjemmets medicinhå ndtering dvs. medicindokumentation og medicinadministration.

Medicindokumentationen er rammen omkring den arbejdsproces, der har til formål, at opnå en korrekt medicinering. Den korrekte medicinering består i "at den rigtige borger får den rigtige medicin, på det rigtige tidspunkt, på den rigtige måde og i den rigtige dosis". Hele arbejdsprocessen bliver risikosikret gennem nogle retningslinjer for arbejdets udførsel. F.eks. ved en retningslinje der består i, at den, der udleverer medicinen til borgeren, dokumenterer at det er gjort med sin underskrift på et dokument.

Medicinadministrationen drejer sig derimod om, at det rigtige medikament så rent faktisk også bliver givet til den rigtige borger i den rette mængde, til aftalt tid osv.

Tabel 1: Totale antal anmærkninger vedr. medicindokumentationen pr. medio 2004 fordelt efter kategori af hovedårsag. Bemærk at et enkelt plejehjem kan få flere end en anmærkning.

Note 1: ** Udgør nye og skærpede krav som er indført på alle kommunens plejehjem januar 2004 ved indførelsen af den reviderede medicinhåndbog

Som det fremgår af tabel 1, er 14 ud af 29 anmærkninger eller 48% af de samlede anmærkninger direkte afledt af den reviderede medicinhåndbog. Men det bør tilføjes, at fejl i dokumentation ikke er lig med fejl i medicingivningen, og ikke i sig selv er til skade for borgeren.

Vi har som tidl. anført skærpet det kravgrundlag, som medicinhåndteringen vurderes op imod. Det skyldes, at medicinhåndtering er kompleks, og indebærer en arbejdsgang, der baserer sig på mange delelementer. I forløbet fra en ændring af ordinationen er aftalt, til medicinen bringes ud fra apoteket, frem til den ophældes for beboeren – er mange forskellige fagpersoner involveret. Det medfører en risiko for at begå fejl i forløbet og de dokumentationkrav, der rejses, har netop til formål, at minimere risici og øge sikkerheden for beboeren eller personalet selv.

De øgede dokumentationskrav er derfor nødvendige, men når der sættes så omfattende ændringer i værk som tilfældet er ved dette årsskifte, så skal der gennemføres ændringer af hver eneste arbejdsgang i alle led og det er krævende.

Tabel 2: Totale antal anmærkninger vedr. medicinadministration pr. medio 2004 fordelt efter kategori af hovedårsag. Bemærk at et enkelt plejehjem kan få flere end en anmærkning.

Note 2: ** Udgør nye og skærpede krav som er indført på alle kommunens plejehjem januar 2004 ved indførelsen af den reviderede medicinhåndbog

Som det fremgår af tabel 2, er 6 ud af 24 anmærkninger eller 25% af de samlede anmærkninger, direkte afledt af den reviderede medicinhåndbog.

Opgørelsen ovenfor vedrører uanmeldte tilsyn i første halvår 2004 på omkring 60% af kommunens plejehjem. De omhandler det første halvår efter, at den nye reviderede medicinvejledning er trådt i kraft. Det skal bemærkes at flere af tilsynene, som ligger til grund for opgørelsen, er foretaget i januar 2004 eller lige efter at den nye medicinvejledning havde virkning. Vi vil forvente at dette tal nedbringes i takt med gennemførelsen af det planlagte udviklingsarbejde på området.

I indstillingen til Sundheds- og Omsorgsudvalget i maj 2004 om indsatsen på medicinområdet blev der angivet et måltal for nedbringelse af anmærkningerne på medicinområdet med 50 pct. i indeværende år.

Af mediedækningen i sommer er det fremgået, at Tilsynet i 2004 har givet anmærkninger vedr. medicindokumentationen til 44 pct. af de besøgte plejehjem, hvor det tilsvarende var 55 pct. af plejehjemmene i 2003. Tilsvarende har tilsynet givet anmærkninger til 44 pct. af plejehjemmene vedr. medicinadministrationen i 2004, hvor det tilsvarende tal for 2003 var 25 pct.

Opgjort på denne måde kan der således ikke konstateres den ønskede forbedring –tværtimod.

