Drøftelse af kommunens tværgående enheder

Præsentation af de tværgående enheders (Københavns Borgerservice, Københavns Erhvervsservice, Københavns Ejendomme og Koncernservice) bud på en sammenhængende borger- og erhvervsbetjening samt på en effektiv tilrettelæggelse af de administrative støttefunktioner.

Det indstilles,

1.                  at Strukturudvalget drøfter hensyn og mulige løsninger vedr. en sammenhængende og effektiv borger-            og erhvervsbetjening med udgangspunkt i oplæg fra Københavns Borgerservice og Københavns Erhvervsservice,

2.                  at Strukturudvalget drøfter hensyn og mulige løsninger vedr. en effektiv tilrettelæggelse af kommunens ejendomsområde   og øvrige administrative støttefunktioner med udgangspunkt i oplæg fra Københavns Ejendomme og Koncernservice, samt

3.                  at Strukturudvalget drøfter hvilke hensyn, der skal ligge til grund for at placere opgaver i tværgående enheder i en ny udvalgs- og forvaltningsstruktur.

Strukturudvalgets beslutning i mødet den 7. september 2012

Der var under punktet oplæg fra kommunens fire tværgående enheder.

Københavns Borgerservice og Københavns Erhvervsservice præsenterede deres arbejde og kom med bud på løsninger til en sammenhængende og effektiv borger- og erhvervsbetjening.

Herefter præsenterede Københavns Ejendomme og Koncernservice deres arbejde og kom med bud på løsninger til en effektiv og sammenhængende administrativ service til understøttelsen af kommunens samlede opgavevaretagelse.

Udvalgets drøftelser blev efter oplæggene fra kommunens fire tværgående enheder udsat til Strukturudvalgets møde den 13. september 2012.

På Strukturudvalgets møde d. 17. august og efterfølgende studietur til Gladsaxe og Lyngby-Taarbæk kommuner var der en første drøftelse af forskellige måder at indrette sig på politisk og administrativt.

To af konklusionerne for dagen var, at der i det fremadrettede arbejde skal være fokus på afvejningen/prioriteringen af hensyn ved valg af bl.a. styringsmodeller og på samarbejdsrelationen mellem det politiske og administrative niveau, herunder kultur. Afvejning og prioritering af hensyn ved valg af styringsmodeller bliver en væsentlig del af de kommende tre udvalgsmøder i september, mens samarbejdsrelationer og kultur vil blive behandlet på mødet d. 5. oktober.

Strukturudvalget skal på mødet d. 7. september have en første drøftelse af en række københavnerspecifikke områder. På mødet vil der være oplæg fra kommunens fire tværgående enheder, som er sat i verden for at levere en sammenhængende og effektiv service til borgere og virksomheder (Københavns Borgerservice og Københavns Erhvervsservice) og en sammenhængende og effektiv administrativ service til understøttelse af kommunens samlede opgavevaretagelse (Københavns Ejendomme og Koncernservice). De følgende to møder (13. september og 27. september) omhandler sammenhængende indsatser indenfor kommunens serviceområder.

Dette danner samlet set grundlag for udvalgets drøftelse d. 5. oktober af modeller for ny styrelse, herunder ny udvalgs- og forvaltningsstruktur.

Med henblik på at skabe overblik og et fælles udgangspunkt for de kommende drøftelser af kommunens opgaveløsning i udvalget er der udarbejdet en grafisk oversigt, som viser hvilke opgaver kommunen løser set fra borgeres, erhvervslivs og foreninger/frivilliges perspektiv (se nedenfor). Oversigten tager udgangspunkt i tre overordnede berøringsflader mellem kommunen på den ene side og borgere, erhvervsliv og foreninger/frivillige på den anden side.

Grafisk fremstilling af kommunens opgaveløsning

I hverdagslivet er kommunens berøringsflade med borgere, erhvervsliv og foreninger en del af dagligdagen (uden at borgeren nødvendigvis lægger mærke til det). Der er samtidig situationer, hvor kommunen hjælper borgere med enten almene eller særlige henvendelser og udfordringer, og samtidig agerer som myndighed, dvs. almene situationer og særlige situationer.

Hverdagslivet: Kommunen er en del af københavnernes dagligdag. Det gælder både når de gør brug af byens mange forskellige institutioner, tilbud og anlæg, samt når kommunen ønsker at påvirke københavnernes adfærd. Eksempler herpå er at gå i skole, blive passet i vuggestue, bo på plejehjem, tage i den lokale park, gå på biblioteket, bo i beskyttet bolig, benytte tilbud i lokalområdet, blive påvirket af kommunens kampagner etc. Et kendetegn er her, at borgeren ikke nødvendigvis tænker over, at de er i kontakt med kommunen.

Almene situationer: Kommunen hjælper her borgere, erhvervsliv og foreninger/frivillige i situationer, hvor de typisk har afgrænsede behov, og hvor kommunen har særlig fokus på at tilbyde en nem og hurtig service, som enten hjælper målgruppen videre eller afklarer deres behov. Kommunen træffer i nogle situationer myndighedsafgørelser. Eksempler på almene situationer er at flytte, få nyt kørekort eller pas, opskrivning til daginstitution, bygge nyt, tilladelse til udeservering, søge tilskud, at søge kontanthjælp.

Særlige situationer: Kommunen hjælper her borgere med særlige komplicerede behov og udfordringer, som er knyttet til deres liv. Der er typisk tale om en længerevarende indsats, som berører mange aspekter af borgerens liv. Det er målet (på kort eller langt sigt), at borgerens livssituation forbedres. Kommunen træffer her i vidt omfang myndighedsafgørelser. Eksempler på særlige livssituationer er misbrug, behov for genoptræning, psykisk sygdom, social udsathed, ledighed (udsatte borgere).

