Socialudvalgets høringssvar på Projekt Administrationsplans indstilling til ØU maj 2012

På Økonomiudvalgets møde den 24. april 2012 besluttede man at sende indstilling vedrørende administrative effektiviseringer i høring i fagudvalgene og i forvaltningernes respektive MED/HSU-udvalg. Denne indstilling indeholder forslag til Socialudvalgets høringssvar.

Socialforvaltningen  indstiller, at Socialudvalget

1. godkender forslag til Socialudvalgets høringssvar (Bilag 1)

2. tager høringssvaret fra Socialforvaltningens HovedMED, som er afleveret til Økonomiudvalget den 25. maj 2012, til efterretning (bilag 2).

Gennem projekt Administrationsplan arbejder kommunen ihærdigt på at sikre administrative effektiviseringer. Økonomiudvalget har gennem flere omgange fået forelagt resultater til drøftelse og senest den 24. april er udvalget blevet præsenteret for et færdigt forslag til ny organisering af opgaveløsning omkring administrative opgaver inden for løn og personale, personalejura, regnskabsregistrering og it-kontraktstyring. Disse konkrete forslag har Økonomudvalget sendt i høring i Fagudvalgene og forvaltningernes respektive HovedMED.

1. Socialudvalgets høringssvar

Det er Socialforvaltningens opfattelse, at indstillingen til ØU fra Projekt Administrationsplan samlet set imødekommer og tilgodeser de store udfordringer, der ligger i at samle de administrative funktioner til en samlet enhed på tværs af forvaltninger under Koncernservice.

Alt i alt er der i Projekt Administrationsplan potentiale til højere kvalitet i løsningen af de administrative opgaver samtidig med, at der samlet set for kommunen kan opnås en effektivisering.

Der er dog nogle enkelte, centrale problemstillinger, som Socialforvaltningen indstiller til Socialudvalget at adressere over for Økonomiudvalget.

Socialforvaltningen foreslår at Socialudvalget adresserer fire problemstillinger overfor Økonomiudvalget, som Projekt Administrationsplan bør forholde sig til.

De fire konkrete problemstillinger, som gennemgås nedenfor, er:

1) Tidsplanen,

2) Overhead,

3) Selvbetjeningsløsningerne,

4) Bevillingsstyring.

1.1. Tidsplanen

Af tidsplanen fremgår det, at Socialforvaltningen skal overgå som en af de sidste forvaltninger. Tidsplanen for overdragelse af opgaver og medarbejdere er forskubbet, således at man nu planlægger flytninger for Socialforvaltningen midt i regnskabs­afslutningen for 2013. Det er et meget kritisk tidspunkt at skabe usikkerhed i opgaveløsningen.

Socialforvaltningen indstiller derfor til Socialudvalget at anbefale til ØU, at Socialforvaltningens opgaver og medarbejdere overflyttes tidligere i processen, alternativt efter regnskabsafslutningen.

1.2. Overhead

Det har hele tiden været udgangspunktet, at der skal være en korrespondance, således at opgaver rykker med medarbejdere og at forvaltningerne skal kunne forklare, hvordan løsningerne meningsfuldt hænger sammen. De besluttede besparelser skal således i videst muligt omfang være realiserbare og ikke nødvendiggøre yderligere besparelser, som ikke er konsekvensbeskrevne.

Når der overføres medarbejdere, så følger der ud over medarbejderens egen løn også et såkaldt overhead til at dække driftsomkostningerne i KS til arbejdsplads, husleje, uddannelse, ledelse, støttefunktioner  mv. Overhead-beløbet er foreløbigt sat til knapt 130.000 kr. pr. år, pr. årsværk (pl/2012). For Socialforvaltningen drejer det sig om samlet 13,9 mio. kr. årligt, da forvaltningen flytter 107,3 årsværk.

På nogle områder giver dette mening, og der er en sammenhæng mellem overhead-beregningen og reduktionen i omkostningsniveauet. Dette gælder særligt for enheder, som flytter samlet eller i større dele, hvorved driftsomkostningerne falder i forvaltningen bl.a. på husleje og ledelse. For Socialforvaltningen gælder dette for årsværk fra kontorer og bydækkende enheder.

På andre områder er der ikke en sammenhæng mellem de omkostningsreduktioner, der følger af sammenlægningen, og overhead-beregningen. Dette f.eks. for decentrale enheder, hvor der kun skal overføres enkelte medarbejdere og er dermed er tale om marginale ændringer af organisationen. Der vil stadig skulle være en bostedsleder eller en institutionsleder, som skal lede stedet. Det vil heller ikke være muligt at opsige huslejekontrakter etc.

Socialforvaltningen vurderer, at der vil være en direkte besparelse i overhead for decentrale årsværk på 27,5 tkr. pr årsværk og at der således mangler finansiering for 102,5 kr. pr årsværk. Dette giver Socialforvaltningen en samlet udfordring på 6,4 mio. kr.. Socialforvaltningen vurderer at ca. 1 mio.kr. vil kunne findes ved tilpasning af den administrative organisering af centerfællesskaberne. Resten vil skulle finansieres ved en rammebesparelse.

