Status på Socialforvaltningens arbejde med Borgerens Plan

Socialudvalget forelægges status på udvikling og implementering af Borgerens Plan.

Indstilling

Socialforvaltningen indstiller,

1. at Socialudvalget tager forvaltningens status for udviklingen af Borgerens Plan til efterretning.
2. at Socialudvalget tager tidsplanen for implementeringen af Borgerens Plan til efterretning

Problemstilling

Socialudvalget og Socialforvaltningen ønsker en afbureaukratisering, som reducerer dokumentationsarbejdet og i højere grad bidrager til, at borgerne modtager den bedst mulige indsats.

Borgerne kan i dag have én eller flere handleplaner på såvel myndigheds- som udførerniveau samt flere Forandringskompasser, hvor der scores på status og udvikling inden for en række temaer. Antallet af planer og opfølgninger afhænger af, hvor mange indsatser borgerne har, og hvor mange enheder og tilbud borgerne er tilknyttet.

I juni 2016 besluttede Socialudvalget, at Socialforvaltningen – som erstatning for myndighed- og udførerhandleplaner samt Forandringskompasset – skulle udvikle Borgerens Plan, som én plan der følger borgerne.

Formålet er, at udvikle et enkelt dokumentationsredskab, der skaber overblik for borgeren og de involverede parter. Arbejdet med Borgerens Plan skal:

• Styrke borgernes kendskab til/indflydelse på egne mål og egen udvikling
• Forenkle og reducere arbejdet med dokumentation
• Fremme koordination og sammenhæng i indsats og sagsgange på tværs i organisationen
• Skabe tydeligt overblik over alle involverede parter samt de aftaler, der indgås i samarbejdet med og om borgerne.

Dette gør Borgerens Plan til en omstilling, som både handler om dokumentation og samarbejde.

Løsning

Udvikling af Borgerens Plan

Siden efteråret 2016 har Socialforvaltningen arbejdet med at udvikle et nyt tværgående dokumentationsredsskab. Redskabet er et enkelt IT-understøttet skema, som deles af myndighed, udfører og borger. Skemaet indeholder overblik over indsats­formål, mål og opfølgning samt overblik over samarbejdspartnere og indgåede aftaler i borgerens forløb. Redskabet er udviklet i samarbejde med medarbejdere, ledere og konsulenter fra myndigheds- og udførerområdet på alle fire borgercentre gennem anvendelse i konkrete borgerforløb i perioden fra februar til maj 2017. Borgerne har bidraget med input og respons, hvor det har været muligt.

I udviklingsarbejdet er det blevet tydeligt, at formålene med Borgerens Plan både kræver ændringer i redskaber til dokumentation, i arbejdet med dokumentation, samt i den måde vi samarbejder om mål med borgere og hinanden på tværs af faggrænser og organisatoriske enheder. Dette gør Borgerens Plan til en omstillingsproces, hvor redskabet skal understøttes af:

• En tilgang, hvor fokus er på borgerens ressourcer, på helhed og på inklusion i samarbejdet med og om borgeren.
• En samarbejdsform, der har fokus på at skabe forløb tilpasset borgernes mulighed for deltagelse, på deling af viden og på fordeling af ansvar og roller, så det fremmer sammenhæng og mening for både borgeren og medarbejderne.

Udviklingsarbejdet har løbende været drøftet med en referencegruppe med deltagere fra brugerorganisationer, faglige organisationer, KL, Socialstyrelsen og repræsentanter fra UCC og Metropol (professionsuddannelserne). Referencegruppen har fulgt udviklingen af Borgerens Plan på fælles- og individuelle møder med Socialforvaltningen, hvor de har været positive og haft input, der er blevet inddraget. De har særligt fokuseret på inddragelsen af borgere og på det tværorganisatoriske samarbejde i samme plan.

Dokumentationsredskabet bliver integreret i forvaltningens IT-fagsystem og tilpasses de konkrete målgruppeområder for at sikre, at det understøtter forskelle i behov, fagligheder, metoder, tilbud og lovkrav på områderne. Desuden vil forvaltningen understøtte arbejdet med Borgerens Plan gennem kompetenceunderstøttende aktiviteter tilpasset borgercentenes behov. 

Implemtentering af Borgerens Plan

Udviklingen af Borgerens Plan har tydeliggjort, at et nyt tværgående dokumentationsredskab, og de deraf følgende ændringer i samarbejdsformer og relationer, er en omstilling, der kræver tid. Samtidig er det vigtigt, at Borgerens Plan integreres med allerede eksisterende projekter som eksempelvis Tæt på familien på børneområdet og Recovery og rehabilitering indenfor socialpsykiatrien.  Dertil kommer, at der i arbejdet med implementering af Borgerens Plan skal tages hensyn til borgercentrenes behov for at arbejde med aktuelle udfordringer.

Socialforvaltningen har på den baggrund valgt at afsætte god tid til implementeringen og opdele den i faser:

Borgerens Plan implementeres i pilotfasen på udvalgte tilbud i de fire borgercentre. De tilbud, der deltager i pilotfasen vil ikke anvende Forandringskompasset.

 I pilotfasen vil der blive arbejdet med:

• Videreudvikling og målgruppespecifik tilpasning af redskabet fx til andre omstillinger og særlige juridiske krav på børneområdet.
• Udvikling af modeller for arbejdsgange tilpasset målgrupper og forskelle i kompleksiteten af borgerforløb og samarbejdsflader.   
• Understøttelse af arbejdsfællesskaber omkring borgerne i arbejdet med Borgerens Plan i relation til IT, kompetencer og ledelse.
• Evaluering af Borgerens Plan i overensstemmelse med formålene, herunder hvordan ændringer i dokumentation og arbejdsgange kan bidrage til afbureaukratisering af den øvrige dokumentation og tid brugt til samarbejde og koordination.
• Evaluering af medarbejderes og lederes tidsforbrug, ressourcebehov og behov for støtte til implementering og omstilling.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Socialforvaltningen fortsætter arbejdet med Borgerens Plan. Socialforvaltningen vil primo 2018 orientere Socialudvalget om status for arbejdet med Borgerens Plan herunder, hvilke processer og planer, Borgerens Plan kan erstatte.

Kontorchef Dorte Bukdahl og chefkonsulent Stine G. Page deltog under punktets behandling. 

Indstillingen blev taget til efterretning.