Revisionsrapport om regnskab og fakturapulje og Socialforvaltningens handleplan hertil

Resumé

Københavns Kommune har modtaget revisionens rapport vedr. regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller. De fleste forhold omhandler Økonomiforvaltningen, dog har Deloitte givet alle forvaltninger en bemærkning vedr. området kreditor, som handler om, at fakturaer fra leverandører ikke bliver behandlet rettidigt. Derfor forelægges rapporten og Socialforvaltningens handleplan på området.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller

1. at Socialudvalget tager revisionens afrapportering, jf. bilag 1, og Socialforvaltningens tiltag til at sikre rettidighed i behandling og betaling af fakturaer til efterretning.

Problemstilling

Københavns Kommune har d. 30. september 2019 modtaget revisionsrapport om regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller i 2019 fra kommunens eksterne revision Deloitte. Revisionens undersøgelse af området Kreditor har givet alle forvaltninger en rød markeret bemærkning på grund af manglende rettidig behandling og betaling af fakturaer fra eksterne leverandører i løbet af året. Der er derfor risiko for, at ikke alle udgifter er indregnet i det forventede regnskab. Ligeledes skal kommunen overholde betalingsfrister til eksterne leverandører.

Revisionsrapporten viser, at der er sket en klar forbedring i forvaltningen fra 2018 og 2019, både på antallet af fakturaer og det udestående beløb.

Løsning

For at nedbringe antallet af ubehandlede og ubetalte fakturaer har Socialforvaltningen igangsat nedenstående handleplan. Handleplanen bliver også forelagt Økonomiudvalget d. 22. oktober 2019.

Socialforvaltningens handleplan

Hver uge udsendes der en detaljeret liste over ubehandlede fakturaer, fordelt efter udløbne og ikke udløbne fakturaer til borgercentrenes økonomichefer og økonomimedarbejdere.

Hver måned følges der ligeledes op på de fakturaer, der ikke umiddelbart kan behandles, da der mangler oplysninger eller dokumentation. Samtidig følges der systematisk op på, at indkøbssystemet bruges korrekt. Borgercentrene giver en tilbagemelding på, om spærrede fakturaer stadig skal være spærrede og grunden hertil. En faktura kan f.eks. være spærret, hvis der pågår en dialog med leverandøren om, hvorvidt fakturaen svarer til det aftalte.

I forhold til de enheder, der har særligt mange udløbne fakturaer, følges særligt op med opringning eller besøg på enheden, som måske kan have brug for konkret hjælp til at bruge indkøbsløsningen korrekt. I forhold til de enheder, der har en stor andel af fakturaer i puljen, der ikke bliver behandlet rettidigt, følges der op på samme vis.

I starten af 2020 implementeres de administrative fællesskaber i Socialforvaltningen. Det betyder, at forvaltningen samler økonomien i økonomikontorer på de 4 borgercentre, og hermed også håndtering af fakturaer. Der udarbejdes arbejdsgange hertil, og det forventes at der vil ske en professionalisering i forhold til fakturahåndtering, så det foretages rettidigt.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Handleplaner fra alle syv forvaltninger er forelagt Økonomiudvalget på møde d. 22. oktober 2019 sammen med revisionsrapporten.

Nina Eg Hansen

                                               / Lone Berner Wolff

Kontorchef Lone Berner Wolff deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev taget til efterretning.