”Delt opgaveløsning mellem flere forvaltninger” og ”Tværgående planer og strategier”

Præsentation af to temaer vedr. sammenhængende indsatser indenfor kommunens opgaveløsning; henholdsvis ”Områder hvor opgaveløsningen er delt mellem flere forvaltninger” og ”Tværgående planer og strategier”.

Det indstilles,

1.                        at Strukturudvalget drøfter hensyn og mulige løsninger vedr. områder, hvor opgaveløsningen inden for nært beslægtede områder i dag er delt mellem flere forvaltninger, samt

2.            at Strukturudvalget drøfter hensyn og mulige løsninger vedr. behovet for politisk styring og bedre sammenhæng i mellem de tværgående planer og strategier i KK

Strukturudvalget skal på mødet den 27. september drøfte hensyn og mulige løsninger vedr. sammenhængende indsatser indenfor kommunens opgaveløsning med udgangspunkt i to temaoplæg, hhv. ”Områder hvor opgaveløsningen er delt mellem flere forvaltninger” og ”Tværgående planer og strategier”. Dette sker i forlængelse af mødet d. 7. september, hvor der var en drøftelse af en sammenhængende borger- og erhvervsbetjening og en effektiv tilrettelæggelse af de administrative støttefunktioner, og mødet d. 13. september, hvor der var en drøftelse af sammenhængende indsatser overfor borgerne indenfor kommunens serviceområder med særligt fokus på ”særlige situationer”.

Dette danner samlet set grundlag for en præsentation af forskellige modeller for ny styrelse samt principper for organisering, løsningsmodeller samt hensyn og dilemmaer til drøftelse i udvalget d. 5. oktober. Løsningsmodellerne vil bygge på de hensyn, som udvalget har afvejet og prioriteret på de foregående møder. Der vil på mødet d. 5. oktober ligeledes være et tema omkring politisk styring og poltikerrollen.

Struktursekretariatet har i samarbejde med forvaltningerne udvalgt og prioriteret to temaer til drøftelse på mødet d. 27. september på baggrund af spørgeskema-undersøgelsens datamateriale.

Tema 1: Områder hvor opgaveløsningen er delt mellem flere forvaltninger

Det første tema illustrerer områder, hvor opgaveløsningen inden for nært beslægtede eller koblede områder i dag er delt mellem flere forvaltninger. Fokus er på, hvordan der kan skabes en sammenhængende styring og en mere effektiv opgaveløsning.

Opgaveløsningen indenfor Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF) og Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) er et eksempel på dette tema. Disse forvaltninger møder borgerne i byens rum. Det er her, borgeren udfolder deres hverdag, og i bred forstand anvender byens rum med brug af pladser, parker, boldbaner, biblioteker etc. Der er således ud fra et borgerperspektiv en nær sammenhæng mellem disse to forvaltningers opgaveløsning. Afsættet er, hvordan der kan skabes en mere sammenhængende styring og planlægning af byens rum samt drift og vedligeholdelse af veje, parker, boldbaner, pladser mv. Dette kunne ske i form af en By- og kulturforvaltning. Et løsningsforslag der vil blive præsenteret for udvalget på mødet.

I forhold til modellen, som har dannet udgangspunkt for en række af drøftelserne i strukturudvalget, placerer dette tema sig inden for ”hverdagslivet”.

Tema 2: Tværgående planer og strategier

Tværgående strategier og planer er afgørende for, at KK kan udvikle og tilpasse sig de udfordringer, den møder, fx demografisk og økonomisk. Fælles for mange af disse udfordringer er, at de ikke lader sig løse indenfor forvaltnings- og udvalgsgrænserne, men kalder på tværgående løsninger.

Det andet tema omhandler de problemstillinger, der knytter sig til det tværgående strategiarbejde i KK. Overordnet set mangler der en politisk styring af de mange tværgående strategier, der igangsættes. Mere konkret kan der identificeres et behov for en politisk ramme at spille strategierne ind i, som både definerer behovet for strategier og konkrete effekter på de forskellige fagområder og sætter begrænsninger for knopskydninger.

I dag ses således for det første en række udfordringer ved tværgående strategiers tilblivelse. De opstår ved knopskydninger uden en forudgående vurdering af sammenhænge og prioritering ift. andre strategier, og der ses en manglende implementering i de forvaltninger, som bliver berørt, men ikke har ejerskab for strategien.

For det andet kan der identificeres en række udfordringer ved de organisatoriske krumspring, der tages i KK for at få det tværgående samarbejde til at fungere. Der oprettes eksempelvis tværfaglige enheder, evt. med eget budget, som løsning på noget, der ellers burde være håndteret i den faglige linjeorganisation. Et andet eksempel er nedsættelse af koordinerende fora, som skal sætte særligt fokus på samarbejdsflader mellem forvaltningers driftsaktiviteter.

Samlet set understreger dette behovet for bedre sammenhæng og mere målrettet politisk styring og ledelse. Der er derudover store direkte og indirekte kvalitets- og effektiviseringsgevinster at hente, da den nuværende (manglende) organisering af det tværgående strategiarbejde fører til knopskydninger og permanente faglige indsatser uden for linjeorganisationen, som medfører et stort ressourceforbrug og tab af kvalitet, jf. Baggrundsnotat vedr. tema 4.

Det to temaer er uddybende beskrevet i baggrundsnotaterne bilag 1 og 2.

Drøftelse af dilemmaer og hensyn

Der er en række forskellige dilemmaer og hensyn, som er vigtige at forholde sig til i forbindelse med valg af en fremtidig organisering, der skal sikre potentialer og imødekomme udfordringer vedr. temaerne ”En sammenhængende by og effektiv servicering af byens rum” og ”Tværgående strategier og planer”.

 Oversigten nedenfor indeholder en række forskellige, og i nogle tilfælde modsatrettede, dilemmaer og hensyn, som har betydning for organiseringen af opgaveløsningen og som knytter sig til målgruppens udfordringer og behov. Det bemærkes, at oversigten over hensyn og dilemmaer ikke er udtømmende.

Sekretariatet vil løbende justere listen i overensstemmelse med udvalgets drøftelser frem til mødet den 5. oktober, hvor udvalget skal drøfte modeller for en ny styrelse.

Den videre proces for strukturudvalgets møder, herunder sammenhængen til gennemgåede temaer og drøftelse af hensyn og dilemmaer, er beskrevet nedenfor.

        


Karoline Amalie Steen                                                                  /Morten Spangenberg

Strukturudvalgets beslutning i mødet den 27. september 2012