Pkt. i

Proto-kollat

Revisionsdirektoratets bemærkning

Forvaltningens kommentarer

Pkt. 2.2

Løn

Revisionsdirektoratet har ved brev af 21. december 2004 til alle forvaltninger  udbedt sig visse oplysninger om lønudgifterne i KØR. På baggrund af Sundhedsforvaltningens besvarelse konstaterer Revisionsdirektoratet, at lønudgifterne i 2004-regnskabet er behæftet med en betydelig usikkerhed og finder det beklageligt, at Sundhedsforvaltningen – uanset gennemførelsen af flere tiltag med henblik på verifikation af rigtigheden af lønudgifterne – ikke har kunnet bekræfte rigtigheden af forvaltningens samlede lønudgifter i 2004, og derfor har fundet det nødvendigt i – ledelsens regnskabserklæring – at tage forbehold for det samlede regnskabsresultat.

Som det videre fremgår af Revisionsdirektoratets protokollat, er Sundhedsforvaltningens forbehold forårsaget af, at en række lønudbetalinger i 2004 er fejlkonteret. Således har Økonomiforvaltningen orienteret Sundhedsforvaltningen om, at der er sket fejl vedrørende bogføringen af feriepenge til medarbejdere, samt at det ikke kan udelukkes, at der er sket andre fejlkonteringer vedrørende løn.

Sundhedsforvaltningen finder det stærkt beklageligt, at Københavns Kommunes forvaltninger må bruge så store ressourcer på fejl som konsekvens af den indgåede aftale med firmaet Accenture om varetagelse af opgaver på lønområdet.

Supplerende kan det oplyses, at Sundhedsforvaltningen netop har afsluttet sin gennemgang af årsregnskaber og -revisionsprotokollater for 2004 vedrørende selvejende plejehjem mv. hvormed kommunen har driftsoverenskomst. Med få undtagelser har også de private revisorer taget forbehold for lønforbruget i revisionspåtegningen som følge af det nye lønsystem. 

Pkt. 2.3

Anlæg

Revisionsdirektoratet har ved sin gennemgang af 30 anlægsregnskaber bemærket, at der er tale om meget gamle bevillinger. Samtidig har Direktoratet med beklagelse kunnet konstatere, at bogføringsbilagene til adskillige af bevillingerne ikke var medsendt, da originalbilagene ifølge regnskabsforklaringerne efter hidtidig praksis var blevet kasseret efter 5 år, og kun forelå i begrænset omfang i kopi.

Revisionsdirektoratet har i den efterfølgende dialog med Sundhedsforvaltningen drøftet forholdet til sikring af, at forvaltningens procedure ved arkivering af anlægsbevillingsbilag bliver ændret, således at bilagene fremover ikke fejlagtigt kasseres sammen med øvrige driftsbilag.

Revisionsdirektoratet har fremhævet, at for en bevilling på i alt ca. kr. 44 mio. til etablering af 66 ældreboliger i bygning A og D i De Gamles By givet på funktion 5.30.3 har Sundhedsforvaltningen i regnskabsforklaringen redegjort for, at momsudligningsordningen var blevet fejlagtigt belastet som følge af, at udgifterne var bogført på en forkert funktion (5.32.3). Det anførtes tillige i regnskabsforklaringen, at det ikke havde været muligt at konstatere, hvorvidt dette forhold efterfølgende var berigtiget. Forvaltningen ville derfor ikke foretage sig yderligere i sagen.

Revisionsdirektoratet har beregnet, at såfremt hele forbruget fejlagtigt har belastet momsudligningsordningen, ville det have udgjort ca. kr. 9 mio., hvilket direktoratet efterfølgende over for Sundhedsforvaltningen har påpeget, at man finder så væsentligt, at der bør foretages en nærmere undersøgelse af forholdet.

Gennemgangen har herudover ikke givet anledning til bemærkninger.

Sundhedsforvaltningen har i 2004 – 2005 anvendt mange ressourcer på at færdiggøre anlægsregnskaberne. Med godkendelsen på Sundheds- og Omsorgsudvalgets møde den 31. marts 2005 og den efterfølgende fremsendelse til Revisionsdirektoratet og Økonomiforvaltningen, anser forvaltningen nu opgaven med udarbejdelse af de manglende anlægsregnskaber for afsluttet.

