Godkendelse af leverandører til personlig og praktisk hjælp, herunder madlavning

3. Godkendelse af leverandører til personlig og praktisk hjælp, herunder madlavning

SOU 261/2003 J.nr. 27/2002

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender de leverandører, som Sundhedsforvaltningen indstiller til godkendelse, jf. bilag 1,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at udbudsforretningen vedrørende tøjvaskordning i Valby - på grund af mangel på kvalificerede tilbud - falder tilbage i en godkendelsesmodel, samt at udvalget godkender den beregnede pris for tøj-vaskordning,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at den økonomiske sikkerhedsstillelse nedsættes fra 100.000 kr. til 50.000 kr. pr. lokalområde for leverandører af personlig hjælp, praktisk hjælp, madservice, tøjvaskordning og grundig rengøring, samt at den fastholdes på 100.000 kr. pr. lokalområde for leverandører af indkøbsordning,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender plan for fremtidig godkendelse af leverandører og

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager orientering om information til borgerne om frit valg til efterretning.

Ifølge Serviceloven skal ældre borgere have mulighed for frit at vælge mellem leverandører af personlig og praktisk hjælp mv. (lov om social service §§ 75c – 75e). Sundheds- og Omsorgsudvalget har på en række møder i løbet af det seneste år behandlet indstillinger vedrørende indførelsen af frit leverandørvalg indenfor hjemmeplejen.

Inden borgerne i oktober 2003 får muligheden for at vælge, hvilken leverandør der skal udføre hjemmehjælpsopgaver i deres hjem, skal Sundheds- og Omsorgsudvalget godkende de leverandører, der har anmodet om at blive leverandør i Sundhedsforvaltningens regi. Således indeholder bilag 1 en oversigt over de leverandører, som Sundhedsforvaltningen indstiller til politisk godkendelse.

På Borgerrepræsentationens møde den 10. april 2003 blev Sundheds- og Omsorgsudvalget bemyndiget til at godkende leverandører.

Sundhedsforvaltningen indstiller desuden, at udbudsforretningen i Valby falder tilbage i en godkendelsesmodel. Årsagen er, at der alene er kommet ét tilbud på tøjvask i lokalområdet Valby. Lovgivningen har beskrevet denne situation således, at borgeren dermed ikke får noget frit valg, og at hovedreglen, altså godkendelsesmodellen, derfor skal gælde for dette lokalområde. Det betyder, at der skal beregnes en pris for tøjvaskordning. Denne pris er beregnet til 48 kr. pr. 5 kg. incl. transport.

Endvidere indstiller forvaltningen, at udvalget godkender, at den økonomiske sikkerhedsstillelse nedsættes fra 100.000 kr. til 50.000 kr. pr. lokalområde for leverandører af personlig hjælp, praktisk hjælp, madservice, tøjvaskordning og grundig rengøring, samt at den fastholdes på 100.000 kr. for leverandører af indkøbsordning. Anbefalingen om at nedsætte den økonomiske sikkerhedsstillelse bygger på en revurdering af rimeligheden af sikkerhedsstillelsens størrelse i forhold til den omsætning, leverandører af de forskellige ydelser forventes at få. Revurderingen er foretaget ud fra den forventede "omsætning" inden for de forskellige ydelsestyper set i forhold til antallet af leverandører, der har anmodet om at blive godkendt.

Det indstilles, at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender plan for fremtidig godkendelse af anmodninger. Planen går i hovedtræk ud på at der nedsættes et godkendelsesudvalg med repræsentanter fra Bestillerstaben og Pensions- og Omsorgskontorerne, som udarbejder en indstilling til behandling i Sundheds- og Omsorgsudvalget.

Endelig indstilles, at Sundheds- og Omsorgsudvalget tage orienteringen om information til borgerne om frit valg til efterretning. Informationsmaterialet til borgerne består af en generel pjece, en specifik information om de godkendte leverandører i området samt annoncering i lokalaviserne.

Sundhedsforvaltningen indstiller de kommunale og de private leverandører til godkendelse, som fremgår af bilag 1.

