Projekt hjælpemidler - en konsulentundersøgelse af hjælpemiddelområdet i Københavns Kommune

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 4. april 2002

4. Projekt hjælpemidler - en konsulentundersøgelse af hjælpemiddelområdet i Københavns Kommune

SOU 55/2002 J.nr. 14/2002

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget drøfter konsulentrapporten vedr. hjælpemiddelområdet

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltræder, at der gennemføres en organisatorisk udviklingsproces på baggrund af anbefalingerne rettet mod et sammenhængende hjælpemiddelområde, hvor der gælder ens retningslinier for alle og som i øvrigt tilpasses Sundhedsforvaltningens BUM-model og IT-strategi.

at der iværksættes en organisatorisk udviklingsproces, hvor det afklares mellem Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Sundhedsforvaltningen, hvorledes rådgivningen i fremtiden løses for målgruppen i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen,

at der etableres en hjælpemiddelfaglig enhed i centralforvaltningen i Sundhedsforvaltningen med udgangspunkt i de nuværende ergoterapeutfaglige ressourcer i Hjælpemiddelcenteret,

at der udarbejdes et særskilt oplæg om indkøb af nyt IT-system til den fremtidige styring af området med henblik på forelæggelse for Sundheds- og Omsorgsudvalget.

Sundhedsforvaltningen i Københavns Kommune har generelt og som følge af de store administrative ændringer, der er gennemført de senere år, ønsket en konsulentundersøgelse på hjælpemiddelområdet inkl. boligændringer. Målet er at få tilvejebragt et beslutningsgrundlag, der belyser, om der er baggrund for eventuelle strukturelle eller styringsmæssige ændringer på kommunens hjælpemiddelcenter (HMC) og i de enheder, centret samarbejder med.

Formålene med undersøgelsen kan mere specifikt sammenfattes således:

• Hjælpemiddelområdets organisering

• Tilfredsheden med samarbejdet

• Administrationen på HMC

• Ergoterapeutområdet

Undersøgelsen blev tilrettelagt således, at forskelligt tilgængeligt skriftligt materiale er indgået, men hovedindsatsen har været lagt på en række interviews/dialoger med repræsentanter for de forskellige interessenter i området.

Undersøgelsen blev iværksat i foråret 2000 af Lundgaard og blev afsluttet den 28. januar 2002. Derefter blev undersøgelsen sendt i høring til interne interessenter.

På følgende områder er der anbefalinger til indsatser og ændringer. Disse er uddybet og samlet i vedlagte notat "oversigt over hjælpemiddelundersøgelsens anbefalinger":

• Den samlede organisering af hjælpemiddeladministrationen
• Den centrale administration
• Hjælpemiddelcentrets indre forhold
• De decentrale forhold

Sammenfattende foreslår Sundhedsforvaltningen på baggrund af anbefalingerne og de indkomne høringssvar, at

• Sundhedsforvaltningen udarbejder en procesplan for iværksættelsen af de fremkomne anbefalinger i rapporten, herunder

• at der iværksættes en organisatorisk udviklingsproces, hvor det afklares mellem Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Sundhedsforvaltningen, hvorledes rådgivningen i fremtiden løses i forhold til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen

• at der etableres en hjælpemiddelfaglig enhed i Bestillerkontoret med udgangspunkt i de nuværende ressourcer i Hjælpemiddelcentret

• at der udarbejdes et særskilt oplæg om indkøb af nyt IT-system til den fremtidige styring af området med henblik på forelæggelse for Sundheds- og Omsorgsudvalget.

Sundhedsforvaltningen i Københavns Kommune har generelt og som følge af de store administrative ændringer, der er gennemført de senere år, ønsket en konsulentundersøgelse på hjælpemiddelområdet inkl. boligændringer. Målet er at få tilvejebragt et beslutningsgrundlag, der belyser, om der er baggrund for eventuelle strukturelle eller styringsmæssige ændringer på kommunens hjælpemiddelcenter (HMC) og i de enheder, centret samarbejder med.