Sundhedsforvaltningen tillægger udvikling og ajourføring af forretningsgange høj prioritet. I overensstemmelse hermed forventes i 2005 udarbejdet generelle retningslinier for administrationen af anlægsbevillinger med udgangspunkt i bevillingens godkendelse i Borgerrepræsentationen over arbejdets udførelse og de dertil hørende krav om registreringer, dokumentation mv. og frem til arbejdets afslutning, regnskabsudarbejdelse og endelig rapportering.  

Hvad angår den konkrete sag om etablering af ældreboliger i bygning A og D i De Gamles By, er Sundhedsforvaltningen enig i Revisionsdirektoratets beregning af maksimum for en eventuel korrektion i forhold til den kommunale momsudligningsordning.

Sundhedsforvaltningen er i dialog med Økonomiforvaltningen herom og har i notat af 22. juni 2005 meddelt sine synspunkter.

Når endelig stillingtagen foreligger, vil Revisionsdirektoratet modtage underretning om resultatet.

Pkt. 2.4

Balancen

Ved gennemgangen af forvaltningens årsregnskab 2003 hæftede Revisionsdirektoratet sig generelt ved, at der ultimo maj 2004 fortsat manglede 199 afstemninger, der hovedsageligt omfattede pensionskonti.

Sundheds- og Omsorgsudvalget har den 31. marts 2005 behandlet "Midtvejsstatus" for Sundhedsforvaltningen. Det fremgår bl.a. heraf, at der fortsat udestår afvikling af konto 3607702305 med en saldo på kr. 4,5 mio. Det fremgår endvidere, at der kun mangler afstemning af et begrænset antal pensionskonti. Revisionsdirektoratet skal hertil bemærke, at 73 konti på funktion 08.52, som har relation til førtidspensioner, der administreres af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, fortsat mangler at blive afstemt. Endvidere mangler der stadig afstemninger af kædeposteringer.

Sundhedsforvaltningen har senest oplyst, at man nu er i stand til at afstemme pensionssystemet med KØR for årene 2002, 2003 og 2004. Afstemningsarbejdet forventes afsluttet inden udgangen af 2005.

Om ovennævnte 73 konti har Sundhedsforvaltningen oplyst, at de var af den opfattelse, af FAF foretog afstemning af disse konti. FAF har imidlertid over for revisionen meddelt, at de ikke afstemmer disse konti, fordi de henstår under Sundhedsforvaltningens organisation. Da problematikken var den samme sidste år, henstilles, at Sundhedsforvaltningen snarest muligt tager kontakt til Familie- og Arbejdsforvaltningen med henblik på at aftale, hvem der skal forestå den praktiske afstemning af disse konti. Revisionsdirektoratet anmoder om at blive orienteret om resultatet af aftalen. 

Endvidere anmodes om at få oplyst, hvornår de manglende afstemninger for indeværende år er til disposition for den stedlige revision.  

Revisionsdirektoratet bemærker, at den modtagne specifikation af "Pensionskonto" 3607086108 udviste en difference på kr. 938.446 i forhold til bogføringen i KØR. Sundhedsforvaltningen har hertil oplyst, at differencen skyldes, at der er foretaget bogføring uden CPR-nr. Revisionsdirektoratet anmodede om at få forelagt resultatet af en ny afstemning, når denne forelå.

Den 20. oktober 2004 har Sundhedsforvaltningen udsendt et sorteret posteringsudtræk til de 7 Pensions- og Omsorgskontorer. Kontorernes frist for eventuelle berigtigelser blev sat til den 31. december 2004.

Revisionsdirektoratet finder det stærkt beklageligt dels, at afstemningen endnu ikke er foretaget, og dels at decentrale enheder ikke overholder centralt fastsatte tidsfrister.

Endelig bemærker Revisionsdirektoratet, at de modtagne statusspecifikationer er af en pæn standard, og at gennemgangen kun har givet anledning til en enkelt bemærkning. Direktoratet forventer, at den pågældende konto udredes i indeværende år.