Sundheds- og Omsorgsudvalget besluttede den 21. november 2002 (SOU 247/2002 J.nr. 27/2002) at anvende såvel hovedreglen i loven (godkendelsesmodellen) som undtagelsesreglen (udbudsmodellen). De leverandører, der indstilles til godkendelse, er således både leverandører, der har anmodet om godkendelse jf. godkendelsesmodellen og leverandører, der har afgivet og vundet udbudene.

Nedenfor findes en oversigt over antal af anmodninger og tilbud fra kommunale og private leverandører. Af oversigten fremgår det, hvor mange leverandører, der er indstillet til godkendelse. I bilag 2 findes den samlede oversigt over alle leverandører, der har anmodet om godkendelse eller afgivet tilbud.

Sundhedsforvaltningen har modtaget anmodning om godkendelse til at levere personlig og praktisk hjælp fra 7 kommunale leverandører svarende til forvaltningens 7 lokalområder. En kommunal leverandør - kommunens a la carte ordning – indstilles til godkendelse til madservice. Ingen af de kommunale leverandører har ønsket at blive godkendt til indkøbsordning, ligesom de ikke har afgivet tilbud på grundig rengøring og tøjvaskordning.

Sundhedsforvaltningen indstiller jf. bilag 1, at de 7 kommunale leverandører godkendes. Forvaltningen indstiller desuden, at langt de fleste af de private leverandører godkendes. Der er dog 2 leverandører af indkøbsordning, der ikke er indstillet til godkendelse. Det ene firma afvises, da det ikke har opfyldt de formelle krav, herunder mangler udfyldelse af anmodningsskema samt udfyldelse af kravspecifikation. Det andet firma afvises, da der tilbydes en anden indkøbsordning end den beskrevne i kravspecifikationen. Begge leverandører vil blive orienteret om baggrunden for, hvorfor de ikke kan godkendes, således at de eventuelt vil kunne byde ind igen i næste godkendelsesrunde.

I forlængelse af udbudet af tøjvaskordning og grundig rengøring indstiller forvaltningen, at udvalget godkender 4 leverandører af tøjvaskordning samt 3 leverandører af grundig rengøring.

Sundhedsforvaltningen har i udbudsmaterialet angivet følgende tildelingskriterier, som er angivet i prioriteret rækkefølge:

• Opfyldelse af kravspecifikation (vægtning 50%)
• Pris (vægtning 30%)
• Forbehold til kontrakten (vægtning 20%)

Hensigten med udbudene af disse ordninger var at opnå økonomisk fordelagtige tilbud, samt at sikre borgerne valgmulighed mellem 3 forskellige leverandører. Sundheds- og Omsorgsudvalget godkendte den 30. januar 2003, at Sundhedsforvaltningen skulle tilstræbe at indgå aftale med 3 leverandør pr. lokalområde (SOU 21/2003 J.nr. 27/2002 og SOU 20/2003 J.nr. 27/2002). Lovens krav er, at der skal indgås aftale med mellem 2-5 leverandører.

Det er Sundhedsforvaltningens vurdering, at der er opnået en konkurrence på kvalitet og pris i forhold til grundig rengøring. Tilbudene vedrørende tøjvaskordning er ligeledes fordelagtige. Der er dog kun indkommet et tilbud i Valby, hvilket betyder, at udbudsforretningen bortfalder, og tøjvaskordningen i Valby overgår til en godkendelsesmodel, jf. følgende afsnit.

Desuden ligger antallet af kvalificerede virksomheder i lokalområderne Vanløse/ Brønshøj–Husum og Indre By/Vesterbro/Kgs. Enghave under den i udbudsbekendtgørelsen angivne margin på 3 leverandører. Hovedreglen i situationer hvor antallet af prækvalificerede virksomheder ikke opfylder det i udbudsbekendtgørelsen angivne antal er, at ordregiver skal udvælge samtlige kvalificerede virksomheder som tilbudsgivere, så længe der kan sikres en reel konkurrence om ordren. Forvaltningen har vurderet, at kravet om tilstrækkelig konkurrence er opfyldt i de to lokalområder.

