Drøftelse af Socialforvaltningens håndtering af fortroligt materiale ved orientering af Socialudvalget
Socialudvalget gav på ekstraordinært møde d. 24. juni 2016 udtryk for, at udvalget ønsker at drøfte, hvordan Socialforvaltningen orienterer Socialudvalget om fortroligt materiale.
Indstilling
Socialforvaltningen indstiller overfor Socialudvalget, at Socialudvalget drøfter,
1. om Socialforvaltningens retningslinjer (bilag 1) for håndtering af materiale med fortrolige oplysninger svarer til Socialudvalgets ønsker og behov.
Problemstilling
Socialudvalget har givet udtryk for på Socialudvalgets ekstraordinære udvalgsmøde d. 24. juni 2016, at udvalget ønskede at drøfte retningslinjerne, for hvordan Socialudvalgets bliver orienteret om fortroligt materiale, på et af de kommende udvalgsmøder.
Socialforvaltningens retningslinjer for, hvordan forvaltningen orienterer Socialudvalget om fortroligt materiale, bygger på Socialudvalgets drøftelse d. 22. april 2015.
Løsning
Socialforvaltningen har på baggrund af Socialudvalgets drøftelse d. 22. april 2015 opdateret Socialforvaltningens retningslinjer som forvaltningen følger i dag, sådan det afspejler Socialudvalget ønsker og behov, som de blev fremsat på udvalgsmødet. Forvaltningen har desuden tilføjet hvordan forvaltningen orienterer Socialudvalget om modtagne whistleblowerhenvendelser på Socialudvalget området.
Af retningslinjerne fremgår det, hvordan Socialforvaltningen i dag håndterer hhv. ikke-fortrolige og fortrolige materialer som fx politikersvar, redegørelser, indstillinger og bilag, herunder forvaltningens brug af fortrolighedsforklæde, der indeholder informationer om baggrunden for fortroligheden.
Lovgivningen sætter flere steder rammer for, hvilke oplysninger der må betragtes som værende fortrolige. De helt centrale regler, om hvornår noget materiale må vurderes at være fortrolig, findes i forvaltningslovens § 27 om tavshedspligt. Bestemmelsen i forvaltningsloven indeholder en angivelse af, at en række forskellige hensyn skal hemmeligholdes, enten af hensyn til Københavns Kommune selv, andre offentlige myndigheder, konkrete virksomheder, eller af hensyn til enkeltpersoner, hvor der som følge af loven ikke må ske videregivelse af oplysninger.
Forvaltningslovens § 27 bygger på straffelovens § 152 og §§ 152c-152f, hvor det fastsættes at videregivelse af fortrolige oplysninger vil kunne straffes med bøde- eller fængselsstraf. Strukturen omkring forvaltningens fortrolighedsstempling af tavshedsbelagt materiale er således til både for at beskytte dem, oplysningerne vedrører, men også modtagerne af oplysningerne.
Hvis Socialudvalget i forbindelse med drøftelsen peger på ønsker til ændringer af retningslinjerne, vil Socialforvaltningen indarbejde ændringsønskerne i retningslinjerne, som derefter vil blive forelagt udvalget til godkendelse.
Socialforvaltningen må dog bemærke, at forvaltningen efter konkret vurdering kan gå videre end retningslinjerne foreskriver ved fx at sende et fortroligt politikerspørgsmål til alle udvalgsmedlemmerne, såfremt forvaltningen vurderer, det har alle udvalgsmedlemmers interesse.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Hvis drøftelsen fører til ønsker om ændringer i retningslinjerne for orientering af Socialudvalget, vil Socialforvaltningen indarbejde ændringsønskerne i retningslinjerne. Retningslinjerne vil derefter blive forelagt udvalget til godkendelse.
Nina Eg Hansen
/ Marie Kruse