Det er dog her relevant, at se på hvad det er for fejl der har givet anledning til anmærkninger i de to år. Ovenfor er det nævnt, at små 50 pct. af anmærkningerne vedr. medicindokumentation er givet som følge af fejl og mangler i relation til de opstrammede regler i Sundhedsforvaltningens medicinvejledning. Tilsvarende er ca. 25 pct. af anmærkningerne vedr. medicinadministration givet som følge af fejl og mangler i relation til de opstrammede regler.

Det er forventningen at disse fejl og mangler er væsentlig overrepræsenteret i den periode, der nødvendigvis skal bruges til at implementere de opstrammede regler.

I forlængelse heraf kan følgende tabel opstilles, hvor udviklingen fra 2003 til 2004 vises både for de faktiske anmærkninger og for anmærkninger korrigeret for de nye regler. Derved får vi et billede af situationen på et ensartet sammenligningsgrundlag.

Tabel 3: Udviklingen i antallet af anmærkninger på medicinområdet fra 2003 til 2004 i de enkelte personsager i stikprøverne

Note 3: Den ovenfor nævnte opdeling af anmærkninger efter hovedkategorier af årsag (tabel 1 og 2) er opgjort ud fra de anmærkninger der er givet til plejehjemmene i forlængelse af et tilsynsbesøg. Her kan en anmærkning dække over flere forskellige observationer af fejl og mangler på de udvalgte personsager i stikprøverne. I tabel 3 ses der på antallet af anmærkninger på de personsager, der er indgået i de udvalgte stikprøver på plejehjemmene. Derfor gøres der i tabellen den antagelse, at den andel af anmærkningerne der er givet til plejehjem som følge af de nye opstrammede regler kan overføres som en beregningsandel for de anmærkningerne, der er givet i relation til de enkelte borgere i stikprøverne.

Som det fremgår af tabel 1 er der fra 2003 til 2004 vedr. medicindokumentation en mindre vækst i antallet af anmærkninger. En væsentlig del heraf kan henføres til de opstrammede krav. Korrigeres der herfor kan der på et sammenligneligt grundlag ses en udvikling fra 2003 til 2004 hvor mindre fejl i dokumentationen falder fra 24,3 pct. til 15,4 pct. og større fejl i dokumentationen falder fra 2,4 til 1,7 pct.

Tilsvarende kan der vedr. medicinadministration ses en udvikling, hvor der før korrektion for de opstrammede krav er en markant vækst, og efter korrektion en situation hvor mindre fejl i administrationen stiger fra 3,6 pct. i 2003 til 7,1 pct. i 2004, og for større fejl en marginal ændring fra 4,1 pct. i 2003 til 4,6 pct. i 2004.

Konklusionen er, at der er flere anmærkninger i 2004 i forhold til 2003, og at det på dokumentationsområdet bør tilskrives de opstrammede krav.

På området for medicinadministration, hvor større fejl ofte vil være lig en reel medicineringsfejl af en borger (dækkende alt fra jerntilskud til hjertemedicin), er der tale om en nærmest uændret situation fra 2003 til 2004 og dette er ikke tilfredsstillende. På mindre fejl og mangler er en reel vækst fra 3,6 pct. til 7,1 pct. efter korrektion for de opstrammede krav.

Medicinhåndteringen er til stadighed et højt prioriteret område, med både lokale og fælles indsatser gående på at kvalitetsforbedre området. Det primære fokus er at sikre retningslinjerne således, at arbejdsprocesserne bliver trimmet og opstrammet, hvorved rammeforudsætningerne for medicinhåndteringen bedres og risikoen for fejl nedbringes.

Sundhedsforvaltningen har iværksat en række tværgående tiltag jævnf. Handleplan for den samlede indsats vedrørende medicinhåndtering SOU 59/2004 J.nr. 14/2004.

Det drejer sig om:

• Efteruddannelsen i medicinhåndtering
• Arbejdet med indførelse af dosisdispensering
• Udvalgsarbejdet om samarbejde med andre sektorer

En status viser, at arbejdet forløber tilfredsstillende efter planen.

Målet er, at forvaltningen i 2004 nedbringer tilsynsregistrerede fejl og anmærkninger i forbindelse med medarbejdernes håndtering af medicin med 50%.

På det nuværende vurderingsgrundlag må det imødeses, at det kan blive vanskeligt at opfylde målet for indeværende år, hvad angår de totale tal.

Forvaltningen vil imidlertid stile mod, at målet kommer til at fungere som en milepæl for det sidste kvartal af året 2004.