Godkendelsesmodel for tøjvaskordning i Valby

Der er kun kommet ét tilbud på tøjvask i lokalområdet Valby. Lovgivningen har beskrevet denne situation således, at borgeren dermed ikke får noget frit valg, og at hovedreglen, altså godkendelsesmodellen, derfor skal gælde for dette lokalområde.

På grund af manglende tilbudsgivning i Valby, indstiller Sundhedsforvaltningen derfor, at udvalget godkender, at udbudsforretningen i Valby falder tilbage i en godkendelsesmodel, jf. Servicelovens regler herom. Samtidig indstilles, at udvalget godkender den beregnede pris for tøjvaskordning.

Prisen på tøjvaskeordning er udregnet på baggrund af de af Pensions- og Omsorgskontorerne indmeldte budgetterede udgifter i 2003. Budgettet er herefter sammenholdt med antal borgere, som er tilmeldt tøjvaskeordninger i de respektive bydele. Prisen for 5 kg tøjvask inkl. transport er herefter beregnet til 48 kr.

Konsekvensen af dette er, at borgernes valg af leverandør til tøjvaskordning i Valby vil blive forsinket i ca. 2 måneder. Forsinkelsen skyldes, at prisen og godkendelsesproceduren skal offentliggøres, og leverandører herefter skal have mulighed for at anmode om godkendelse. Godkendelsen vil blive foretaget på grundlag af samme materiale, som lå til grund for udbudsforretningen.

Det vil være muligt at bringe opgaven i udbud igen på et senere tidspunkt.

Økonomisk sikkerhedsstillelse

Sundhedsforvaltningen orienterede på Sundheds- og Omsorgsudvalgets møde den 21. august 2003 om, at flere leverandører har været skeptiske overfor en økonomisk sikkerhedsstillelse på 100.000 kr. pr. lokalområde.

Beløbet på sikkerhedsstillelsen blev godkendt af Sundheds- og Omsorgsudvalget den 13. marts 2003 (SOU 68/2003 J.nr. 27/2002) og af Borgerrepræsentationen den 10. april 2003 (Nr. 26 BR 162/03). De 100.000 kr. blev dels fastsat ud fra kommunens vurdering af omkostningerne ved et eventuelt svigt i levering af ydelser fra en privat leverandør, og dels ud fra andre kommuners fastsættelse af sikkerhedsstillelsen.

Af Bekendtgørelse om kvalitetsstandarder og frit valg af leverandører af personlig og praktisk hjælp m.v. af 9. oktober 2002 (kapital 5) fremgår det, at kommunalbestyrelsen kan stille krav om, at leverandøren sætter en form for sikkerhed i forbindelse med kontraktindgåelsen. Sikkerhedsstillelsen skal dog "….stå i et rimeligt forhold til leverandørens forventede omsætning ved levering af personlig og praktisk hjælp".

På den baggrund har forvaltningen revurderet rimeligheden af sikkerhedsstillelsens størrelse i forhold til den omsætning, leverandører af de forskellige ydelser forventes at få samt i forhold til det antal leverandører, der har anmodet om godkendelse.

Resultatet af disse overvejelser er, at forvaltningen anbefaler, at den økonomiske sikkerhedsstillelse nedsættes fra 100.000 kr. til 50.000 kr. pr. lokalområde for leverandører af personlig hjælp, praktisk hjælp, madservice, tøjvaskordning og grundig rengøring, samt at den fastholdes på 100.000 kr. for leverandører af indkøbsordning.

Procedure og fremtidig plan for godkendelse

I dette afsnit orienteres udvalget kort om den netop gennemførte procedure for gennemgang af anmodninger samt tilbud.

Anmodninger om godkendelse som leverandør af personlig hjælp, praktisk hjælp, madservice og indkøbsordning er behandlet i to runder. Først af en arbejdsgruppe, der grundigt har gennemgået anmodningerne samt bilag hertil. Dernæst er anmodninger behandlet af et godkendelsesudvalg med deltagelse fra Pensions- og Omsorgskontorerne og fra Bestillerstaben. Godkendelsesudvalget har inddraget eksterne konsulenter til gennemgangen af madleverandørerne.

