Udsat: Retningslinjer for brug af forskellige orienteringsformer

Socialudvalget skal tage stilling til en revideret udgave af retningslinjer for de forskellige orienteringsformer, som Socialforvaltningen benytter ved orientering af Socialudvalget. Socialudvalget har tidligere drøftet retningslinjerne på mødene den 21. september 2016 og 2. november 2016. 

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget godkender Socialforvaltningens reviderede retningslinjer (bilag 1) for benyttelse af forskellige orienteringsformer.

Problemstilling

Socialudvalget drøftede på udvalgsmøderne den 21. september og 2. november 2016 Socialforvaltningens retningslinjer for de forskellige orienteringsformer, Socialforvaltningen benytter ved orientering af Socialudvalget. I forbindelse med drøftelserne er Socialudvalget kommet med ønsker til ændringer af retningslinjerne.

Løsning

Socialforvaltningen har, på baggrund af Socialudvalgets drøftelser, opdateret Socialforvaltningens retningslinjer for de forskellige orienteringsformer, som Socialforvaltningen benytter ved orientering af Socialudvalget.

Opdateringen af retningslinjerne efter drøftelserne den 2. november 2016 indebærer:   

• at det er forvaltningen, der skal kontakte og orientere om en fortrolig sags indhold til de udvalgsmedlemmer, der ikke var til stede, mens der blev orienteret mundtlig om sagen på et udvalgsmøde.
• at det er præciseret, at der i sjældne tilfælde kan være behov for at orienteret mundtligt om en fortrolig sag på et møde eller seminar uden mødepligt og protokol. I disse tilfælde vil forvaltningen følge op med en skriftlig orientering til de udvalgsmedlemmer, der ikke var til stede under orienteringen.
• at der er tilføjet et afsnit om forvaltningens servicering af Socialudvalgets medlemmer. Her fremgår det, at udvalgsmedlemmer kan kontakte udvalgssekretærerne og få fremsendt materiale, der tidligere er udleveret til udvalget. Derudover kan udvalgsmedlemmerne stille opklarende spørgsmål til sekretariatschefen eller den administrerende direktør, hvis de omhandler materiale eller oplysninger, som forvaltningen har givet udvalget.  

Ændringerne er markeret med gult i det vedlagte bilag 1. Derudover er rammerne for Socialforvaltningens servicering af Socialudvalget uddybet i bilag 2.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Hvis Socialudvalget godkender retningslinjerne, vil Socialforvaltningen tage retningslinjerne i brug med det samme.

 

Nina Eg Hansen

                                / Marie Kruse

Indstillingen blev godkendt.