Sundheds- og Omsorgsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 3. februar 2005

 

 

Sager til beslutning

 

12.      Godkendelse af Årsrapport og Revisionsprotokollat vedrørende 2003 for Brdr. Soldenfeldts Stiftelse

 

SOU   6/2005  J.nr. 37/2004

 

 

INDSTILLING

Sundhedsforvaltningen indstiller:

 

at Sundheds- og Omsorgsudvalget som følge af sin funktion som bestyrelse for Brdr. Soldenfeldts Stiftelse godkender og underskriver årsrapporter og revisionsprotokollat vedrørende 2003

at Sundheds- og Omsorgsudvalget som følge af den ikke-tilfredsstillende regnskabs­føring fra ad­ministrators side godkender Sundhedsforvaltningens skift af ejendoms­administrationsselskab

at Sundheds- og Omsorgsudvalget som følge af sin funktion som bestyrelse for Brdr. Solden­feldts Stiftelse tiltræder forlængelse af Pernille Seltofts ansættelse som driftsansvarlig for stiftelsen i perioden april 2005 til og med december 2005

at  Sundheds- og Omsorgsudvalget pålægger Sundhedsforvaltningen at undersøge mulighederne for, at stiftelserne som i styrelsesvedtægten er henlagt under Sundheds- og Omsorgsudvalgets ressort, overflyttes til den kommende fælleskommunale ejendomsenhed pr. 1. januar 2006.

 

 

RESUME

Sundheds- og Omsorgsudvalget udgør bestyrelsen for i alt fem stiftelser, hvor administration og regnskabsføring er overladt til boligadministrationsselskabet Datea. På mødet i Sundheds- og Omsorgsudvalgets møde den 13. januar 2005 (SOU 8/2005) godkendte udvalget årsrapport og revisionsprotokollat for de fire af stiftelserne. I forbindelse med udarbejdelse af regnskab og protokollat for den femte stiftelse (Brdr. Soldenfeldts Stiftelse) har revisor taget forbehold for visse regnskabsposter, hvorfor denne sag behandles i særskilt indstilling.

 

Da revisors forbehold skyldes ikke-tilfredsstillende regnskabsføring fra administrators side indstilles det, at der skiftes administrationsselskab for alle fem stiftelsers vedkommende, og at Sundhedsforvaltningen pålægges at undersøge mulighederne for, at stiftelserne som i styrelsesvedtægten er henlagt under Sundheds- og Omsorgsudvalgets ressort, overflyttes til den kommende fælleskommunale ejendomsenhed pr. 1. januar 2006. Som konsekvens heraf indstilles det, at Pernille Seltofts ansættelse som driftsansvarlig for Brdr. Soldenfeldts Stiftelse forlænges med perioden 1. april 2005 til 31. december 2005, idet det ikke vurderes som hensigtsmæssigt at indgå en anden aftale for denne 9 måneders periode.

 

 

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Sundheds- og Omsorgsudvalget udgør bestyrelsen for Brdr. Soldenfeldts Stiftelse, og skal i den for­bindelse godkende årsrapport og revisionsprotokollat. Årsrapport og protokollat for 2003 er udar­bejdet af stiftelsernes revisor AP Statsautoriserede Revisorer ved statsaut. revisorer Kurt Christen­sen.

 

I årsrapporten har revisionen redegjort for anvendt regnskabspraksis, udarbejdet resultatopgørelse og balance samt anført revisionspåtegning.

 

Af regnskaberne fremgår følgende nøgletal for 2003:

 

 

 

I Revisionsprotokollat af 24. november 2004 anfører revisor, at han på grund af manglende doku­mentation af ikke opkrævet el og varmeregnskab for 2002 og 2003 må tage forbehold for det ud­giftsførte tab på kr. 11.231 og 324.172. På grund af manglende oplysninger og redegørelser i form af byggeregnskaber og aftaler om byfornyelse tages der forbehold for mellemværendet med byfor­nyelsesselskabet SBS på kr. 37.998.648 samt for tilgodehavende leje vedrørende byfornyelsessagen på kr. 1.920.398 og for øvrige regnskabspåvirkninger fra byfornyelsen. Revisor bekræfter, at forbe­holdet alene tages fordi det endelige byggeregnskab - på tidspunktet for protokollatets udarbejdelse -  ikke var færdigt, og den nøjagtige størrelse af tilgodehavendet derfor ikke kunne opgøres.

 

Revisor påpeger, at stiftelsen i 2003 har haft tomgangsleje vedrørende ej genudlejede lejemål, som ikke er medtaget som et tilgodehavende vedrørende byfornyelsen, samt at han ikke har modtaget dokumentation for, at den opgjorte tomgangsleje er korrekt.

 

Endelig påpeger revisor, at han ikke fra stiftelsens administrator har modtaget de ønskede specifi­kationer og forklaringer på særlige regnskabsposter rettidigt, hvorfor revisionen af regnskabet ikke har kunnet gøres færdigt før i november 2004.

 

På den baggrund konkluderer revisor, at han ikke kan udtale sig om hvorvidt årsrapporten giver et retvisende billede af aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2003 samt af resultatet af aktiviteterne for regnskabsåret 2003 i overensstemmelse med årsregnskabsloven.

 

Revisor erklærer, at han i henhold til bekendtgørelse om statsautorise­rede revisorers erklæringer m.v. opfylder lovgivningens habilitetsbestemmelser.

