Status for Sundhedsforvaltningens indkøbsordning vedrørende fødevarer samt selvejende institutioners deltagelse i Københavns Kommunes indkøbsordninger

8. Status for Sundhedsforvaltningens indkøbsordning vedrørende fødevarer samt selvejende institutioners deltagelse i Københavns Kommunes indkøbsordninger

SOU 216/2003 J.nr. 16/2001

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager denne redegørelse til efterretning

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at de selvejende institutioners forpligtelse til at overholde kommunens indkøbspolitik og til at anvende kommunens indkøbsordninger og elektroniske indkøbssystemer fastlægges som et grundvilkår i de kommende forhandlinger om et standardkoncept for driftsoverenskomsterne med institutionerne

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at de selvejende institutioner i overgangsperioden frivilligt kan tilslutte sig de obligatoriske indkøbsaftaler ved at give skriftlig accept, hver gang der iværksættes udbud på et nyt hovedområde.

Sundheds- og Omsorgsudvalget besluttede på mødet den 2. april 2001 (SOU 101/2001 J.nr. 16/2001), at der skulle etableres en fælles indkøbsordning på køkkenområdet, og at ordningen skulle omfatte samtlige køkkener i forvaltningen, såvel kommunale som selvejende. Denne ordning er fuldt udbygget i eftersommeren 2003. Et antal selvejende institutioner ønsker imidlertid ikke umiddelbart at deltage i indkøbsordningen.

Sundhedsforvaltningens indkøb af fødevarer er omfattet af reglerne om EU-udbud. Det betyder, at der skal gennemføres udbud for alle fødevareindkøb for alle køkkener, og at det er obligatorisk at anvende de aftaler, der bliver indgået. Institutionerne har ikke mulighed for kun at deltage lejlighedsvist eller i begrænset omfang.

Af den seneste redegørelse til Økonomiudvalget (ØU 164/2003) fra 20. maj 2003 om Københavns Kommunes indkøb fremgår, at forvaltningerne inden den 1. september 2003 skal udarbejde en liste over de selvejende institutioner med angivelse af, hvilke institutioner der allerede er omfattet af indkøbspolitikken, samt tidsplanen for at indarbejde forpligtelserne i driftsoverenskomsterne for hver af de resterende institutioner.

Sundhedsforvaltningen indstiller, at det fastlægges som et grundvilkår i de kommende forhandlinger om et standardkoncept for driftsoverenskomster, at de selvejende udførerenheder er forpligtet til at overholde kommunens indkøbspolitik og til at anvende kommunens indkøbsordninger og elektroniske indkøbssystemer. Indtil da er det frivilligt. I overgangsperioden skal det imidlertid sikres, at kommunens indkøbspolitik og reglerne for offentlige indkøb overholdes. Indtil samarbejdet er endeligt formaliseret, inviteres de selvejende institutioner derfor til at deltage i de obligatoriske indkøbsaftaler ved at give skriftlig accept, hver gang der iværksættes udbud på et nyt hovedområde.

Sundheds- og Omsorgsudvalget besluttede på mødet den 2. april 2001 (SOU 101/2001 J.nr. 16/2001), at der skulle etableres en fælles indkøbsordning på køkkenområdet, og at ordningen skulle omfatte samtlige køkkener i forvaltningen, såvel kommunale som selvejende.

På daværende tidspunkt foregik indkøb af fødevarer til forvaltningens køkkener via forskellige ordninger. De kommunale køkkener var omfattet af H:S indkøbsaftaler. Et antal selvejende institutioner var tilknyttet Samvirkende Menighedsplejers indkøbsfunktion, mens andre selvejende institutioner ikke deltog i fælles ordninger.

Sigtet med en fælles indkøbsordning var at opnå bedst mulig kvalitet og pris ved at gennemføre professionelle udbud af forvaltningens store indkøbsvolumen. Den skønnede nettobesparelse på 7,7 mio. kr. blev indarbejdet i institutionernes budgetter for 2002.

EU-udbud og indkøbspolitik

Sundhedsforvaltningens indkøb af fødevarer er omfattet af reglerne om EU-udbud. Det betyder, at der skal gennemføres udbud for alle fødevareindkøb for alle køkkener, og at det er obligatorisk at anvende de aftaler, der bliver indgået. Institutionerne har ikke mulighed for kun at deltage lejlighedsvist eller i begrænset omfang. Undtaget er dog indkøb, der foretages som led i en pædagogisk eller terapeutisk proces.

