Høring om udarbejdelse af åbningsbalance og overgang til omkostningsbaseret regnskab.

7. Høring om udarbejdelse af åbningsbalance og overgang til omkostningsbaseret regnskab.

SOU 241/2003 J.nr. 30/2003

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender at nærværende indstilling fremsendes som høringssvar til Økonomiforvaltningens 3. kontor senest den 15. september 2003

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager til efterretning, at Københavns Kommune udarbejder åbningsbalance pr. 1. januar 2004 og aflægger et omkostningsbaseret regnskab for 2004

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager til efterretning, at aflæggelse af en omkostningsbaseret regnskab sker efter den i Økonomiforvaltningens indstilling beskrevne procedure og tidsplan

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tilføres midler til dækning af udgifterne til ekstraarbejde

Økonomiforvaltningen har udarbejdet en indstilling vedrørende Københavns Kommunes omkostningsbaserede budget- og regnskabssystem og anmodet om en udtalelse senest den 15. september 2003 (se bilag).

I forlængelse af initiativer som frit valg og privates udfordringsret har Indenrigs- og Sundhedsministeriet besluttet, at staten, amter og kommuner skal aflægge omkostningsbaserede regnskaber, og på længere sigt overgå til omkostningsbaserede budgetter og bevillinger. Kommunen skal fortsat anvende de nuværende bevillingsregler i det udgiftsbaserede system, og de nye regler om omkostningsbaserede regnskaber vil indgå som et supplement hertil.

Overgangen nødvendiggør etablering af en åbningsbalance. Åbningsbalancen vil, udover de finansielle poster der er med i balancen i dag, omfatte en status over kommunens fysiske aktiver, og en opgørelse over kommunens pensions- og feriepengeforpligtelse.

Økonomiforvaltningen har sammen med Sundhedsforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen gennemført et pilotprojekt med henblik på at udarbejde regnskabspraksis for åbningsbalancen for Københavns Kommune.

Økonomiforvaltningen forventer, at et omkostningsbaseret budget- og regnskabssy-stem vil styrke øget gennemsigtighed i den økonomiske styring og skabe et bedre grundlag for prioritering i kommunen, specielt når budgetterne og bevillingerne gi-ves med udgangspunkt i omkostningsniveauet. Forventningen er, at der på kort sigt i et vist omfang vil være en opfattelse af ekstraarbejde indtil budgetter og bevillinger kommer med, idet den nuværende regnskabsform fortsættes uændret med supple-ment af nye posteringer på bl.a. balancen.

Sundhedsforvaltningen forventer, at de ekstra registreringer der skal foretages samt udarbejdelse af to regnskaber for ældreområdet, vil give ekstraarbejde svarende til ca. 0,5 mio. kr. årligt.

Sundhedsforvaltningen har vurderet, at der til etableringen af åbningsbalancen og deraf afledte opgaver vil være et ekstraarbejde svarende til ca. 3 mio. kr. i 2003.

Sundhedsforvaltningen er ved at planlægge arbejdet med omkostningsbaserede regnskaber. I planlægningen vil indgå, at andre projekter eventuelt må tidsforskydes i det omfang, det er de samme medarbejdere, der skal yde ekstraarbejde.

Indenrigs- og Sundhedsministeriet har besluttet, at alle amter og kommuner skal udarbejde en åbningsbalance gældende pr. 1. januar 2004, der skal indeholde kommunens såvel finansielle som fysiske aktiver og passiver. Åbningsbalancen skal foreligge revideret senest den 30. september 2004. Beslutningen er et led i en gradvis overgang til et omkostningsbaseret budget- og regnskabssystem, og udspringer af regeringens moderniseringsprogram for den offentlige sektor, "Med borgeren ved roret", herunder lov om servicestrategi, lov om udfordringsret og fritvalgsretten.

Åbningsbalancen vil, udover de finansielle poster der er med i balancen i dag, omfatte en status over kommunens fysiske aktiver, og en opgørelse over kommunens pensions- og feriepengeforpligtelse.