På samme vis er de indkomne tilbud på tøjvaskordning og grundig rengøring blevet gennemgået af en arbejdsgruppe og efterfølgende af en styregruppe med repræsentanter fra Pensions- og Omsorgscheferne og Bestillerstaben. De to udbudsforretninger er gennemført med bistand fra PLS Rambøll.

Såvel godkendelsesudvalget som styregruppen for udbudene har haft til opgave at udarbejde en indstilling til behandling i Sundheds- og Omsorgsudvalget.

• Der nedsættes et godkendelsesudvalg med repræsentanter fra Bestillerstaben og Pensions- og Omsorgskontorerne. Ad hoc inddrages ekspertise fra jurister, økonomer, informationsmedarbejdere, IT-medarbejdere (KOS) m.v.

• Sundhedsforvaltningen udsender information om godkendelsesproceduren i lokalaviser og på kommunens hjemmeside. Interesserede leverandører henvender sig til Bestillerstaben, der udsender anmodningsskema m.v. Der er udarbejdet særskilt vejledning til interesserede leverandører om dette.

• Godkendelsesudvalget udarbejder en indstilling til behandling i Sundheds- og Omsorgsudvalget.

Tidsplan fra 2004:

• Når en leverandør er godkendt i Sundheds- og Omsorgsudvalget, sender Bestillestaben en skriftlig meddelelse om godkendelsen til ansøgeren. Sundhedsforvaltningen indkalder leverandøren til et møde, hvor kontrakten mellem kommunen og leverandøren underskrives.

Information til borgerne om frit valg

Informationsmaterialet til borgerne består af en generel pjece, en specifik information om de godkendte leverandører i området samt annoncering i lokalaviserne.

Pjecen er i A5-format (se bilag 3) og sendes til alle borgere, der modtager hjemmehjælp. Pjecen informerer om frit valg og indeholder en oversigt over leverandører i det pågældende lokalområde. Pjecen produceres i 7 udgaver – én til hvert lokalområde. Pjecen sendes ud til borgerne i uge 43. Borgeren modtager pjecen sammen med et følgebrev fra det lokale Pensions- og Omsorgskontor. Pjecen suppleres med annoncer i lokalaviserne, ligeledes i uge 43.

Den specifikke information gives i en foldemappe, der indeholder en leverandøroversigt for det pågældende lokalområde samt leverandørbeskrivelser af hver enkelt leverandør. Mappen fremsendes til borgeren, hvis borgeren ønsker det. Mappen medbringes ved alle fremtidige (re-)visitationer. Leverandørbeskrivelserne skal udarbejdes af leverandørerne og skal endeligt godkendes af forvaltningen.

Leverandøroversigter samt leverandørbeskrivelser vil endvidere være at finde på kommunens hjemmeside samt på SUFnet til udprintning på de lokale Pensions- og Omsorgskontorer.

Således vil borgerne blive præsenteret for muligheden for at benytte det frie leverandørvalg i uge 43. De fleste leverandører vil være klar til at modtage nye borgere på dette tidspunkt, men der kan være leverandører, der ikke kan modtage nye borgere straks. Hvis sidstnævnte er tilfældet for nogle af leverandørerne, vil borgerne blive informeret.

Tidsplanen for de kommende 4 uger ser således ud:

Uge 40: Godkendelse af leverandører i Sundheds- og Omsorgsudvalget

Uge 41: Kontraktindgåelse

Uge 42: Trykning af informationsmateriale

Uge 43: Udsendelse af informationsmateriale til borgerne – frit valg træder i kraft.

Ingen miljømæssige konsekvenser.

Ingen.

Ingen.

Bilag 1:

Leverandører der indstilles til godkendelse ( FORTROLIGT)

Bilag 2:

Leverandører der har anmodet om godkendelse og/eller afgivet tilbud (FORTROLIGT)

Bilag 3:

Kopi af pjece til borgerne

Lau Svendsen-Tune

/Lars Bo Bülow