Brugergruppen

Der er nedsat en brugergruppe som forum for en række af de opgaver, der er knyttet til indkøbsordningen. Brugergruppen består af økonomaer/køkkenledere og er sammensat efter en høringsrunde blandt plejehjemmene, således at der er sikret repræsentation for bl.a. kommunale og selvejende plejehjem, store og små køkkener, forskellige produktionsformer, viden om forskellige faglige forhold som f.eks. økologi m.v. Gruppen arbejder på grundlag af et kommissorium, og dens vigtigste opgave er at virke som en faglig, uvildig instans med det formål at sikre de mest fordelagtige indkøb af fødevarer. Det sker bl.a. ved at udarbejde kravspecifikationer, vurdere tilbud og foretage afprøvninger. Herved sikres det, at man får produkter, som passer til produktionen og ønskerne til det færdige måltid, og der er dokumentation for kvalitetsniveauet. Tilbudsgiverne skal tillige besvare en række spørgsmål omkring miljø, tilsætningsstoffer, produktionsvilkår m.v., hvilket giver en stor viden om de råvarer, der indgår i det færdige måltid.

Samarbejdet med køkkenerne

I forbindelse med hvert enkelt udbud kontaktes alle de køkkener, der deltager i indkøbsordningen. Aftalerne skal passe til de enkelte køkkener, og der skal tages højde for alle lokale ønsker og krav til f.eks. kvalitet, leveringstid, emballagestørrelse og andre ting, som påvirker det daglige arbejde. Alle køkkener modtager ligeledes detaljeret information om nye aftaler i god tid, inden de træder i kraft.

Der afholdes jævnligt stormøder for de køkkener, der deltager i indkøbsordningen. På programmet er der faglige emner af forskellig art, ofte med foredragsholdere udefra, og der drøftes indkøbsmæssige forhold. Det styrker netværket og erfaringsudvekslingen blandt forvaltningens køkkener og sikrer en åben dialog om indkøbsaftalerne. Desuden udsendes der skriftlig opsamling fra møderne til institutionerne.

Kriterier for valg af produkter og leverandører

Når der vælges produkter og leverandører, sker det ud fra "det eller de økonomisk mest fordelagtige tilbud". Det er et EU-retligt begreb, der deles op i en r&a elig;kke delkriterier som f.eks. kvalitet, pris, service, produktsortiment, leveringsbetingelser og -sikkerhed samt miljøforhold. Disse kriterier indgår i brugergruppens overvejelser, således at det er fuldstændig klart, hvilke kvaliteter der indgås aftale på, og hvilke vilkår der er gældende omkring leverancerne. Herved bliver indkøbsaftalerne et led i kommunens mål om kvalitetssikring, ligesom den nye kostpolitik for ældreområdet kan understøttes.

Status for aftaler og besparelser

I eftersommeren 2003 er indkøbsordningen for fødevarer fuldt etableret. Der er gennemført et stort antal udbud, og der er indgået aftaler, hvor sortimentsbredden er bevaret samtidig med, at der er høje, veldefinerede kvalitetskrav og gode leveringsvilkår. Det er en forudsætning for at få optimale priser, at aftalerne er baseret på et stort, forpligtende volumen indenfor et defineret sortiment, og det er derfor obligatorisk at bruge aftalerne for dem, der er tilmeldt indkøbsordningen.

Et antal selvejende institutioner har besluttet ikke at deltage i Sundhedsforvaltningens indkøbsordning. I samarbejde med nogle af disse institutioner er der foretaget sammenligninger mellem deres nuværende priser i forhold til priserne i Sundhedsforvaltningens indkøbsaftaler. Alt efter produktområde er der en forskel fra et par procent til over 40 procent - i Sundhedsforvaltningens favør. Ofte er der tale om identiske produkter hos de samme leverandører, som Sundhedsforvaltningen har aftale med.

Besparelserne på fødevareindkøb er yderst forskelligt fordelt, både på de enkelte produktområder og i forhold til, hvilke indkøbsordninger institutionerne hidtil har benyttet; men samlet set er besparelserne med til at opfylde de årlige effektiviseringskrav på en måde, så det ikke går ud over plejen og omsorgen.

Effektiviseringskravet på køkkenområdet var i budget 2002 på 7,7 mio. kr. Sparemålet er fordelt på alle institutioner. Det betyder, at de institutioner, der ikke deltager i indkøbsordningen, har skullet finde pengene på anden måde.

Sundhedsforvaltningens fødevareindkøb og Københavns Kommunes indkøbspolitik

Sundhedsforvaltningens indkøbsordning for fødevarer er i fuld overensstemmelse med Københavns Kommunes Udbudspolitik og Indkøbspolitik. Indkøbspolitikken, der senest er revideret i maj 2003 (BR 268/03), udstikker rammerne for, hvordan der kan opnås de ønskede forretningsmæssige fordele og administrative gevinster. Sundhedsforvaltningens indkøbsordning er endvidere i overensstemmelse med den seneste redegørelse til Økonomiudvalget (ØU 164/2003) fra 20. maj 2003 om Københavns Kommunes indkøb. Af denne redegørelse fremgår tillige, at forvaltningerne inden den 1. september 2003 skal udarbejde en liste over de selvejende institutioner med angivelse af, hvilke institutioner der allerede er omfattet af indkøbspolitikken, samt tidsplanen for at indarbejde forpligtelserne i driftsoverenskomsterne for hver af de resterende institutioner. Sundhedsforvaltningen vil sammen med de selvejende institutioner tilrettelægge en proces rettet mod udvikling af et fornyet koncept for driftsoverenskomster i efteråret 2003.