Undersøgelsen blev iværksat i foråret 2000 af Lundgaard og bestod af nedenfor nævnte komponenter.

Undersøgelsen blev afsluttet den 28. januar 2002 efter godkendelse i styregruppen for undersøgelsen. Undersøgelsen er vedlagt som bilag 1, bilag 2 er et resume af selve undersøgelsen og bilag 3 en samlet oversigt over undersøgelsens anbefalinger. Derefter blev undersøgelsen sendt i høring til interne interessenter og oversigten over høringsmodtagere fremgår af bilag 4.

Konsulenterne blev bedt om at vurdere hjælpemiddelområdets overordnede struktur, samt at gennemføre en række delarbejder og -analyser.

Formålene med undersøgelsen kan mere specifikt sammenfattes således:

• Hjælpemiddelområdets organisering:

• Er den overordnede struktur mellem de samarbejdende enheder hensigtsmæssig?
• Hvilke opgaver løser de respektive samarbejdende enheder?

• Tilfredsheden med samarbejdet:

• Er de samarbejdende enheder tilfredse med samarbejdet?
• Bør der ændres på forholdene?
• Bør der centraliseres eller subsidiært decentraliseres i opgavevaretagelsen på HMC eller hos samarbejdspartnerne?
• Kunne der med fordel oprettes et egentligt samarbejdsorgan?

• Administrationen på HMC:

• Står opgavebyrden og ressourceforbruget på de administrative opgaver på HMC i et fornuftigt forhold til hinanden?
• Er de anvendte rutiner i samarbejdet med de decentrale enheder hensigtsmæssige?
• Der ønskes en vurdering af HMC's eksterne kommunikation og service.

• Ergoterapeutområdet:

Det samlede "Projekt hjælpemidler" har af praktiske årsager været delt op i flere delprojekter og analyser. I forbindelse med konsulentundersøgelsen er der iværksat og afsluttet en række separate undersøgelser.

Styringsundersøgelsen blev tilrettelagt således, at forskelligt tilgængeligt skriftligt materiale er indgået, men hovedindsatsen har været lagt på en række interviews/dialoger med repræsentanter for:

• Direktionen.
• Chefen for Bestillerkontoret.
• Chefen for Udførerkontoret og nogle medarbejdere.
• Chefer for Pensions- og Omsorgskontorer.
• Økonomimedarbejdere fra Pensions- og Omsorgskontorer
• Ledere fra Hjemmeplejen.
• Repræsentanter fra plejehjemmene.
• Ergoterapeuter fra Pensions- og Omsorgskontorer, plejehjem og træningscentre.
• HMC's ledergruppe.
• Ergoterapeuterne på HMC.
• Døgnplejens Basecenter.
• Repræsentanter fra Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.
• Repræsentanter fra H:S.
• Repræsentanter for Bydelsforsøgene.

Der blev endvidere inviteret en repræsentant fra Kommune Teknik til en dialogsamtale med konsulenterne. Tilbuddet blev ikke benyttet.

Det er konsulenternes vurdering, at samtlige ledere, medarbejdere og samarbejdsparter gennem interview-/dialogrunden har arbejdet åbent og konstruktivt med i konsulentundersøgelsen.

På følgende områder er der anbefalinger til indsatser og ændringer. Disse er uddybet og samlet i vedlagte notat "oversigt over hjælpemiddelundersøgelsens anbefalinger":

• Den samlede organisering af hjælpemiddeladministrationen, hvor der bl.a. foreslås oprettelse af en hjælpemiddelfaglig enhed i den centrale administration bl.a. med henblik på at sikre en politik- og målformulering, et ensartet serviceniveau på området og et analyseberedskab til løbende at følge udviklingen på området, herunder også evalueringer. Der foreslås etablering af en kontrakt mellem den centrale bestillerenhed og HMC, hvor ansvar for forvaltningen af en indkøbspolitik med leveranceaftaler, lagerstyring, mv., beskrives.

