Forslag om oplæsning af protokolbemærkninger
Indstilling og beslutning
1. At Socialudvalget godkender at "afvigende mening" jf. forretningsordenens § 8, stk. 2 kan fortolkes som beskrevet i løsningsafsnittet.
2. At Socialudvalget godkender, at der i udvalgets forretningsorden § 8, stk. 2 tilføjes sætningen "Protokolbemærkninger skal altid oplæses på mødet".
Problemstilling
- at blive oplyst om formalia omkring protokolbemærkninger.
- at få svar på, hvorvidt det var et krav, at protokolbemærkninger skulle oplæses i forbindelse med mødet. Hvis det sidste ikke var tilfældet, ønskede udvalget at oplæsning fremover blev et krav.
- at få en nærmere beskrivelse af den særlige københavner-kutyme, hvorefter et medlem kan få sin mening tilført beslutningsprotokollen, selv om denne ikke er afvigende.
Løsning
Lovgivning/forretningsorden:
Hjemlen for protokolbemærkninger forefindes i styrelseslovens § 13, stk. 2 (vedrørende kommunalbestyrelsens møder) og § 20, stk. 3 (vedrørende udvalgenes møder).
Efter bestemmelsen kan en protokolbemærkning alene bestå af en tilkendegivelse om, hvad et medlem mener, at kommunalbestyrelsen/udvalget burde have besluttet på punktet. Det er således et medlems afvigende mening til beslutningen vedrørende et konkret punkt på dagsordenen, der kan tilføjes protokollen.
Socialudvalget har i sin forretningsorden (bilag 1) § 8, stk. 2 besluttet følgende vedrørende protokolbemærkninger: "Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening tilført beslutningsprotokollen i kort form. Medlemmet er i så fald forpligtet til selv at formulere tilføjelsen og aflevere denne skriftligt til protokolføreren"
Krav om oplæsning af protokolbemærkninger?:
Særligt vedrørende oplæsning af protokolbemærkninger fremgår det af tidligere besluttet praksis følgende: "protokolbemærkninger bør efter forvaltningens opfattelse så vidt muligt altid læses op, når de er indgivet, så udvalget er bekendt med den afgivne tilføjelse til protokollen". Styrelsesloven stiller ikke krav om oplæsning af beslutningsprotokollen (herunder protokolbemærkninger) før underskrivelsen, om end det er foreskrevet i normalforretningsordenens § 14, stk. 3. Det bemærkes hertil, at normalforretningsordenen alene er af vejledende karakter.
Selv om der ikke er krav om oplæsning af protokolbemærkninger, foreslås dette tilføjet forretningsordenens § 8, stk. 2 med sætningen. "Protokolbemærkninger skal altid oplæses på mødet". Forretningsordenens § 8, stk. 2 vil fremover lyde som følgende: "Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening tilført beslutningsprotokollen i kort form. Medlemmet er i så fald forpligtet til selv at formulere tilføjelsen og aflevere denne skriftligt til protokolføreren. Protokolbemærkninger skal altid oplæses på mødet".
Den særlige københavner-kutyme vedr. protokolbemærkninger:
Efter styrelseslovens § 13, stk. 2 har et medlem ret til at få tilføjet en kort begrundelse for sin afvigende holdning. Der har dog gennem en række valgperioder udviklet sig en særlig praksis i Københavns Kommune.
Generelt har det været accepteret, at man kan få protokolleret korte forklaringer på, hvorfor man har undladt at stemme i en given sag. Tilsvarende har det været accepteret at få protokolleret korte begrundelser for, hvorfor man har stemt med flertallet i en sag, hvis der har været afvigelser i forhold til grundlaget for at stemme sammen med flertallet. Den fortolkning, som Københavns Kommune generelt har anlagt, har været, at i stedet for at fremtvinge egentlige ændringsforslag og/eller afstemninger, hvor der alene er omstændigheder og/eller præmisser for egen stemmeafgivelse, der har begrundet en afvigende mening, har man accepteret protokolbemærkninger.
Denne fortolkning ligger efter sekretariatets vurdering inden for lovens sproglige ramme. Såfremt der i et udvalg eller på et møde i Borgerrepræsentationen protesteres mod en protokolbemærkning, vil det i første omgang være udvalgsformanden eller Borgerrepræsentationens formands ansvar at vurdere, om protokolbemærkningen kan optages i protokollen, jf. styrelseslovens § 22, stk. 1, 3. pkt. og § 30, stk. 1, 2. pkt.
Evt. uenighed i beslutningen kan efterfølgende rejses som en sag om formandens mødeledelse, eller der må indgives en klage til tilsynsmyndigheden. Det skal bemærkes, at beskrivelsen af københavner-kutymen er foretaget af BR-sekretariatet, der iøvrigt har godkendt indstillingens øvrige faktuelle oplysninger.
Sammenfatning af praksis for protokolbemærkninger med tilføjelse af fremtidig krav om oplæsning:
Forretningsordenens § 8, stk. 2 siger idag følgende: "Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening tilført beslutningsprotokollen i kort form. Medlemmet er i så fald forpligtet til selv at formulere tilføjelsen og aflevere denne skriftligt til protokolføreren"
Socialudvalget tilslutter sig, at "afvigende mening" tolkes i overensstemmelse med ovenstående "københavner-kutyme", således at følgende vil kunne tilføres protokollen som bemærkning:
- hvad et medlem mener, at kommunalbestyrelsen/udvalget burde have besluttet på punktet.
- korte forklaringer på, hvorfor man har undladt at stemme i en given sag.
- korte begrundelser for, hvorfor man har stemt med flertallet i en sag, hvis der har været afvigelser i forhold til grundlaget for at stemme sammen med flertallet.
Såfremt Socialudvalget godkender indstillingens 2. at, vil der fremover være krav om, at protokolbemærkninger altid skal læses op.
Økonomi
Videre proces
Nanna Møller
Beslutning
Indstillingen blev godkendt