Implementering af medlemsforslag om forenkling og afbureaukratisering

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender videre plan for implementering af medlemsforslag om regelforenkling og afbureaukratisering i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Problemstilling

Sundheds- og Omsorgsudvalget vedtog den 7. april 2022 følgende medlemsforslag:
1. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen gennemgår alle forvaltningens nuværende politikker, planer, strategier mv. og vurderer, om de fortsat er relevante, og om der kan ske forenklinger på området, fx ved at reducere i antallet.
2. SUF-MED, Ældrerådet og Handicaprådet opfordres til at præsentere minimum tre regler på Sundheds- og Omsorgsforvaltningens område, der kan afskaffes for at skabe bedre arbejdsgange og frigøre mere tid til kerneopgaven.
3. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen pålægges at gennemgå alle regler, både statslige og kommunale, for sammen med SUF-MED og Ældrerådet at fremlægge hvilke regler, der kan afskaffes, hvilke der kan forenkles, samt hvilke der kan opretholdes.
4. Alle kommunalt vedtagne regler og dokumentationskrav bortfalder pr. 1. januar 2023 medmindre man politisk inden da når frem til, at en regel eller dokumentationskrav skaber værdi for kerneopgaven. Det ønskes, at SUF-MED, Ældrerådet og Handicaprådet inddrages i at påpege, hvilke dokumentationskrav og regler, der skaber værdi for kerneopgaven.

Løsning

Der er igangsat et arbejde i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, som dels skal afdække regler, dokumentationskrav, procedurer, politikker mv., der vedrører kerneopgaven i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, dels skal vurdere, hvilke regler, dokumentionskrav, procedurer, politikker mv. der bør fastholdes, afskaffes eller forenkles for at sikre bedre arbejdsgange og mere tid til kerneopgaven.

Der er tale om et medlemsforslag, som er ganske ressourcekrævende at gennemføre, og som derfor også indebærer en presset tidsplan. Forvaltningen foreslår, at arbejdet operationaliseres inden for fireoverordnede spor. Det skal dels understøtte, at arbejdet taler ind i og skaber værdi for forvaltningens daglige arbejde, dels understøtte, at udvalget i sidste ende kan træffe beslutninger omkring regelforenkling og afbureaukratisering på et overskueligt og fagligt kvalificeret grundlag.

De fire spor omfatter:
• Generelle regler, dokumentationskrav mv. på sundheds- og ældreområdet (herunder fra serviceloven og sundhedsloven).
• Regler, dokumentationskrav mv. vedr. administration og HR, herunder om økonomi og styring
• Regler og procedurer vedr. CURA, (som er et digitalt omsorgssystem, hvor medarbejdere dokumenterer og tilgår oplysninger om borgerne)
• Overordnede politikker, handlingsplaner mv. (fx København Kommunes Sundhedspolitik, Værdighedspolitik mv.)

Der nedsættes arbejdsgrupper inden for de enkelte spor, og desuden vil forvaltningens medarbejdere få mulighed for og opfordres til at melde forslag om regelforenkling ind i forbindelse med arbejdet.

Der er i afdækningen lagt op til at identificere skriftlige regler, dokumentationskrav, procedurer mv., som kan følge af både national lovgivning, anbefalinger mv. samt kommunens egne regler, fx instrukser, vejledninger, cirkulærer mv., eller regler fra andre forvaltninger i kommunen, fx fra Økonomiforvaltningen, herunder Koncernservice, som vedrører Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Fokus for arbejdet med både at afdække og vurdere regler mv. er at sikre bedre arbejdsgange og mere tid til kerneopgaven.

Forvaltningen lægger derfor også op til, at arbejdet målrettes, således at regler mv., som vurderes at være uden betydning for varetagelse af kerneopgaven, ikke omfattes af afdækning og vurdering. Det kan fx være interne regler om gaveordninger for medarbejdere, fælles morgenmadsordninger, kaffekasser, regler om afholdelse af interne personalemøder etc.

Det foreslås også, at forvaltningen ud fra en faglig vurdering kan foreslå at afskaffe regler mv., som Sundheds- og Omsorgsforvaltningen ikke af egen drift kan afskaffe. Det kan fx være pga. national lovgivning, beslutning i Borgerrepræsentationen mv., eller fordi der er tale om generelle regler i Københavns Kommune, regler fra andre forvaltninger etc. I sådanne tilfælde kan der lægges op til en drøftelse i Sundheds- og Omsorgsudvalget om videre proces. Det kan fx være i form af kontakt til regeringen, udarbejdelse af medlemsforslag til Borgerrepræsentationen om en given regelændring eller lignende.

Inddragelse af SUF-MED, Ældrerådet og Handicaprådet
SUF-MED, Ældrerådet og Handicaprådet inddrages løbende i arbejdet gennem mødeaktivitet og evt. høringer mv. Desuden vil Sundheds- og Omsorgsforvaltningen opfordre SUF-MED, Ældrerådet og Handicaprådet til at pege på eksempler, cases etc. vedr. regler, dokumentationskrav mv., som kan drøftes i Sundheds- og Omsorgsudvalget.

Afrapportering til Sundheds- og Omsorgsudvalget
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen afrapporterer til Sundheds- og Omsorgsudvalget ultimo 2022- I afrapporteringen vil være forvaltningens indstilling til hvilke regler mv., der bør hhv. fastholdes, afskaffes eller forenkles samt nærmere ramme for implementering, jf. nedenfor.

Implementering af afskaffelse eller forenkling af regler
Det bemærkes, at ved den andel af regler mv., som besluttes afskaffet eller forenklet, kan der i nogle tilfælde være behov for en videre proces i forhold til implementering af ændringen. Det kan fx gælde et forslag, som kræver politisk fremlæggelse på nationalt niveau, høring af relevante interessenter/påvirkede parter eller tilpasninger af it-systemer og lignende. Der kan således være tilfælde, hvor afskaffelsen eller forenklingen forudsætter en implementeringsperiode, der rækker ud over den 1. januar 2023.

En mulighed kan også være, at forvaltningen i afrapporteringen henviser til allerede igangsat arbejde eller lignende, hvor der i forvejen ses på den identificerede regel, dokumentationskrav mv.

I afrapporteringen vil der således i relevant omfang fremgå en videre proces ved de regler, dokumentationskrav mv., som foreslås afskaffet eller forenklet, herunder med en forventet tidshorisont for implementering.

Økonomi

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Jf. løsningsafsnittet.