Sundhedsforvaltningen vil fortsætte afstemningsarbejdet i forventning om en færdiggørelse i indeværende regnskabsår. Afstemningsmaterialet vil successivt blive tilstillet den stedlige revision.  

Forvaltningen vil også – i overensstemmelse med Revisionsdirektoratets henstilling – på ny rette henvendelse til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen med henblik på en aftale om, hvem der skal forestå den praktiske afstemning af de omhandlede konti. Revisionsdirektoratet vil blive orienteret om resultatet heraf.

Afstemningen imellem KØR og P.nr. basen forventes afsluttet omkring den 1. august 2005.

Der arbejdes aktuelt med tiltag til at imødegå det fremtidige afstemningsarbejde. Der er derfor udarbejdet et mere ajourført udtræk til brug for det årlige afstemningsarbejde til de decentrale kontorer (Pensions- og Omsorgskontorer samt centre under Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen). I dette ajourførte udtræk kan forvaltningen allerede se en positiv tendens, idet der i perioden 31. august 2004 til 31. maj 2005 ikke er konstateret yderligere fejl. Differencen imellem KØR og P.nr. basen er uændret.

Sundhedsforvaltningen kan supplere bemærkningen fra Revisionsdirektoratet om, at de modtagne statusspecifikationer er af en pæn standard – og kun har ført til en enkelt bemærkning – med oplysning om, at der er afleveret ca. 2.500 afstemninger.  

Pkt. 2.6

Bevillingskontrol

Revisionsdirektoratet henviser til bemærkningerne i punkt 2.2 Løn. Direktoratets gennemgang af regnskabsforklaringerne har herudover ikke givet anledning til bemærkninger. 

Sundhedsforvaltningen henviser tilsvarende til sine kommentarer under punkt 2.2 Løn.

Pkt. 2.7

Tjenestebiler i hjemmeplejen

Revisionsdirektoratet bemærker, at der ikke har været foretaget økonomiske beregninger angående køb/leasing af biler på gule nummerplader sat op imod den nuværende ordning, hvor hovedparten af Sundhedsforvaltningens vognpark udgør en biltype på hvide nummerplader, der bliver leaset over en 4 årig periode. Direktoratet anbefaler, at Sundhedsforvaltningen undersøger og sammenligner de økonomiske konsekvenser ved de relevante alternativer.

Revisionsdirektoratet har endvidere bemærket, at der ikke er overordnede retningslinier for anvendelse af tjenestebiler i Sundhedsforvaltningen. Af de udvalgte hjemmeplejeenheder var det kun Amagerbro og Sønderbro, der har indført kontrol med bilerne ved anvendelse af kørebøger. Direktoratet finder at en tilsvarende ordning, som den der udføres på de nævnte hjemmeplejeenheder, med fordel generelt kan indføres på de øvrige enheder.

Sundhedsforvaltningen tager Revisionsdirektoratets bemærkninger til efterretning. I forbindelse med kommende udbud af bilordning vil Sundhedsforvaltningen i samarbejde med Økonomiforvaltningen medtænke direktoratets anbefalinger.

Sundhedsforvaltningen er enig i Revisionsdirektoratets synspunkt, og vil snarest udarbejde ensartede retningslinier for anvendelse af tjenestebiler i hjemmeplejen.

Pkt. 2.8

Udligning af tilgodehavende for årene 2001 – 2003 vedrørende Barselsfonden

Revisionsdirektoratet redegør for arbejdet med tilvejebringelse af dokumentation med henblik på udligning af et mellemværende på kr. 71 mio., der var afsat som et tilgodehavende i Sundhedsforvaltningen og som et skyldigt beløb under Økonomiforvaltningen for perioden 2001 – 2003. Afslutningsvis bemærker Revisionsdirektoratet, at Sundhedsforvaltningen ultimo februar 2005 har fremsendt en redegørelse til Økonomiforvaltningen med henblik på udligning. Et endeligt resultat af udligningen forelå endnu ikke ved revisionens afslutning. Direktoratet har endvidere bemærket, at mellemværendet med Økonomiforvaltningen ultimo 2004 er øget med kr. 28,4 mio. til i alt kr. 99,4 mio. 

