Drøftelse af indkøbsordningen

Socialudvalget skal drøfte indkøbsordningen for ældre og udsatte borgere og borgere med handicap og sindslidelse, som bor i eget hjem.

1. at Socialudvalget drøfter indkøbsordningen for ældre og udsatte borgere og borgere med handicap og sindslidelse, som bor i eget hjem, med henblik på at Socialforvaltningen vender tilbage med en orientering senere

Socialforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen fik 1. maj 2013 nye leverandører af indkøb til ældre og udsatte borgere og borgere med handicap og sindslidelse, som bor i eget hjem. Der har været nogle udfordringer vedrørende indkøbsordningen og de nye leverandører. Mange borgere har haft dårlige oplevelser med indkøbsordningen, således at de fx har modtaget forkerte varer eller har modtaget varer på forkerte tidspunkter. Forvaltningerne har derfor set sig nødsaget til at følge implementeringen tæt. Leverandørerne har i de seneste måneder reduceret problemernes omfang, men der er fortsat udfordringer, der skal løses.

Hvilke borgere bliver bevilliget indkøbsordning?
Indkøbsordningen bliver bevilliget til ældre og udsatte borgere og borgere med handicap og sindslidelse, som bor i eget hjem, og som ikke er eller kan blive i stand til selvstændigt at klare hele eller dele af indkøbet.

Der kan dog være særlige forhold som fx social fobi eller nødvendige behov for særlige produkter, der gør, at borgere i Socialforvaltningen i stedet kan bevilliges indkøb ved hjælper.

Vejledning til borgerne om, hvordan de skal handle
I forbindelse med tilmelding til en indkøbsordning vejleder visitatoren borgeren om, hvilken bestillingsmetode, der understøtter borgeren bedst muligt. Borgeren har følgende muligheder for at benytte ordningen:

• Bestilling via leverandørernes hjemmeside.
• Bestilling via telefon, hvor borgeren bliver kontaktet på et fast aftalt tidspunkt.
• Bestilling via hjælper, hvor hjemmehjælperen bestiller via mail eller fax.

Prisniveauet
Der har været foretaget en prisanalyse, der blev forelagt Socialudvalget den 9. oktober 2013. Konklusionen på prisanalysen er, at leverandørernes priser ikke afviger væsentligt fra typiske dagligvarebutikker indenfor det pågældende varesortiment, og at leverandørerne tilbyder henholdsvis et supermarkeds- og dagligvaresortiment som beskrevet i kravspecifikationen.

Netto er både ved den simple og den vægtede prisanalyse billigst, men i Netto mangler mange af de varer, som indgår i prisanalysen, og som er en del af sortimentskravet til leverandørerne. Netto vil derfor ikke som butik kunne leve op til de krav, der fremgår af kravspecifikationen til kommunens indkøbsleverandører.

I udsendelsen Kontant fra DR 1 den 22. oktober 2013 blev Københavns Kommunes prisanalyse kritiseret. På den baggrund arbejder kommunen på et oplæg til gennemførelse af en ny, uvildig prisanalyse vedrørende indkøbsleverandørerne.

Henvendelses- og klagemuligheder
Borgerne bliver vejledt i de henvendelses- og klagemuligheder, borgerne har vedrørende indkøbsordningen. Borgere, der oplever problemer med indkøbsordningen, har konkret mulighed for at rette henvendelse til:

• Leverandøren: Det sker oftest, hvis borgeren ikke har modtaget de bestilte varer, har modtaget forkerte varer, forkert fakturering eller hvis der på anden måde er sket fejl i leveringen.
• Socialforvaltningens Hjemmeplejevisitation: Det sker oftest, når borgeren oplever gentagne fejl fra leverandørens side.
• Socialforvaltningens Klageenhed: Det sker oftest, hvis borgeren oplever gentagne fejl fra leverandøren eller er uenig med leverandørens eller Hjemmeplejevisitationens håndtering af problemet.

Kommunen har bedt leverandørerne om et overslag over antal borgerhenvendelser. Overslaget er behæftet med usikkerhed, men det vurderes, at der er sket en halvering i antallet af borgerhenvendelser fra maj til september 2013. Socialforvaltningens Hjemmeplejevisitation har ikke en samlet oversigt over de henvendelser, der er fremsendt til Hjemmeplejevisitationen vedrørende de nye indkøbsleverandører. Hjemmeplejevisitationen registrerer borgerens henvendelse i borgerens sag, men det er desværre ikke muligt at trække oplysninger om det samlede antal af henvendelser vedrørende de nye leverandører på tværs af borgersagerne. Det er dog Hjemmeplejevisitationens vurdering, at de har oplevet relativt mange henvendelser vedrørende leverandørerne, men det er også deres oplevelse, at antallet af borgerhenvendelser er faldet. Socialforvaltningens særlige Klageenhed har i perioden med de nye leverandører ikke modtaget klager over indkøbsleverandørerne.

Kontraktforhold
Som Socialudvalget blev orienteret om den 9. oktober 2013 har kommunen i et brev til leverandørerne af 29. august 2013 meddelt leverandørerne, at kommunen ikke længere kan affinde sig med, at der er så store problemer med kvaliteten af indkøbsordningen, og at det er kommunens forventning, at leverandørerne vil lægge sig i selen for at leve op til de kvalitetsmål, der aftales. 

De borgere, der er visiteret til indkøbsordningen, hører til kommunens svageste borgere, og det er derfor af afgørende betydning, at indkøbsordningen fungerer, og at borgerne og forvaltningerne kan føle sig trygge ved, at de rette varer leveres som aftalt. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen har derfor i samarbejde med leverandørerne opstillet en række konkrete mål for kvaliteten, som leverandørerne som minimum skal leve op til, jf. bilag 1. Målene, som der vil blive fulgt op på via kommunal kontrol i uge 44 (28. oktober til 1. november 2013), vedrører leveringstidspunkter, telefonkø, udsolgte varer, erstatningsvarer, fakturering og onlinebestillinger af varer. 

Københavns Kommune har mulighed for at opsige kontrakterne med leverandørerne, såfremt leverandørerne væsentlig misligholder kontrakten med kommunen. Dette kan ske uden yderligere varsel, såfremt forholdet ikke er udbedret inden 2 uger efter, at kommunen skriftligt har påtalt denne misligholdelse. Københavns Kommune kan endvidere opsige kontrakten efter administrativ eller politisk beslutning med 6 måneders skriftligt varsel til udgangen af en måned. Der bliver foretaget en samlet vurdering af, hvordan Københavns Kommune vil forholde sig til leverandørerne og kontraktforholdet efter kommunens opfølgning og kontrol i uge 44. 

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Anette Laigaard

                                                                  /Gitte Bylov Larsen

Kontorchef Gitte Bylov Larsen og konstitueret myndighedschef Peter Hansen deltog under punktets behandling.

Indstillingen blev drøftet.