Det ses endvidere af figuren, at kommunens opgaveløsning - set fra borgernes, erhvervslivets og foreningers perspektiv - er understøttet af faglige og strategiske støttefunktioner samt administrative støttefunktioner. Dette er områder, som borgere, virksomheder og foreninger ikke er i direkte berøring med, men som er vigtige for en velfungerende drift og udvikling af kommunens hovedopgaver.

Faglige og strategiske støttefunktioner: Administrative opgaver som ikke er direkte borger/virksomhedsrettet, men som udføres i kobling hertil. Fx fastlæggelse af serviceniveau, herunder den overordnede planlægning af opgaveudførelsen, opfølgning på udførelsen, strategiudvikling, kvalitetskontrol og tilsyn samt kommuneplanlægning.

Administrative støttefunktioner: De administrative funktioner understøtter den primære drift og myndighedsudøvelse i kommunen. Fx regnskab/bogføring, it, løn- og personaleadministration, indkøb, HR-udvikling, kommunikation, ejendomsområdet etc.

Fremadrettet drøftelse af opgaveløsning og tilrettelæggelse

På udvalgets kommende møder drøftes med udgangspunkt i figuren de hensyn, som er væsentlige i forhold til kommunens opgaveløsning samt tilrettelæggelsen heraf, herunder i forhold til væsentlige opgaver inden for de enkelte områder og snitflader her imellem. Oversigten kan fremadrettet bruges som referenceramme til at ”zoome ind” og kan desuden suppleres med yderligere informationer, som viser fx volumen på udvalgte ydelser eller opgaveområder.

De tværgående enheder

De fire tværgående enheder, som er omdrejningspunktet for Strukturudvalgets møde d. 7. september, bidrager på hver sin måde, direkte eller indirekte, til at Københavns Kommune kan levere en effektiv og sammenhængende indsats overfor borgere og virksomheder. Jf. ovenstående figur gælder det særligt de almene livssituationer (Københavns Borgerservice og Københavns Erhvervsservice) og administrative støttefunktioner (Københavns Ejendomme og Koncernservice). Fælles for enhederne er, at de på hver sin måde bidrager til, at institutionsniveauet får frigjort mere tid til kerneydelsen. Dette gælder dog ikke Københavns Erhvervsservice, henset til enhedens opgaveportefølje.

Direktørerne fra de respektive tværgående enheder vil på mødet holde et oplæg og komme ind på baggrunden for enhedernes dannelse, aktuelle initiativer og bud på mulige fremadrettede indsatser, jf. vedlagte baggrundsnotater. Kort om enhederne:

Borger- og erhvervsbetjening

Københavns Borgerservice: Københavns Borgerservices mål er at skabe en sammenhængende og effektiv hovedindgang til kommunen og den offentlige sektor. Det sker ved at samle og udføre en lang række administrative borgerbetjeningsopgaver på tværs af kommunens forvaltninger.

Københavns Erhvervsservice: Erhvervscentret skal fungere som én indgang for virksomheder og skal yde rådgivning og give tilladelser samt henvise komplicerede sager direkte til den relevante myndighed i eller udenfor kommunen.

Administrative støttefunktioner

Københavns Ejendomme: Københavns Ejendomme er kommunens tværgående ejendomsenhed, som blev etableret for at opnå række fordele ved stordrift og mulighed for at optimere og professionalisere opgaveløsningen. Københavns Ejendomme har fokus på bl.a. drift, vedligehold, administration og energirenovering af kommunens ejendomme.

Koncernservice: Koncernservice er oprettet som en fælles koncernenhed ud fra et ønske om via standardisering og digitalisering at skabe bedre og billigere administration. Koncernservice løser fx shared service opgaver indenfor IT, økonomi og løn- og personaleadministration.

På baggrund af oplæggene skal udvalget drøfte de hensyn, der skal ligge til grund for at placere opgaver i tværgående enheder i en ny udvalgs- og forvaltningsstruktur.

Temaerne for de kommende to møder i Strukturudvalget d. 13. og d. 27. september bygger videre på drøftelserne af hensyn og løsninger i forhold til kommunens opgaveløsning. Møderne vil sætte fokus på sammenhængende indsatser indenfor kommunens serviceområder og en effektiv drift. Mødet d. 13. september vil omhandle temaerne ”Borgere med komplicerede livssituationer” og ”Overgange i borgernes liv og tilbud, herunder parallelle tilbud på tværs af myndigheds- og udførerområder”, mens der på mødet d. 27. september vil blive sat fokus på uhensigtsmæssigheder i kommunens nuværende organisering i forhold til ”En sammenhængende by” og ”Tværgående strategier”.

Struktursekretariatet vil på baggrund af de tre udvalgsmøder i september præsentere bud på forskellige modeller for ny styrelse til drøftelse i Strukturudvalget d. 5. oktober. Løsningsmodellerne vil bygge på de hensyn, som udvalget har drøftet og kommet med retningsanvisninger på, gennem de foregående møder.

Løsningsmodellerne vil bevæge sig på et spektrum gående fra den mindst vidtgående model; en række tværgående og kulturforbedrende initiativer indenfor den nuværende udvalgs- og forvaltningsopbygning til mere vidtgående; en egentlig omkalfatring af den nuværende udvalgs- og forvaltningsstruktur i form af en ny struktur med en ændret udvalgssammensætning og færre forvaltninger, herunder evt. forslag til mindre lovændringer og dispensationer.

Karoline Amalie Steen                        /Morten Spangenberg

Strukturudvalgets beslutning i mødet den 13. september 2012

Indstillingen blev drøftet.