Sundhedsforvaltningen tager redegørelsen til efterretning.

Sundhedsforvaltningen er fortsat i dialog med Økonomiforvaltningen, da det har vist sig vanskeligt at tilvejebringe optimale oplysninger i henhold til Økonomiforvaltningens retningslinier, primært om den nøjagtige vikardækkede periode i den barslendes fraværsperiode. Aktuelt afventes tilbagemelding fra Økonomiforvaltningen.  

Pkt. 2.9

Revisorerklæringer til brug for afregning mellem apotekere og Københavns Kommune

Det fremgår af Revisorinstruksen, at revisorassistance udføres i overensstemmelse med Foreningen af Statsautoriserede Revisorers revisionsvejledning nr. 2 om revisors assistance med og erklæring på ikke reviderede regnskaber.

Revisionsdirektoratet gør opmærksom på, at revisionsvejledning nr. 2 ikke har været gældende siden 1. januar 2003. Direktoratet henstiller derfor, at Sundhedsforvaltningen retter henvendelse til Danmarks Apotekerforening og anmoder om, at de tager initiativ til, at revisorinstruksen bliver ajourført.

Gennemgang af revisorerklæringerne har herudover ikke givet anledning til bemærkninger.

Sundhedsforvaltningen kan oplyse, at der nu foreligger revisorinstruks dateret juni 2005. I medfør af denne skal revisors erklæring afgives i overensstemmelse med Foreningen af Statsautoriserede Revisorers Revisionsstandard RS 920 om aftalte arbejdshandlinger vedrørende regnskabsmæssige oplysninger.

Pkt. 2.12

Sikkerhed ved anvendelse af IT-systemer

Revisionsdirektoratet har vurderet, at Told- og Skattestyrelsens vilkår for systemtilslutning til TS Tele ikke blev overholdt af Sundhedsforvaltningen, idet uddybende sikkerhedsbestemmelser formelt ikke forelå. Direktoratet har påtalt forholdet over for Sundhedsforvaltningen, der snarest vil færdigbehandle de manglende bestemmelser.

Revisionsdirektoratet er af den opfattelse, at Sundhedsforvaltningen, selv om de formelle uddybende sikkerhedsbestemmelser endnu ikke er færdigbehandlet, i praksis følger kommunens retningslinier for tildeling af autorisationer, jf. Regulativ for IT-sikkerhed i Københavns Kommune. 

Revisionsdirektoratet har endvidere bemærket, at Sundhedsforvaltningen, af ressourcemæssige årsager, ikke foretager halvårlig revurdering af personkoder og systemadgange, herunder om systemadgangene fortsat passer til den enkelte medarbejders faktiske funktion og arbejdsopgaver. Det er direktoratets opfattelse, at denne praksis er i strid med kommunens Regulativ for IT-sikkerhed. Af bestemmelserne fremgår: "For alle anmeldelsespligtige behandlinger skal sikkerhedslederen mindst hvert halve år kontrollere, at de autoriserede personer fortsat opfylder betingelserne for de tildelte autorisationer".

Revisionsdirektoratet har påtalt forholdet overfor Sundhedsforvaltningen og forventer, at der snarest sker en opstramning af den hidtidige praksis.

Den reviderede "Sikkerhedsinstruks for Sundhedsforvaltningen" er godkendt af Sundheds- og Omsorgsudvalget på møde den 16. juni 2005. Sikkerhedsinstruksen m.m. er fremsendt til Revisionsdirektoratet den 7. juli 2005.

Sundhedsforvaltningens sikkerhedsorganisation vil snarest påbegynde en kontrol af medarbejdernes autorisationer.

Pkt. 4.2

Forretningsgangsbeskrivelser

Revisionsdirektoratet bemærker, at Sundheds- og Omsorgsudvalget den 31. marts 2005 har behandlet "Midtvejsstatus" for Sundhedsforvaltningen. Det fremgår heraf, af Sundhedsforvaltningen i 2004 har udarbejdet følgende forretningsgangsbeskrivelser:

• Godkendelse af regnskaber for selvejende institutioner.
• Sikkerhedsstillelse og garantier.
• Arkivalier.
• Behandling af værdipost.
• Sikrings- og forsikringsforhold.
• Kasse- og regnskabsregulativ for Sundhedsforvaltningen.

