Tilrettelæggelse af budgetproces 2018

Socialudvalget skal godkende en model for, hvornår brugerorganisationerne skal inddrages i budgetprocessen 2018 og drøfte mødeformen herfor. Herudover orienteres om inddragelse af BorgercenterMED og Socialudvalgets behandling af budgetønsker og smarte investeringer.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager forslaget til budgetproces 2018 til efterretning, og

2. at Socialudvalget beslutter, hvornår brugerorganisationerne skal inddrages i budgetproces 2018 og drøfter mødeformen herfor.

Problemstilling

Budgetproces 2017 er netop afsluttet med indgåelse af budgetaftalen.

Socialudvalgets budgetproces 2017 har omfattet:

• Budgetseminar d. 23. og 24. februar

• 1. behandling d. 16. marts

• Budgetmøde med brugerorganisationer og HovedMED d. 6. april

• 2. behandling d. 20. april

• Budgetseminar forud for budgetforhandlingerne d. 11. og 12. august

Socialudvalgets budgetkalender 2018 omfatter følgende datoer:

• Budgetseminar d. 27. og 28. februar

• 1. behandling d. 15. marts

• Budgetmøde med HovedMED d. 30. marts (inden fællesmøde med BIU)

• 2. behandling d. 26. april

• Budgetseminar forud for budgetforhandlingerne d. 10. august

   

I Socialudvalgets budgetkalender 2018 mangler det at blive besluttet, hvornår brugerorganisationerne skal inddrages.

Løsning

I det følgende skitseres den gennemførte proces for budget 2017 i forhold til inddragelse af brugerorganisationerne med henblik på, at Socialudvalget drøfter, hvilken proces der ønskes for budget 2018.

I budgetproces 2017 blev brugerorganisationerne inddraget i den politiske proces mellem 1. og 2. behandling på et budgetmøde på 1½ time, som omhandlede omprioriteringsforslagene til budget 2017.

Denne mødeform har brugerorganisationerne haft følgende tilbagemeldinger på:

• Generelt ønskes der mere tid med Socialudvalget end 1½ time. Dette skal også ses i lyset af, at brugerorganisationernes årlige dialogmøde er blevet erstattet af det fælles budgetmøde.

• Der efterspørges generelt en dialogorienteret mødeform i form af f.eks. workshops/gruppearbejde.

• Handicap- og Ældrerådet henviser som eksempel til SOU, hvor der er afsat ½ dag til møde med relevante råd og MED. Her kan rådene kommentere effektiviseringsforslagene og præsentere egne forslag, ligesom der efterfølgende er gruppearbejde og workshops.

• Udsatterådet og Ældrerådet efterspørger et formøde før mødet med Socialudvalget, hvor fx økonomichefen og/eller direktionen kan gennemgå forslagene.

• Udsatterådet påpeger endvidere, at der vil være bedre mulighed for at rådgive politikerne, hvis ikke så store dele af budgetmaterialet var fortroligt, som det var sidste år. 

Forslag til mødets form

På baggrund af ovenstående tilbagemeldinger fra brugerorganisationerne foreslår Socialforvaltningen, at der til budget 2018 afholdes et dialogmøde af en halv dags varighed mellem Socialudvalget og brugerorganisationerne.

For at imødekomme ønsket om en gennemgang af og dialog omkring de forslag, der sendes til Socialudvalgets behandling, vil Socialforvaltningen tilbyde brugerorganisationerne et formøde inden deres møder med Socialudvalget, hvor budgetforslagene kan gennemgås mere detaljeret.

På mødet mellem brugerorganisationerne og Socialudvalget foreslås det, at der arbejdes med en temaopbygget dagsorden. Dette kan kombinere drøftelser i plenum med mindre undertemaer i mindre grupper. I plenum kan forvaltningen kort fremlægge de relevante budgetforslag, hvorefter brugerorganisationerne kan præsentere deres synspunkter og inputs herpå som oplæg til drøftelse. I grupperne vil det være muligt at få en mere direkte dialog mellem brugerorganisationerne og udvalgsmedlemmerne.

Denne mødeform vil efterkomme flere af brugerorganisationernes ønsker om bedre tid og mulighed for dialog med Socialudvalget.

Forslag til tidspunkt for inddragelse

Socialforvaltningen har udarbejdet to mulige modeller for, hvornår det er muligt at inddrage brugerorganisationerne i budgetprocessen 2018. Model 1 og 2 kan også kombineres, så Socialudvalget møder brugerorganisationerne to gange – både tidligt og sent i budgetprocessen.

Det er forvaltningens vurdering, at model 1 vil give størst udbytte for både brugerorganisationer og udvalget.

Øvrige oplysninger om budgetproces 2018

Styrket inddragelse af MED i budgetprocessen

Socialforvaltningen har besluttet at styrke inddragelsen af MED-systemet i processen omkring budget 2018, så BorgercenterMED inddrages tidligere og mere systematisk i processen. Formålet er at sikre solide budgetforslag til Socialudvalget, som inddrager idéer og viden fra forvaltningens fire BorgercenterMED, og som der er ejerskab til i organisationen, når de er vedtaget og skal implementeres.

Med den nye proces inddrages BorgercenterMED i budgetforslagene i december-januar før HovedMED den 27. januar. Det enkelte BorgercenterMED tilrettelægger selv, i hvilket omfang AfdelingsMED og LokalMED inddrages på dette tidspunkt.

Socialudvalget præsenteres herefter for forslagene i forbindelse med budgetseminaret den 27.-28. februar, og udvalget drøfter så forslagene med HovedMED og brugerorganisationerne, jf. ovenstående.

Generelt bestræber Socialforvaltningen sig på at skabe åbenhed om budgetprocessen. Dog vil der være fortrolighed om forslag, der vedrører enten forretningshemmeligheder eller forslag, der har store konsekvenser for konkrete borgeres hverdag, som fx betyder, at de skal flytte botilbud eller skifte skole. Sådanne forslag behandles kun i HovedMED, og forslagene samt drøftelserne heraf vil være fortrolige, indtil forslagene er endeligt vedtaget af Socialudvalget. Endelig kan Socialudvalget beslutte, at fortroligheden skal fastholdes, indtil Borgerrepræsentationen har vedtaget budgettet.

Budgetønsker

Temaer for budgetønsker vil til forskel fra tidligere allerede blive præsenteret til Socialudvalgets budgetseminar i februar, så dag 1 fx kan anvendes på udløb og omprioriteringsforslag, mens temaer for budgetønsker drøftes første gang på dag 2. Ønskeforslagene skal herefter også drøftes på et ordinært udvalgsmøde efter seminaret i løbet af foråret.

Smarte investeringer

Smarte investeringer behandles to gange i 2017 - dels i forbindelse med overførselssagen, dels i forbindelse med budgetforhandlingerne. Der vil derfor også være to samlede drøftelser i Socialudvalget af forvaltningens konkrete investeringsforslag.

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser ved indstillingen.

Videre proces

Socialforvaltningen indarbejder Socialudvalgets ønsker til løsningsmodel i budgetkalenderen for budget 2018. De konkrete mødedatoer med brugerorganisationerne vil, såfremt det er muligt, blive søgt placeret i forbindelse med anden mødevirksomhed på Rådhuset.

Nina Eg Hansen

                                / Anders Kirchhoff     

Kontorchef Siggi Kristoffersen deltog under punktets behandling.

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning.

Der var afstemning om model 1 under indstillingens 2. at-punkt:

For stemte: 5 (A, B, O, Ø, C)

Imod stemte: Ingen

Undlod: 1 (V)

2. at-punkt blev godkendt med beslutning om model 1.