Skiftet i regnskabspraksis sker ud fra et ønske om at kunne dokumentere, hvad det reelt koster at producere en given serviceydelse i kommunen, øge sammenligneligheden mellem offentlige og private leverandører og skabe et bedre grundlag for prioritering og effektivisering.

Da Københavns Kommunes bevillingssystem stadig er udgiftsbaseret, vil der fortsat skulle udarbejdes udgiftsbaserede regnskaber. Indtil også bevillingssystemet gøres omkostningsbaseret vil kommunens regnskab skulle aflægges efter såvel udgifts- som omkostningsprincipper.

De nye regnskabsprincipper berører ikke regnskabsaflæggelsen for 2003.

Hvornår der sker en overgang til også at have omkostningsbaserede budgetter og bevillinger er ikke besluttet. Dette skal forhandles mellem staten og de kommunale parter når der er indhøstet erfaringer med omkostningsbaserede regnskaber.

Økonomiforvaltningen har sammen med Sundhedsforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen fra efteråret 2002 til foråret 2003 gennemført et pilotprojekt med henblik på at udarbejde en åbningsbalance pr. 1. maj 2003 for udvalgte områder for de fysiske aktiver. Formålet har været at opnå et erfaringsgrundlag for, hvordan Københavns Kommune kan indføre et omkostningsbaseret budget- og regnskabssystem, som den videre implementering tager udgangspunkt i.

De tre forvaltninger deltager i et nyt pilotprojektarbejde for at opnå et erfaringsgrundlag, der omfatter en etablering af passivsiden og som udgør 2. fase af implementeringen.

Indførelsen af det omkostningsbaserede budget- og regnskabssystem i Københavns Kommune opdeles i to faser.

1. fase omfatter en registrering af de fysiske aktiver i hele kommunen, og forventes afsluttet 1. januar 2004. Denne registrering involverer personale såvel centralt som decentralt i alle enheder.

2. fase omfatter en etablering af passivsiden for hele kommunen, herunder hensættelser til tjenestemandspensioner og feriegodtgørelse samt kommunens egenkapital og forpligtigelser. 2. fase forventes påbegyndt primo 2004 og afsluttet juni 2004. Sundhedsforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen deltager sa mmen med Økonomiforvaltningen i et pilotprojekt i løbet af efteråret 2003 vedr. etablering af passivsiden.

Hertil kommer et uddannelsesprojekt vedrørende udarbejdelse af vejledninger til registreringer i anlægsmodulet. Dette projekt kører sideløbende med implementeringen.

Økonomiforvaltningen anfører, at Københavns Kommune med den planlagte tidsplan er på forkant, da Indenrigs- og Sundhedsministeriets krav er færdiggørelse af åbningsbalancen for 2004 senest pr. 30. september 2004.

Opgaveløsningen varetages af en projektorganisation der centralt består af styregruppe, referencegruppe og koordinationsgruppe, hvor alle forvaltninger er repræsenteret. Herudover er der en undervisningsgruppe med repræsentanter fra pilotprojekterne.

Hver forvaltning har oprettet forvaltningsstyregrupper med ansvar for implementering i egen forvaltning.

Økonomiforvaltningen forventer, at et omkostningsbaseret budget- og regnskabssy-stem vil styrke gennemsigtigheden i den økonomiske styring og skabe et bedre grundlag for prioritering i kommunen, specielt når budgetterne og bevillingerne gi-ves med udgangspunkt i omkostningsniveauet. Forventningen er, at der på kort sigt i et vist omfang vil være en opfattelse af ekstraarbejde indtil budgetter og bevillinger kommer med, idet den nuværende regnskabsform fortsættes uændret med supple-ment af nye posteringer på bl.a. balancen.

Nedenstående punkter er eksempler på, hvad Økonomiforvaltningen forventer af et omkostningsbaseret regnskab:

• Øget fokus på omkostninger
• Højere økonomisk informationsniveau
• Bedre styring af kommunens aktiver
• Bedre grundlag for priskalkulationer
• Overblik over langsigtede forpligtigelser
• Mulighed for periodisering af store investeringsprojekter
• Fortsat fokus på likviditetsstyring

I henhold til kommuneaftalerne for 2003 skal der i tilknytning til det eksisterende budget- og regnskabssystem med virkning fra 2004 etableres en samlet statusbalance, der omfatter både finansielle aktiver og materielle anlægsaktiver samt ejendomme og jord til videresalg.