 

Regnskabsføringen for fem stiftelser (herunder Brdr. Soldenfeldts Stiftelse) har gennem en årrække af bestyrelserne (Sundheds- og Omsorgsudvalget) været overdraget til ejendomsadministrationssel­skabet Datea. I forbindelse med den gennemførte byfornyelsessag i 2003 ble v det i løbet af 2004 klart, at Datea ikke magtede at løfte administrations- og regnskabsføringsopgaven på betryggende vis, hvilket revisors forbehold ligeledes bekræfter.

 

Sundhedsforvaltningen har via dialog med stiftelsens revisor, samt ved gennemgang af korrespon­dance mellem revisor og byfornyelsesselskabet SBS søgt bekræftet, at revisors forbehold i proto­kollatet alene hænger sammen med svigt i regnskabsføringen fra Dateas side. Dette synes at være tilfældet. Sundhedsforvaltningen vil i samarbejde med revisor efterprøve, om der kan opgøres et tab for stiftelsen som følge af den mangelfulde administration, og om det i givet fald vil være muligt at gøre regres gældende overfor Datea.

 

På grundlag af klager fra dels beboerne, dels revisor har Sundhedsforvaltningen flere gange i løbet af 2004 tilskrevet Datea vedrørende en række kritikpunkter i forhold til Datea's administration og manglende fremsendelse af diverse materialer til brug for revisionen.

 

Første henvendelse sendes den 25. juni 2004. Datea svarer den 14. juli 2004, at der vil blive rettet op på de anførte forhold. På baggrund af fortsatte problemer skriver Sundhedsforvaltningen igen den 6. oktober til Datea, som svarer i brev af 8. oktober 2004, at der vil blive set på de anførte problemer og at Datea efterfølgende vil vende tilbage med et svar.

 

På grund af de kritisable forhold indledte Sundhedsforvaltningen i oktober 2004 overvejelser om at skifte administrationssel­skabet ud, og der blev indhentet tilbud fra en række andre administrationsselskaber.

 

I forlængelse af det nu fremsendte revisionsprotokollat og fortsatte besværligheder i Datea med at understøtte den daglige administration af lejemålene i Soldenfeldt stiftelsen, har Sundhedsforvalt­ningen den 12. januar 2005 haft møde med Datea og meddelt, at aftalerne vil blive opsagt og opga­verne overdraget til en ny administrator. Der pågår p.t. en møderække rettet mod at sikre en styret overdragelse af administrationsopgaverne.

 

Parallelt med disse problemer med administrationsselskaber har der også været en række problemer på Soldenfeldts stiftelsen i relation til den daglige drift. Således har beboerne ved henvendelser til Sundheds- og Omsorgsudvalget rettet kritik af flere forhold. Dels har de ikke kunnet få et driftsbudget – hvilket bl.a. hænger sammen med ovennævnte problemer med Datea – dels har de været utilfredse med Sundhedsfor­valtningens ansættelse af en driftsansvarlig person til stiftelsen. Sundhedsforvaltningen har svaret stiftelsens beboerråd på en række af disse spørgsmål, og svaret er givet i kopi til Sundheds- og Omsorgsudvalget den 21. oktober 2004.  Derudover har forvaltningen deltaget i flere beboermøder for at drøfte situationen på stedet.

Det er Sundhedsforvaltningens vurdering, at mange problemer bliver løst ved skifte til en anden administrator og ved den endelige afslutning af byfornyelsessagen. Målet er hurtigt at kunne få op­stillet et driftsbudget for stiftelsen.

 

Den ansatte driftsansvarliges kontrakt udløber med udgangen af marts 2005. Det er dog Sundheds­forvaltningens vurdering, at der er behov for en driftsansvarlig på stedet. For ikke at binde den kommende bestyrelse i forhold til ansættelsen af en driftsansvarlig forslås det, at stillingen forlæn­ges til ultimo 2005. Herved vil en kommende bestyrelse have mulighed for i løbet af efteråret at tage stilling til, hvordan opgaverne bedst løses i fremtiden.

 

Herudover foreslås det, at der tages skridt til at undersøge om stiftelserne, som er henlagt under Sundheds- og Omsorgsudvalgets ressort i styrelsesvedtægten for Københavns Kommune, kan blive overført til den kommende fælleskommunale ejendomsenhed.

 

Det er Sundhedsforvaltningens vurdering, at stiftelserne fungerer som rene udlejningsejendomme. Det er således vanskeligt at se en reel sammenhæng med Sundheds- og Omsorgsudvalgets øvrige opgaver. På den baggrund vil det være logisk at overdrage stiftelserne til den kommende fælles kommunale ejendomsenhed.

 

Det bemærkes, at administrationsaftalen som nu indgås med Dansk Boligadministration indgås for perioden frem til ultimo 2005. Såfremt udvalget tilslutter sig ønsket om at overføre stiftelserne til ejendomsenheden vil det være logisk at bringe administrationsaftalerne for stiftelserne i udbud sammen med udbuddet af administrationsaftalen i De Gamles By.

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Sundhedsforvaltningens positivliste over sager der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Ingen

 

HØRING

Ingen

 

BILAG

 Revisionsprotokollat af  24. november 2004 for Brdr. Soldenfeldts Stiftelse

(Årsrapport for 2003 vil blive udleveret på mødet)

 

Lau Svendsen-Tune                                    

/Lars Matthiesen