Revisionsdirektoratets gennemgang af forretningsgangsbeskrivelserne har ikke givet anledning til umiddelbare bemærkninger, men vil blive bedømt i forbindelse med den løbende revision.

Revisionsdirektoratet oplyser endvidere, at der er udarbejdet en forretningsgangsbeskrivelse omkring det omkostningsbaserede regnskab (OBR). Det er oplyst af forvaltningen, at en instruks til samtlige ledere om indberetning til OBR er under udarbejdelse. Når denne instruks er modtaget i Revisionsdirektoratet vil Sundhedsforvaltningens anvendelse af OBR blive gennemgået. Det er dog Revisionsdirektoratets umiddelbare opfattelse, at der i den nu modtagne forretningsgangsbeskrivelse mangler oplysning om, hvordan forvaltningen fra centralt hold sikrer korrekt registrering i OBR-regnskabet af såvel aktiver som passiver.

Revisionsdirektoratet oplyser endvidere, at fremlæggelsen af forretningsgangsbeskrivelsen vedrørende forvaltningens gennemgang af de selvejende plejehjems regnskaber gav direktoratet anledning til mundtligt at bemærke over for forvaltningen, at der i beskrivelsen manglede afsnittet om forvaltningens håndtering af formalia omkring de selvejende plejehjem (bl.a. omkring tilsagnsskrivelse, målbeskrivelse, belægning, vedtægter og driftsoverenskomster) samt hele forvaltningens budgetudmelding til de selvejende plejehjem, før kravene i kommunens vejledning om administration af tilskud var fuldstændig beskrevet i Sundhedsforvaltningens interne forretningsgang på området.

Revisionsdirektoratet forventer, at en sådan beskrivelse vil blive udarbejdet som supplement til den allerede udarbejdede forretningsgang, idet Sundhedsforvaltningens beskrivelse i den nuværende form kun omfatter forvaltningens regnskabsgennemgang.

Endelig oplyser Revisionsdirektoratet, at Sundhedsforvaltningen i en efterfølgende dialog har taget direktoratets forslag til justeringer i udkastet til forretningsgangsbeskrivelse vedrørende Sundhedsforvaltningens brug af Ydelseshonorarafregningssystemet (YHA-systemet) til efterretning. Disse forslag vil blive indarbejdet i den endelige forretningsgangsbeskrivelse.

Når justeringerne er foretaget, er det Revisionsdirektoratets opfattelse, at forretningsgangsbeskrivelsen dækker de handlinger og kontroller, der udføres på området. Direktoratet vil ved den løbende revision foretage efterprøvning heraf.

Revisionsdirektoratet bemærker afslutningsvis, at der ikke foreligger dokumentation for, hvorledes Sundhedsforvaltningen har sikret sig, at YHA-systemets indbyggede kontroller, dvs. de valideringsregler som Amtsrådsforeningen har indlagt i systemet, virker som forudsat.

Instruksen er fortsat under udarbejdelse i Sundhedsforvaltningen og forventes færdiggjort i forbindelse med regnskabsafslutningen 2005. Revisionsdirektoratets anbefalinger vil blive medtænkt i udarbejdelsen.

Sundhedsforvaltningen tager Revisionsdirektoratets synspunkter til efterretning, og skal bemærke, at arbejdet med revidering af standarder for driftsoverenskomster er igangsat.  Sundhedsforvaltningen vil sørge for, at de fornødne formalia inddrages heri. Det skal understreges, at budgetudmeldinger generelt udgår til alle udførerenheder i Sundhedsforvaltningen, og at disse indeholder målsætninger vedrørende belægning m.v. Der er i øvrigt ingen forskal i budgetudmeldingerne til henholdsvis kommunale og selvejende enheder.

Sundhedsforvaltningen har fremsendt den endelige forretningsgangsbeskrivelse vedrørende brug af YHA-systemet til den stedlige revision og afventer tilbagemelding.