• Den centrale administration, hvor der peges på problemstillingerne omkring arbejdsredskaber, samt om der fortsat skal opretholdes en skelnen mellem arbejdsredskaber og tekniske hjælpemidler. Der peges på en udvikling af mere fintmaskede servicemål, udarbejdelse af mere differentierede sagsbehandlingsfrister med udgangspunkt i de faktiske forhold, mv. og en udarbejdelse af en klarere definition af akutbegrebet.

• HMC's indre forhold, hvor der bl.a. peges på en udvikling af den organisatoriske struktur, herunder ledelsesstrukturen, forretningsgangs- og arbejdsgangsbeskrivelser bl.a. som forarbejde til beskrivelse af et nyt hjælpemiddelsystem, kompetenceudvikling, mv.

• De decentrale forhold, hvor der peges på iværksættelse af en vurdering af de decentrale hjælpemiddelressourcers anvendelse, herunder en vurdering af, hvorledes samarbejdet mellem de forskellige grupper i pension- og omsorgskontorer kan fremmes for at understøtte udviklingen mod en tværgående visitationsfunktion i de enkelte kontorer. Der peges på overvejelser om at etablere hensigtsmæssige lokale depoter, en forbedring af sagsbehandlingen og dermed en bedre kvalitet overfor borgeren, mv.

Hovedrapporten har herefter været i en intern høring. Listen over modtagere til høringen vedlægges som bilag 4. Samlet set er der indkommet 24 høringssvar. Der er udarbejdet et stikordsresume med hovedpunkterne fra de enkelte svar (bilag 5), ligesom alle svar vedlægges i kopi til orientering som bilag 6.

De beskrevne ønsker, forbehold, indvendinger, mv. indgår i det videre arbejde med at udmønte de enkelte anbefalinger.

Sammenfattende foreslår Sundhedsforvaltningen på baggrund af anbefalingerne og de indkomne høringssvar, at

• Sundheds- og Omsorgsudvalget drøfter konsulentrapporten vedr. hjælpemiddelområdet

• Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltræder en organisatorisk udviklingsproces på baggrund af anbefalingerne rettet mod et sammenhængende hjælpemiddelområde, hvor der gælder ens retningslinier for alle og som i øvrigt tilpasses Sundhedsforvaltningens BUM-model og IT-strategi.

• at der iværksættes en organisatorisk udviklingsproces, hvor det afklares mellem Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen og Sundhedsforvaltningen, hvorledes rådgivningen i fremtiden løses i forhold til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen

• at der etableres en hjælpemiddelfaglig enhed i Bestillerkontoret med udgangspunkt i de nuværende ressourcer i Hjælpemiddelcenteret

• at der udarbejdes et særskilt oplæg om indkøb af nyt IT-system til den fremtidige styring af området med henblik på forelæggelse for Sundheds- og Omsorgsudvalget.

Én af rapportens anbefalinger retter sig mod at øge genanvendelsesfrekvensen på kommunens hjælpemidler og dermed en bedre ressourceanvendelse. Det vil alt andet lige mindske miljøbelastningen i forhold til produktion af nye hjælpemidler.

Samlet set forventes omstillingerne på langt sigt at forbedre ressourceanvendelsen og at øge omfanget af genanvendelse af hjælpemidler, og dermed samlet fører til såvel kvalitetsforbedringer som effektiviseringer. Der må dog på kort sigt påregnes investeringer, specielt i forbindelse med indkøb af nyt IT-system. Økonomien herved beskrives nærmere, når indstilling herom forelægges Sundheds- og Omsorgsudvalget.

Som nævnt i sagsfremstillingen har hovedrapporten været i omfattende høring. Høringsliste, stikordsresume fra høringssvar og de indkomne høringssvar i deres helhed vedlægges som bilag 4, 5 og 6.

1. Projekt hjælpemidler - hovedrapport, januar 2002
2. Projekt hjælpemidler - resume, januar 2002
3. Oversigt over hjælpemiddelundersøgelsens anbefalinger
4. Oversigt over høringsmodtagere
5. Stikordsresume fra høringssvarene
6. 24 indkomne høringssvar i sin helhed

Lau Svendsen-Tune

/Lars Bo Bülow