Organisationsanalyse i Handicapcenter København

Socialforvaltningen indstiller,

-          at Socialudvalget godkender den forslåede organisationsændring i Handicapcenter København

Handicapcenter København – og særligt børneområdet - var i begyndelsen af 2013 udsat for en omfattende kritik fra brugere. Brugerne var kritiske overfor, hvad de oplevede som manglende fokus på barnet, den unge eller voksne i sagsbehandlingen, manglende sammenhæng og helhedsorientering og til tider uhensigtsmæssig kommunikation. Trods en lang række tiltag fra Handicapcenter Københavns side, har de gennemførte ændringer ikke haft den ønskede effekt i forhold til brugernes oplevelse af Handicapcenter København.

Som følge heraf besluttede Socialudvalget den 12. marts 2014 at igangsætte en ekstern organisationsanalyse af Handicapcenter København med det overordnede formål at afdække, hvorvidt centret har den mest hensigtsmæssige organisering i forhold til at sikre helhed og sammenhæng i sagsbehandlingen.

Implement Consulting Group har nu udarbejdet organisationsanalysen. Socialforvaltningen foreslår på baggrund af analysen, at Socialudvalget godkender en ændret organisering i Handicapcenter København.

I forbindelse med udarbejdelsen af analysen har der været en betydelig inddragelse af brugere, pårørende, handicaporganisationer og medarbejdere. Det primære fokus har dog været at afdække brugernes oplevelser og behov.

Ca. 60 brugere har deltaget i en eller flere aktiviteter i forbindelse med analysen. For at sikre, at de deltagende repræsenterer et bredt udsnit af Handicapcentrets brugere, er der sikret spredning med hensyn til brugernes:

• Alder og køn
• Funktionsnedsættelse
• Om de har modtaget en bevilling eller afslag
• Om de har klaget eller udtrykt utilfredshed over Handicapcenter København

Herudover har Centerrådet, Handicaprådet og Forældrerådet deltaget i en række aktiviteter samt fået mulighed for at kommentere i forbindelse med statusmøder undervejs i processen.

Ønsker til en ændret organisering
Organisationsanalysen viser, at særligt tre forhold er helt centrale for brugere, pårørende og handicaporganisationer. Disse er:

• Øget og mere proaktiv råd og vejledning
• Faste sagsbehandlere
• En helhedsorienteret tilgang

Samtidig har det været et ønske, at en ændret organisering skal skabe en strukturel understøttelse af brugernes forskellige livsfaser, ikke mindst overgangen fra barn til voksen.  

Den foreslåede organisationsændring

På baggrund af organisationsanalysen forslår Socialforvaltningen en markant ændring af organiseringen i Handicapcenter København. Den foreslåede organisationsændring indeholder tre væsentlige ændringer i forhold til den nuværende organisering.
Disse er:

1) Én indgang og styrkelse af råd og vejledning
Der etableres en ny modtagelsesenhed, hvor nye brugeres umiddelbare behov afklares, der ydes proaktiv råd og vejledning og der formidles kontakt til en fast sagsbehandler med mindre henvendelsen umiddelbart kan håndteres i modtagelsen.

2) Fast sagsbehandler til alle
Alle borgere tilbydes en fast sagsbehandler. Den faste sagsbehandler skal have viden om den enkelte borgers samlede situation, sikre helhedsorientering og skal kunne træffe konkrete afgørelser. Den faste sagsbehandler kan inddrage specialiseret viden fra et tværfagligt team.

3) Etablering af tre tværfaglige teams, som understøtter høj faglighed og helhedsorientering
For at sikre helhedsperspektivet og sammenhængen i de konkrete sager etableres tre tværfaglige teams: Et børneteams (0-14 år), et ungeteam (15-25 år) og et voksenteam (25-65+år). De tværfaglige teams etableres for at understøtte, at der er specialiseret viden til stede, samtidig med at brugeren har én fast sagsbehandler.

Særligt ungeområdet styrkes markant med etableringen af et team rettet mod unge i alderen 15-25 år. Overgangen fra barn til voksen er traditionelt et sted, hvor snitfladeproblematikker er store, blandt andet som følge af et skifte i lovgivningen ved det 18. år, hvor kravene og støttemulighederne ændres væsentligt. Herudover er ungdomsårene en livsfase forbundet med mange store valg, fx i relation til uddannelse, boligvalg og beskæftigelse. Såvel Implement som Socialforvaltningen har derfor vurderet, at en fast sagsbehandler, som er specialiseret i udfordringerne i ungdomsårene, kan gøre overgangen fra barn til voksen mindre turbulent.