Københavns Kommune har iværksat en lang række tiltag for at styrke indkøb. Målet er en hensigtsmæssig anvendelse af de givne økonomiske midler som et led i den generelle ressourceoptimering. I denne proces skal det endvidere sikres, at kommunens udbudsretlige forpligtelser overholdes, herunder at der gennemføres EU-udbud.

Sundhedsforvaltningens indkøbsaftaler

På fødevareområdet indgår Sundhedsforvaltningen aftaler, som alene vedrører forvaltningens institutioner. Herudover varetager Sundhedsforvaltningen en række fælleskommunale aftaler, hvor forvaltningen er største eller eneste bruger. Der er således indgået aftaler på vikarer til pleje- og omsorgsområdet og inkontinenshjælpemidler til voksne (voksenbleer m.v.). Selvejende institutioner har fået tilbud om at være med i disse aftaler, hvor der i givet fald er tale om, at det er obligatorisk at anvende dem. For de institutioner, der ikke har ønsket at deltage, er der et uudnyttet besparelsespotentiale på vikarer på skønsmæssigt 10%, på bleer 20-50% afhængig af hidtidigt forbrugsmønster.

KK-aftaler

Økonomiforvaltningens 11. kontor, Strategisk Indkøb, har indgået et større antal fælleskommunale aftaler med et betydeligt besparelsespotentiale. Selvejende institutioner har hidtil frit kunnet vælge at anvende disse aftaler; men i henhold til Økonomiudvalgets beslutning den 20. maj 2003 (ØU 164/2003) skal det indarbejdes i driftsoverenskomsterne med selvejende institutioner, at de er omfattet af indkøbspolitikken og forpligtet til at benytte de fælles indkøbsaftaler.

Som led i udmøntningen af indkøbssamarbejdet har Sundhedsforvaltningen gennemført en række informationsmøder og høringsrunder samt andre dialogbaserede aktiviteter.

Selvejende institutioner

For så vidt angår de selvejende institutioner, er samarbejdet reguleret i overenskomster. I enkelte nye overenskomster er det indføjet, at institutionen er forpligtet til at deltage i kommunens indkøbsordninger, mens overenskomsterne for størstedelens vedkommende ikke indeholder denne forpligtelse.

Det er forskelligt, hvilke institutioner der deltager i aftalerne på de forskellige områder. Nogle deltager kun i fødevareindkøb, andre også på andre områder. Det er Sundhedsforvaltningens vurdering, at der er tilfredshed med samarbejdet og et ønske om fortsat at deltage på de områder, man har valgt til.

Et antal selvejende institutioner ønsker imidlertid ikke umiddelbart at deltage i nogen form for kommunal indkøbsordning. Enkelte vil deltage, såfremt det indføjes i deres driftsoverenskomst, mens de øvrige anser en sådan forpligtelse som et indgreb i institutionens værdigrundlag og selvbestemmelsesret.

Formalisering af indkøbssamarbejdet

I forbindelse med implementeringen af den nye organisationsstruktur i Sundhedsforvaltningen forestår der et arbejde med at forny driftsoverenskomsterne og fastlægge kontraktmål for de selvejende udførerenheder.

Sundhedsforvaltningen indstiller, at det som led i udmøntning af Økonomiudvalgsbeslutningen fra 20. maj 2003 (ØU 164/2003) fastlægges som et grundvilkår i de kommende forhandlinger om et standardkoncept for driftsoverenskomster, at de selvejende udførerenheder er forpligtet til at overholde kommunens indkøbspolitik og til at anvende kommunens indkøbsordninger og elektroniske indkøbssystemer. Formaliseringen af indkøbssamarbejdet kan således ske ved at indskrive disse vilkår i de nye driftsoverenskomster og løbende kontrakter.

I en overgangsperiode skal det samtidig sikres, at kommunens indkøbspolitik og reglerne for offentlige indkøb overholdes. Indtil samarbejdet er endeligt formaliseret, inv iteres institutionerne til at deltage i de obligatoriske indkøbsaftaler ved at give skriftlig accept, hver gang der iværksættes udbud på et nyt hovedområde. Hvis institutionen ønsker det, kan dette i givet fald ske i form af et tillæg til gældende overenskomst.

I forbindelse med kommunens udbud stilles der i videst muligt omfang spørgsmål til arbejdsmiljø samt miljø i relation til produkter og produktionsproces. Der er ikke sikkerhed for, i hvilket omfang dette sker på institutioner, der ikke benytter kommunens aftaler.

-

-

-

Lau Svendsen-Tune

/ Hanne Baastrup