På halvårsmøderne mellem regeringen, KL og Amtsrådsforeningen i december 2002 blev det bl.a. aftalt, at omkostningsregistrering, som allerede er obligatorisk for forsyningsvirksomhederne, fra regnskab 2004 også skal omfatte ældre- og sygehusområdet. Omkostningsregistrering på de øvrige kommunale og amtskommunale områder er frivilligt frem til 2006.

Sundhedsforvaltningen har valgt at gå med i pilotprojekterne, der fastlægger regnskabsprincipperne i Københavns Kommune, dels for at få indflydelse på regnskabspraksis og implementeringen, dels fordi omkostningsregistrering på grund af udfordringsretten og fritvalgsretten skal ske på ældreområdet allerede fra regnskab 2004.

Sundhedsforvaltningen har med afsæt i Økonomiforvaltningens overordnede projektbeskrivelse for organisering, nedsat en fagstyregruppe, en koordineringsprojektgruppe og fagprojektgrupper for henholdsvis Ældreområdet og Sundhedsområdet.

Indførelse af omkostningsbaserede regnskaber vil give ekstraarbejde, da der udover omkostningsregnskaber stadig skal laves udgiftsbaserede regnskaber. De ekstra registreringer der skal foretages, og udarbejdelse af to regnskaber for ældreområdet, vurderes at give ekstraarbejde svarende til ca. 0,5 mio. kr. årligt.

Sundhedsforvaltningen har vurderet, at der til etableringen af åbningsbalancen og deraf afledte opgaver vil være et ekstraarbejde svarende til ca. 3 mio. kr. Ekstraarbejdet berører både ansatte centralt i Sundhedsforvaltningen og økonomi- og regnskabsmedarbejdere decentralt i de enkelte enheder. Ekstraarbejdet består i uddannelse, mødevirksomhed, dataindsamling og datavalidering mv.

Økonomiforvaltningen anfører, at Københavns Kommune vil søge DUT-kompensation for merudgifterne ved indførelse af nyt regnskabsprincip. Det er Sundhedsforvaltningens vurdering, at der til de enkelte forvaltninger skal ske en kompensation for udgifterne, der udløses ved igangsættelse af projektet. Sundhedsforvaltningen ønsker derfor en tillægsbevilling på 3 mio. kr. til projektet i 2003 samt et varigt rammeløft på 0,5 mio. kr..

Med hensyn til overholdelse af tidsplanen er der flere faktorer, der spiller ind og som kan forsinke projektet. Registreringen af aktiverne berører alle enheder i hele forvaltningen. Dette betyder et stort opfølgningsarbejde, og forsinkelser kan risikere at skubbe til de efterfølgende processer.

Sundhedsforvaltningen har sideløbende gang i mange andre projekter. Nogle projekter har forvaltningen selv igangsat, fx ny organisering, andre er kommet til udefra som fx nyt lønsystem og indførelse af frit valg.

Sundhedsforvaltningen er ved at planlægge arbejdet med omkostningsbaserede regnskaber. I planlægningen vil indgå, at andre projekter eventuelt må tidsforskydes i det omfang, det er de samme medarbejdere, der skal yde ekstraarbejde.

-

Merarbejde ved etablering af åbningsbalance, uddannelse, udarbejdelse af forretningsgange og registrering aktiver forventes at svare til ca. 3 mio. kr. Størstedelen af merarbejdet finder sted i 2003 og 2004

Merarbejde ved det daglige arbejde forventes at svare til ca. 0,5 mio. kr. årligt.

Omkostningerne skal i henhold til Økonomiforvaltningens indstilling som udgangspunkt afholdes inden for forvaltningernes administrative ramme. Omkostningerne til omstillingen vil indgå i DUT forhandlingerne til budget 2005.

-

Høringsskrivelse af 19. august 2003 med tilhørende indstillingsudkast fra Økonomiforvaltningen om omkostningsbaserede budget- og regnskabssystemer.

Lau Svendsen-Tune /Hanne Baastrup