Centerråd, Forældreråd og Handicapråd er blevet hørt og bakkede op om den foreslåede model.

MED-udvalget på Handicapcenter København er ligeledes blevet hørt om den foreslåede model. MED-udvalget bakker op om ændringerne men udtrykker samtidig bekymring for, om der kan opretholdes en ensartet kvalitet i afgørelserne med etableringen af tværfaglige teams. Ligeledes udtrykker MED-udvalget bekymring for et tempotab i forbindelse med implementering af ændringen. MED-udvalget er desuden bekymret for, om indførelsen af faste sagsbehandlere vil give øget stress blandt medarbejderne.

Socialforvaltningen er opmærksom på, at indførelsen af faste sagsbehandlere kan give pres på medarbejderne. Men omvendt vil det tættere kendskab til borgerne, den nye teamorganisering med øget vægt på socialfaglig kompetence og helhedsorienteret tilgang understøtte medarbejdernes faglige sikkerhed og deres relation til borgerne, og dermed forebygge stress.

Socialforvaltningen er opmærksom på, at en succesfuld implementering af løsningsforslaget kræver en betydelig investering fra ledelse og medarbejderes side. Der må derfor forventes et vist tempotab i forbindelse med implementering af ændringerne. Det kan betyde, at nogle brugere i en periode kommer til at vente længere tid på, at der træffes afgørelse på deres ansøgning. Dette tempotab kan dog reduceres gennem en velplanlagt proces.

Øvrige forslag til at understøtte helhedsorienteret sagsbehandling
Udover den beskrevne model for organisatoriske ændringer, påpeger analysen også en række andre forhold, der vil kunne understøtte den ønskede tilgængelighed, imødekommenhed og helhedsorientering.

De to væsentligste er:

A)      Handicapcenter Københavns fysiske placering og indretning
Handicapcenter København ligger i en etageejendom på Thoravej i Nordvest. Organisationsanalysen peger på, at denne placering ikke understøtter den ønskede imødekommenhed overfor brugerne. Det skyldes dels, at centret er placeret langt fra en S-togsstation, hvilket besværliggør transporten til centret, særligt for kørestolsbrugere og gangbesværede. Dels at faciliteterne for at holde møder med brugerne er meget begrænsede og oftest i utidssvarende rammer. Eksempelvis er der kun 6 mødelokaler i stueplan til centrets i alt 26.000 brugere.

B)      It-understøttelsen
Organisationsanalysen påpeger også, at det nuværende it-system med fordel kunne videreudvikles til at understøtte en mere helhedsorienteret sagsbehandling. Både brugere og medarbejdere efterspørger således, at it-systemet opbygges til at kunne vise et samlet overblik over borgeren, fx med hensyn til familiemæssige forhold, ansøgninger og foranstaltninger.

Implement Consulting Group foreslår derfor, at Socialforvaltningen arbejder på at forbedre rammerne for det fysiske møde mellem bruger og Handicapcenter København både i forhold til tilgængelighed og rammerne omkring mødet, samt at de eksisterende it-systemer videreudvikles.

Indstillingen har overordnet set ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Implementeringen af analysens anbefalinger vil dog medføre udgifter som forvaltningen vil søge begrænset og afholdt indenfor de nuværende budgetrammer.

Socialforvaltningen vil desuden arbejde videre med undersøgelse af, hvordan de fysiske rammer på Handicapcenter København herunder tilgængelighed understøttes bedre.  Løsninger og de økonomiske konsekvenser af dette vil blive forelagt Socialudvalget i særskilte indstilling.

De anbefalede ændringer vedr. IT-understøttelse vil Socialforvaltningen søge at afholde indenfor de nuværende it-budgetter. Såfremt dette mod forventning ikke skønnes muligt, vil forvaltningen vende tilbage til Socialudvalget med en belysning heraf.

Socialforvaltningen vender tilbage med særskilt indstilling om muligheder for at styrke de fysiske rammer på Handicapcenter København.

Anette Laigaard/
                                                                 Ane. K. Christensen

Kontorchef Ane K. Christensen og myndighedschef Vibeke Ries deltog under punktets behandling.

Behandling af punktet blev indledt med oplæg af konsulent Henrik Bachmann og Christian Ahlmann Olesen, Implement, Hans Møller, Centerrådet, Nete K. Niss, Forældrerådet, og myndighedschef Vibeke Ries.

Indstillingen blev godkendt.