1.3. Selvbetjeningsløsninger

Selvbetjeningsløsninger på regnskabsområdet er omdrejningspunkt for effektiviseringsmulighederne i forvaltningerne. Intern Revision er således i gang med at udarbejde en analyse af effektiviseringsgevinsterne ved selvbetjeningsløsningerne.

Socialforvaltningen forudsætter, at de lovede selvbetjeningsløsninger leveres inden opgavesamlingen og at Intern Revisions arbejde og konklusioner inddrages i det fremadrettede arbejde.

1.4. Bevillingsstyring

I ØU indstillingen foreslås det, at de nye enheder bevillingsstyres, hvilket Socialforvaltningen er enige i. Dog vil det være vigtigt at beslutningen om hvorvidt nye opgaver skal løses inden for rammen eller skal medføre betaling, træffes i tæt samarbejde med forvaltningerne.

2. Høringssvaret fra HovedMED

Følgende er en sammenskrivning af HovedMEDs høringssvar. Se også bilag 2.

HovedMED påpeger i deres høringssvar (jf. bilag 2) blandt andet følgende områder:

2.1) Ønske om etablering af tværgående MED udvalg,

2.2) Fokus på, at de lokale enheder også efter samlingen af opgaver vil have de fornødne ressourcer til at løse deres opgaver,

2.3) Tidsplanen,

2.4) Vigtigheden af, at der er dokumentation for de realiserede besparelser.

2.1. Etablering af et tværgående MED Udvalg
HovedMED foreslår, at der hurtigt nedsættes et tværgående SU/MED-udvalg som medinddrages i det videre forløb omkring administrationsplanen. MED udvalget foreslås sammensat af berørte medarbejderrepræsentanter fra alle forvaltninger, og udvalget skal fungere i perioden fra beslutningen om samlingen er truffet og indtil implementeringen er fuldt gennemført.

2.2. Fokus på de lokale enheders forudsætninger for fremtidig opgaveløsning
De lokale afdelingsMED peger bl.a. på følgende:

• at samling af løn, personale og regnskabsopgaver i en samlet enhed ikke må få den konsekvens, at de lokale enheder står tilbage med en række administrative opgaver, som der ikke vil være ressourcer til at få løst

• at lederne i de lokale enheder fortsat har rum til at fokusere på ledelsesopgaven og ikke vil blive hængt op på mere administrativt arbejde

• at arbejdet i en central enhed tilrettelægges på en måde, så den enkelte lokale enhed har sin egen kontaktperson/ gruppe af kontaktpersoner med viden om og lokalkendskab til den lokale enhed

• at specialiseringen i en central enhed ikke forhindrer, at der fortsat kan være stor variation i de opgaver den enkelte medarbejder skal løse

• at en forudsætning for at den centrale enhed kan fungere er, at IT understøttelsen er på plads og funktionsdygtigt.

HovedMED er endvidere enige i, at en central enhed etableres efter en model med bevillingsstyring og ikke ”enkeltsagsafregning”, samt understreger vigtigheden af, at overheadudgifterne så vidt muligt afspejler de faktiske omkostninger, der anvendes på området og dermed er realiserbare.

2.3. Tidsplanen
Af tidsplanen fremgår at Socialforvaltningen skal flytte som en af de sidste forvaltninger. Det er vigtigt at sikre, at alle medarbejdere, der skal flytte, får lige vilkår i forhold til indflydelse og medvirken i opbygningen af de nye enheder, uagtet om man flytter først eller sidst i processen.

Det ses endvidere af tidsplanen for overdragelse af opgaver og medarbejdere er forskubbet, således at man nu planlægger flytninger for Socialforvaltningen midt i regnskabsafslutningen for 2013. Det er et meget kritisk tidspunkt og skaber usikkerhed i opgaveløsningen. Det anbefales derfor at, opgaver og medarbejdere overflyttes tidligere i processen, alternativt efter regnskabsafslutningen. Det anbefales, at dette afklares hurtigst muligt.

4. Dokumentation for de realiserede besparelser
I den foreslåede model for samling af opgaver på regnskab, løn- og personaleområdet er der pt. ikke i tilstrækkeligt omfang dokumentation for, at en realisering af det forslåede effektiviseringspotentiale ikke også betyder serviceforringelser.

Medarbejdersiden skal derfor foreslå, at effektiviseringsgevinsten ikke høstes før, der er belæg herfor i opgaveløsningen og på en sådan måde, at der altid vil være dokumenteret balance mellem opgaver og ressourcer.

Socialforvaltningen ser frem til et fortsat konstruktivt samarbejde om effektive løsninger. Socialforvaltningen vil især sætte fokus på hvordan selvbetjeningsløsninger, telefonisk og personlig support og organisering i de nye fælles enheder, kan understøtte, at den tilbagevendende andel af opgaverne kan løses af ledere og medarbejdere effektivt, overskueligt og sikkert.


Anette Laigaard     /     Anders Kirchoff

Kontorchef Katrine Bagge Thorball overværede punktets behandling.

Indstilling blev godkendt med omdelte rettelsesblad og med bemærkning om at udvalget i høringssvaret særligt ønsker at understrege vigtigheden af, at løsningen af de tilbageværende administrative opgaver sker sådan, at det ikke belaster lederne og enhederne yderligere.